Todo empreendedor sabe que para manter uma empresa legalizada é essencial conhecer os documentos fiscais que precisa emitir após comercializar um produto ou serviço para o consumidor final. O cupom fiscal eletrônico é um desses comprovantes que os donos de negócio devem entender o conceito e como funciona para se manterem em dia com o Fisco.
Afinal, o cupom fiscal on-line legitima as vendas feitas pelos empreendimentos e garante o pagamento dos tributos para os governos.
O CF-e também auxilia o faturamento e o controle contábil das organizações, assim como assegura os clientes das compras feitas em lojas físicas, caso precisem trocar ou devolver um bem ou serviço.
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Se você tem um estabelecimento e deseja cumprir com suas obrigações tributárias junto à Receita Federal, leia este artigo para ficar por dentro dos tópicos abaixo:
- o que é um cupom fiscal eletrônico?;
- benefícios do cupom fiscal eletrônico para empresas;
- como funciona o cupom fiscal eletrônico?;
- o que é necessário para a emissão de cupom fiscal on-line?;
- diferença entre cupom fiscal eletrônico e nota fiscal eletrônica.
Boa leitura!
O que é cupom fiscal eletrônico e para que serve?
O cupom fiscal eletrônico (CF-e) é um documento que atesta a comercialização de um produto ou serviço feita entre um empreendimento e o consumidor final. Este registro on-line é indispensável para a Receita Federal, uma vez que serve de suporte para análise de pagamento de tributos.
Por ser um comprovante importante para o governo, a emissão do cupom fiscal on-line é regulamentada pelas normas da Secretaria de Fazenda (SEFAZ).
Portanto, é necessário usar um sistema de automação comercial do ponto de venda para transmitir o documento para a secretaria onde a empresa está situada e tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente.
Vale destacar que o cupom fiscal eletrônico substitui a versão impressa do documento e abrange informações resumidas sobre a transação comercial realizada entre a organização e os clientes. Confira!
- Dados do estabelecimento: CNPJ e nome da empresa;
- Dados do consumidor (opcional): CPF ou CNPJ;
- Impostos, como o ICMS;
- Data e horário da compra;
- Descrição do produto ou da prestação de serviço;
- Quantidade de cada item ou serviço adquirido;
- Valor total e desconto (se tiver);
- Forma de pagamento.
É válido mencionar que nem todos os estados brasileiros emitem o cupom fiscal eletrônico.
Benefícios do cupom fiscal eletrônico para empresas
Mais do que comprovar uma operação comercial, o uso do cupom fiscal eletrônico traz outros benefícios para os estabelecimentos. Veja a seguir!
Reduzir custos do negócio
Como mencionamos, o CF-e substitui a versão impressa do registro. Na prática, após efetivar a operação comercial, a empresa fornece apenas o extrato do documento eletrônico, que contém uma chave digital, para o consumidor final acessar o comprovante on-line.
Desta forma, os empreendimentos economizam com o uso de papel e tinta para impressão.
Outra maneira de os estabelecimentos pouparem, é a eliminação de espaço para armazenar documentações físicas. Assim, há também uma redução de custos com materiais para guardar os papéis.
O uso do cupom fiscal digital também ajuda a reduzir as penalidades das empresas com o processo de emissão de notas. Uma vez que o trâmite é feito de forma eletrônica, a autorização do Fisco acontece instantaneamente, diminuindo o risco de falhas.
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Manter a conformidade fiscal da empresa
O uso correto do cupom fiscal eletrônico, baseado nas regulamentações tributárias vigentes, garante a conformidade das organizações com o Fisco, evitando multas e sanções por sonegação de impostos.
A automação da emissão dos CF-es simplifica a gestão contábil, possibilitando uma prestação de contas mais eficaz, além de facilitar a fiscalização e auditoria dos órgãos responsáveis.
Garantir a eficiência e agilidade operacional
A adoção do cupom fiscal eletrônico facilita o processo de impressão de seu extrato, reduzindo o tempo e a complexidade da operação. Isso acontece devido ao Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT), que vamos explicar adiante.
Assim, agiliza a finalização da venda no estabelecimento, tornando a experiência de compra do consumidor mais agradável.
Melhorar o controle financeiro
Usar o CF-e e fazer um bom gerenciamento desse documento digital é imprescindível para as empresas terem um melhor controle financeiro e de estoque de suas mercadorias. Dessa maneira, contribui para a gestão das vendas e do fluxo de caixa.
Contribuir com a sustentabilidade ambiental
A utilização do cupom eletrônico é uma opção mais sustentável do que usar a versão impressa do documento. Afinal, a produção de papel consome muitos recursos naturais.
Com o uso do CF-e, seu empreendimento reduz a quantidade de resíduos gerados no planeta, contribuindo para a sustentabilidade ambiental.
Como funciona o cupom fiscal eletrônico?
Saber como funciona o cupom fiscal eletrônico, é fundamental para os empreendedores que precisam implementar esse documento no estabelecimento.
Para emitir o CF-e, é necessário adquirir o Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT), um equipamento usado para gerar, assinar e transmitir o cupom fiscal on-line para a SEFAZ.
O SAT é uma máquina que se conecta ao sistema de automação comercial e à impressora da empresa.
Vale mencionar que esta ferramenta funciona mesmo que a internet esteja indisponível. Ou seja, caso sua conexão com a rede fique fora do ar, você pode emitir o cupom digital.
Se essa situação acontecer, fique tranquilo, pois o sistema autenticador armazena o registro na memória e o transmite para a Secretaria da Fazenda quando a conexão voltar.
Como sabe, após realizar uma venda, é necessário entregar o extrato do cupom fiscal on-line para o consumidor final como comprovante da transação comercial. Como mencionamos, esse documento é uma versão simplificada do CF-e, com informações básicas da operação.
Caso o cliente queira consultar o cupom fiscal eletrônico inteiro para controle financeiro, basta acessar o portal da SEFAZ com o QR Code ou a chave de acesso registrados no extrato.
Este registro digital oferece garantia legal, uma vez que possui assinatura do certificado judicial.
O que é necessário para a emissão de cupom fiscal on-line?
Agora que você sabe o que é, os benefícios e como funciona o CF-e, chegou a hora de conhecer os requisitos necessários para a emissão do cupom fiscal on-line. Veja a seguir!
- Ter sua empresa inscrita no CNPJ e no Cadastro de Contribuintes do ICMS do estado que está localizada;
- Adquirir o certificado digital no padrão ICP-Brasil;
- Obter o SAT homologado pela SEFAZ e ativá-lo no órgão fiscal;
- Instalar um sistema de automação comercial compatível com o SAT e integrado à impressora do seu estabelecimento;
- Cadastrar a venda de produtos ou serviços no sistema de automação, informando os dados básicos do CT-e: informações da empresa e do consumidor (opcional), impostos cobrados na operação, data e horário da comercialização, descrição e quantidade do produto ou serviço, valor total e desconto (caso tenha) e forma de pagamento;
- Requisitar a autorização da Secretaria da Fazenda para usar o CF-e por meio do SAT;
- Imprimir o extrato do cupom fiscal eletrônico e entregar ao cliente;
- Armazenar os arquivos digitais do cupom on-line e do extrato durante cinco anos, caso a fiscalização solicite.
Diferença entre cupom fiscal eletrônico e nota fiscal eletrônica
O CF-e e a nota fiscal eletrônica são documentos digitais obrigatórios para as empresas emitirem após venderem produtos ou serviços para os consumidores finais.
Porém, é comum os empreendedores confundirem esses comprovantes legais, comprometendo a gestão financeira e contábil dos negócios.
Para evitar confusão entre esses registros, listamos as principais diferenças entre cupom fiscal eletrônico e nota fiscal eletrônica. Confira!
Cupom fiscal eletrônico
O CF-e é usado após a finalização da venda de um produto ou serviço para o consumidor final.
Com esse documento, o cliente não pode trocar o item adquirido. Isso ocorre, pois o cupom não tem informações relacionadas ao comprador, apenas dados da compra e do negócio. Sendo assim, o comprador só pode devolver a mercadoria e solicitar reembolso, caso precise.
Como citamos anteriormente, o cupom fiscal eletrônico usa o SAT, um instrumento que se conecta ao sistema de automação comercial e à impressora do estabelecimento. Este equipamento é usado mesmo que a internet da empresa esteja fora do ar.
O Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos tem custo de aquisição e manutenção para o dono do negócio.
Nota fiscal eletrônica
A NF-e deve ser emitida em operações de venda, troca, transferência, devolução e compra de produtos ou serviços.
No caso da troca, pode ser realizada com a nota fiscal eletrônica, pois o documento registra informações relacionadas ao comprador, à transportadora e à empresa.
Para emitir a nota eletrônica, é necessário ter um software emissor instalado no computador do estabelecimento, se conectar ao sistema de automação comercial e à impressora convencional do estabelecimento.
O software emissor de notas depende do acesso à internet e tem um custo de licenciamento e atualização.
Como mostramos neste artigo, os empreendedores que querem cumprir com as obrigações tributárias de suas lojas e se manter em dia com o Fisco precisam modernizar a emissão de seus documentos fiscais.
Também é necessário conhecer os documentos obrigatórios, como o cupom fiscal eletrônico, para emitir o comprovante certo após finalizar a venda para um cliente.
Como apresentamos, o CF-e exige alguns requisitos, como o equipamento SAT, para realizar sua emissão.
Agora que entendeu a importância do cupom on-line para o seu negócio, que tal conhecer outras soluções de automação fiscal para utilizar na sua rotina contábil e financeira?
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