Por que validar cupom fiscal? Veja como automatizar a validação

Tempo de leitura: 8 minutos

O cupom fiscal é um documento que tem como objetivo comprovar uma transação comercial feita entre uma loja e o consumidor final.

Além de documentar a compra e a venda de uma mercadoria, também é importante para o fisco devido a fins de análise de pagamento de impostos e tributos.

O cupom fiscal equivale à nota fiscal, mas destinado ao consumidor final. No entanto, hoje temos a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), que substitui a nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2 e o próprio cupom fiscal emitido por ECF.

Em certas situações, validar um cupom fiscal é necessário para verificar a autenticidade do documento. As empresas precisam saber como fazer essa validação para evitar possíveis fraudes.

Portanto, continue a leitura deste artigo para descobrir em detalhes o que é, por que e como validar cupom fiscal!

O que é cupom fiscal?

O cupom fiscal é um documento que comprova que uma compra foi realizada. Sua emissão é obrigatória para toda empresa que vende diretamente ao consumidor, sendo que conta com diversos dados sobre as mercadorias e a empresa.

Aliás, o cupom fiscal é emitido por uma impressora especial que serve somente para isso, homologada pela Receita Federal.

Chamada de Emissor de Cupom Fiscal (ECF), trata-se de equipamento que pode ser separada em dois tipos: uma caixa registradora ou uma máquina que realiza a impressão térmica em papel termossensível.

O cupom fiscal contém informações, como:

  • nome do estabelecimento que vendeu o produto;
  • endereço do estabelecimento (rua, número, bairro, cidade e estado);
  • CNPJ e IE (Inscrição Estadual) do estabelecimento;
  • CPF/CNPJ do consumidor (quando solicitado);
  • data e horário da emissão;
  • quantidades e descrições das mercadorias;
  • tributos totais relacionados ao produto, como ICMS, PIS e Cofins (obrigatório segundo a Lei nº 12.741/12);
  • valor total a ser pago;
  • forma de pagamento.

Emitir o cupom fiscal é importante não apenas para fins de tributação e comprovação da venda, mas também para a empresa ter um bom controle de suas contas.

Registrá-lo pode servir para conferências e comparações contábeis. Além disso, transmite segurança e agilidade no momento da venda ao cliente.

Porém, o cupom fiscal é facilmente confundido com a nota fiscal. Apesar de serem parecidos, não são a mesma coisa.

Logo, o cupom fiscal não vale como nota fiscal. Ao mesmo tempo, por lei, os consumidores têm o direito de solicitar a transformação de cupons em notas fiscais.

Leia mais: cupom fiscal vale como nota fiscal? Confira a resposta!

Qual a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal?

O cupom fiscal e a nota fiscal são ambos documentos fiscais, mas eles têm diferenças que não podem ser confundidas. É fundamental aprender isso para evitar erros durante o processo de emissão de notas e para o pagamento de impostos da empresa.

Pode-se entender a nota fiscal sendo um comprovante de venda e o cupom fiscal como um comprovante de compra. A nota fiscal contém informações mais detalhadas, como a identificação do cliente.

Com isso, torna-se possível o repasse do pagamento da nota para outra pessoa. Já o cupom fiscal é ótimo para o controle próprio do cliente.

Outra diferença está na emissão dos comprovantes. O cupom fiscal tem uma emissão mais rápida e simples, utilizando-se de um equipamento específico (ECF, a impressora fiscal).

Já a nota fiscal está ligada ao sistema de gestão da empresa, que normalmente tem um software responsável para emitir as notas, que se conecta direto com a SEFAZ.

Ambos possuem versões eletrônicas: a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) e o Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e). Eles servem para comprovar e registrar as vendas, fornecendo um arquivo digital para o consumidor final.

As maiores vantagens desse tipo de emissão é a economia de papel e os custos de armazenamento de arquivos, além da facilidade em gerenciá-los.

Não deixe de ler: o que é SAT Fiscal e como funciona? Saiba como validar automaticamente o Cupom Fiscal Eletrônico

Por que validar cupom fiscal?

A situação mais comum em que uma empresa precisa validar um cupom fiscal é no caso de troca de produtos.

Quando um cliente chega ao estabelecimento fazer uma troca porque o produto está estragado ou não serviu (no caso de roupas, por exemplo), ele pode apresentar o cupom fiscal para facilitar o processo.

Aqui vale o adendo de que o consumidor não é obrigado a apresentar nota fiscal para efetuar uma troca, contanto que possua outras formas de comprovar o vínculo do item.

O mesmo ocorre quando você deseja solicitar a devolução do dinheiro.

Contudo, já que esse tipo de comprovante não contém os dados necessários para identificar o cliente, ele pode ser fraudado, utilizando um cupom fiscal referente a outra compra.

Outra situação em que empresas precisam validar cupons fiscais é quando há ações promocionais em datas especiais, como no fim de ano e no dia das mães.

Nesse caso, os clientes fazem compras no shopping center e trocam diversos cupons pela oportunidade de concorrer a um grande prêmio.

O responsável por organizar esse evento precisa verificar a autenticidade de cada cupom a fim de sortear justamente um vencedor.

Como validar cupom fiscal?

Para evitar que seu negócio sofra com fraudes, é essencial saber fazer a validação. A prática pode ser feita de forma manual, ou então automática por meio de um software de gestão de notas fiscais.

Assim como ações relacionadas à fiscalização atualmente, o ato de validar cupom fiscal pode ser feito de maneira eletrônica. Para isso, basta acessar o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado.

No caso de São Paulo, por exemplo, você pode clicar aqui e será levado para a página de consulta da Sefaz. O site pede uma chave de acesso, que pode ser encontrada no cupom fiscal, acima do QR Code.

Trata-se de uma combinação de 44 números, separados de quatro em quatro dígitos.

Digite esse número no campo da página mencionada acima e selecione o campo “não sou um robô”. Depois, clique em “consultar” e você terá acesso a todos os dados do cupom fiscal.

No entanto, se a empresa é do Espírito Santo, o procedimento é um pouco diferente. Localize a chave de acesso impressa no rodapé do cupom fiscal, conforme já mostramos acima.

Próximo desses números, identifique a marca e o modelo do ECF que emitiu o cupom.

A seguir, você entrará no site da Sefaz do ES para fazer a consulta (clique aqui) e selecionará a marca e o modelo conforme está no cupom fiscal.

Quando o modelo do equipamento não for compatível para validar o cupom fiscal, esta informação será mostrada. Caso contrário, clique no link exibido e preencha a chave de acesso localizada no cupom no campo.

A prática de validar cupons fiscais pode ser diferente para outros estados, mas são procedimentos semelhantes.

Validar cupons fiscais é fácil, mas fazer manualmente acaba sendo complexo, já que envolve códigos extensos. Digitar número por número toma tempo e, dependendo da situação, é necessário ter um funcionário só para fazer este trabalho.

Por isso, contar com uma ferramenta que faça a validação automática pode ser importante para qualquer empresa que não quer perder tempo ou dinheiro.

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As nossas soluções para emissão e consultas de notas fiscais automatizam tarefas chatas e ainda te ajudam a ganhar performance, tempo e dinheiro.

Por exemplo, que tal ter a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica emitida na hora após cada produto vendido? Com o nosso sistema de Nota Fiscal do consumidor (NFC-e), emitimos o documento  para você automaticamente, com cálculo de impostos precisos e envio via e-mail para seu cliente.

Desse modo, a sua equipe não precisa se preocupar com atividades burocráticas e trabalhosas, podendo direcionar seus esforços a outras áreas importantes.

Que tal conhecer melhor o funcionamento do sistema? Entre em contato com um de nossos especialistas e entenda como podemos auxiliar a sua empresa!


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