Saiba a importância da emissão de nota fiscal em marketplace

Tempo de leitura: 6 minutos

Você sabia que 46% dos consumidores brasileiros preferem fazer compras sem sair do conforto de seus lares? Além disso, como mostrou a Cybersource em 2020, houve um aumento de 30% no comércio online. 

E não é à toa: com a instauração da crise na saúde mundial em 2020, muitos profissionais viram no e-commerce uma chance de aumentar sua renda. Mas, para isso, é necessário fazer emissão de nota fiscal em marketplace e em lojas virtuais.

A nota fiscal é um pré-requisito para quem quer começar no mundo das vendas nos shoppings virtuais. No entanto, nem todos sabem o motivo disso nem como emitir o documento.

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Emissão de Nota Fiscal: marketplace exige?

Como dissemos anteriormente, sim. Não só marketplaces, mas qualquer e-commerce. E, ao contrário do que muitos pensam, a emissão de nota fiscal não serve apenas para proteger o consumidor.

Esse documento legal tem a função de garantir ao comerciante o direito de receber pelos produtos ou serviços oferecidos, ao passo que também formaliza o dever de a empresa fornecer o produto ou serviço prometido.

Mas o que pode acontecer se uma venda online for realizada e não for feita a emissão? Neste caso, além de ilegal, sua empresa pode passar por auditoria se o consumidor realizar uma denúncia. Além do mais, o vendedor corre o risco de entregar o produto e não receber o pagamento – afinal, sem a nota fiscal, o comprador não tem a obrigação de pagar.

Para o comerciante que quer evitar a dor de cabeça de ser processado, recomendamos que veja o vídeo abaixo sobre processos jurídicos no e-commerce, que inclui uma passagem sobre a não emissão de nota fiscal.

 

Particularidades na emissão de notas fiscais para marketplace: um guia para você chamar de seu

Primeiramente, para que o comerciante consiga fazer a emissão da nota fiscal para o marketplace, é necessário que a empresa esteja credenciada junto à Secretaria da Fazenda, tenha a certificação digital e tenha um software emissor de nota fiscal.

Links úteis para executar a primeira parte

  • Para se credenciar, acione a Secretaria da Fazenda do seu Estado ou município.
  • Para saber mais sobre certificação digital, leia nossa matéria.
  • Para saber qual software emissor de notas fiscais é o mais adequado para o seu negócio, veja a lista de produtos da NFE.io.

Principais etapas na emissão de notas fiscais

Em segundo lugar, vem a emissão propriamente dita. Todo cuidado é pouco nesse sentido, pois qualquer informação ou armazenagem errada pode gerar problemas no futuro.

Saiba qual nota fiscal você deve emitir

Acreditou que só existisse um tipo de nota fiscal? Saiba que no Brasil existem três tipos de nota fiscais e que cada uma dela é destinada a um setor de comércio diferente: 

  • Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NFe): esse é o modelo mais comum e que provavelmente com o qual você deve ter tido mais contato. Relativa à compra e venda de produtos, a NFe recolhe os tributos ICMS e IPI.
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe): essa nota fiscal é relativa a serviços como consultorias, cursos online, escritórios de advocacia etc. A NFSe recolhe os tributos ISS (municipal) e também Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF), como PIS, Cofins e CSLL.
  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe): essa não é uma nota fiscal emitida em marketplaces, mas vale estar na lista apenas para ampliar o seu conhecimento. Esse documento registra vendas realizadas diretamente entre uma empresa de varejo e o consumidor final, como é o caso das farmácias.

Evite erros no preenchimento de informações

Para que o documento tenha validade legal é imprescindível que todas as informações estejam corretas. Atente-se a alguns itens que causam dúvidas nos novos vendedores que atuam em marketplace:

  • O frete sempre deve ser declarado junto com o preço do produto
  • Não pode haver divergências nos dados do consumidor

DANFE deve ser impressa

Para quem não sabe, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação da Nota Fiscal Eletrônica. Ela contém a chave de acesso que permite a verificação das informações na internet e o acompanhamento da mercadoria.

Esse documento precisa ser anexado na parte externa da mercadoria para que a transportadora ou os Correios façam a entrega. Além disso, o DANFE pode ser utilizado na documentação de mercadorias em órgãos e empresas públicas.

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Arquivos XML

Os arquivos XML são os registros das notas fiscais emitidas por sua empresa. Dessa forma, o armazenamento digital deve ser seguro e, de preferência, com backup. Esse tipo de arquivo fica disponível nas plataformas particulares ou na SEFAZ por até 180 dias.

Após esse período, tudo é deletado. Por isso ter uma organização é de suma importância. Procure separar em pastas mensais ou semestrais e não esqueça de categorizar os eventos especiais, como notas substitutivas e canceladas

Em caso de perda dos arquivos XML, o que deve ser feito?

Como os arquivos XML são registros de controle e de segurança jurídica da empresa, precisam ser armazenados em segurança. Entretanto, é possível que algum problema ocorra e sua empresa perca alguns desses arquivos.

Mas não se preocupe porque existem algumas formas de recuperar:

  • Tente obter uma cópia junto ao destinatário – geralmente são enviados por email de forma automática.
  • Obtenha as informações por meio da chave de acesso na DANFE.
  • Se sua empresa estiver registrada no Estado de São Paulo e nada disso funcionar, você pode fazer uma manobra que a própria Secretaria da Fazenda recomenda em sua página de perguntas e respostas. Tente transmitir uma nota com a mesma série e número da que você precisa recuperar. Nisso, o sistema retornará com o erro 509 e com a chave de acesso da nota original.

Por fim, esperamos que a emissão de nota fiscal para marketplace não seja mais um problema para você e sua empresa. Em último caso, se existirem outras dúvidas, procure o auxílio de um escritório de contabilidade.

Este post foi escrito pela equipe do olist, uma solução completa para lojas que querem vender online de forma prática e profissional. Com milhares de lojas parceiras em mais de 180 países, o olist tem ferramentas que facilitam a criação de loja virtual, a venda em marketplaces, a gestão dos negócios e a operação logística no e-commerce. Conheça o olist.


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