Inutilização de NF-e é um processo que deve ser realizado sempre que a sequência numérica desse tipo de documento não for seguida.
Por exemplo, se a última nota fiscal que a sua empresa emitiu foi a 1.001, a próxima deve ser a 1.002, obrigatoriamente.
Se, porventura, acontecer de a nota fiscal seguinte emitida receber qualquer número diferente desse, é preciso comunicar à Secretaria da Fazenda do seu estado, até o 10º dia do mês subsequente, os números que deixaram de ser utilizados.
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Mas como fazer a inutilização de NF-e? Em quais situações esse procedimento se aplica? Confira tudo agora!
O que é inutilização de NF-e?
A inutilização de NF-e é um processo que comunica à SEFAZ que a sequência numérica das notas fiscais da sua empresa não foi seguida.
A nota fiscal é um documento único. A fim de garantir isso, deve ser cumprida uma sequência numérica, a qual é apresentada no campo denominado “Número”.
Por exemplo, se na última emissão a sua NF-e recebeu o número 100, a seguinte deve, obrigatoriamente, receber o número 101.
Mas se ao emitir a nota fiscal eletrônica você percebeu que saiu com o número 110, é preciso fazer a inutilização da sequência que não foi utilizada. Ou seja, do 101 ao 109.
Essas falhas sequenciais podem acontecer por inúmeros motivos, tais como problemas técnicos, instabilidade no sinal da internet, falha do sistema de recebimento da nota fiscal etc.
Aproveite e leia também “Problema na emissão de nota fiscal eletrônica? Veja como evitar!”
Seja qual for a razão dessa quebra de sequência, é fundamental fazer a inutilização de NF-e a fim de comprovar para o fisco que ela foi involuntária.
Antes de conhecer esse passo a passo, relembre a importância da nota fiscal para a sua empresa e para os seus clientes:
Como fazer a inutilização de NF-e?
O processo de inutilização de NF-e é bastante simples. Comumente, ele pode ser feito no mesmo sistema que você utiliza para emitir as suas notas.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Para isso, basta acessar o software que usa para emissão de NF-e e procurar pela funcionalidade que permite inutilizar os números que não foram usados.
Os campos a serem preenchidos podem variar de sistema para sistema, mas, de modo geral, incluem informações como ano vigente, números que precisam ser inutilizados e o motivo dessa solicitação.
Não deixe de ler “Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io”
Quais cuidados tomar durante o processo de inutilização de NF-e?
Como você pôde ver, o processo de inutilização de NF-e é bem simples. Porém, há alguns detalhes bem importantes que você precisa dar atenção.
O primeiro é que a inutilização de numeração de NF-e só pode acontecer quando realmente o número não foi utilizado em momento algum.
Em outras palavras, esse procedimento não pode ser utilizado quando a nota fiscal foi gerada, ainda que tenha sido cancelada por algum motivo.
O segundo cuidado diz respeito ao prazo para inutilização de NF-e, que deve acontecer até o 10º dia do mês seguinte à identificação da falha.
Por último, é fundamental fazer o lançamento dos números inutilizados das notas fiscais, ainda que não tenham valor monetário, garantindo, assim, o cumprimento das regras de escrituração.
Quando você pode fazer a inutilização de NF-e?
Como mencionado, a inutilização da NF-e só pode acontecer quando realmente aquele número não foi utilizado em nenhum momento.
Assim, você só pode fazer esse procedimento quando:
- houve quebra na sequência numérica por motivos de falhas técnicas;
- houve quebra na sequência numérica sem intenção de fraude.
Quando você não pode fazer a inutilização da NF-e?
Seguindo o mesmo princípio, a inutilização da NF-e não pode ser realizada quanto uma nota já foi gerada, ainda que tenha sido cancelada ou negada.
Por isso, o processo de inutilizar números das notas fiscais não deve ser utilizado para:
- justificar a devolução de um produto ou cancelamento de um serviço;
- cancelar notas fiscais emitidas com informações erradas;
- notas fiscais denegadas.
Dica de leitura: “O que é nota fiscal denegada e rejeitada? Como resolver?”
Qual a diferença entre cancelamento e inutilização de nota fiscal eletrônica?
Devido à facilidade de inutilizar uma nota fiscal, não é raro alguns empreendedores considerarem utilizar esse processo quando emitem uma NF-e errada.
No entanto, é fundamental deixar claro que cancelamento e inutilização de NF-e são procedimentos diferentes e com objetivos distintos.
O processo de cancelar nota fiscal já emitida deve ser realizado quando se percebe erros de digitação no preenchimento, tais como descrição dos produtos e/ou serviços, valores etc.
Outro motivo que justifica essa ação é a desistência da compra, ou seja, quando a transação comercial não foi concretizada.
Porém, é bem importante destacar que o cancelamento da nota fiscal não pode acontecer quando o receptor desse documento dá ciência da sua emissão. Quando isso ocorre é preciso fazer a devolução da NF-e.
Entenda mais sobre esse processo no artigo “[Tutorial] Como fazer nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto? Descubra todos os detalhes neste passo a passo!”
Já a inutilização de NF-e somente pode ser realizada quando aquele número não foi utilizado para a emissão de nenhuma nota fiscal.
Em outras palavras, quando o número não foi utilizado e não tem como ser devido à quebra da sequência numérica de emissão.
Como evitar erros na emissão de nota fiscal eletrônica?
A melhor maneira de evitar erros na emissão de nota fiscal eletrônica, seja de sequência numérica ou outros, é utilizando um bom software gerenciador de NF-e.
A NFe.io, por exemplo, permite que você emita a sua nota fiscal automaticamente, evitando esquecimento e minimizando os erros de preenchimento.
Além disso, o nosso sistema contribui para melhorar a sua gestão financeira e empresarial, pois possibilita:
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