Existem situações em que uma mercadoria precisa retornar para o estoque da organização. Quando isso ocorre, é necessário emitir a nota fiscal de retorno.
As notas fiscais são documentos que toda empresa é obrigada a emitir sempre que houver a venda de um produto ou a prestação de serviços para os clientes. No entanto, a transmissão desse comprovante não se restringe ao registro de transações comerciais.
A NF de retorno é uma obrigação do vendedor quando um produto precisa voltar, por algum motivo, para o estabelecimento de origem, isto é, para o local de onde saiu.
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Por mais que o nome seja autoexplicativo, muitos empreendedores desconhecem este tipo de nota, para que serve o como fazer sua emissão.
Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre a NF de retorno, caso precise usá-la no seu negócio. Continue a leitura para ter acesso aos tópicos abaixo!
- O que é nota fiscal de retorno?;
- Quem deve emitir nota fiscal de retorno?;
- Quando emitir nota fiscal de retorno?;
- Como emitir nota fiscal de retorno?;
- Diferença entre nota fiscal de retorno e nota fiscal de devolução.
O que é nota fiscal de retorno?
A nota fiscal de retorno é um documento que as empresas emitem quando determinada mercadoria precisa retornar ao estoque de origem por um motivo diferente de venda ou compra. Ou seja, esse tipo de NF serve para registrar a reentrada de um produto no depósito ou nos ativos da empresa.
Geralmente, esse comprovante é gerado em contrapartida à nota fiscal de remessa emitida pela empresa que enviou a mercadoria de volta para o estoque de origem.
A NF de retorno é útil quando um produto apresenta defeito e precisa de suporte técnico da organização. Após a conclusão dos reparos, é necessário devolver a mercadoria com esse registro.
As notas fiscais de retorno comprovam a propriedade de um bem durante sua circulação e a não incidência de impostos, tendo em vista que não se trata de compra e venda.
Devolver uma remessa ou receber produtos de volta para o seu estoque sem este comprovante legal pode atrapalhar o controle financeiro e contábil e causar problemas com a Receita Federal.
Leia também: Não emitir nota fiscal é crime? Sim! Veja penalidades e como evitar esse transtorno
Antes de prosseguir com a leitura, vamos relembrar alguns detalhes sobre as notas fiscais. Confira!
Quem deve emitir nota fiscal de retorno?
Saber quem deve emitir nota fiscal de retorno é importante para a sua empresa não deixar de cumprir com as obrigações tributárias.
Normalmente, o remetente, isto é, quem devolve o produto, é o responsável por fazer a emissão da nota.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Na prática, a organização ou a pessoa que enviou a mercadoria e agora a recebe de volta é encarregada de gerar o documento. Veja o exemplo a seguir!
Imagine que um cliente devolve um produto que a sua empresa vendeu para ele. Não importa o motivo da devolução, seja por defeito do item ou desistência da compra, você deve emitir a nota fiscal de retorno para ele.
No caso de pessoas físicas, a empresa pode usar documentos de transporte ou emitir a NF de retorno em nome do cliente.
Quando emitir nota fiscal de retorno?
Existem algumas situações que exigem que as organizações emitam a nota fiscal de retorno. A seguir, confira as principais!
Troca de produto
Às vezes, um cliente adquire um tênis ou uma roupa, por exemplo, e, ao chegar em casa, percebe que comprou o tamanho errado. E agora, o que fazer? Trocar a mercadoria é a solução para resolver o problema.
Porém, quando há a necessidade de substituir um produto por outro, a empresa que o vendeu deve emitir a nota fiscal de retorno para o item devolvido. Além disso, após gerar esse documento, é importante transmitir a NF para a mercadoria de substituição.
Desistência da compra
Ao comprar por e-commerce, muitos consumidores desistem da mercadoria quando percebem que o bem que adquiriram é diferente do que esperavam.
Se algum cliente desistir de uma compra feita com a sua empresa após receber o produto em casa, não se preocupe! Você pode aceitar a devolução e emitir a NF de retorno para a pessoa.
Devolução por defeito da mercadoria
Quem trabalha com venda está acostumado a ouvir casos de pessoas que já compraram algum produto com defeito, seja de um estabelecimento físico ou pela internet.
Quando um cliente recebe uma mercadoria danificada, a empresa que vendeu pode aceitar a devolução e emitir a nota de retorno para registrar a transação.
Recebimento de produtos em excesso
Existem situações em que o consumidor compra uma mercadoria X e recebe em casa uma quantidade maior do que a que solicitou.
Em casos como esse, existe a possibilidade de emitir uma nota fiscal de retorno para acertar a diferença de produtos.
Como emitir nota fiscal de retorno?
Para saber como emitir uma nota fiscal de retorno, é necessário entender que esse documento deve conter as mesmas informações que o registro de origem.
Confira 9 passos fundamentais para fazer sua emissão!
1 – Conheça o motivo da emissão da NF de retorno
Antes de emitir uma nota fiscal de retorno, é relevante saber o que motivou sua emissão. Com a informação, você evita errar o preenchimento da natureza da operação no registro.
Os principais motivos para emissão desse tipo de nota fiscal são:
- demonstração;
- armazenamento;
- conserto;
- doação;
- industrialização;
- depósito fechado ou armazém geral;
- consignação.
2- Acesse o sistema emissor de notas fiscais
Em seguida, você deve acessar o seu emissor de notas fiscais e escolher a opção referente à NF de retorno.
3- Indique a natureza da operação
No campo “Natureza da operação”, selecione “Retorno da mercadoria” ou alguma opção semelhante, conforme as alternativas disponíveis no sistema.
4 – Descreva os detalhes da mercadoria
Na hora de emitir seu documento, descreva os detalhes da mercadoria que vai devolver. Normalmente, as informações que precisa preencher são: características, valor e quantidade do produto.
Vale ressaltar que completar a nota fiscal de retorno com os dados corretos ajuda a ter um melhor controle contábil e fiscal do seu negócio.
5- Preencha os dados do remetente e do destinatário
Assim como o passo anterior, este também é fundamental para ter sua nota de retorno 100% certa.
Portanto, você precisa de atenção para preencher corretamente os dados do remetente e do destinatário.
Uma dica é anotar em um papel tudo o que precisa antes de começar o preenchimento.
6 – Referencie a nota fiscal de origem
Lembra que mencionamos que a NF de retorno deve ter as mesmas informações que o documento de origem?
Sendo assim, nesta etapa, é indispensável referenciar a nota fiscal de remessa na de retorno. Essa prática de vinculação é útil para fins contábeis e tributários.
7 – Utilize o CFOP correto
O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) serve para registrar a saída e a entrada de mercadorias e especificar onde circulam.
Quando o CFOP está incorreto, pode gerar problemas fiscais, como a cobrança de tributos indevidos devido à empresa recolher encargos errados. Caso essa situação aconteça, existe a possibilidade de a organização receber multa do Fisco.
Atenção! Sempre que emitir nota fiscal de retorno, verifique o código fiscal exato para a operação.
8- Verifique as informações e emita a nota fiscal de retorno
Este passo é essencial, pois garante que todas as informações que preencheu no sistema não se percam.
Portanto, ao finalizar a etapa 7, você deve verificar os dados preenchidos na sua nota fiscal, e em seguida, salvar o documento. Caso tenha algum campo vazio, o software emissor sinaliza para preencher.
Por fim, basta transmitir sua NF de retorno para a Secretaria da fazenda (SEFAZ)
9 – Fique atento ao prazo da operação
Toda operação que envolve a circulação da mercadoria em situações que não configuram compra e venda tem um prazo de 180 dias para ocorrer, sem que haja a incidência de tributos.
Portanto, neste último passo para entender como emitir nota fiscal de retorno, fique atento a esse prazo.
Diferença entre nota fiscal de retorno e nota fiscal de devolução
No meio empresarial, é comum que alguns donos de negócios confundam a nota fiscal de retorno com a nota fiscal de devolução, afinal os nomes são semelhantes. No entanto, os documentos apresentam características distintas.
Se você também tem dúvida sobre esses dois tipos de notas, confira a seguir as principais diferenças!
Nota fiscal de retorno
Para emitir uma nota fiscal de retorno, não é necessário efetuar uma compra ou venda. A emissão ocorre após a realização de uma operação temporária, como o envio de um produto para conserto na assistência técnica ou a demonstração em um evento fora da empresa. Porém, é válido salientar que você tem que expedir o comprovante após a nota de remessa.
Outra informação relevante é a possibilidade de fazer a emissão de NF de retorno no mesmo sistema que transmite a de compra e venda.
Nota fiscal de devolução
A NF de devolução anula uma transação de venda ou compra que uma empresa realiza, inclusive os encargos. Isto é, este tipo de registro só existe quando há transferência de valores.
Em geral, a emissão desse comprovante ocorre quando uma venda não é finalizada e a empresa já lançou a NF-e para a SEFAZ. Outra possibilidade de uso deste registro é quando há a desistência de compra da mercadoria por parte do consumidor.
É relevante ressaltar que existem duas categorias:
- devolução de venda: quando a mercadoria é enviada para o destinatário (pessoa física) e ele não aceita receber;
- devolução de compra: quando um item é expedido para um cliente (pessoa jurídica), ele o recusa e, em seguida, emite uma nota de devolução de compra.
Como pode perceber, esse registro fiscal pode ser emitido pelo remetente da mercadoria, assim como pelo destinatário.
Conte com o sistema da NFE.io para gerar suas NFs de retorno
Entender o conceito de nota fiscal de retorno e os principais passos de como emiti-la é crucial para as empresas que querem fazer uma boa gestão fiscal e tributária e se manter legalizadas com a Receita Federal.
Ao seguir os passos que apresentamos, fica mais fácil emitir suas NFs de retorno e cumprir com as obrigações tributárias.
Porém, se você precisa otimizar o trabalho operacional dos seus colaboradores e evitar erros de preenchimento em suas notas fiscais de retorno, ter um sistema de emissão automatizado, como o da NFE.io, vai ajudar, e muito, na rotina da sua empresa.
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