Como emitir Nota Fiscal em São Paulo: veja o passo a passo

Se você é empreendedor, sabe muito bem da importância de manter seus negócios alinhados com as normativas fiscais. E, para conferir autenticidade às suas transações comerciais, você deve emitir notas fiscais! 

Além de rápido, o processo é extremamente vantajoso para sua empresa. Pois, ele não só reduz custos com impressões como também otimiza a gestão financeira do seu empreendimento, além, é claro, de fortalecer a confiança dos clientes. 

Ao adotar essa prática, você não só consegue simplificar as operações como também melhorar a eficiência dos seus processos internos. Isso porque ela possibilita a integração com o departamento financeiro! 

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Não há dúvidas que há muitos benefícios, mas você sabe como emitir Nota Fiscal em São Paulo para colher todos eles? 

Ao longo deste artigo, vamos explorar tudo o que você precisa saber para realizar este procedimento sem complicações. Desde para que serve a Nota Fiscal, os tipos de notas fiscais em São Paulo e quem deve emitir, até o passo a passo para emitir NFe em São Paulo.

Já prepare o bloco de notas e vamos lá! 

Para que serve a Nota Fiscal? 

A principal função da Nota Fiscal é garantir a transparência e legalidade nas operações financeiras. Ela não serve só como um recibo, mas também para garantir que tudo esteja certo na parte de impostos, já que é uma parte importante quando o assunto é controle financeiro. 

Isso é válido não apenas para a empresa em si, uma vez que a Nota Fiscal registra as entradas e saídas de dinheiro, mas também em um contexto mais amplo, uma vez que os dados desses documentos são monitorados por órgãos oficiais.

Além disso, a Nota Fiscal é uma garantia para o consumidor, assegurando seus direitos de reclamação e troca. É importante lembrar que, em situações em que um produto apresenta problemas ou surgem questões relacionadas à transação, a apresentação da Nota Fiscal é obrigatória.

O mesmo acontece em notas fiscais de serviços, que documenta não apenas o valor envolvido, mas também os detalhes do serviço prestado, fundamental para garantir transparência financeira. 

É por este motivo que você precisa saber como emitir Nota Fiscal em São Paulo. Mas, antes de conferir as etapas da emissão, vamos descobrir quem deve emitir NFe em São Paulo. Confira a seguir. 

Quem deve emitir Nota Fiscal em São Paulo?

Segundo a prefeitura de São Paulo, cerca de 20 milhões de prestadores de serviços emitem notas fiscais todos os meses no município. A obrigatoriedade de emissão se aplica em diversas situações e tipos de negócios, como:

• Empresas Prestadoras de Serviços: se você é uma empresa que presta serviços, a emissão da Nota Fiscal é obrigatória. Isso se aplica a uma ampla gama de serviços, desde consultorias até atividades mais específicas;

• Comércios Varejistas e Atacadistas: tanto estabelecimentos que vendem diretamente ao consumidor final quanto aqueles que atuam no atacado precisam emitir Nota Fiscal;
• Indústrias: empresas que produzem bens tangíveis, como produtos manufaturados, também estão sujeitas à obrigatoriedade;

• Profissionais Autônomos e Liberais: se você atua como profissional autônomo ou liberal e presta serviços, mesmo que de forma independente, também é obrigado a emitir; 

• Microempreendedores Individuais (MEIs): MEIs são obrigados a emitir Nota Fiscal em suas transações comerciais, mesmo eles tenham um limite anual para faturamento;

• Transações Interestaduais: caso sua empresa realize transações comerciais que ultrapassem os limites do estado de São Paulo, pode ser necessário emitir Nota Fiscal específica para operações interestaduais.

Qualquer empreendedor, seja autônomo, Microempreendedor Individual (MEI) ou outro tipo de empresário pode aprender como emitir Nota Fiscal em São Paulo e sem ter que baixar nenhum programa!

Você verá logo adiante, após explicarmos sobre quais são os tipos de notas fiscais em São Paulo. 

Tipos de notas fiscais em São Paulo 

Assim como em todo o Brasil, existem diferentes tipos de notas fiscais em São Paulo, cada uma adequada a determinadas transações e operações comerciais, sendo os principais: 

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Nota Fiscal de Produtos Eletrônica (NF-e)

Este documento eletrônico é emitido por empresas que realizam a venda de produtos físicos e é processado através da Secretaria da Fazenda de cada estado. Sua vinculação é principalmente ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Emitida por prestadores de serviços, esta Nota Fiscal é gerada tanto pela prefeitura quanto pelo novo sistema nacional, estando associada ao Imposto sobre Serviços (ISS).

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Direcionada ao varejo, esta nota é emitida para o consumidor final e substitui o tradicional cupom fiscal em todo o país. A sua emissão requer o uso do SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos).

Vale lembrar que a responsabilidade pela emissão das notas fiscais de produtos recai sobre o estado, enquanto as notas fiscais de serviços são de competência da prefeitura de São Paulo — a menos que se trate de Microempreendedores Individuais (MEIs), que, desde o dia 1º de setembro de 2023, só podem utilizar o sistema nacional padronizado para a emissão de NFS-e.

Em todos esses cenários, a realização do processo já pode ser efetuada pela internet. Basta possuir uma senha web ou certificado digital e acessar os sistemas governamentais correspondentes.

Embora haja muitos tipos, as mais utilizadas são a Nota Fiscal de Produto (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), às quais vamos te ensinar como funciona a emissão! 

Antes de aprender como emitir nota fiscal em São Paulo, atente-se: 

Antes de aprender como emitir Nota Fiscal em São Paulo, é importante saber que todos os empresários (donos de empresas de qualquer porte) devem possuir acesso ao sistema da prefeitura para fazer a emissão de Nota Fiscal em São Paulo. 

Quanto aos Microempreendedores Individuais (MEI), para emitir uma nota no sistema federal, precisam efetuar o cadastro no Portal Nacional de Emissão de NFS-e. Esse procedimento permite a geração de um código e uma senha necessários para o processo de emissão.

Além disso, é válido lembrar que ambos precisarão de um escritório de contabilidade para realizar o cálculo dos seus impostos.

Para ter acesso ao sistema, o empreendedor precisa de uma senha web ou de certificado digital. Os requerentes podem ser divididos em:

Pessoa física e MEI

Para ter acesso ao sistema federal, a pessoa física e MEI (Microempreendedor Individual) deve fazer o cadastro no Portal Nacional de Emissão de NFS-e. 

Esse procedimento permite a geração de um código e uma senha necessários para o processo de emissão.

Para te ajudar neste processo, separamos um vídeo do Sebrae-SP, que ensina desde como fazer o cadastramento até a emissão da nota. Confira: 

Pessoa jurídica (com CNPJ)

O acesso ao sistema é obtido através do certificado digital da empresa, ou seja, o documento de identidade virtual, como o e-CNPJ (CNPJ eletrônico). Este documento é utilizado apenas para pessoa jurídica não optante pelo Simples Nacional.

É necessário que o interessado vá até à praça de atendimento da Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico para pedir o desbloqueio da senha. Com o desbloqueio efetuado, será possível saber como emitir Nota Fiscal em São Paulo.

Agora que você já sabe todos esses detalhes, confira o passo a passo de como emitir Nota Fiscal em São Paulo.

Confira também: Você sabe como funcionam os programas para emissão de Nota Fiscal Eletrônica?

Passo a passo para emitir Nota Fiscal eletrônica em São Paulo

Nota fiscal de produto (NF-e)

O processo inicial para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica de Produtos em São Paulo envolve o cadastro na Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (SEFAZ-SP). A seguir, você deverá: 

1. Acessar o sistema da SEFAZ-SP utilizando as mesmas credenciais de usuário e senha de contribuinte usadas para acessar os serviços do Posto Fiscal Eletrônico (PFE);
2. Dentro do sistema, escolha o estabelecimento correspondente e revise, corrija ou atualize as informações pré-cadastradas exibidas na tela;
3. Após essa etapa, seu estabelecimento estará autorizado a emitir a NF-e;
4. A SEFAZ-SP recomenda a realização de testes de emissão de notas fiscais antes de solicitar o credenciamento no ambiente de produção;
5. Após a conclusão dos testes e a verificação de que tudo está em conformidade, clique em “Credenciamento para emissão de NF-e em produção” e aguarde a publicação do credenciamento no Diário Oficial do Estado;
6. 6. Certifique-se de que o certificado digital utilizado na Nota Fiscal eletrônica contenha o CNPJ do estabelecimento ou da matriz da empresa;
7. Os empreendedores têm a opção de utilizar um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas ou adotar o sistema disponibilizado pelo Sebrae.

Nota Fiscal de produto (NF-e)

Passo 1: Acesse o site da prefeitura

Acesse o site da prefeitura www.notadomilhao.prefeitura.sp.gov.br e, ao lado direito da tela, clique no botão verde “acessar o sistema”.

Passo 2: Faça o login

• Faça o login inserindo nome de usuário e CPF em caso de pessoa física, ou usuário e CNPJ em caso de pessoa jurídica.
• Em seguida, insira a senha web.
• Clique no botão “Entrar”.
• Para quem possui Certificado Digital, a opção de acesso fica um pouco mais acima do campo usuário e senha, bastando acessar o link “Clicando aqui” da página.

Passo 3: Abra a página inicial

Abre-se, então, a página inicial com opções para alteração de dados e o botão para emissão de Nota Fiscal.

• Vá ao lado esquerdo da tela, siga até o botão “Emissão de NFS-e” (é a quarta opção da lista).

Passo 4: Preencha os dados

• Clique neste botão e, em seguida, preencha os dados da empresa para a qual o serviço será prestado.
• Os dados requeridos nesta etapa são CPF ou CNPJ.
• Após preencher, clique em “Avançar”.

Passo 5: Verifique todos os dados

Uma nova página vai se abrir para que seja possível verificar todos os dados da empresa destinatária da Nota Fiscal. Em muitos casos, como nesta imagem, os dados estão preenchidos.

É necessário completar todos os campos obrigatórios da página.

Passo 6: Complete os novos campos

Agora, é hora de preencher os dados referentes ao endereço, fazer uma descrição do produto, inserir o valor total da nota, data de vencimento e outros. Nem todos os campos precisam ser preenchidos, apenas aqueles que a página julgar necessários.

Por fim, após conferir todos os dados na mesma página, basta clicar em “Emitir”. A página oferece opção de enviar a Nota Fiscal de São Paulo por e-mail ou fazer uma impressão na hora.

No campo “Discriminação dos serviços” é onde há informações importantes para você e para o destinatário.

Por exemplo, vale informar o tipo de serviço prestado, metragem, tipo de solicitação, materiais utilizados e o tipo de serviço executado. Essas informações não são obrigatórias, mas são válidas para informar com detalhes qual o tipo de serviço está sendo oferecido.

Detalhes para ficar atento na hora emitir Nota Fiscal em São Paulo 

• Caso o empreendedor não queira incluir os detalhes da transação, basta apenas escrever nesse campo “Prestação de serviços”. Data de vencimento e dados bancários também podem ser discriminados nesta etapa;
• Perceba que há a opção de “Valor total da Nota”, em que deve se colocar o valor total do serviço, sem deduções ou descontos. É o valor “bruto” do serviço. Por exemplo, se o empreendedor vendeu um serviço por R$ 1.345,00, basta escrever exatamente este valor;
• O campo “ISS é retido pelo tomador?” é preenchido automaticamente, de acordo com o seu código de serviço;
• Logo abaixo, há o campo “Substituição de Recibos Provisórios de Serviços RPS por Nfs-e” que deve ser preenchido se sua empresa emite recibos provisórios e substitua-os no momento da emissão.

O processo de como emitir Nota Fiscal em São Paulo é mais simples do que parece. Com o passar do tempo, esta tarefa ficará mais familiar para o prestador de serviço, que poderá usar a emissão de Nota Fiscal da prefeitura de São Paulo para garantir novas parcerias, mais vendas e mais confiança em suas transações comerciais.

Veja mais: Entenda qual a importância da emissão de Nota Fiscal Eletrônica NF-e

Como fazer o controle e a emissão de tantas notas fiscais? 

Usar um gerenciador de notas fiscais é uma saída adotada por muitas empresas.

Isso porque todo o processo é automatizado, do cálculo dos impostos à emissão das notas. Um sistema como o NFE.io, por exemplo, oferece funcionalidades extras, como um painel de controle com todo o histórico de suas notas emitidas, serviços de consultas diversas e até desconto na emissão do certificado digital.

O funcionamento da NFE.io é simples:

• Você registra o valor da venda na sua plataforma de pagamento;
• A NFE.io recupera essa informação e inicia a comunicação com a prefeitura;
• Em poucos minutos, o sistema emite a nota fiscal, que é automaticamente enviada para o seu cliente por e-mail;

Além disso, caso o site da prefeitura esteja inacessível, a plataforma da NFE.io gerencia esse período de inatividade e tenta reemitir a nota até que o processo seja concluído. Dessa forma, além de agilizar o processo de emissão e envio da nota fiscal, você não precisa se preocupar com possíveis problemas técnicos.

Se deseja implementar essa facilidade na sua empresa, entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas. Nossa equipe está à disposição para ajudar você e a sua empresa a prosperar ainda mais! 

Confira mais detalhe: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io