No cotidiano do comerciante, lidar com pagamentos atrasados é parte do trabalho, afinal, qualquer erro pode custar a saúde financeira da empresa. Aqui você irá aprender como calcular índice de inadimplência em seu negócio.
No entanto, antes de ir direto ao assunto, é preciso esclarecer que a taxa de inadimplência vem aumentando a passos largos no Brasil. Segundo uma pesquisa da Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL), mais de 62 milhões brasileiros estão com o crédito negativado.
Um outro levantamento do Serasa Experian, mostra que o número de empresas inadimplentes chegou a 5,1 milhões no país, sendo que a soma das dívidas está próximo de R$ 119,2 bilhões, uma média de R$ 23 mil por empresa.
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Quer entender como funciona?
Diante desse cenário, para manter a saúde financeira da empresa é importante saber como calcular o índice de inadimplência, e como lidar com essa situação.
Quando o índice indicador de inadimplência é muito alto, o negócio corre sério risco de ter grandes prejuízos.
Isso porque não haverá fluxo de caixa suficiente para cobrir os compromissos arcados com fornecedores e funcionários.
Para não cair nessa armadilha, fique atento a forma certa de como calcular o índice de inadimplência e manter sua empresa segura. Veja também algumas dicas de como combater esse problema, depois de perceber que seu indicador de inadimplência está alto.
Confira mais dados da pesquisa:
Saiba mais: Entenda o risco de inadimplência e saiba quais as vantagens de manter as contas em dia
Quais são as implicações de ser uma empresa inadimplente?
Ter um CNPJ inadimplente gera inúmeros problemas, como dificuldade para utilizar cheques, abrir contas em banco, fazer compras a prazo, além da possibilidade de recebimento de ações judiciais que podem acarretar no bloqueio de valores em bancos, por exemplo.
Porém, o mais preocupante e que pode impactar diretamente no desenvolvimento da empresa é não ter acesso a crédito devido ao status de devedora no mercado.
Pensando em como reduzir a inadimplência nas empresas, existem alguns programas como o Recupera PJ, um facilitador de negociações de pagamento das dívidas.
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O ideal é que a empresa seja capaz de manter os pagamentos em dia e evitar as consequências de ter seu CNPJ negativado, mesmo que alguns planos e até mesmo lucros precisem ser momentaneamente sacrificados.
Como lidar com a crise
Diante de uma crise econômica, saber como reduzir a inadimplência nas empresas é um grande desafio, mas algumas medidas podem auxiliar na manutenção da qualidade da vida financeira da empresa.
Reduzir a inadimplência nas empresas depende diretamente da organização financeira e, o primeiro passo para começar a colocar as contas em dia é realizar uma varredura para descobrir se a empresa possui pendências de pagamentos.
Dentre os inúmeros serviços disponíveis para esse tipo de consulta, um dos mais simples é a consulta de cheques, que vai apontar se existe algum histórico de cheques sustados, sem fundo, extraviados ou roubados.
Outra opção é a consulta ao crédito para verificar se existem pendências de pagamentos ou protestos. Algumas ferramentas de gestão de crédito podem monitorar o quanto sua empresa é capaz de honrar suas dívidas.
Como considerar um cliente dentro do índice de inadimplentes?
Algumas vezes um cliente fiel pode estar passando por um momento difícil e isso precisa ser levado em conta.
Porém, é comum considerar um cliente inadimplente ao estar em um período de 90 a 180 dias com atraso de pagamento.
Passado esse tempo, geralmente o caso é encaminhado para a justiça. Entretanto, esse prazo pode ser adaptado de acordo com sua empresa.
É possível aumentar o período para negociação da dívida ou mesmo considerar um cliente inadimplente com menos de três meses.
Como calcular o índice de inadimplência em uma empresa?
Vamos mostrar agora como calcular inadimplência. Considerando o seu índice ideal, realizar o cálculo de inadimplência é bem prático e a fórmula para calcular o índice de inadimplência é simples, sendo ela:
Débitos acima de 90 dias / valor faturado no período de análise
Ainda que o cálculo do índice de inadimplência não seja complicado de ser feito, é preciso tomar algumas precauções.
Essa taxa também pode ser variável de acordo com o segmento da sua empresa.
No ramo varejista, o índice é calculado dentro do limite estabelecido, de 90 a 180 dias.
A partir disso, é possível controlar os dados com gráficos e planilhas para auxiliarem na hora de organizar há quanto tempo cada cliente não honra com suas dívidas.
Veja o exemplo:
Os valores em reais da inadimplência:
- Valor não pago em janeiro: R$ 2.000,00
- Valor não pago em fevereiro: R$ 1500,00
- Valor não pago em março: R$ 2500,00
Já as receitas alcançadas foram as seguintes:
- Empresa faturou em janeiro: R$ 75.000,00
- Empresa faturou em fevereiro: R$ 95.000,00
- Empresa faturou em março: R$ 100.000,00
O nível de inadimplência seria:
(Total não recebido em 90 dias) / (Total de receitas da empresa)
R$ 2000,00 + R$ 1500,00 + R$ 2500,00 / 75.000,00 + 95.000,00 + 100.000,00 = 0,02
Isto é, o cálculo do índice de inadimplência resultou em 2%. Quanto mais próximo de zero o índice estiver, melhor estará a empresa.
No exemplo dado, a porcentagem ainda é pequena. Ou seja, o estabelecimento não corre riscos sérios de não conseguir arcar com seus compromissos.
Como calcular o índice de inadimplência mensal?
Ora, é muito fácil calcular o índice de inadimplência mensal. Usa-se a mesma fórmula, só que considerando apenas um mês.
Vamos usar os dados do mês de janeiro, do exemplo anterior para você entender como calcular inadimplência mensal:
- Valor não pago em janeiro: R$ 2.000,00
- Empresa faturou em janeiro: R$ 75.000,00
Substituindo na fórmula de cálculo de inadimplência:
(Total não recebido no mês) / (Total de receitas da empresa no mês)
R$ 2000 / R$ 75.000 = 0,0266
Isto é, o indicador de inadimplência mensal é de 2,7%, aproximadamente.
Ficou claro como calcular inadimplência mensal? Então, veja também: Como reduzir a inadimplência nas empresas: entenda os dois lados da moeda
Como organizar os clientes inadimplentes em um negócio?
É importante ter anotado em uma tabela todos os ganhos e todos os valores de inadimplência da empresa.
Uma dica funcional é organizar os inadimplentes por período de atraso.
Por exemplo:
- Devedores de 1 a 30 dias;
- Devedores de de 31 a 60 dias;
- Devedores de 61 a 90 dias;
- Devedores de 91 a 120 dias;
- Devedores de 121 a 150 dias;
- Devedores de 151 a 180 dias.
Dessa forma, a visualização de cada devedor fica mais clara e é possível calcular o índice de inadimplência de cada período desejado.
Leia também: Qual a melhor maneira de cobrar um boleto em atraso e evitar a inadimplência? Descubra em 7 dicas
O que fazer depois de saber como calcular índice de inadimplência?
Agora que ficou clara a maneira mais fácil para calcular o índice de inadimplência, é preciso manter esses números sob controle.
Afinal, de nada adianta fazer o cálculo da inadimplência se você não combatê-la.
Antes de ver algumas dicas, confira este vídeo do site Crédito e Cobrança.
Ações para reduzir a inadimplência antes do vencimento
Um bom plano de ação para diminuir inadimplência é composto por etapas que abrangem não só a cobrança efetiva dos débitos, mas, também, a prevenção da falta de pagamento.
Veja quais são as ações para reduzir a inadimplência antes do vencimento dos boletos dos clientes.
1- Consulte os serviços de análise de crédito
Consultar os serviços de análise de crédito para conhecer a situação financeira dos potenciais cliente é uma ação imprescindível. Dependendo do segmento do seu negócio, a consulta pode ser realizada através de empresas de proteção ao crédito como Serasa Experian, SPC e outras associações comerciais.
Essa pesquisa permitirá que você reúna informações importantes sobre a atuação no mercado dos seus potenciais clientes.
Ela também será fundamental para conhecer a saúde financeira das empresas, revelando pendências de pagamentos, protestos e outros problemas de restrição de crédito.
Conhecer o potencial financeiro dos possíveis clientes, antes do fechamento da venda, principalmente se a transação envolver altos valores, permitirá que você avalie melhor os riscos do negócio.
Além disso, poderá determinar, de forma mais eficiente, quais serão as ações para reduzir a inadimplência desses clientes, caso ele não honre os pagamentos.
Você também pode fazer consultas de CPF e CNPJ pelo Consulta Guru.
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2- Priorize o pós-venda
O pós-venda pode se tornar uma das ações para reduzir a inadimplência dos seus clientes.
Por exemplo, quando a data de vencimento do primeiro pagamento estiver próxima, sua equipe pode contatar o cliente solicitando que ele responda uma pequena pesquisa de satisfação.
Alguns itens que podem constar nesta pesquisa:
- o atendimento foi satisfatório?
- o produto ou serviço adquirido atingiu as expectativas?
- sugestões ou críticas em geral?
- as condições de pagamento estão adequadas
- existe alguma dúvida que possa ser respondida
Dessa forma, você consegue encantar o cliente pelo interesse demonstrado na satisfação dele e relembrá-lo, de forma gentil e educada, que o vencimento da parcela está próximo.
3- Cobrança pré-vencimento
Esta é uma das ações para reduzir a inadimplência mais diretas que você pode realizar. Treine o seu time de vendas para realizar ligações para os clientes pouco antes das faturas vencerem.
O pretexto será questionar o cliente se está tudo certo para o pagamento. Neste caso, o seu colaborador pode perguntar se o cliente recebeu a fatura que vencerá dali alguns dias e se está tudo certo ou se ele precisa de mais informações sobre os métodos de pagamento.
O objetivo principal dessa ligação é avisar o cliente que a fatura vai vencer e descobrir se ele tem a intenção ou não de pagá-la. Nela, você já colhe informações para saber se o valor ainda não foi aprovado internamente, se não chegou à área financeira ou se tem um gargalo no processo que você precisa intervir para que o pagamento aconteça no prazo esperado.
Se a sua empresa possuir uma grande cartela de clientes, não será possível efetuar ligações para todos eles. O ideal é elaborar alguns critérios de filtro, como, por exemplo, valor da fatura ou histórico de pagamentos dos clientes.
Ou automatizar o processo, como fazem alguns meios de pagamento.
Saiba mais: Acabe com as perdas. Conheça 6 dicas de cobrança de inadimplentes que funcionam mesmo
4- Ações para reduzir a inadimplência depois do vencimento
Agora vamos elencar as ações para reduzir a inadimplência após as faturas estarem vencidas. Estes casos são mais delicados e você terá o difícil desafio de cobrar o cliente e receber o pagamento sem prejudicar o relacionamento e eliminar futuras vendas.
Para alcançar este objetivo, é essencial que o plano de ação para diminuir inadimplência possua critérios e etapas muito bem definidas, através de uma política de cobrança.
Defina uma política de cobrança
Essa política definirá os critérios que direcionarão o seu time de cobrança nos contatos com os clientes:
- como será realizada a abordagem e quais canais serão utilizados
- quais as penalidades aplicadas, como multas, juros e registro em órgãos de proteção ao crédito
- como será feita a renegociação
- qual o máximo atraso será tolerado
- quais medidas judiciais serão tomadas
- quais serão os prazos para execução de cada uma das etapas previstas
Para que o seu plano de ação para diminuir a inadimplência tenha melhores resultados, o ideal é que seus clientes em atraso sejam divididos em grupos, de acordo com as razões da inadimplência de cada um.
Por exemplo, o grupo dos que esqueceram de pagar, o grupo dos que estão com dificuldades econômicas momentâneas e até aqueles que já se tornaram maus pagadores, atrasando frequentemente as faturas.
Isso é necessário para que você adapte as ações e abordagens de acordo com cada grupo, diminuindo os riscos de prejudicar o relacionamento com os clientes nem expor seu time de cobrança a algum constrangimento.
Implemente etapas de cobrança
Esta estratégia é uma consequência da anterior, sendo uma importante parte do seu plano de ação para diminuir inadimplência.
A sua equipe de cobrança precisa de planejamento de cobrança com um passo a passo para organizar como os contatos serão feitos com os clientes inadimplentes.
O Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais (Sebrae-MG) sugere um modelo de quatro etapas que você pode adaptar para sua empresa:
- Etapa 1: o primeiro contato, após identificação do débito, é o envio de uma carta educada ou um telefonema amigável, lembrando da fatura. Caso o cliente demonstre intenção de quitá-lo, um novo acordo pode ser firmado.
- Etapa 2: não ocorrendo pagamento, novo contato é realizado, questionando o cliente sobre sua intenção de negociação da dívida e alertando da possibilidade dele ser registrado em órgãos de proteção ao crédito.
- Etapa 3: permanecendo a dívida, é realizado o registro em órgão de proteção ao crédito e uma notificação extrajudicial é enviada ao cliente.
- Etapa 4: ocorre o protesto do título de crédito ou busca-se o auxílio do Juizado Especial Cível, também conhecido como pequenas causas.
Conhecidas as etapas, você pode designar e treinar um colaborador para ser o responsável pelas ações previstas.
Veja em nosso blog: Aprenda como calcular o índice de inadimplência em seu negócio
Automatize sua cobrança
Quando a carteira de clientes é muito extensa, torna-se inviável realizar o controle de pagamentos de forma manual. Neste caso, uma das soluções previstas no seu plano de ação para diminuir inadimplência deve ser a automação da sua cobrança.
Existem, portanto, diversos sistemas automatizados de cobrança no mercado, que agregam diversas funções, como o histórico de compras dos clientes, organizando o fluxo de contas a pagar e a receber.
Além disso, eles também são capazes de antecipar os atrasos dos pagamentos, avisando os clientes sobre o vencimento das faturas.
Em resumo, o seu plano de ação para diminuir inadimplência é uma estratégia fundamental para manter o seu fluxo de caixa positivo, aumentando as chances de acordos com os clientes devedores.
Quer algumas dicas de como cobrar cliente por telefone?
Então, confira o quadro abaixo:
Saiba mais: O que é inadimplência fiscal e suas principais diferenças com a sonegação
Atente-se à emissão de suas notas fiscais
Todas as suas notas fiscais emitidas por uma bom sistema de gestão de NFes, como o NFE.io, estarão, dessa forma, cadastradas em um painel de controle onde você poderá verificar seu faturamento do mês e analisar se alguma nota não foi paga.
Além disso, o NFE.io permite fazer diversos tipos de consultas automatizadas, como CPF e CNPJ, além de diversas outras vantagens de um emissor de notas fiscais, como envio de e-mail com as notas para os clientes, geração dos arquivos XML e HTML, além de desconto na emissão do certificado digital.
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