Toda empresa deve emitir NF-e após vender produtos ou prestar serviços para pessoas físicas ou jurídicas para cumprir com as obrigações tributárias junto ao Fisco. Porém, erros de preenchimento, por exemplo, podem levar à rejeição do documento pelos órgãos fiscalizadores. Saber como rejeitar uma nota fiscal na SEFAZ é vital quando há a emissão de um registro contra seu CNPJ e você desconhece a operação comercial.
Caso a emissão da nota fiscal contra seu negócio não seja devida e você não se manifeste, a Receita Federal entende que sua participação é real, o que pode causar problemas futuros para o empreendimento.
Apesar de a rejeição de uma nota ser preocupante para as organizações devido à legislação tributária, saiba que é possível resolver a situação e se manter em conformidade com as regulamentações fiscais.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Neste artigo, explicamos o que é rejeição de NF, como rejeitar uma nota fiscal na SEFAZ, assim como os conceitos de nota recusada e denegada.
Continue a leitura para saber como proceder, caso sua NF-e seja rejeitada pela Secretaria da Fazenda em algum momento.
O que é rejeição de nota fiscal?
A rejeição da nota fiscal acontece quando a Secretaria da Fazenda recebe o documento com informações inconsistentes, incoerentes ou incompletas, sejam dados da NF-e ou relacionados aos envolvidos na comercialização. Caso a SEFAZ identifique algum erro, sua empresa recebe o registro de volta com a condição de “Rejeitada” para consertá-lo.
Existem algumas situações que levam à rejeição de nota fiscal.
Confira!
- Erro de preenchimento: dados incorretos do emitente e destinatário, informações e valores do produto ou serviço e cálculo errado de impostos podem causar rejeição de nota.
- Duplicidade da NF-e: emitir uma nota fiscal com o mesmo número e série de outro documento autorizado previamente pela SEFAZ ou no período de bloqueio levam à rejeição da NF-e.
- CNPJ/CPF inválido: caso o CNPJ ou CPF do emitente ou destinatário estejam inválidos, sua nota pode ser rejeitada.
- Assinatura digital: problema com a assinatura digital facilita a rejeição da nota, uma vez que o documento valida a NF-e.
- Códigos fiscais: o uso errado de códigos fiscais, como o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), pode resultar na rejeição de nota fiscal.
- Problemas técnicos no sistema emissor: falhas técnicas na transmissão da nota fiscal eletrônica para o ambiente da Receita Federal, como problemas na conexão com a internet, podem resultar em rejeição do documento fiscal.
Saiba como rejeitar uma nota fiscal na SEFAZ!
O processo de rejeição de uma nota fiscal na SEFAZ é simples e realizável em poucos passos. Acompanhe a seguir!
Passo 1: conheça o sistema de Manifestação do Destinatário
A primeira etapa para saber como rejeitar uma nota fiscal na SEFAZ é entender sobre a Manifestação do Destinatário Eletrônica (MD-e), visto que todo o procedimento ocorre por esse software.
O MD-e é um sistema da Secretaria da Fazenda para realizar manifestações sobre uma Nota Fiscal Eletrônica emitida contra um CNPJ. Isto é, com este recurso, o destinatário do documento comunica ao Fisco o andamento da transação comercial representada pela NF-e.
Na prática, é viável informar ao governo se as informações transmitidas pelo emitente da nota são verdadeiras.
Empresas que, eventualmente, realizam a manifestação, podem utilizar a versão disponibilizada pela SEFAZ.
Já para as organizações com grande quantidade de operações que necessitam de manifestação, recomendamos usar um sistema próprio.
Para tanto, é necessário acessar a documentação técnica disponível no portal da Nota Fiscal Eletrônica e buscar por “Documentos”. Em seguida, clicar em “Notas Técnicas” e procurar pela “Nota Técnica 2012.002 – Publicada em 24/09/2012”.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Além do registro das manifestações, o MD-e permite o download, a validação e a exportação de arquivos em XML e a restauração de documentos antigos e backups.
Este software também possibilita registrar os eventos que levam à manifestação. Veja!
Ciência da emissão
Significa que o empreendedor tem ciência de que uma pessoa física ou jurídica emitiu uma NF-e contra sua empresa. No entanto, não quer dizer que manifesta conhecimento sobre a operação comercial que a nota representa.
Ao registrar esse evento, o sistema libera a opção de download da nota fiscal em questão, o que ajuda a identificar sua origem.
A “Ciência da emissão” não tem prazo para acontecer e nem é obrigatória. Porém, uma vez feita, deve finalizar com a manifestação para um dos eventos a seguir em até 180 dias.
Confirmação da operação
Ao registrar o evento “Confirmação da operação”, é possível atestar a transação comercial à qual se refere a NF-e.
Com a manifestação, também é viável confirmar o recebimento de mercadorias, quando a operação tem essa finalidade.
Quando alguém registra o evento, a empresa que emitiu a nota é automaticamente impedida de cancelar o documento.
Desconhecimento da operação
Este evento serve para registrar que a operação descrita em determinada nota fiscal eletrônica é desconhecida.
Nesse caso, quer dizer que dados da organização, como Inscrição Estadual e CNPJ foram utilizados indevidamente.
Quem registra a “Desconhecimento da operação” isenta o destinatário de qualquer obrigação tributária e protege o negócio de futuros problemas fiscais com a Receita Federal.
Operação não realizada
Por fim, para saber como rejeitar uma nota fiscal na SEFAZ, é importante conhecer a “Operação não realizada”.
Este evento é usado quando não há a conclusão da transação comercial por algum motivo, como sinistros na carga durante o transporte, recusa de recebimento da mercadoria e envio de produtos errados.
No momento do registro, também é possível informar os motivos que levaram à manifestação.
Passo 2: registre as manifestações
Agora que conhece os tipos de eventos e tem o aplicativo Manifestação do Destinatário Eletrônica no seu computador, siga as etapas abaixo para registrar as manifestações!
- Acesse o aplicativo MD-e;
- Clique no símbolo da nota fiscal eletrônica;
- Pressione “Ok” na mensagem de atualização automática que surgir na tela;
- Em seguida, clique em “Executar”;
- Escolha um destinatário cadastrado no sistema ou registre um novo;
- Clique em “Pesquisar NF-e”, e em seguida, em “Gerenciamento de Manifestação”. Feito isso, digite a chave de acesso da NF-e ou importe um arquivo XML para pesquisar as notas fiscais destinadas à sua empresa;
- Escolha a nota que deve receber a manifestação e um dos eventos citados anteriormente;
- Agora, assine e transmita a MD-e digitalmente, com o certificado digital;
- Verifique se a manifestação foi efetivada.
Quais operações devem fazer a Manifestação do Destinatário?
Somente algumas operações e segmentos são obrigados a fazer a Manifestação de Destinatário Eletrônica. Confira!
- Operações com uso de álcool para fins não combustíveis
- Postos de combustíveis
- Empresas que trabalham como revendedoras retalhistas
- Distribuidores ou atacadistas com NFs que acobertam bebidas alcoólicas
- Distribuidores ou atacadistas com NFs que acobertam cigarros
- Distribuidores ou atacadistas com NFs que acobertam refrigerantes e água mineral
Notas fiscais com valor acima de R$ 100 mil, independentemente da atividade, também entram no grupo da obrigatoriedade.
Quais as vantagens da Manifestação do Destinatário?
Ainda que sua empresa não faça parte de algum grupo acima, a Manifestação de Destinatário Eletrônica oferece vantagens.
Confira as principais!
- Saber os detalhes e o andamento da operação feita pela sua empresa.
- Confirmar as informações fornecidas pelo emissor da NF-e que citou seu negócio.
- Identificar quais notas fiscais eletrônicas foram emitidas para sua empresa em todo o país.
- Evitar que sua Inscrição Estadual seja usada em operações fraudulentas.
- Ter acesso ao arquivo XML da NF-e que não foi enviada pelo emissor à sua empresa.
- Garantir o não-cancelamento da nota fiscal emitida.
- Registrar o recebimento das mercadorias, o que constitui formalmente o vínculo comercial e resguarda juridicamente a sua organização.
- Evitar receber autuações da SEFAZ.
- Consolidar a imagem do empreendimento junto a clientes, fornecedores e parceiros.
Qual o prazo da Manifestação do Destinatário?
Além de saber como rejeitar uma nota fiscal na SEFAZ, é imprescindível se atentar ao prazo do registro da Manifestação de Destinatário Eletrônica.
Assim que o destinatário tomar conhecimento da nota fiscal eletrônica, deve emitir um dos pareceres (confirmação, desconhecimento ou operação não realizada) em até 180 dias a partir da data de autorização da NF-e.
Após registrar um dos eventos mencionados na nota, existe a possibilidade de retificar o documento, desde que em até 30 dias, a começar do período da primeira manifestação.
Apesar de ter um prazo geral para entregar as manifestações, segundo o Ajuste Sinief 7/2005, o registro dos eventos em âmbito nacional conta a partir da data de autorização do uso da NF-e, de acordo com a tabela abaixo:
Fonte: Confaz
O que é a recusa de nota fiscal?
A recusa de nota fiscal é a forma de o destinatário da NF manifestar algum erro cometido pelo emissor no documento. Isto é, a manifestação permite que o comprador avise à SEFAZ que houve falha ao receber a mercadoria, seja por produto errado ou pela não entrega dos itens.
O retorno do bem pode acontecer por erros de entrega, desacordo com o pedido, não recebimento do produto, estabelecimento fechado, mercadoria danificada ou atrasada e informações erradas na NF-e.
Quando o destinatário da nota comunica à Secretaria da Fazenda sobre o equívoco no registro, fica mais fácil proteger seu CNPJ de possíveis fraudes.
Como fazer a recusa da nota fiscal?
Existem duas possibilidades para fazer a recusa da nota fiscal eletrônica: a manual e a automática. Veja a seguir como funciona cada uma delas!
Manual
Para realizar a recusa da NF-e manualmente, é necessário acessar o portal da Secretaria da Fazenda do seu estado e utilizar o Manifesto do Destinatário Eletrônico, que explicamos anteriormente.
Para o procedimento, é obrigatório usar o Certificado Digital.
A seguir, confira os passos para realizar a recusa da nota fiscal!
1- Acesse o site da SEFAZ da sua região. Cada Unidade da Federação (UF) tem um endereço próprio.
2- Procure por “Serviços” e “Manifestação do Destinatário”.
3- A partir desta etapa, cada estado pode ter o seu próprio procedimento para a recusa da nota fiscal. Porém, é viável realizar a manifestação com a chave de acesso da NF-e ou o Número Sequencial Único (NSU).
4- Descreva a razão do manifesto e realize a operação.
Automática
Para fazer o processo de recusa da NF automaticamente, você deve utilizar um sistema emissor especializado, como o da NFE.io.
Este tipo de software se comunica com a SEFAZ de forma imediata e simplifica todo o processamento.
Por isso, se você quer ganhar agilidade, é crucial usar recursos tecnológicos eficientes como o nosso.
Qual o prazo para fazer a recusa de nota fiscal?
Agora que você já entendeu o que é e como fazer a recusa de nota fiscal, é importante saber o prazo para realizar o procedimento e se manter em conformidade fiscal com o governo.
Como mencionamos na Manifestação do Destinatário Eletrônica, o período estabelecido para contestar uma entrega é de até 180 dias, a contar da data de emissão e autorização da nota fiscal eletrônica.
Fique atento às notas recusadas para tomar as providências necessárias. Afinal, quando o destinatário recusa uma NF, a responsabilidade do documento volta para a empresa.
O que é nota fiscal denegada?
A nota fiscal denegada indica pendência fiscal com a SEFAZ do estado, e pode ser alguma irregularidade da empresa emissora ou destinatária da NF-e.
Inscrição Estadual irregular, dívida de impostos, impedimento legal para emitir notas e uso de CPF em operações comerciais são alguns motivos que levam à denegação.
Quando uma empresa tem uma nota fiscal denegada, não pode faturar até regularizar a situação fiscal.
Também é primordial ter conhecimento de que não existe a opção de cancelar uma NF denegada, nem de inutilizar sua numeração.
Como denegar uma nota fiscal?
Agora que está por dentro do que é nota fiscal denegada, é essencial saber o que fazer com este tipo de NF-e.
Após verificar a denegação de uma nota fiscal, não há como reverter o quadro, a não ser arquivá-la, como determina a legislação. No entanto, é importante descobrir se a pendência fiscal é do emissor ou destinatário para solucionar o problema.
Caso a irregularidade fiscal seja do emitente, recomendamos acessar o site da SINTEGRA para verificar a situação cadastral da Inscrição Estadual da empresa.
Para isso, basta selecionar o estado onde a organização está registrada e preencher o CNPJ para consulta. Feito isso, entre em contato com a SEFAZ para regularizar a situação.
Se a NF-e denegada for do destinatário, o emissor precisa acessar o fornecedor ou cliente, pedir para entrar em contato com o Fisco para verificar as irregularidades e regularizar o cadastro.
Faça uma boa gestão fiscal da sua empresa com a NFE.io!
Emitir NF-e exige atenção da equipe fiscal e financeira das empresas. Afinal, é uma tarefa operacional que pode acarretar erros graves de preenchimento.
Falhas como essa podem levar à rejeição das notas pelos órgãos fiscais. Para evitar que isso aconteça com a sua organização, mostramos a importância de saber como rejeitar uma nota fiscal na SEFAZ.
A boa gestão fiscal do seu negócio se relaciona ao seu crescimento, afinal, processos alinhados geram economia de tempo e dinheiro.
Um software, como o da NFE.io, ajuda na emissão de notas de forma ágil e simplificada, bem como a evitar problemas com o Fisco.
Com o nosso sistema, além de emitir NF-e automaticamente, você também consegue:
- realizar cálculo de impostos;
- emitir relatórios;
- administrar vários CNPJ;
- acompanhar o fluxo de vendas;
- enviar nota fiscal eletrônica via e-mail para os clientes.
Quer entender melhor o funcionamento e as vantagens do nosso sistema emissor de notas? Acesse o site da NFE.io e fale com nossos especialistas!
Esse foi um trabalho de primeira classe.
Obrigada pela ajuda, com essa matéria consegui resolver o problema.
Abs