Como conseguir segunda via de nota fiscal? Passo a passo!

A nota fiscal é importante tanto para quem vende como para quem compra, uma vez que o documento comprova a transação comercial feita entre o cliente e a empresa e os impostos recolhidos. 

Mesmo sendo essencial guardá-la por um tempo, é comum que muita gente não tenha esse cuidado e que, assim, procure saber “como conseguir segunda via de nota fiscal”?  

Outras dúvidas recorrentes são: as empresas são obrigadas a emitir a nota novamente? Como pode ser feita essa solicitação pelo cliente? Existe outro documento que a substitua? 

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Todas estas questões serão respondidas ao longo deste texto. Além disso, mostraremos o passo a passo completo para saber como conseguir a segunda via de nota fiscal na internet, quando é necessário obtê-la e os requisitos exigidos para emitir a nova versão.

Acompanhe a leitura e descubra tire todas essas dúvidas!

Diferença entre nota fiscal original e segunda via

Antes de falarmos sobre a segunda via da nota fiscal, é importante comentar a respeito da diferença entre NF original e a segunda via.

A nota fiscal é um documento obrigatório que deve ser emitido por empresas, microempreendedores e prestadores de serviços quando ocorre uma transação comercial. Trata-se de um comprovante legal, que auxilia os negócios a cumprirem com suas obrigações fiscais e tributárias.

Para emitir uma nota fiscal, é preciso preenchê-la com informações do negócio, do cliente e do produto ou serviço comercializado, como:

• Dados da empresa contribuinte;
• Dados do cliente;
• Local da venda;
• Data e hora da compra;
• Produto vendido;
• Cálculo de impostos;
• Transportadora.

É importante ter em mente que não existe diferença entre a nota fiscal original e a segunda via. Essa opção só é necessária quando o cliente perde o documento e precisa apresentá-lo  ao estabelecimento para realizar uma troca de produto ou fazer um conserto, por exemplo.

No entanto, existem casos em que o consumidor solicita uma segunda via e o documento é emitido com informações diferentes da original. Se essa situação acontecer, o estabelecimento deve corrigir os dados da nota.

Caso o problema não seja corrigido na NF, saiba que o cliente pode contactar instituições de proteção ao consumidor para evitar danos em seus registros fiscais.

Vale reforçar que ter uma segunda via de NF com dados diferentes da nota fiscal original pode gerar complicações contábeis futuras para o seu negócio.

Quando é necessário obter a segunda via da nota fiscal?

Ninguém está livre de ter que conseguir uma segunda via de nota fiscal. Afinal, qualquer pessoa que adquire um produto ou serviço e recebe uma NF, pode perdê-la. 

Além disso, o documento também pode ser extraviado, danificado ou não ser entregue pelo estabelecimento onde foi feita a compra.

Se uma dessas situações acontecer com algum cliente, fique atento, pois ele pode precisar da segunda via da nota para certas ocasiões. Veja a seguir:

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

• para realizar o registro contábil;
• para apresentar em auditorias;
• para reparar um produto que está na garantia;
• para realizar a troca de uma mercadoria.

Há obrigação de emitir a segunda vida de nota fiscal?

Apesar de o Código de Defesa do Consumidor (CDC) declarar que todo cliente tem o direito de receber uma NF ao comprar um produto ou serviço, a lei brasileira não obriga os empreendimentos a emitir a segunda via de nota fiscal.

Contudo, se você precisar obter de algum fornecedor uma segunda via de nota que tenha perdido, saiba que essa nova versão não gera custo para quem a emite. Portanto, as empresas não podem cobrar dos clientes a reemissão da NF.

Conheça os requisitos para obter a segunda via da nota fiscal

Você já viu aqui que existem situações em que é necessário saber como conseguir a segunda via de nota fiscal.

Então, caso você precise solicitar uma nova nota a um fornecedor, é indispensável ter alguns dados importantes e corretos para a emissão do documento. 

Confira a seguir as informações necessárias para solicitar a segunda via da NF:

• número da nota;
• data da compra;
• nome do cliente;
• detalhes do produto ou serviço.

Por quanto tempo a nota fiscal deve ser guardada?

Saber por quanto tempo a nota fiscal deve ser guardada é importante, caso você precise solicitar a segunda via de alguma NF.

Pela lei brasileira, toda empresa é obrigada a arquivar as notas fiscais por um período de cinco anos, após a emissão do documento, para apresentar em auditorias ou fiscalizações, se necessário. Como dono de empresa, é imprescindível seguir essa diretriz.

Ao guardar suas notas fiscais pelo prazo de cinco anos, caso precise apresentá-las para algum órgão fiscalizador, você não terá dor de cabeça.

Por que salvar a nota fiscal?

Como comentamos, a nota fiscal é o documento que permite comprovar para o governo e instituições de fiscalização que sua empresa está em dia com as obrigações fiscais.

Sendo assim, os empreendimentos que recebem uma nota fiscal de um fornecedor, por exemplo, também devem salvar o documento, por pelo menos cinco anos, após a emissão do mesmo. 

Afinal, é com a NF que os empresários poderão comprovar a entrada e a saída de produtos e a arrecadação dos impostos devidos.

Como conseguir segunda via de nota fiscal?

Uma dúvida comum dos consumidores é saber como conseguir segunda via de nota fiscal, principalmente quando o produto adquirido precisa de algum reparo, ou para verificar se o serviço contratado continua na garantia.

A boa notícia é que é possível ter acesso a mais uma via desse documento. Veja abaixo o passo a passo.

1. Entre em contato com o emissor da nota fiscal

A maneira mais simples para obter a segunda via de uma nota fiscal é entrando em contato com quem a emitiu, ou seja, o fornecedor que vendeu o produto ou o prestador do serviço.

Aqui é importante deixar claro que não há lei que os obrigue a emitir esse documento novamente.

A lei n.º 8.846 de 21 de janeiro de 1994, que fala sobre a emissão de documentos fiscais, dispõe quanto aos dados que obrigatoriamente devem constar nas notas, bem como as infrações em caso de descumprimento, mas não aborda a segunda via.

Porém, mesmo que não seja obrigatório emitir a segunda via da NF, entra em questão o bom relacionamento com o fornecedor. Afinal, a reemissão não gera custo para as empresas. Além disso, todo negócio é obrigado a armazenar as notas fiscais emitidas pelo período de cinco anos.

2. Busque a nota fiscal no e-mail

Se um fornecedor se recusar a emitir a NF, é importante informá-lo que a maioria dos municípios exige a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e). Aproveite para reforçar que o documento protege as duas partes em relação às obrigações fiscais que devem ter junto ao Fisco.

Tendo em vista a relevância das notas fiscais, muitos comércios e prestadores de serviço passaram a enviá-las diretamente para o e-mail do cliente.

Dessa forma, se o fornecedor informou o endereço eletrônico no ato da venda de um item, vale a pena consultar a caixa de entrada, assim como a lixeira e a caixa de spam, antes de seguir para o próximo passo.

3. Acesse o site da Secretaria da Fazenda ou da Prefeitura

Quem procura saber como conseguir segunda via de nota fiscal tem ainda mais dois caminhos a seguir, caso nenhum dos anteriores tenha gerado resultado. 

• Acessar o site da SEFAZ; 
• Acessar o portal da Prefeitura do emitente da NF.

Pela Secretaria da fazenda (SEFAZ)

Esta opção é especialmente válida para produtos entregues via transportadora ou Correios. Para conseguir a segunda via da nota fiscal pela SEFAZ basta ter a chave de acesso informada no DANFE.

O DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é uma versão simplificada da NF-e entregue com a mercadoria. Ele não substitui a nota fiscal, mas é fundamental para identificar o objeto enquanto está em trânsito.

Além disso, é nesse documento que consta a chave numérica composta por 44 dígitos, os quais são necessários para a emissão da segunda via da nota fiscal pelo sistema da SEFAZ.

Caso o fornecedor também tenha se desfeito do DANFE, a alternativa para acessar esse documento é voltar para o primeiro passo e entrar em contato com o emissor da nota fiscal.

No entanto, quem coloca em prática esta terceira etapa, significa que o contato direto não deu certo. Nesse caso, ainda resta mais uma opção, que é contactar diretamente a Secretaria da Fazenda. Para isso, o fornecedor precisa ter um Certificado Digital.

Pela Prefeitura 

Outra possibilidade para quem busca saber como conseguir segunda via de nota fiscal, especialmente se for a NFS-e (Nota fiscal de serviço eletrônica), é entrar no site da Prefeitura do emitente.

Para isso, é preciso ter pelo menos o CNPJ do prestador do serviço. Vale destacar que outros dados podem ser solicitados, podendo variar segundo cada portal.

Como ter acesso às notas fiscais emitidas no meu CPF?

Cada governo ou cidade define suas respectivas regras para o programa de incentivo à emissão de notas fiscais. 

Em um primeiro momento, você deve acessar o site do governo estadual e buscar pelo termo “Programa da nota fiscal”. 

Os portais indicam o cliente sobre o passo a passo para completar o cadastro.

Ao participar do programa de notas fiscais registradas no seu CPF, você terá acesso a todos os documentos emitidos em seu nome e poderá verificar se o registro foi, de fato, concluído. 

A fiscalização do próprio consumidor também é vital, uma vez que, ao acessar as notas emitidas no seu CPF, você pode cuidar com mais assertividade da prestação de contas das operações financeiras. 

De maneira geral, o acesso fica em uma página online dentro do portal da Secretaria Estadual da Fazenda. 

Além disso, esta página permite que o usuário conclua diversos serviços, como:

• atualizar o cadastro;
• verificar as recompensas;
• solicitar pagamento quando tiver direito;
• concorrer a prêmios;
• conferir o desconto em impostos e taxas. 

A propósito, separamos este guia que pode te ajudar neste processo. Assista!

Como consultar a nota fiscal emitida para meu CNPJ?

Saber como consultar a nota fiscal emitida pelo CNPJ contribui com a gestão fiscal e financeira das empresas, uma vez que essa prática ajuda a identificar erros de preenchimento, duplicação de informações ou fraudes. Além disso, é possível controlar as entradas e saídas financeiras das organizações.

Para fazer a consulta das NFs para o seu CNPJ, você pode utilizar o portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado, mediante a realização de um cadastro e ter um Certificado Digital (e-CNPJ), ou utilizar um software de emissão de notas, como o da NFE.io.

No caso da consulta no SEFAZ, você deve informar o número da nota do produto ou serviço adquirido, a data da emissão e outras informações que a secretaria poderá solicitar. 

Vale lembrar, que nesse portal só é possível fazer consultas únicas e, de forma manual, de notas utilizando a chave de acesso, um número com 44 dígitos que está presente no DANFE, que citamos acima.

Já com o sistema de emissão de notas fiscais da NFE.io, é possível consultar várias notas pelo CNPJ e baixar arquivos .xml, de forma automática e ágil, contribuindo com a otimização de processos internos.

Afinal, qual a importância da nota fiscal? 

Para as empresas, a emissão da nota fiscal garante o recolhimento correto dos impostos. O documento deve ser emitido em todas as transações de vendas de produtos ou de prestação de serviços. No entanto, quando isso não ocorre, o governo considera como crime de sonegação fiscal.

Já para o consumidor a nota fiscal comprova a garantia do serviço prestado ou do produto adquirido, principalmente quando esse precisa ir para a assistência técnica. O documento vale também para casos de reembolso, troca e para o preenchimento do Imposto de Renda.

O vídeo do canal Conube Contabilidade fala detalhadamente sobre a importância desse documento fiscal. Veja a seguir!

Existe alternativa para a nota fiscal?

Quando se busca saber como conseguir segunda via de nota fiscal, outra dúvida que passa na cabeça dos consumidores é: “Existe alguma alternativa para esse documento?”. A questão surge, especialmente, quando é preciso apresentá-lo devido a um dos motivos descritos no tópico anterior.

Uma das alternativas à nota fiscal é o Certificado de Garantia, que pode ser usado tanto para comprovar a posse do bem quanto para solicitar reembolso ou troca.

A outra opção é apresentar a fatura do cartão de crédito, caso o pagamento tenha sido dessa forma. Outros tíquetes ou comprovantes também podem ajudar a comprovar a data de aquisição.

Como as empresas podem emitir a segunda via da nota fiscal?

Considerando que várias regiões do Brasil exigem a emissão da NF-e, é comum que as empresas utilizem softwares para gerar e armazenar esses documentos. Isso facilita como conseguir segunda via de nota fiscal, contribuindo também para melhorar o relacionamento com o cliente.

No caso do sistema da NFE.io, por exemplo, todas as notas fiscais emitidas são armazenadas na nuvem, facilitando o acesso, cumprindo o tempo de guarda estipulado pela legislação brasileira e garantindo que estejam disponíveis sempre que necessário.

A NFE.io também oferece outros serviços que otimizam o processo fiscal das empresas:

• cálculo de impostos;
• acompanhamento do fluxo de vendas;
• administração de vários CNPJs;
• emissão de notas fiscais automaticamente;
• envie NF-e via e-mail para os seus clientes, e muito mais.

Que tal conhecer mais detalhes do nosso sistema de emissão de notas para agilizar os processos da sua equipe e poder se dedicar a outras tarefas mais importantes? Entre em contato com nossa equipe de especialistas para saber mais informações!