Como melhorar o fluxo de caixa e pagamentos em escolas?

Tempo de leitura: 7 minutos

O fluxo de caixa em escolas é um assunto que deve ser levado a sério por qualquer instituição de ensino, uma vez que esse processo é diretamente responsável pelos resultados e sucesso do empreendimento.

Em geral, a gest√£o financeira em escolas inclui gastos e despesas, cobran√ßas, realiza√ß√£o de matr√≠culas e rematr√≠culas, controle da inadimpl√™ncia e outras vari√°veis que afetam a sa√ļde financeira da institui√ß√£o.

Portanto, nada melhor do que entender de fato o que precisa ser feito para tomar as melhores decis√Ķes que levem ao sucesso da escola!

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O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa √© uma ferramenta de gest√£o financeira essencial para qualquer opera√ß√£o. √Č um instrumento respons√°vel por acompanhar as movimenta√ß√Ķes financeiras de uma empresa, como receitas e despesas durante determinados per√≠odos.

Apesar do seu conceito ser simples, o fluxo de caixa demanda bastante aten√ß√£o aos detalhes para que auxilie nas tomadas de decis√Ķes e nas melhorias cont√≠nuas do desempenho financeiro.

A gestão financeira em escolas tem como objetivo organizar e controlar os seus recursos, bem como garantir o fluxo de pagamentos dos alunos e evitar a inadimplência.

Entenda em detalhes: o que é movimento de caixa e o que é fluxo de caixa?

Como fazer o fluxo de caixa em escolas?

1. Crie um planejamento financeiro

O primeiro passo para uma fazer o fluxo de caixa em escolas é pelo planejamento. Assim como em outros negócios, a gestão financeira em escolas também deve contar com a ideias de como montar um plano de negócios e um plano de gestão financeira.

Se você está iniciando as atividades, é importante apresentar uma projeção detalhada do fluxo de caixa para os meses iniciais e para os próximos anos. Com base nessa previsão, será possível calcular os valores totais e o tempo necessário para atingir o ponto de equilíbrio financeiro.

Vale lembrar que, em tempos de instabilidade econ√īmica, entender o que √© um fluxo de pagamentos e monitorar o fluxo de caixa de sua escola √© fundamental para lidar melhor com poss√≠veis cancelamentos de matr√≠cula e inadimpl√™ncias.

Em seu planejamento financeiro, leve em consideração as seguintes abordagens:

  • levantamento de todas as despesas e receitas, atuais e futuras;
  • planos de investimentos e expans√£o;
  • ciclo operacional da gest√£o financeira da escola;
  • atualiza√ß√Ķes de or√ßamento, despesas e valores dos planos escolares;
  • previs√Ķes de receb√≠veis.

2. Controle todas as entradas e saídas

Todas as entradas (receitas) e saídas (despesas) precisam ser registradas de forma adequada e organizada. Ou seja, qualquer transação financeira que acontece no fluxo de caixa em escolas deve ser listada para o controle financeiro.

Busque fazer esse processo sempre no exato momento em que as movimenta√ß√Ķes acontecem, anotando os valores e as datas das entradas e sa√≠das.

Tamb√©m √© importante deixar bem claro o significado de cada uma das informa√ß√Ķes para manter o fluxo de pagamentos em escolas em dia e ter controle sobre a inadimpl√™ncia de alunos, por exemplo.

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3. Categorize o fluxo de caixa da sua escola

Aproveitando a deixa sobre deixar claro a organiza√ß√£o do fluxo de pagamentos na escola, a dica aqui √© categorizar as movimenta√ß√Ķes conforme seus respectivos gastos e recebimentos.

Isto √©, separe as informa√ß√Ķes por categorias, como:

  • recebimentos de mensalidades a prazo;
  • recebimentos de mensalidades √† vista;
  • custos operacionais fixos;
  • despesas vari√°veis;
  • sal√°rios dos funcion√°rios;
  • aquisi√ß√£o de materiais did√°ticos;
  • entre outros.

4. Revise o fluxo de caixa escolar periodicamente

Você já tem o planejamento, controle atual e categorização do fluxo de caixa de sua escola, mas de nada adianta se não manter uma rotina e disciplina para controlar a gestão financeira periodicamente.

Portanto, recomenda-se determinar uma periodicidade para efetuar o controle financeiro do caixa e assegurar que tudo esteja de acordo com o planejado.

Essas revis√Ķes podem acontecer semanal ou mensalmente, dependendo do tamanho da sua institui√ß√£o de ensino. O prop√≥sito aqui √© evitar o ac√ļmulo de informa√ß√Ķes e n√£o perder tempo com retrabalhos. Mantenha o fluxo de caixa sempre atualizado!

Confira alguns artigos mais detalhes sobre como você pode ajudar o seu setor financeiro a se organizar e controlar o fluxo de caixa e pagamentos em escolas:

5. Escolha um programa de fluxo de caixa

A gestão financeira em escolas não deve ignorar o que a tecnologia tem de melhor para oferecer em prol de mais produtividade, eficiência e resultados. Por isso, escolher uma boa ferramenta de gestão financeira é capaz de otimizar seus recursos e evitar desperdícios para manter o negócio funcionando.

Essas plataformas são importantíssimas para gerir uma instituição de ensino.

Elas trazem recursos, funcionalidades e automa√ß√Ķes que v√£o assessorar o controle de como fazer o fluxo de caixa em escolas, entender a realidade financeira e permitir adotar medidas de gest√£o que estejam de acordo com os seus objetivos.

Por exemplo, uma excelente plataforma pode ajudar o setor financeiro a organizar e diminuir a inadimplência escolar.

Os programas facilitam a compreens√£o de como funciona o fluxo de caixa em escolas e geram praticidades, como registros de informa√ß√Ķes. Entre suas diversas vantagens, vale destacar:

  • sem necessidade de realizar c√°lculos manuais;
  • redu√ß√£o das chances de erros;
  • registro dos dados em um √ļnico sistema centralizado;
  • evita riscos de perdas de informa√ß√Ķes importantes;
  • facilita a an√°lise dos dados do fluxo de caixa em escolas.
  • envia lembretes e notifica√ß√Ķes sobre contas a pagar ou receber.

Não deixe de ler também: 6 melhores sistemas escolares e suas principais vantagens

6. Invista em um programa de gest√£o de notas fiscais

Além de controlar o fluxo de caixa da escola, sua empresa também precisa de um programa para fazer o cálculo dos impostos e a emissão das notas fiscais.

N√£o s√£o todos os programas de fluxo de pagamentos em escolas que oferecem essa funcionalidade essencial para sua gest√£o.

Como prestadoras de servi√ßos, as escolas e institui√ß√Ķes de educa√ß√£o em geral s√£o obrigadas a emitir nota fiscal eletr√īnica de servi√ßos para todos os alunos/pais.

Sem contar que, se for o caso de você ter uma rede de escolas de diferentes cidades e filiais, então deve ficar atento para a emissão das notas para as diversas prefeituras.

Ent√£o, entra em cena um software que pode automatizar e agilizar a emiss√£o de notas fiscais, tornando o processo e o atendimento muito mais eficientes.

O NFE.io é um sistema de gerenciamento de notas fiscais que conta com cálculo automático dos impostos, da emissão, geração dos arquivos XML e HTML, envio das notas por e-mail e um poderoso painel de controle de dados.

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