A nota fiscal tem uma versão eletrônica desde 2025. A partir daí, criou-se um novo documento para acompanhar a mercadoria em seu trajeto: o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (ou DANFE) da nota fiscal.
E você sabe o que é o DANFE? Esse documento representa a nota fiscal e precisa acompanhar a mercadoria desde o momento em que sai do estabelecimento do vendedor até a sua chegada ao consumidor, seja ele pessoa física ou jurídica.
A criação do DANFE foi prevista pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que é um projeto criado pela Receita Federal em parceria com os estados e o Distrito Federal.
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Quer saber mais sobre o documento ou, até mesmo, se o DANFE substitui a nota fiscal? Então, veio ao lugar certo! Neste artigo, vamos mostrar para que serve o DANFE e identificar a sua diferença para a nota fiscal eletrônica. Boa leitura!
O que é DANFE?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, uma representação gráfica simplificada da NF-e, com informações da venda.
Sua finalidade é acompanhar a circulação da mercadoria e simplificar a escrituração das operações, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado a emitir a nota fiscal eletrônica.
Dessa forma, o destinatário é obrigado a guardar o documento em arquivo pelo período de 5 anos para atender à administração tributária, quando solicitado. Além disso, o DANFE deve conter os campos do arquivo XML da nota fiscal eletrônica.
No infográfico abaixo, você pode entender melhor o que é o DANFE:
Portanto, é importante compreender que o DANFE não tem valor fiscal por si só, mas serve como um meio de acessar a NF-e, especialmente por meio do código de barras impresso no documento, que possibilita consultar a nota fiscal eletrônica diretamente nos sistemas autorizados.
Vale reforçar então: emitir a DANFE é uma etapa necessária do processo, mas só funciona como suporte visual e informativo, sem substituir o papel da NF-e.
Para que serve o DANFE?
O DANFE serve para acompanhar a mercadoria até o destino e colher a assinatura do destinatário na entrega e, assim, comprovar que o cliente tem ciência da operação.
Sua presença também possibilita a consulta da nota fiscal com a chave de 44 dígitos, o que evita fraudes por notas fiscais canceladas ou sem validade.
Cabe destacar que este documento não serve apenas para quem recebe a mercadoria, mas também para quem vai enviá-la.
Qual é a diferença entre DANFE e nota fiscal?
É normal confundir o DANFE com a nota fiscal, mas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é apenas um registro físico de acesso aos dados da NF.
Vale lembrar que não há mais notas fiscais físicas. Por isso, o DANFE foi lançado, inclusive. Hoje, a NF-e oficial é gerada em um documento XML, usado pela contabilidade para entregar as suas respectivas obrigações.
O DANFE é indispensável para o transporte e acompanhamento de mercadorias, mas não possui validade fiscal, como já adiantamos.
Com isso, a NF-e oficial é um documento digital no formato XML, assinado eletronicamente e que você envia para a contabilidade da empresa que realizou a compra. Esse arquivo XML é o único documento fiscal válido para fins legais e tributários.
Em resumo, o DANFE existe para facilitar o acesso às informações da NF-e durante o transporte e a logística, especialmente em operações fiscais e de controle por órgãos competentes.
Apesar de sua relevância prática, o documento não substitui a nota fiscal e serve apenas como um suporte e informativo para a circulação de mercadorias. Mesmo assim, se houver dúvidas sobre quando usar a nota fiscal de remessa, confira no infográfico:
Nota fiscal emitida em massa via excel?
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Quais são os itens obrigatórios do DANFE?
Ainda que não exerça a função fiscal, o DANFE deve ter algumas informações básicas para evitar problemas aos envolvidos. E, entre os elementos que precisam constar nesse documento, podemos citar os principais, confira.
Código de barras
O código de barras permite a leitura eletrônica da chave de acesso da NF-e, o que facilita a consulta rápida do documento fiscal no sistema da Receita Federal ou em plataformas autorizadas.
Assim, trata-se de um item indispensável para garantir a rastreabilidade e a autenticação da nota fiscal.
Chave de acesso
A chave de acesso é uma sequência de 44 dígitos única para cada NF-e. Com ela, é possível consultar o documento digitalmente e verificar sua autenticidade — algo de muita importância para o acesso direto à NF-e.
Dados do destinatário
Essa seção inclui informações como nome ou razão social, endereço, telefone, CNPJ ou CPF do comprador. Esses dados são fundamentais para identificar o destinatário da mercadoria e assegurar que a entrega esteja vinculada à nota fiscal correta.
Valores da transação
O DANFE apresenta os valores totais da nota, e inclui:
- impostos;
- fretes;
- outros encargos.
Essa seção, portanto, permite conferir se os valores correspondem ao que foi negociado. Serve basicamente como um resumo financeiro da operação.
Códigos fiscais (CST, NCM e CFOP)
Os códigos CST (Código de Situação Tributária), NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) identificam a classificação tributária e a natureza da operação fiscal. São informações essenciais para garantir que as obrigações fiscais estejam em conformidade com a legislação.
Importante: os cálculos de impostos e o cenário tributário podem variar de acordo com a natureza da operação.
Por exemplo: uma nota fiscal de simples remessa terá um processo de cálculo diferente de uma nota de venda, o que impacta os valores dos impostos informados no DANFE.
Essa diferenciação auxilia no correto cumprimento das obrigações fiscais e pode ser facilitada por sistemas automatizados, como a NFE.io.
Dados da transportadora
Incluem a razão social, inscrição estadual, placa do veículo e CNPJ da transportadora. Esses dados garantem a identificação do responsável pelo transporte da mercadoria, e são úteis tanto para o controle fiscal quanto logístico.
Dados do emissor
Informações, como razão social, inscrição estadual e CNPJ do emissor, servem para identificar quem gerou a nota fiscal.
Como resultado, assegura a legitimidade da transação e facilita o contato em caso de divergências.
Data e hora da saída da mercadoria
O registro da data e hora de saída serve para controle logístico e fiscalização, o que também aponta segurança à mercadoria — uma vez que ela circula no prazo indicado na nota fiscal.
Leia também: Existe prazo para emissão de nota fiscal? Descubra neste guia!
Número de folhas
Indica a quantidade de páginas que compõem o DANFE. Essa informação organiza o documento e evita confusões ou extravios de informações durante o transporte.
Esses itens obrigatórios tornam o DANFE um instrumento indispensável para o acompanhamento e conferência da NF-e, pois simplifica o transporte de mercadorias e a validação das operações fiscais.
Todas essas informações devem constar obrigatoriamente no documento, que também precisa ter um layout padronizado, com as medidas que veremos a seguir.
Leia mais: Transportar com nota fiscal de mercadoria é obrigatório? E nos Correios?
Quem deve imprimir o DANFE?
O DANFE deve ser impresso pelo remetente das mercadorias e serviços antes da circulação delas. A impressão deve ser feita em papel comum, exceto papel jornal, nos tamanhos 210×297 mm a 230×330 mm, em uma única via.
Por sinal, o DANFE será utilizado para transitar com as mercadorias somente após a concessão da autorização para emissão da NF-e.
Como deu para perceber, então, é um documento impresso que agiliza a comprovação de emissão da nota fiscal referente a uma transação comercial.
Ele poderá conter, também, outros gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.
Aliás, a aposição de carimbos deve ser feita no verso do documento.
Lembramos, ainda — e mais uma vez —, que o DANFE não é a nota fiscal, ou seja, não se confunde e tampouco a substitui. Apenas facilita a comprovação da emissão. Mas, para isso ocorrer, a chave de acesso e sua representação em código de barras devem estar legíveis,
O que é código de barras unidimensional na DANFE?
O código de barras unidimensional impresso no DANFE permite o uso do leitor de código de barras para consulta da NF-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.
Trata-se da representação da chave de acesso da NF-e (código numérico de 44 dígitos/posições). Caso contrário, seria quase impossível para um contribuinte que recebe centenas de notas fiscais por dia ter que digitar todas as informações, documento por documento.
Onde fica a chave de acesso na DANFE?
Normalmente, a chave de acesso se localiza na parte superior direita do DANFE, ao lado do CNPJ e abaixo da representação do código de barras.
Veja na imagem abaixo:
Fonte: Blog do Luz
Quantos DANFE podem ter uma NF-e?
Atente-se, porque deve existir apenas um DANFE para cada nota fiscal eletrônica. Contudo, o documento pode ter quantas folhas forem necessárias para a discriminação das mercadorias contidas na NF-e.
Nesse caso, o código de barras representativo da chave de acesso deve ser impresso repetidamente em todas as folhas — e o contribuinte pode utilizar até 50% do verso da folha.
Em caso de extravio ou destruição do DANFE no decorrer do percurso da mercadoria, o emitente deve realizar a reimpressão.
Adicionalmente, é preciso encaminhar o DANFE impresso ao transportador ou destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue.
Como deve ser a guarda do DANFE?
Normalmente, depois da entrega, não é preciso guardar o DANFE. Na verdade, tanto o emitente quanto o destinatário devem manter em arquivo digital apenas a NF-e pelo prazo segundo a legislação — um período de, pelo menos, 5 anos.
E, caso o destinatário não seja credenciado para emissão de NF-e, deve manter o DANFE em arquivo pelo prazo decadencial para apresentação à administração tributária quando solicitado em uma fiscalização, por exemplo.
O emitente de NF-e deve disponibilizar obrigatoriamente o download ou encaminhar o arquivo eletrônico da nota fiscal, com o protocolo de autorização. Sem isso, não há como manter as notas fiscais de mercadorias recebidas em seus arquivos.
O que é DANFE em contingência?
O DANFE em contingência é um procedimento adotado quando, por algum motivo, a emissão normal da nota fiscal eletrônica é impossibilitada devido a problemas técnicos, como a indisponibilidade do sistema da Secretaria da Fazenda.
Nesse caso, o emissor pode optar por emitir a NF-e em contingência, o que permite que a operação comercial continue, mesmo com a indisponibilidade do sistema de autorização da NF-e.
Existem diversas formas de contingência previstas na legislação, como:
- SCAN: é permitida a circulação da mercadoria somente após a autorização de uso da NF-e pela Receita Federal do Brasil;
- DPEC: deve ser impresso em duas vias — uma delas deve acompanhar a mercadoria e, a outra, ser conservada em arquivo pelo emitente pelo prazo previsto no artigo 202 da RICMS. Deve constar no corpo do DANFE a expressão “DANFE impresso e contingência”;
- FS/FS-DA: impresso em decorrência de problemas técnicos. Deve ter duas vias, uma para acompanhar o trânsito de mercadorias e outra para ser conservada em arquivo do emitente pelo prazo previsto no artigo 202 do RICMS. Em paralelo, deve constar no corpo do DANFE a expressão “Impresso em decorrência de problemas técnicos”.
Leia também: Saiba como emitir nota fiscal em contingência passo a passo
E o que é DANFE on-line?
Na verdade, o DANFE on-line é exatamente o mesmo documento do DANFE, mas em sua versão on-line, ainda não impressa. Ao acessar os sites oficiais para imprimir o DANFE, usando a chave de acesso, você visualiza o DANFE online.
Em outras palavras, trata-se do DANFE em sua versão na web, antes da impressão. Mas é digno de menção que os seus dados são idênticos em qualquer versão.
Como emitir o DANFE? Passo a passo para você aprender
Agora que já mostramos tudo o que você precisa saber sobre o DANFE, chegou o momento de entender como é feita sua impressão. Confira abaixo o passo a passo.
1. Acesse o sistema de emissão
Escolha o sistema de emissão de sua preferência, geralmente o mesmo utilizado para gerar suas notas fiscais. Certifique-se de que o sistema é autorizado e está atualizado para atender às exigências fiscais.
2. Use a chave de acesso
Utilize a chave de acesso da NF-e para entrar no sistema de emissão. Esse código é essencial para vincular o DANFE à respectiva nota fiscal eletrônica e garantir a autenticidade do documento.
3. Preencha os campos do formulário
Complete o formulário com as informações necessárias, como:
- número e chave de acesso da NF-e;
- dados do emitente e do destinatário (razão social, CNPJ ou CPF e endereço);
- data e hora da saída da mercadoria;
- placa do veículo que fará o transporte;
- dados da transportadora (razão social, CNPJ, inscrição estadual);
- natureza da operação e descrição das mercadorias;
- valores dos tributos e total da operação.
Preencha todos os campos com precisão, pois erros podem invalidar o DANFE.
4. Faça a conferência dos dados
Antes de finalizar, revise todas as informações inseridas. Certifique-se de que os dados estão corretos e correspondem à nota fiscal eletrônica. A conferência é muito importante para o correto preenchimento e, assim, evitar multas e outros problemas fiscais.
5. Imprima o DANFE
Após a validação, imprima o DANFE. Ele deve acompanhar a mercadoria transportada para que todas as informações fiscais estejam acessíveis durante o transporte.
A utilização do DANFE no transporte de mercadorias
O DANFE, como você deve imaginar, tem um valor imenso no transporte de mercadorias. Afinal, é o que facilita todo o controle logístico por meio do fornecimento de um resumo das informações essenciais da NF-e.
Além disso, permite que as autoridades fiscais verifiquem rapidamente a autenticidade da operação. Não à toa, é o DANFE que organiza a circulação de mercadorias, contribui para a rastreabilidade e garante o cumprimento das obrigações legais.
Ao manter o DANFE junto à carga, sua empresa assegura a conformidade com as exigências fiscais e evita transtornos durante o transporte, como retenções ou multas por documentação inadequada.
Automatize a emissão de suas notas fiscais
Agora que você já sabe o que é DANFE e a relevância do documento, chegou o momento de pensar em qualificar o processo por meio da automatização na emissão fiscal das suas notas.
Afinal, essa é uma maneira de evitar erros no momento do preenchimento e até mesmo de minimizar a ocorrência de falhas no cálculo dos tributos.
Por falar nisso, o NFe.io é um sistema que pode te ajudar nisso e que tem como principais vantagens:
- cálculo automático dos impostos;
- geração e envio por e-mail dos arquivos XML e HTML aos clientes;
- reenvio automático de notas, caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
- desconto no certificado digital;
- armazenamento das notas em local seguro na nuvem;
- emissão de notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios, sem sair do sistema;
- painel de controle para monitorar as emissões de NF e o faturamento — conforme imagem abaixo:
E então, quer emitir o DANFE e enriquecer a sua gestão fiscal? Saiba mais sobre o NFE.io e marque uma conversa com nossos especialistas para entender como podemos ajudar, especificamente, a aprimorar a realidade do seu negócio!
