O controle de rotinas contábeis ainda é um constante desafio no dia a dia de um empreendimento. Conforme indica a pesquisa “Tax do Amanhã”, produzida pela consultora Deloitte em abril de 2024, empresas brasileiras chegam a gastar 43.994 horas por ano para calcular e pagar tributos.
Ainda que exista uma pequena luz no fim do túnel — a Reforma Tributária foi aprovada em 2023 e promete economizar R$ 30 milhões por ano, além de reduzir 600 horas desse tempo —, é preciso que as empresas permaneçam em constante alerta na gestão de contas.
A partir desse cenário, elaboramos este conteúdo para mostrar por que é importante manter as rotinas sob controle, além de sugerir 5 dicas para você adotar em sua empresa. Vamos lá?
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Quais são as rotinas contábeis?
As rotinas contábeis de uma empresa são atividades regulares que garantem que os registros financeiros estejam corretos e atualizados.
São práticas importantes relacionadas ao patrimônio, às movimentações financeiras, ao correto pagamento de impostos e ao cumprimento de todas as normas tributárias previstas em lei.
E quais são as rotinas contábeis? Entre as principais, podemos citar as seguintes.
Registros diários das transações
Os registros diários das transações envolvem anotar todas as entradas e saídas de dinheiro, como compras, vendas e pagamentos de salários. Esses procedimentos são essenciais porque requerem rapidez e precisão para refletir a situação real da empresa.
Conciliação bancária
A conciliação bancária é outra rotina importante, que consiste em comparar os registros contábeis da empresa com os extratos bancários para garantir que tudo esteja correto e identificar possíveis erros ou discrepâncias.
Esse processo é essencial para evitar erros e fraudes, além de fornecer uma visão clara das finanças da empresa.
Controle de contas a pagar e a receber
Já os controles de contas a pagar e a receber são rotinas cruciais para a gestão do fluxo de caixa. O primeiro envolve acompanhar todas as dívidas da empresa e garantir o pagamento no prazo para evitar juros e multas. A segunda tem o objetivo de garantir que a empresa receba os pagamentos dos clientes a tempo, o que mantém a liquidez e o capital de giro.
Fechamento mensal das contas
Por fim, o fechamento contábil mensal é uma rotina que revisa e ajusta todas as contas no final de cada mês, além de preparar relatórios financeiros precisos. Esse processo assegura que a empresa tenha uma visão clara e atualizada de sua situação financeira, além de ajudar na tomada de decisões e no cumprimento das obrigações fiscais.
Outros exemplos de controles contábeis
Acha que a lista de atividades acabou? Além destas tarefas, são exemplos de controles contábeis:
- a apuração de tributos;
- o envio de declarações obrigatórias;
- a escrituração contábil;
- o inventário;
- o controle de despesas;
- o controle de crédito e cobrança;
- a segurança e o controle de informação contábil;
- o acompanhamento da execução do plano econômico-financeiro da empresa;
- a análise da viabilidade econômica de determinados projetos.
Sim, são muitas tarefas para organizar e delegar. Logo, ter o controle de rotinas contábeis pode ser de grande ajuda para o seu negócio.
Veja mais: As 8 principais rotinas de um departamento fiscal que você precisa conhecer
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Qual a principal função dos controles contábeis?
Para uma empresa prosperar e se manter competitiva no mercado, implementar o controle de rotinas contábeis é algo indispensável. Isso porque a sua principal função é aumentar a produtividade do negócio.
Quando há organização no setor de contabilidade, é possível tomar decisões de maneira mais ágil e assertiva nos processos internos, o que otimiza o tempo dedicado a determinadas tarefas repetitivas. E há muitas outras funções que podemos atrelar aos controles contábeis, dentre as quais destacamos as seguintes.
Garantir a precisão dos registros financeiros
Uma das funções mais importantes dos controles contábeis é garantir que todos os registros financeiros sejam certeiros e completos. A precisão nos registros contábeis é essencial porque qualquer erro pode levar a decisões financeiras incorretas.
Controles como conciliações bancárias, revisões de lançamentos contábeis e verificações periódicas de saldos são ferramentas que ajudam a assegurar o registro de cada transação corretamente.
Garantir a conformidade legal
Essa função auxilia no cumprimento de todas as leis e regulamentações aplicáveis, o que evita multas, sanções e problemas legais.
As empresas são obrigadas a cumprir várias exigências legais, além de incluir a apresentação de declarações fiscais, a manutenção de registros contábeis adequados e a conformidade com as normas de contabilidade.
Isso inclui a implementação de procedimentos para a apuração correta de impostos e a elaboração de relatórios financeiros conforme exigido pelas autoridades reguladoras.
Prevenir fraudes e erros
Implementar o controle contábil reduz o risco de fraudes e erros. Isso inclui a delegação de funções, em que várias pessoas são responsáveis por diferentes etapas do processo financeiro, de modo que nenhuma delas tenha controle completo sobre todas as fases.
Outras ações incluem a revisão e a aprovação de transações por várias partes, auditorias internas regulares e a utilização de sistemas de contabilidade informatizados.
Facilitar a tomada de decisões
Ter um controle contábil fornece informações financeiras precisas e atualizadas que são essenciais para a tomada de decisões estratégicas e operacionais pela gestão de um negócio.
Com informações financeiras confiáveis, os gestores avaliam o desempenho da empresa, identificam áreas de melhoria e tomam decisões estratégicas que promovam o crescimento e a sustentabilidade.
Melhorar a eficiência operacional
O controle contábil automatiza e sistematiza processos, melhora a eficiência e reduz o tempo gasto em tarefas repetitivas.
Por exemplo, a automação de lançamentos contábeis e a integração de sistemas financeiros podem diminuir erros humanos e acelerar o processamento de dados.
Ter transparência e responsabilidade
Os controles contábeis promovem a transparência nas operações financeiras e estabelecem um sistema de responsabilidade na empresa. A transparência é crucial para ganhar e manter a confiança dos acionistas, investidores, clientes e outras partes interessadas.
Por meio de relatórios financeiros claros e precisos, a empresa pode demonstrar seu desempenho e sua conformidade com os padrões éticos e legais.
Reduzir riscos financeiros
Além disso, os controles contábeis ajudam a identificar e reduzir riscos financeiros, como mudanças no mercado e nas leis fiscais. Ao antecipar e reagir a essas ameaças, a empresa mantém sua estabilidade e aproveita oportunidades de forma mais segura.
Veja também: Rotina do setor financeiro de uma empresa: conheça as 7 principais tarefas deste departamento
Como organizar rotinas contábeis? 5 dicas!
Manter o departamento de contabilidade e suas respectivas atribuições sob controle é uma tarefa desafiadora, mas fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor.
Agora que você já sabe quais são as rotinas contábeis e a importância de mantê-las sob controle, veja a seguir 5 dicas de como organizá-las.
Mapeie os processos
Faça um mapeamento dos processos para identificar tarefas contábeis que não estão alinhadas com a empresa. Assim, fica mais fácil decidir as ações da equipe responsável.
A principal vantagem é evitar retrabalho, minimizar erros, otimizar o tempo e permitir que a equipe seja mais estratégica.
Divida as tarefas de contabilidade
A primeira dica para promover um eficiente controle de rotinas contábeis é fazer a divisão das tarefas que envolvem esse importante setor de uma empresa.
Com cada colaborador responsável por tarefas específicas, evita-se a sobrecarga de trabalho. Essa divisão também facilita o acompanhamento do desempenho dos colaboradores e aumenta a produtividade.
Capacite seus funcionários
Necessidades, técnicas e ferramentas contábeis surgem diariamente. A única forma de sua empresa acompanhar essas inovações é por meio da capacitação.
Além de melhorar os resultados, o treinamento faz com que seus funcionários se sintam valorizados e motivados, reduz a taxa de rotatividade e ajuda a manter uma equipe preparada.
Tenha prioridades claras
Categorize suas atividades por urgência e deixe-as claras para a sua equipe. Use classificações simples como “não importantes”, “urgentes” e “muito urgentes”, por exemplo. Assim, em dias de agenda cheia, seus funcionários vão saber o que priorizar.
Fique atento aos prazos
Na gestão contábil, há muitos projetos com prazos por atingir. Atrasos na entrega de documentos, por exemplo, podem gerar uma série de problemas evitáveis.
Ao monitorar os prazos, é possível acompanhar o desempenho da equipe e estabelecer rotinas contábeis eficientes.
Descarte documentos que você não precisa mais
A organização da contabilidade também passa pela revisão e o descarte de documentos que não carecem mais de armazenamento e que apenas ocupam espaço.
Portanto, separe a papelada que não tem mais utilidade para a sua empresa, como notas fiscais e contas com mais de cinco anos.
Mantenha-se atualizado com a legislação contábil
As leis e normas contábeis mudam com frequência. Por isso, é essencial estar sempre atualizado para garantir uma contabilidade correta e que você ofereça o melhor serviço possível aos seus clientes.
Preste atenção, por exemplo, às regras de regimes tributários para assegurar que seus clientes cumpram as normas.
Embora pareça simples, a rotina contábil é bastante trabalhosa e, às vezes, a equipe e a gestão podem não perceber certos detalhes importantes.
Use um calendário colaborativo
O setor de contabilidade lida muito com prazos. Assim, para evitar perder datas importantes para envios de declarações ou pagamento de tributos, use um calendário colaborativo.
O objetivo é que todos visualizem os compromissos importantes do setor e façam alterações de maneira colaborativa e transparente.
Implemente uma metodologia para organização dos afazeres diários
Imagine que você tenha várias tarefas para fazer, como um contador que precisa lidar com notas fiscais, conciliação bancária e outras obrigações.
Para melhorar a organização e a produtividade das rotinas contábeis, procure implementar uma metodologia de gestão que tenha esse enfoque, como o Kanban.
O termo é de origem japonesa e significa “sinalização” ou “cartão”. É um método que possibilita à equipe visualizar em um painel quais são as tarefas “a fazer”, “em andamento” e “concluídas”, por meio de cartões (post-its). É como um mapa visual que ajuda a organizar o trabalho de forma mais eficiente!
Automatize processos de forma estratégica
A tecnologia pode ser uma grande aliada da sua empresa. A automatização de processos contábeis é um passo fundamental para modernizar e otimizar as rotinas do departamento. No entanto, é importante realizar essa transição de forma planejada e começar com processos mais simples até chegar aos mais complexos.
Identifique tarefas repetitivas que consomem muito tempo da equipe, como lançamentos contábeis, conciliação bancária e classificação de documentos fiscais. Estas são candidatas ideais para automatização inicial. Com as ferramentas certas, é possível automatizar:
- importação e classificação de notas fiscais;
- conciliação bancária automática;
- geração e envio de relatórios contábeis;
- cálculo e apuração de impostos;
- backup automático de documentos.
A automatização pode ser parcial (o que mantém a supervisão humana em etapas críticas), ou completa para processos mais padronizados. O importante é avaliar cada caso e implementar a automação de forma que agregue valor real às rotinas contábeis, sem comprometer a qualidade e a conformidade do trabalho.
Lembre-se que mesmo com processos automatizados, é fundamental manter profissionais capacitados para análise, tomada de decisão e resolução de exceções que possam surgir durante o processo.
Leia mais: Você sabe como organizar um departamento fiscal? Confira 6 dicas que vão te ajudar nessa tarefa
Coloque em prática o controle de rotinas contábeis!
O que você achou das nossas dicas para controle de rotinas contábeis? Agora é o momento de colocar em prática as recomendações citadas para melhorar a sua gestão contábil!
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