O que é inadimplência escolar? Como controlar e diminuir?

Tempo de leitura: 8 minutos

Como controlar e calcular a inadimplência escolar de sua instituição?

O número de brasileiros inadimplentes atingiu 28,7% das famílias em maio de 2022, sendo a oitava alta consecutiva do indicador que cresce desde outubro de 2021, de acordo com dados da Pesquisa de Endividamento e Inadimplência do Consumidor (CNC).

A área da educação foi uma das que sofreu bastante durante a pandemia com o aumento no volume das inadimplências.

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Ainda em 2020, uma pesquisa realizada pela Explora – Pesquisas, Métricas e Inferências Educacionais revelou que apenas 9% das famílias estavam inadimplentes antes da pandemia, percentual que passou para 21% em maio, pouco tempo após o início.

Mesmo com a volta ao “normal”, a preocupação ainda é válida e é importante ficar de olho em estratégias para a inadimplência escolar. Continue a leitura e descubra como calcular e diminuir a inadimplência escolar!

O que é inadimplência escolar?

A inadimplência ocorre quando há a falta de pagamento de contas, dívidas e obrigações financeiras. Ou seja, a pessoa não paga o que deve até a data limite da cobrança. Na área educacional, a inadimplência escolar acontece quando pais ou responsáveis deixam de pagar a mensalidade.

Qualquer instituição de ensino deve levar a sério as formas de como controlar a inadimplência escolar, uma vez que precisam de recursos financeiros para se manter funcionando e oferecer uma educação de qualidade para seus alunos.

No entanto, a inadimplência escolar acaba prejudicando o fluxo de caixa e todo o planejamento financeiro da instituição. E a sucessiva inadimplência ao longo dos meses, somando todos os alunos na mesma situação, pode comprometer as atividades da escola a curto e longo prazo.

A seguir, confira algumas dicas de como diminuir a inadimplência escolar!

Como diminuir a inadimplência escolar?

1. Mantenha uma boa comunicação

A primeira dica de como diminuir a inadimplência escolar é manter uma excelente comunicação com os responsáveis pelos pagamentos. Isso vale desde a forma como você mantém a relação com os alunos ou pais, até a escolha de canais de comunicação que sejam eficientes.

Ninguém gosta de ser cobrado, por mais que a escola esteja em seus devidos direitos. Portanto, a abordagem para fazer cobranças devem ser sérias para que as partes entrem em acordo não importa a situação.

É fundamental manter um relacionamento saudável para demonstrar que a sua instituição está ciente da falta de pagamento ou de possíveis problemas financeiros do aluno.

Também vale a pena investir em ferramentas de comunicação que ajudem a prevenir a inadimplência, como usar canais de comunicação conforme a preferência das famílias em questão.

Estabeleça um calendário de cobranças e determine o dia para contato logo após uma mensalidade deixar de ser paga, por exemplo. Se o problema da inadimplência foi porque a pessoa esqueceu, essa simples mensagem já deve resolver a situação.

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Em alguns casos, também é importante saber como cobrar clientes inadimplentes por telefone da melhor forma possível.

2. Faça acordos com clientes inadimplentes

Mesmo com diversos contatos para controlar a inadimplência escolar, sempre terão casos de que a falta de organização da família ou outros motivos externos e financeiros podem impactar a falta de pagamento.

Nessas situações, o melhor que você pode fazer é se organizar internamente para criar acordos que beneficiem ambos os lados: a família consegue realizar os pagamentos e a escola recebe o que é devido.

Acordos devem sempre vir em primeiro lugar antes de levar qualquer caso para a justiça, a fim de entender os motivos dos atrasos, ainda mais em tempos em que a inadimplência escolar na pandemia cresceu.

3. Ofereça benefícios para quem paga em dia

Oferecer descontos e benefícios é uma alternativa que funciona muito bem para evitar a inadimplência escolar. Trata-se de um incentivo que dá motivos para que os responsáveis paguem em dia e a escola não tenha seu fluxo de caixa prejudicado.

A estratégia pode até vir em forma de pontuações mensais para quem paga antes do vencimento da mensalidade, somando uma pontuação que apresenta diversos benefícios, como redução nos valores da matrícula e em outros serviços da escola.

4. Treine a sua equipe

Por fim, para controlar a inadimplência escolar da melhor forma possível, treine a sua equipe de finanças para lidar com cobranças. O objetivo é evitar que a inadimplência seja recorrente por meio das dicas anteriores que citamos.

Por exemplo, a equipe deve estar ciente de todas as políticas de cobrança da empresa, sabendo orientar os clientes com uma comunicação assertiva sobre como podem evitar ou negociar as dívidas. É essencial que os colaboradores saibam como cobrar os clientes sem perdê-los.

O ideal é sempre manter uma equipe de cobrança pronta para fazer contatos humanos quando a inadimplência escolar é por motivos mais sérios. Envie uma mensagem por WhatsApp, faça uma ligação e crie a sua estratégia para inadimplência escolar que valorize o relacionamento.

Leia mais: como evitar a inadimplência na cobrança recorrente?

Como calcular a inadimplência escolar?

Calcular o índice de inadimplência escolar é uma das ações mais importantes para ter as finanças sob controle. Este é o primeiro passo para diminuir as perdas financeiras causadas por alunos devedores e evitar riscos que possam comprometer a saúde financeira da escola.

De forma simples, você pode calcular a inadimplência escolar seguindo as etapas:

  1. Some os valores das mensalidades não recebidas em período de 6 meses (ou mais, caso tenha dados);
  2. Some os valores relativos a todas as mensalidades neste mesmo período, recebidas ou não;
  3. Divida o resultado da primeira soma pela informação da segunda;
  4. Multiplique por 100 para encontrar o percentual.

Em um exemplo prático, imagine que o total de mensalidades que deveriam ser recebidas nos últimos 6 meses seja de R$ 50 mil e que, desse valor, faltaram R$ 10 mil de clientes inadimplentes.

Ao dividir 10 mil por 50 mil, chegamos ao número de 0,2. Então, devemos multiplicar o valor por 100 para chegar ao alto índice de 20% de inadimplência.

Quer saber como calcular a inadimplência escolar com uma planilha? Então confira nosso post: como montar uma planilha de controle de inadimplência? 4 passos para iniciar o controle na sua empresa!

O que a escola pode fazer com um aluno inadimplente?

Os alunos, pais ou responsáveis assumem um compromisso financeiro com as escolas quando se matriculam em instituições que prestam serviços educacionais. Portanto, existem medidas que podem ser tomadas em caso de inadimplência escolar de acordo com a legislação. Entre elas, as escolas podem:

  • negar a rematrícula para o próximo ano e desvinculá-lo;
  • recorrer à justiça para para exigir o pagamento do que é devido;
  • solicitar a inclusão dos inadimplentes em serviços de proteção de crédito.

No entanto, assim como a escola tem direitos, os clientes também têm como se proteger de algumas ações que não podem ser tomadas diante da situação de inadimplência. A não permite qualquer tipo de ação em que as pessoas sejam constrangidas ou prejudicadas.

Logo, a escola não pode:

  • proibir os alunos de frequentar as aulas até o final do período letivo;
  • impedir de fazer as provas, receber as notas e solicitar documentos acadêmicos;
  • reter os documentos dos estudantes;
  • penalizar os alunos pedagogicamente;
  • negar a transferência do aluno para outra escola;
  • desvincular o aluno antes do fim do período letivo;
  • praticar qualquer ato de constrangimento.

Lembre-se que a inadimplência escolar é um risco, mas que pode ser evitado por meio das estratégias corretas.

Não deixe de ler: 6 melhores sistemas escolares e suas principais vantagens

Software de emissão de notas fiscais

Mesmo com tantos recursos, não são todos os sistemas escolares que oferecem certa funcionalidade essencial para sua gestão: um software de emissão de notas fiscais.

Como prestadoras de serviços, as escolas e instituições de educação em geral são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica de serviços para todos os alunos/pais.

Aliás, se for o caso de você ter uma rede de escolas de diferentes cidades e filiais, então também deve estar atento para a emissão das notas para diversas prefeituras.

Neste contexto, entra em cena um software que pode automatizar e agilizar a emissão de notas fiscais, tornando o processo e o atendimento muito mais eficientes.

O NFE.io é um sistema de gerenciamento de notas fiscais que conta com cálculo automático dos impostos, da emissão, geração dos arquivos XML e HTML, envio das notas por e-mail e um poderoso painel de controle de dados.

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