Se você quer evitar multa por não emitir nota fiscal, é essencial gerar este registro toda vez que realizar uma venda. Segundo o Relatório Anual de Fiscalização da Receita Federal, apenas em 2023, empresas do Simples Nacional foram autuadas em R$ 298 milhões por omissão de receita, infração frequentemente ligada à falta de emissão de notas fiscais.
Esse número mostra como a nota fiscal é um documento importante para qualquer empresa que queira recolher seus tributos em dia e se manter de acordo com o Fisco. Afinal, o comprovante reúne todos os dados referentes às transações comerciais com os clientes, como a descrição e o valor do produto ou serviço e os impostos aplicados.
Mesmo assim, muitos donos de negócios acreditam que não emitir nota é uma vantagem para o empreendimento, uma vez que economizam os encargos da operação.
No entanto, essa prática configura sonegação fiscal e pode gerar prejuízos bem maiores no futuro, tanto financeiros quanto legais.
Neste artigo, mostraremos as consequências e outros detalhes de não emitir NF. Com a leitura, você ficará por dentro dos seguintes pontos:
- quando a emissão de nota fiscal é obrigatória;
- a nota fiscal é obrigatória para vendas online;
- não emitir nota fiscal é crime;
- o que acontece se não emitir nota fiscal;
- quem deve emitir nota fiscal;
- o que preciso para emitir NF-e;
- como evitar multa por não emitir NF.
Quando a emissão de nota fiscal é obrigatória?
A emissão de nota fiscal é obrigatória na venda de produtos, prestação de serviços e em outras transações comerciais. Para evitar multas e facilitar a fiscalização, empresas, autônomos e até microempreendedores individuais devem emitir o documento conforme a atividade exercida.
Cada caso deve ser avaliado com atenção. Confira!
Venda de produto
Toda venda realizada no comércio exige nota fiscal. A obrigação serve para qualquer tipo de mercadoria, desde itens simples até bens de alto valor agregado.
Supermercados, lojas virtuais, varejistas de bairro e grandes redes seguem a mesma regra. A emissão deve acontecer no ato da compra, garantindo ao cliente a prova da transação.
A obrigatoriedade abrange vendas para consumidores finais, revendedores e distribuidores. O documento assegura recolhimento de impostos e comprova a origem do produto. Sem esse registro, a mercadoria pode ser considerada irregular em fiscalizações de transporte ou estoque.
Prestação de serviço
Toda contratação de serviço precisa de nota fiscal. Profissionais que atuam de forma legalizada devem emitir o documento eletrônico quando realizam uma atividade remunerada.
Escritórios de advocacia, clínicas médicas, empresas de consultoria e agências de marketing seguem essa obrigatoriedade.
A ausência de nota fiscal compromete a dedução de despesas do contratante e gera riscos de fiscalização para o prestador. A emissão protege valores acordados, registra a operação e evita questionamentos tributários futuros.
Casos específicos: MEI, autônomos e profissionais liberais
O Microempreendedor Individual é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica quando presta serviços ou vende produtos para outra empresa.
Para vendas ao consumidor final, a emissão é opcional, exceto em situações solicitadas pelo comprador.
Autônomos que se registram como prestadores de serviços em prefeituras precisam emitir o Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA) ou a nota fiscal própria, dependendo da regulamentação municipal.
Profissionais liberais com registro em conselhos de classe, como médicos e engenheiros, também estão sujeitos às mesmas exigências.
A nota fiscal é obrigatória para vendas online?
Qualquer venda pela internet exige nota fiscal, independentemente do porte do negócio. Desde pequenos vendedores em marketplaces até grandes e-commerces devem emitir o documento. Plataformas de e-commerce, como Shopee, Mercado Livre e Amazon, exigem comprovação fiscal para manter vendedores ativos.
A nota fiscal garante credibilidade ao comércio eletrônico e mantém a boa reputação da empresa, já que consumidores podem reclamar quando o documento não acompanha o pedido. Além da proteção ao cliente, a emissão simplifica devoluções, trocas e pedidos de garantia.
Empresas que tentam operar sem nota correm riscos de bloqueio em marketplaces e perda de autorização para vender em meios digitais.
Não emitir nota fiscal é crime?
Sim! A resposta tem base na Lei Nº 8137, de 1990. De forma geral, a norma diz que o infrator que não emitir nota fiscal, quando obrigatória, relativa à venda de mercadoria ou à prestação de serviço, comete crime contra a ordem tributária.
Segundo a legislação, a empresa que viola essa regra comete um crime específico, a sonegação fiscal, infração prevista na Lei Nº 4729, de 1965.
Na prática, se o seu empreendimento deixa de transmitir esse documento fiscal, a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) ou a prefeitura local não têm como autenticar os dados da venda feita para o comprador, seja pessoa física ou jurídica. Logo, não é possível recolher os tributos devidos da operação.
Quando essa omissão acontece, significa que o seu negócio suprimiu os ganhos reais com as vendas para não ser tributado, o que pode gerar consequências negativas para a empresa.
É importante destacar que o empresário que sonega imposto pode ser preso de 6 meses a 2 anos.
O que acontece se não emitir nota fiscal?
Como mencionamos, quem não emite nota fiscal comete crime fiscal. No entanto, não para por aí! As organizações que violam a legislação tributária também estão sujeitas a receber multas cumulativas, que podem variar entre 10% e 100% do valor da NF autuada.
Multa e autuação da Receita
A Receita Federal fiscaliza operações comerciais e aplica penalidades financeiras pesadas a quem vende sem nota. Cada estado também mantém suas regras próprias para circulação de mercadorias.
Empresas pegas em auditorias podem receber autos de infração com valores corrigidos e juros retroativos.
Riscos para o cliente e para a empresa
Sem nota fiscal, o cliente não consegue comprovar a compra em trocas, garantias ou reclamações legais. A empresa, por sua vez, perde credibilidade e reputação de mercado. Quando não existe registro da operação, o consumidor desconfia da seriedade do negócio.
Além disso, a não emissão de NF pode ocasionar outras penalidades para o vendedor e a empresa. Confira a seguir:
- impedimento de participar de licitações públicas;
- dificuldade de obter Certidão Negativa de Débitos;
- inscrição na Dívida Ativa da União (DAU);
- proibição de deduzir créditos fiscais;
- apreensão de mercadorias em pontos de fiscalização;
- perda de garantias legais de um produto ou serviço para o consumidor, o que gera uma imagem negativa para a empresa.
Pode perder o CNPJ
A prática de não emitir notas fiscais pode gerar cassação da inscrição estadual ou até cancelamento do registro de pessoa jurídica. Órgãos estaduais e federais monitoram irregularidades e podem impedir a continuidade das atividades.
Muitas empresas encerram sua operação de forma forçada devido ao acúmulo de notificações.
Viu como deixar de emitir o documento fiscal pode trazer vários prejuízos e afetar a imagem do seu negócio? Então, toda vez que fechar uma venda, não deixe de emitir a nota fiscal eletrônica.
Atenção! É importante ter em mente que a fiscalização pode bater à porta de qualquer empreendimento em até onze anos após emitir uma NF-e. Portanto, recomendamos guardar o arquivo XML durante este período, de forma online, caso seja necessário apresentar ao Fisco.
Quem deve emitir nota fiscal?
Como mencionamos, a emissão de nota fiscal é uma obrigação tributária que toda organização deve cumprir após realizar uma operação comercial. Vale dizer que essa prática está prevista no Protocolo ICMS 10/07, documento que regula quem deve emitir nota fiscal.
De forma geral, as empresas LTDA, Sociedade Anônima (S.A.), EIRELI e as optantes pelo Simples Nacional e Lucro Presumido estão sujeitas a emitir a NF-e. Já o Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a gerar o documento fiscal.
Veja a seguir como funciona para cada tipo de regime tributário!
LTDA, Sociedade Anônima (S.A.) EIRELI, Simples Nacional e Lucro Presumido
Os empreendimentos com atividades de transformação, ou seja, que utilizam máquinas e equipamentos movidos a energia e vendem para pessoas físicas ou jurídicas, são obrigados a emitir a nota fiscal.
Exemplos: indústrias e fábricas de diferentes segmentos.
Microempreendedor Individual (MEI)
Segundo o Protocolo ICMS 10/07, o MEI não precisa emitir NF-e. Porém, caso o cliente (pessoa física) queira o registro, o Microempreendedor Individual é obrigado a fornecê-lo.
No caso da venda para pessoa jurídica, o MEI deve emitir o registro fiscal apenas se a empresa não transmitir a nota fiscal de entrada.
Se você tiver dúvidas sobre a emissão de nota para o seu negócio, recomendamos pedir a orientação do seu contador para evitar dor de cabeça com o governo.
O que preciso para emitir NF-e?
Para emitir sua NF-e corretamente, é necessário gerenciar um processo interno com alguns passos básicos. Contudo, antes de gerar o documento fiscal, é imprescindível se certificar de três itens:
- O tipo de nota que deve emitir;
- O valor certo para preencher;
- As exigências da prefeitura ou Secretaria da Fazenda da sua região, pois os órgãos têm legislação e procedimentos próprios.
Agora sim, vamos às 3 etapas para emitir sua nota! Confira!
Passo 1: Tenha um certificado digital
Este passo é fundamental, tendo em vista que o Certificado Digital protege as operações fiscais que as empresas fazem na internet e garante a autenticidade da NF.
Para obter seu certificado, basta acessar o portal da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP) e adquiri-lo com uma autoridade certificadora credenciada pelo órgão.
Se quiser saber como funciona o procedimento e o tipo de nota ideal para seu negócio, orientamos falar com seu contador.
Você também vai precisar de alguns documentos para obter o documento. Veja!
- registro da empresa com chancela digital ou possibilidade de validação da autenticidade digital;
- cartão CNPJ impresso (no máximo 3 meses antes);
- documentos de eleição da diretoria atual (se for aplicável);
- alteração contratual (caso tenha);
- documentos de identificação: RG, CNH ou RNE (Registro Nacional para Estrangeiros) e CPF (pode ser do representante legal cadastrado na Receita Federal).
Passo 2: Cadastre sua empresa na SEFAZ
É fundamental credenciar seu negócio no portal da SEFAZ para conseguir uma autorização e emitir sua NF-e.
Se for transmitir nota fiscal de produto eletrônico, você deve contactar a SEFAZ. Porém, caso precise de nota fiscal de serviço eletrônica, fale com a Secretaria Municipal da Fazenda.
É válido ressaltar que cada secretaria tem sua própria legislação e processos de emissão. Fique atento!
Passo 3: Organize e preencha os dados da NF-e
Nesta etapa, é necessário reunir os dados da operação comercial para preencher a nota no sistema emissor gratuito da SEFAZ do seu estado.
Confira as informações:
- nome e razão social da sua empresa;
- nome completo do comprador;
- CPF ou CNPJ do tomador (cliente);
- data e hora da venda ou prestação do serviço;
- descrição do produto vendido ou serviço prestado.
Qual é o valor da multa por não emitir nota fiscal?
O valor da multa por não emitir nota fiscal varia conforme o regime tributário da empresa, a natureza da operação e a frequência da infração. Pequenos negócios, como MEIs e empresas do Simples Nacional, pagam valores proporcionalmente menores, mas ainda assim com impacto relevante.
Já empresas enquadradas no Lucro Presumido ou Lucro Real podem enfrentar penalidades muito mais altas, com multas que ultrapassam 50% do valor da transação.
A seguir, explicamos em detalhes como essas multas funcionam em cada caso.
Multas para empresas do Simples Nacional
Empresas enquadradas no Simples Nacional enfrentam multa que varia entre 10% e 30% do valor da operação não registrada. Além disso, estados podem aplicar penalidades adicionais em fiscalizações presenciais.
O regime simplificado oferece vantagens tributárias, mas o descumprimento da exigência fiscal pode acarretar exclusão do Simples, o que gera aumento da carga tributária e dificuldades de gestão financeira.
Multas para Lucro Real ou Presumido
Empresas tributadas por Lucro Presumido ou Lucro Real pagam multas por não emitir nota fiscal mais altas. A Receita Federal aplica correções sobre cada transação irregular, acrescidas de juros mensais. O percentual pode superar 50% da operação em casos reincidentes.
Essas empresas enfrentam fiscalização constante devido ao volume elevado de notas e movimentações financeiras. Assim, o risco de perder benefícios fiscais cresce de forma significativa em situações de repetição da irregularidade.
Multas para MEI e profissionais autônomos
O Microempreendedor Individual que não emite nota fiscal quando obrigado pode pagar multa definida por estados ou municípios.
Autônomos também enfrentam penalidades caso deixem de regularizar o registro das operações. Além disso, a reincidência ainda pode levar ao bloqueio do CNPJ ou suspensão de cadastro junto à prefeitura.
Apesar de valores mais baixos em relação às grandes empresas, o impacto financeiro representa grande prejuízo para pequenos empreendedores.
Exemplos de penalidades reais
Com base em legislações estaduais e federais, diferentes penalidades podem ser aplicadas, veja exemplos!
- Em São Paulo, a multa pode alcançar 50% do valor da operação sem nota;
- No Rio de Janeiro, a legislação aplica multa mínima de R$ 135 e máxima de 100% do valor da mercadoria;
- Na esfera federal, autuações incluem juros de mora e correção monetária, multiplicando o valor inicial;
- Diversos estados ainda apreendem mercadorias transportadas sem nota fiscal, gerando prejuízo imediato e custos adicionais para liberação.
Como evitar multa por não emitir nota fiscal?
Como viu, uma multa por não emitir nota fiscal pode variar entre 10% e 100% do valor da NF autuada. Por isso, melhorar a gestão fiscal do negócio é vital para evitar penalidades.
Além de emitir o comprovante toda vez que realizar uma venda, é importante arquivar as notas durante onze anos para apresentar ao Fisco, caso necessário.
Para manter o controle tributário da sua empresa, listamos algumas situações cabíveis de multa por falta de nota fiscal. Confira!
1- Mau desempenho dos fornecedores
Para evitar receber multa por não emitir nota fiscal, é essencial observar o desempenho de seus fornecedores. Quando eles não emitem nota fiscal, seu empreendimento também está sujeito a penalidades.
Se o seu fornecedor não emitir NF, ele deve pagar uma multa equivalente a 50% do valor da operação. Já a sua empresa precisa arcar com 35% sobre a mesma quantia. Isto é, você também é responsável pela má conduta da pessoa que vendeu as mercadorias.
2- Erro na numeração da NF
A sua empresa também está sujeita à multa por não emitir nota fiscal, caso suas NFs não sigam uma numeração correta. A legislação prevê que esses documentos têm que respeitar uma sequência numérica cronológica referente à data de emissão.
Se por descuido pular algum algarismo, comunique o erro para a Secretaria da Fazenda do seu estado até o décimo dia corrido do mês seguinte ao fato. Caso não informe no prazo, deve pagar uma multa no valor de R$ 246,30.
Aproveite para conferir: Erros na emissão de notas fiscais: as 5 falhas mais comuns
3- Não cancelamento de nota fiscal
Caso você precise cancelar alguma nota fiscal, o prazo para realizar o procedimento é de 24 horas após a emissão do documento. O não cancelamento prevê pena de 10% do valor da operação.
4- Divergência de dados
A divergência de dados é uma das situações que leva a multas altas. O valor da transação e as informações do destinatário precisam ser os mesmos na nota fiscal e no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
Se as informações divergirem, a multa prevista é de 100% sobre o valor da operação. Outros tipos de discordância preveem pena de R$ 328,40 para cada registro fiscal.
5- Supressão do envio de nota fiscal para o cliente
Da mesma forma que os seus fornecedores são obrigados a emitir nota fiscal para a sua empresa, você precisa transmiti-la para seus clientes.
Como observamos no item 1, a multa por não emitir a nota fiscal para o comprador é de 50% do valor total da operação comercial.
Vendas de até R$ 120,00 não precisam de NF, exceto se o consumidor fizer questão.
Vale lembrar que não existe uma norma para o método de envio do documento fiscal. Portanto, é relevante que as partes envolvidas na transação entrem em acordo sobre a questão. Geralmente, a nota é enviada por e-mail ou disponibilizada para download no site da loja.
6- Falta do SPED Contábil e Fiscal
Aqui, temos outra situação que prevê multa severa. Se você não apresentar o seu SPED Contábil no prazo, pode pagar R$ 5 mil por mês ou por fração. Além disso, sua empresa não pode participar de qualquer processo de licitação pública.
Além disso, caso a escrituração do documento fiscal não esteja no seu SPED Fiscal, a multa é de 10% sobre o valor total da operação identificada. Já o atraso desse documento prevê 1% de pena sobre as quantias das operações do período em questão.
Evite multas com o sistema emissor de notas fiscais da NFE.io
Agora que você já sabe que sua empresa pode receber multa por não emitir nota fiscal, é fundamental ficar atento a esse documento toda vez que realizar uma venda para seus clientes, pessoas físicas ou jurídicas.
Afinal, você não vai querer manchar a reputação do seu negócio por cometer sonegação fiscal, não é mesmo?
Para evitar o pagamento de multa por não transmitir a NF para seus clientes e fornecedores, que tal adotar um sistema de emissão automático de notas fiscais, como o da NFE.io?
Nosso software dá todo o suporte fiscal que seu negócio precisa. Veja:
- calcula automaticamente os impostos das notas fiscais;
- envia as NF-es por e-mail para seus clientes;
- emite o DANFE em formato PDF e XML para seus compradores;
- consulta o CNPJ das empresas para sua equipe atualizar a ficha cadastral de seus fornecedores e compradores.
Todos esses benefícios podem fazer parte da rotina do seu empreendimento. Para usufruir de cada um, acesse o nosso site e agende uma conversa com os especialistas!
FAQ sobre multa por não emitir nota fiscal
Qual o prazo máximo para emitir nota fiscal?
O ideal é emitir a nota fiscal no ato da venda ou prestação de serviço. Caso precise cancelar uma NF, o prazo é de até 24 horas após a emissão. Já falhas como erro na numeração devem ser informadas à SEFAZ até o décimo dia do mês seguinte.
Quando é obrigatório emitir nota fiscal?
A emissão de nota fiscal é obrigatória na venda de produtos, prestação de serviços e vendas online. Empresas, autônomos e até MEIs, em alguns casos, devem emitir o documento para garantir legalidade, recolher tributos corretamente e evitar multas por sonegação fiscal.
O autônomo precisa emitir nota fiscal?
Sim. Autônomos registrados como prestadores de serviço devem emitir nota fiscal ou Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA), conforme a regulamentação municipal. Profissionais liberais, como médicos e engenheiros, também são obrigados a emitir nota fiscal quando realizam serviços remunerados.
O que acontece se não emitir nota fiscal?
Deixar de emitir nota fiscal é considerado crime de sonegação fiscal e pode gerar multas de até 100% do valor da operação, além de outras penalidades como cassação de CNPJ, apreensão de mercadorias, perda de benefícios fiscais e até prisão de 6 meses a 2 anos.
O que fazer quando um prestador de serviço não emite nota fiscal?
Quando um prestador não emite nota fiscal, o contratante perde a comprovação legal da transação e o direito à dedução de despesas. É possível solicitar o documento formalmente e, se não for emitido, denunciar à prefeitura ou à Secretaria da Fazenda local.
O que acontece se emitir nota fiscal atrasada?
Emitir nota fiscal fora do prazo pode resultar em penalidades. Erros na numeração, falhas no envio ao cliente ou atraso na escrituração do SPED podem gerar multas de R$ 246,30 até 100% do valor da operação, além de restrições fiscais e licitatórias.
