Com o aumento das vendas on-line, é essencial que os donos de negócios saibam fazer a emissão de nota fiscal em marketplace e e-commerce para terem um melhor controle tributário.
Segundo a pesquisa E-commerce Trends 2024 feita pela Octadesk e a Opinion Box, 62% dos entrevistados fazem de duas a cinco compras pela internet por mês, enquanto 85% compram pelo menos uma vez no mesmo período.
A tendência de adquirir produtos e serviços de maneira virtual cresceu com a pandemia em 2020. Desta forma, de lá para cá, muitos profissionais viram no comércio digital uma chance de aumentar a renda.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
A nota fiscal é um pré-requisito para quem deseja iniciar no mundo das vendas nos shoppings on-line e ter vida longa com seu empreendimento. Afinal, trata-se de um documento que ajuda na gestão dos negócios.
No entanto, sabemos que, para muitos empreendedores novatos, as obrigações tributárias são um assunto desconhecido e desafiador.
Para ajudar os iniciantes no mercado de venda eletrônica, preparamos este artigo para esclarecer de vez como realizar a emissão de nota fiscal em marketplace.
Se você faz parte desse grupo de profissionais, continue a leitura até o final para tirar todas as suas dúvidas sobre o tema em questão.
Boa leitura!
O que é marketplace? Entenda!
O marketplace é um canal on-line em que as empresas vendem produtos variados para os consumidores. Basicamente, este comércio funciona como um shopping virtual, que reúne, em um mesmo local, lojas, marcas e mercadorias de diferentes segmentos. Nesta modalidade de venda, o público tem acesso a itens com preços distintos.
No espaço, os clientes encontram uma ampla oferta de fretes, uma vez que há diversos vendedores em um mesmo ambiente. Na maioria das vezes, o transporte fica a cargo de cada lojista, o que impacta o valor da logística.
Apesar de ser um local competitivo entre os estabelecimentos, a plataforma também beneficia os comerciantes cadastrados, justamente por possibilitar compras relacionadas e de ocasião.
Vale destacar que a rede atua como intermediária para que todos os vendedores alcancem mais compradores. Isto significa que o marketplace foca nos produtos e não nas marcas em si. Por isso, é padronizado com poucas opções de personalização.
Outra característica interessante da plataforma é a possibilidade que os clientes têm de avaliar as compras feitas e ver as avaliações de outras pessoas. Essas práticas podem impactar sua reputação.
Confira alguns exemplos de marketplaces:
Por que usar nota fiscal em marketplace?
Se a sua empresa pretende atuar em marketplaces, saiba que a nota fiscal é um item imprescindível. Em muitas plataformas, a emissão do documento é uma condição obrigatória para começar a divulgar os produtos.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Já em outras, os empreendimentos que não expedem NF podem sofrer algumas limitações de comercialização e não escalar suas vendas.
É relevante dizer que a emissão de nota fiscal em marketplace protege o consumidor, caso precise trocar ou consertar um bem adquirido, por exemplo, assim como garante ao comerciante o direito de receber pelos produtos ou serviços oferecidos.
Além disso, o registro formaliza o compromisso que a empresa tem em fornecer a mercadoria ou serviço prometido.
Já parou para pensar o que pode acontecer se uma venda on-line for realizada sem a emissão da nota?
Além de ser uma prática ilegal, sua empresa pode passar por auditoria se um cliente denunciar. Outro ponto importante é que o vendedor corre o risco de entregar o produto e não receber o pagamento, afinal, sem o registro, o comprador não tem a obrigação de pagar.
Para o comerciante que quer evitar dor de cabeça com questões legais, recomendamos assistir ao vídeo abaixo sobre processos jurídicos no e-commerce, que inclui uma passagem sobre a não emissão de nota fiscal.
O que acontece se não emitir nota fiscal em marketplace?
As empresas que trabalham com vendas virtuais e não emitem nota fiscal em marketplace podem sofrer penalidades e multa da Receita Federal. Afinal, o órgão fiscalizador pode interpretar a prática como crime contra a ordem tributária. Além disso, o responsável pela infração pode ser preso por um período entre 2 e 5 anos.
Caso você não saiba, essa transgressão está prevista na Lei Nº 8137/90.
Se o vendedor for pessoa física, deve emitir um documento equivalente, isto é, um recibo de venda, uma vez que não pode emitir nota fiscal.
O procedimento de emissão de nota fiscal em marketplace é levado tão a sério que até as plataformas exigem que os lojistas gerem o documento a cada venda feita. Assim, todos os envolvidos, lojas virtuais, empresas e consumidores, ficam resguardados por um comprovante legal.
Saiba também: Tributação no e-commerce: como funciona + cálculo de impostos
Quais são os tipos de nota fiscal em marketplace?
Antes de começar a emitir seus comprovantes de venda, é fundamental conhecer os tipos de nota fiscal em marketplace para saber qual se ajusta ao seu negócio.
No Brasil, existem três modelos de registros, e cada um se destina a um setor de comércio diferente. Confira!
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): também conhecida como nota fiscal de mercadoria ou de venda, é o modelo mais comum usado pelas empresas. A NF-e serve para empreendimentos que vendem produtos físicos de qualquer natureza, como lojas e mercados. Este documento recolhe os seguintes tributos: ICMS e IPI.
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): nota emitida para serviços, como consultorias, cursos on-line, assistências técnicas e escritórios de advocacia. A NFS-e recolhe os tributos ISS (municipal), PIS, COFINS e CSLL.
Aproveite para ler: Tributação em marketplace: como funciona + impostos a pagar
Como emitir nota fiscal em marketplace?
As empresas que sabem como emitir nota fiscal em marketplace conseguem realizar uma melhor gestão tributária e fiscal.
Contudo, antes de aprender a fazer a emissão de nota fiscal em marketplace, seu negócio precisa ter um CNPJ cadastrado. Caso ainda não tenha, recomendamos pedir a orientação de um contador para ajudar neste processo.
Agora sim, vamos às etapas para aprender como emitir nota fiscal em marketplace!
Etapa 1 – Analise as opções de NF-e e NFS-e e escolha a ideal para seu negócio
Antes de iniciar a emissão de suas notas, é vital avaliar o quadro fiscal e a situação cadastral da sua empresa. Assim, você define os tipos de documentos que pode usar.
Caso tenha dúvida de como fazer esta análise, consulte um contador.
Etapa 2 -Tenha um Certificado Digital
O Certificado Digital é um tipo de assinatura virtual que assegura as operações on-line dos empreendimentos em órgãos como a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Este documento funciona como uma chave que garante a autenticidade das notas fiscais. Para adquirir seu certificado, acesse o site da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e procure uma das Autoridades Certificadoras credenciadas.
Vale mencionar que é importante verificar com o seu sistema emissor de notas o modelo de certificado que deve usar. Em geral, as organizações utilizam o A1 e A3.
Em seguida, é só enviar os documentos a uma Autoridade de Registro para validar suas informações. Só assim, pode obter o seu token de acesso.
Etapa 3 – Cadastre sua empresa na Secretaria da Fazenda
Esta etapa é vital, pois é o momento de cadastrar seu negócio junto à Secretaria da Fazenda, órgão responsável pelas operações de cada nota fiscal.
Para isso, a SEFAZ do seu estado ou município deve autorizar sua empresa a emitir o documento.
Etapa 4 – Adquira um software emissor de nota fiscal
Para fazer a emissão de NF-es e NFS-es, é necessário ter um sistema emissor, como o da NFE.io.
Com a ferramenta automatizada, você gera notas no formato certo e as encaminha automaticamente à Receita Federal.
Existem também os softwares gratuitos oferecidos pelo governo, mas ocasionalmente ficam fora do ar, o que atrasa o envio dos comprovantes fiscais.
Etapa 5 – Emita sua nota fiscal
Por fim, chegou a etapa que você tanto esperava. Contudo, antes de emitir sua NF-e, verifique os dados preenchidos para evitar erros. Para que o documento tenha validade legal, é imprescindível que tudo esteja correto.
Veja alguns pontos importantes a se atentar no preenchimento:
- a declaração do frete deve vir com o preço do produto;
- os dados do consumidor não podem divergir.
Agora sim, é só fazer a emissão de nota fiscal em marketplace.
Como emitir DANFE para e-commerce?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação on-line da NF-e, que contém a chave de acesso para verificar as informações na internet e acompanhar a mercadoria até o consumidor.
Você pode imprimir este registro no mesmo sistema emissor da nota. Para isso, basta selecionar o arquivo XML. Vamos falar melhor sobre este item no próximo tópico.
Em seguida, anexe a versão em papel na parte externa da mercadoria despachada para o comprador. Assim, a transportadora ou os Correios conseguem entregar a encomenda sem ter problemas com o Fisco.
O DANFE também é útil para a documentação de produtos em órgãos e empresas públicas.
Para que servem os arquivos XML da NF-e?
Os arquivos XML são os registros das notas fiscais emitidas pelas empresas, disponíveis nos sistemas emissores particulares ou na SEFAZ por até 180 dias. Após este período, tudo é deletado. Portanto, é essencial armazená-los digitalmente e fazer um backup de segurança, caso precise usá-los no futuro.
Para ter mais controle sobre os seus arquivos XML, separe-os em pastas mensais ou semestrais. Outra dica relevante é categorizar os eventos especiais, como notas substitutivas e canceladas.
O que fazer se perder os arquivos XML?
Como mencionamos, o arquivo XML é um registro de controle e segurança jurídica das organizações, que precisa ser armazenado em segurança. Entretanto, às vezes, as empresas perdem esses documentos.
Caso aconteça com você, existem formas de recuperá-los. Veja!
- Tente obter uma cópia junto ao destinatário. Geralmente, os arquivos XML são enviados por e-mail para os clientes.
- Obtenha as informações por meio da chave de acesso no DANFE.
- Se o seu empreendimento for registrado no Estado de São Paulo e essas orientações não funcionarem, você pode fazer uma manobra recomendada pela própria SEFA. Tente transmitir uma nota fiscal com a mesma série e número da que precisa recuperar. Assim, o sistema retornará com o erro 509 e com a chave de acesso da NF original.
E-commerce precisa emitir NF-e?
Agora que você está por dentro de como emitir nota fiscal para marketplace, também é relevante entender sobre a importância da NF-e para o e-commerce.
Apesar das duas modalidades pertencerem ao mesmo universo de negócio — no caso, a internet — os conceitos são diferentes. Em resumo, o marketplace é o shopping virtual que reúne os lojistas em uma mesma plataforma on-line, enquanto o e-commerce é a loja propriamente.
Dito isso, o e-commerce também precisa emitir NF-e, assim como qualquer empresa que vende mercadorias. O documento, inclusive, deve acompanhar o produto em trânsito até chegar ao comprador.
A emissão de nota fiscal em e-commerce garante que as organizações se mantenham em conformidade legal com o Fisco. Além disso, ao transmiti-la, o vendedor oferece outras vantagens para os consumidores. Confira!
- Transmite credibilidade: a NF-e indica que a empresa atua conforme as regras fiscais e é responsável pela origem da mercadoria comercializada.
- Permite comprovar a compra: a nota oferece mais segurança para os clientes comprarem os produtos. Essa proteção facilita a fidelização dos consumidores. É um bom benefício, especialmente para os e-commerces que estão começando.
- Possibilita um envio seguro: como a compra acontece virtualmente, a loja envia o produto até a casa do comprador. Neste caso, é fundamental que a entrega ocorra com a nota de venda anexada para evitar apreensão pelos órgãos fiscalizadores e multa para o lojista.
Atenção! É importante enfatizar que o comprovante fiscal de e-commerce deve seguir a NT 2020.006, documento publicado no portal da Secretaria da Fazenda, que estabelece os detalhes das NF-es e NFC-es emitidas para serem válidas.
Vale ressaltar ainda que o procedimento para fazer a emissão de nota fiscal em e-commerce é o mesmo do marketplace, que explicamos acima. Então, ao vender seus produtos nesse ambiente, já sabe como emitir o documento.
Ganhe agilidade na emissão de nota fiscal em marketplace!
Todo marketplace pode reunir lojistas de diferentes segmentos em sua plataforma. Neste tipo de negócio, as vendas de qualquer empresa acontecem 24 horas por dia e em uma quantidade elevada. Afinal, a rede virtual facilita as compras relacionadas e de ocasião.
Já pensou ter os seus produtos hospedados em um marketplace e identificar que suas vendas crescem todos os dias? Se acontecer com sua empresa, significa que seu empreendimento está em ascensão, e que você terá que emitir muitas NF-es.
Fazer a emissão de notas fiscais em um marketplace manualmente pode ser desafiador para qualquer empreendedor, principalmente para quem é iniciante no negócio.
Contudo, você pode simplificar o processo com um sistema de notas, como o software automatizado da NFE.io.
Com a nossa plataforma, você deixa as tarefas operacionais de lado e foca nas estratégias para fazer sua organização crescer ainda mais.
Se precisar de mais detalhes do nosso sistema gerenciador de NF-es, entre em contato com os nossos especialistas!
