Todo comércio varejista precisa emitir a nota fiscal de produto no varejo, conhecida como NFC-e, independentemente do segmento de atuação do negócio.
Por se tratar de uma nota mais simples, esse documento facilita a vida do empreendedor. Entretanto, é preciso ficar atento a algumas particularidades.
Uma delas é a classificação das mercadorias. Afinal, dependendo da forma como são classificadas, podem gerar mais ou menos impostos para a sua empresa.
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas por meio de integrações com meios de pagamento, plugins, planilhas do Excel ou conectando-se diretamente à nossa API.
Neste artigo, você vai entender a diferença entre nota fiscal de produto e de serviço, quando usar cada uma, qual tipo emitir em vendas presenciais e online no varejo, como corrigir erros, cancelar uma nota fiscal de produto e preenchê-la corretamente para evitar problemas.
Boa leitura!
O que é nota fiscal de produto no varejo?
A nota fiscal de produto no varejo, conhecida como nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e), é o comprovante de compra emitido ao consumidor final. Trata-se de um documento obrigatório criado para auxiliar a gestão do setor varejista e substituir o tradicional cupom fiscal e a NF modelo 2.
Cada produto presente na nota tem sua própria classificação fiscal, bem como os tributos incidentes.
Por isso, é fundamental estar atento a essa questão, que vamos explicar no próximo tópico, para evitar multas e penalidades do Fisco e se manter em dia com encargos e tributos fiscais.
A correta classificação fiscal de cada produto na NF de produto no varejo impacta diretamente o valor dos tributos cobrados e a conformidade da empresa com a legislação tributária.
O código NCM, presente em cada item, determina as alíquotas de impostos como ICMS, PIS e COFINS, além de influenciar possíveis incentivos fiscais. Escolher o NCM adequado reduz riscos de autuações, evita pagamento indevido de tributos e facilita o controle fiscal nas operações do varejo.
Por isso, consultar fontes oficiais e utilizar sistemas de gestão automatizados contribui para maior precisão e segurança no preenchimento da nota fiscal de produtos no varejo.
Qual a diferença entre nota fiscal de produto e de serviço?
A diferença entre nota fiscal de produto e de serviço está na natureza da operação registrada. A NF de produto no varejo documenta a venda de bens tangíveis, como mercadorias físicas, enquanto a nota fiscal de serviço registra a prestação de serviços.
- Nota fiscal de produto: detalha os itens comercializados, os impostos incidentes, como ICMS e IPI, e acompanha a circulação de mercadorias;
- Nota fiscal de serviço: vinculada à prestação de serviços, envolve impostos como o ISS e exige emissão junto à prefeitura do município do prestador.
Dessa forma, a diferença entre nota fiscal de produto e de serviço envolve tanto a natureza da transação quanto os tributos e órgãos emissores envolvidos.
Para que serve a nota fiscal de produto?
A nota fiscal de produto no varejo serve para registrar formalmente a circulação de mercadorias, garantir a arrecadação correta de tributos e validar a operação comercial perante o Fisco.
Esse documento comprova a origem dos produtos, protege o consumidor, viabiliza trocas e devoluções e assegura transparência nas transações. Além disso, esse tipo de NF permite que a empresa cumpra obrigações legais, evite autuações e mantenha a regularidade fiscal.
Em resumo, a nota fiscal de produto serve para:
- assegurar o controle tributário;
- facilitar auditorias;
- proteger empresas e consumidores de questionamentos legais.
O que é a classificação fiscal de mercadorias?
Toda nota fiscal, inclusive a de produto no varejo, inclui campo de classificação fiscal de mercadorias, que ajuda o governo a controlar a produção, comercialização, importação e exportação. Esta categorização cria identidades numéricas para cada item, um padrão para identificar bens a partir de códigos com números preestabelecidos.
Além disso, a classificação fiscal da mercadoria determina o enquadramento fiscal e define questões como as alíquotas incidentes sobre produtos produzidos no Brasil ou importados, vendidos no país ou no exterior. Nesse sentido, a precificação das mercadorias passa por essa divisão fiscal.
Então, escolher a classificação correta do produto garante que você não perca dinheiro no momento de recolher o imposto. Para isso, é preciso compreender também o que é o NCM, que vamos mostrar mais adiante.
Leia também:
- Tomador de serviço e prestador de serviço: entenda as diferenças!
- Como emitir a nota fiscal MEI? A emissão de NFs é obrigatória?
O que é código de produto para nota fiscal?
Antes de entender em detalhes o que é NCM, é importante conhecer a função do código de produto para a nota fiscal.
Toda empresa, ao emitir uma nota fiscal de mercadoria, deve descrever os dados fiscais de cada item registrado no documento.
Na NF, existe um campo obrigatório chamado “código do produto” que representa um identificador próprio de um produto ou serviço.
Este código é o mesmo número inserido na emissão de documentos fiscais, na entrada de mercadorias ou em outra informação prestada à Receita Federal.
Como emitir nota fiscal de produto no varejo?
Para emitir nota fiscal de produto no varejo, o responsável deve acessar o sistema autorizado pela Secretaria da Fazenda do estado, preencher todos os dados obrigatórios, como informações do emitente, destinatário, produtos, valores e impostos, e transmitir o arquivo XML para a Sefaz.
Após autorização, o sistema gera o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que acompanha a mercadoria. O processo de emissão de nota fiscal de produto no varejo exige certificado digital, cadastro regular na Sefaz e a utilização de software homologado.
Em vendas presenciais, a emissão pode ocorrer por meio de sistemas integrados ao ponto de venda; em vendas online, o procedimento segue o mesmo fluxo, com envio automático do XML ao cliente. O DANFE, impresso ou digital, deve acompanhar a mercadoria até o destinatário.
Qual tipo de nota fiscal usar em vendas presenciais e online no varejo?
A escolha do tipo de nota fiscal de produto depende do perfil do comprador e do canal de venda. Em vendas presenciais para consumidores pessoa física, a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é a mais indicada.
Em vendas para pessoas jurídicas, a legislação tributária determina a emissão da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55). Para vendas online, o tipo de nota fiscal de produto no varejo segue a mesma lógica: NF-e para empresas e NFC-e para consumidores finais.
A partir de novembro de 2025, a NFC-e será restrita a operações nas quais o destinatário seja pessoa física, enquanto a NF-e será obrigatória para vendas a empresas, inclusive no balcão da loja. O DANFE, em versão simplificada, acompanha a mercadoria em ambos os casos.
O que é o NCM na nota fiscal eletrônica?
NCM é a sigla para Nomenclatura Comum do Mercosul, um código que identifica os produtos que circulam no Brasil, Argentina, Paraguai, Uruguai e em outros países que fazem parte do bloco econômico. O código NCM é baseado no Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias (método internacional de classificação).
Criado pela Organização Mundial de Comércio (OMC), esse sistema serve para definir os critérios de tributação, as tarifas aduaneiras e os fretes, e padronizar a descrição de produtos e serviços.
Portanto, o uso do código NCM é obrigatório na emissão de toda NF-e (nota fiscal eletrônica) modelo 55 e NFC-e (nota fiscal do consumidor eletrônica) modelo 65. Além disso, contribui com a classificação fiscal dos produtos e serviços e o controle dos impostos e benefícios fiscais relacionados.
Como a Nomenclatura Comum do Mercosul identifica o produto da sua empresa, você precisa escolher a codificação correta para não pagar mais tributos do que o necessário.
Qual a importância do NCM?
Como comentamos, a NCM é um dos primeiros fatores relacionados ao processo de tributação de produtos. Por isso, interfere diretamente na precificação das mercadorias.
Nesse sentido, antes mesmo de mapear as despesas do seu negócio, você deve levantar o código NCM de cada produto, pois os tributos precisam fazer parte do custo para encontrar o preço da sua mercadoria.
Caso esse procedimento não seja feito, sua empresa poderá vender um produto por um preço muito inferior, e o resultado é que a margem de contribuição da venda não será suficiente para pagar os custos fixos do negócio.
Portanto, a escolha correta do código NCM tem um papel central na nota fiscal, pois evita a perda de dinheiro.
Qual a diferença entre classificação fiscal e NCM?
Existe diferença entre a classificação fiscal e a NCM. Assim, todo dono de negócio que emite nota fiscal de produto no varejo precisa entender a distinção entre esses itens para preencher as NFCs-e corretamente após realizar uma venda.
A classificação fiscal é o procedimento usado para determinar o código numérico que representa cada produto vendido, dentro ou fora do país, e segue os critérios definidos na NCM.
Já a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código composto por 8 dígitos que identifica a natureza dos produtos comercializados em território nacional e nos países do Mercosul.
Vale destacar que cada número tem um significado, baseado em um sistema de categorização internacional de mercadorias.
Como funciona a tributação pelo NCM?
O código NCM é formado por 8 dígitos e determina a classificação fiscal de cada mercadoria. Esta categorização, por sua vez, está relacionada às alíquotas incidentes na comercialização de produtos. Portanto, é a partir dessa catalogação que são definidas as porcentagens dos impostos de cada item vendido.
Desta forma, é possível afirmar que o NCM interfere diretamente nos tributos sobre produtos no varejo, como o ICMS, IPI, II, PIS e COFINS. Afinal, existem mercadorias com incentivo fiscal, alíquotas diferenciadas, reduções e isenções; enquanto outras são mais taxadas.
Além disso, a aplicação de outros códigos, como o Código Especificador da Substituição Tributária (CEST), depende exclusivamente do NCM.
Agora que você já compreendeu como funciona a tributação pelo NCM, veja no próximo tópico a estrutura da Nomenclatura Comum do Mercosul.
Como descobrir o NCM dos produtos?
Para descobrir se o código NCM do seu produto está correto e se vai pagar o imposto certo, você deve acessar o site da Receita Federal e entrar na página da Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados (TIPI).
Outras alternativas de consulta são o Portal da Nota Fiscal Eletrônica e o Portal Único do Comércio Exterior (Pucomex), nos quais você encontrará a aba NCM online.
Se optar pela TIPI, você pode consultar a classificação do seu produto para encontrar o respectivo código. Esta é uma busca um pouco mais lenta, porém abrangente.
Caso escolha o site da SEFAZ para fazer sua pesquisa, é possível pesquisar pelo nome comum do produto no Mercosul.
Correção de erros em nota fiscal de produto emitida no varejo: como funciona?
Erros em nota fiscal de produto no varejo exigem atenção imediata para evitar penalidades. O procedimento para correção varia conforme o tipo de erro e o estágio da operação. A legislação tributária não permite carta de correção eletrônica para NFC-e, o que obriga o responsável a cancelar a nota e emitir uma nova em caso de erro.
Para NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), a carta de correção pode corrigir informações específicas, exceto valores, produtos, datas e dados cadastrais críticos. Em situações em que o erro envolve valores ou impostos, a empresa deve emitir uma nota fiscal complementar do produto para ajustar os dados.
Como cancelar nota fiscal de produto no varejo?
Para cancelar nota fiscal de produto no varejo, acesse o sistema emissor, localize a nota que deseja cancelar, justifique o motivo e envie a solicitação para a Sefaz. O cancelamento só é possível se a mercadoria e o cliente ainda estiverem no estabelecimento e dentro do prazo legal, que, para NFC-e, é de até 30 minutos após a autorização.
Após esse prazo, o cancelamento pode gerar multa, conforme a legislação tributária de cada estado.
Como retificar nota fiscal de produto no varejo?
A retificação de nota fiscal de produto no varejo ocorre por meio da carta de correção eletrônica (CC-e), disponível apenas para NF-e. Utilize a CC-e para corrigir CFOP, dados da transportadora, razão social e informações complementares.
A CC-e não permite alterações em valores, quantidades, datas ou dados essenciais do destinatário. Para NFC-e, a legislação tributária não prevê carta de correção; nesses casos, o responsável deve cancelar a nota e emitir uma nova.
Como emitir nota complementar para nota fiscal de produto no varejo?
A nota fiscal complementar do produto ajusta valores, quantidades ou tributos não informados corretamente na nota original e representa uma ferramenta indispensável para manter a regularidade fiscal e evitar inconsistências junto ao Fisco.
Ao emitir esse documento, a empresa ajusta apenas os valores, quantidades ou tributos que apresentaram divergências na nota original, sem alterar destinatário ou produtos.
O preenchimento correto dos campos, como CFOP, natureza da operação e chave de acesso da nota original, garante a validade jurídica da NF complementar.
Para emitir a NF complementar do produto:
- acesse o sistema da Sefaz;
- selecione a opção de emissão complementar;
- informe a chave de acesso da nota original;
- detalhe o motivo e os dados a complementar;
- assine digitalmente e transmita à Sefaz.
O documento fiscal complementar deve referenciar a nota original e manter os mesmos dados do emitente e destinatário. Manter atenção a esses detalhes contribui para a transparência das operações e reduz riscos de autuações fiscais.
Quais os prazos para correção de erros na nota fiscal de produto?
O prazo para cancelar uma nota fiscal de produto varia conforme o tipo de documento. No caso da NFC-e, o cancelamento pode ser feito em até 30 minutos após a autorização da Sefaz. Já para a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), o prazo pode chegar a 24 horas, de acordo com as regras de cada estado.
Se esse período expirar, a correção só poderá ser feita por meio de uma nota fiscal complementar do produto ou, em alguns casos, pela emissão de uma nota de substituição.
A carta de correção eletrônica para NF-e pode ser emitida em até 720 horas (30 dias) após a autorização. Não existe carta de correção para NFC-e, o que reforça a importância de agir rapidamente.
Após o prazo limite para cancelar nota fiscal de produto, não existe possibilidade de reverter a operação pelo sistema da Sefaz. Por esse motivo, as empresas precisam revisar atentamente todos os dados antes de autorizar a emissão.
O acompanhamento de prazos e procedimentos reduz riscos fiscais e evita prejuízos financeiros decorrentes de erros não corrigidos.
Como armazenar nota fiscal de produto no varejo corretamente?
A legislação tributária exige que empresas armazenem a nota fiscal de produto no varejo pelo prazo mínimo de 11 anos, conforme o Ajuste SINIEF de 2025. O armazenamento deve ocorrer no formato XML, pois só esse arquivo tem validade jurídica.
Guardar apenas o DANFE não atende à exigência legal. As melhores práticas incluem o uso de soluções em nuvem, sistemas de gestão fiscal integrados e backups regulares.
O acesso rápido e seguro aos arquivos XML garante conformidade em auditorias e protege a empresa contra multas, que podem variar de 1% a 10% do valor da nota omitida.
A adoção de um sistema de armazenamento eficiente para nota fiscal de venda facilita a localização dos arquivos XML em auditorias e inspeções fiscais.
Estruturar pastas digitais por ano, mês e tipo de documento, além de utilizar nomes padronizados nos arquivos, contribui para organização e agilidade. Investir em softwares de gestão de documentos reduz falhas humanas, automatiza backups e garante a integridade dos dados.
Como acompanhar as mudanças e atualizações regulatórias para notas fiscais de produto?
O acompanhamento das mudanças na legislação tributária sobre nota fiscal de produto exige monitoramento constante dos portais oficiais da Sefaz, do Diário Oficial da União e das Notas Técnicas publicadas pelo ENCAT.
A reforma tributária de 2025 trouxe alterações significativas, como a obrigatoriedade da NF-e para vendas a empresas e a criação do DANFE simplificado para operações presenciais.
Gestores devem atualizar seus sistemas emissores, treinar equipes e revisar processos internos para garantir conformidade. O uso de consultorias especializadas e sistemas de gestão fiscal auxilia na adaptação rápida às novas regras e evita autuações fiscais.
Além disso, acompanhar as tendências do setor e participar de eventos promovidos por entidades fiscais contribui para atualização constante sobre a legislação tributária.
Por fim, manter contato com associações comerciais e grupos especializados permite identificar rapidamente novas exigências para nota fiscal de produto no varejo e ajustar processos internos de forma eficiente.
Sistema NFE.io: a solução para encontrar seu código NCM certo!
Com o avanço da tecnologia, surgiram alguns sistemas ERPs que ajudam bastante a procurar o código NCM dos seus produtos. Inclusive, essa é a melhor forma de encontrar a numeração correta para colocar na nota fiscal de produto no varejo e evitar pagar mais impostos do que deveria.
E uma das soluções oferecidas no mercado é a consulta de notas fiscais da NFE.io. Para quem precisa validar muitas notas, essa é a maneira ideal para não errar no momento de escolher o código do seu produto e ter mais agilidade no processo de emissão de notas fiscais do seu empreendimento.
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