Como organizar contas a pagar e receber de uma empresa pode melhorar (muito) seus resultados

Tempo de leitura: 10 minutos

Muitos empreendedores e gestores empresariais começam seus negócios de uma forma muito empírica, tocando as coisas com garra e intuição, no dia a dia de seus empreendimentos.

Por isso, não é raro encontrar quem misture finanças pessoais com as finanças da empresa, compartilhando até as contas bancárias.

Além de um procedimento arriscado juridicamente, confundir as obrigações financeiras da vida privada com as da Gestão Empresarial definitivamente não é um uma boa ideia.

Isso leva a um descontrole sobre as despesas de sua empresa e dificulta entender o que realmente está entrando nas contas bancárias. Ou seja, o que de fato tem no caixa da organização.

Nesse contexto, saber como organizar as contas a pagar e receber de uma empresa é fundamental para a sustentabilidade do negócio.

Deixe de lado as práticas amadoras e aprenda de uma vez por todas como fazer isso da forma certa seguindo estas 12 dicas:

  1. Relacione todas as suas despesas por data de vencimento
  2. Faça uma lista de seus recebimentos
  3. Organize um fluxo de caixa
  4. Nunca atrase os pagamentos!
  5. Saiba negociar seus compromissos
  6. Efetue cobranças
  7. Fique de olho nos inadimplentes
  8. Vantagens para pagamento em dia e antecipado
  9. Faça cotações frequentes
  10. Cadastro de clientes atualizado
  11. Software de gestão
  12. Gerenciador de notas fiscais

12 dicas de como organizar contas a pagar e receber de uma empresa

Está com dúvidas sobre como gerenciar as contas a receber da sua empresa de maneira organizada e eficiente?

Tem um monte de boletos, cheques pré-datados e recibos de cartão cartão de crédito “voando” por aí?

Calma! Organizar suas conta a receber é bem mais simples do que você imagina!

Sabemos que as contas a pagar são as obrigações financeiras da empresas, enquanto que as contas a receber são as entradas no caixa, as receitas.

Faz parte da gestão financeira mantê-las em harmonia; porém, é comum se perder em tanta papelada, contratos, prazos, etc.

O gestor que sabe quanto de dinheiro vai entrar no caixa consegue se planejar financeiramente e tomar decisões mais assertivas.

Mas como organizar contas a receber de uma empresa?

O primeiro passo é lembrar que é bem melhor organizar contas a receber do que contas a pagar, concorda? Em seguida, é só seguir nossas dicas.

1- Relacione todas as suas despesas por data de vencimento

Você tem uma boa noção de tudo aquilo que paga por mês? Salários, fornecimento de água, energia elétrica, seguros, aluguel telefonia, impostos e tantas outras contas a pagar?

Não tem como organizar contas a pagar e receber de uma empresa sem montar pelo menos uma planilha com tudo isso. Caso você prefira usar (o que é mais indicado), um software de gestão financeira pode te auxiliar de forma fácil e rápida nessa estruturação.

2- Faça uma lista de seus recebimentos

Se você vende faturado, tem a data exata de quando determinados valores vão entrar. Liste isso!

O mesmo vale para quem tem receitas recorrentes, como academias e escolas, ou empresas SaaS, que comercializam softwares como serviços.

Mas, se você tem um comércio, um varejo, por exemplo, ou um restaurante, é capaz também de fazer previsões de entradas, em função da sazonalidade e dos dias da semana.

Portanto, complete seu documento com essas entradas para que possa, em seguida, relacioná-las com as contas a pagar, listadas anteriormente.

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3- Organize um fluxo de caixa

Agora que você montou essa estrutura, ficou fácil entender como organizar contas a pagar e receber de uma empresa.

Comparando os valores que vão entrar e sair dia a dia, você tem um fluxo de caixa montado.  Isto é: você sabe quanto vai ter de saldo (ou falta) de recursos para honrar seus compromissos ao longo de um período.

O fluxo de caixa nada mais é do que as movimentações financeiras de uma empresa; ou seja, as receitas e as despesas de determinado período.

As contas a receber devem estar sempre relacionadas com as contas a pagar.

Conhecer bem os prazos para pagamento e recebimento é fundamental para que se possa projetar o fluxo de caixa e, assim, saber quanto de capital de giro será necessário para suportar os meses de baixa sem prejudicar a margem de lucro.

Vale ressaltar que a projeção do fluxo de caixa precisa ser feita de maneira periódica, geralmente de três em três meses.

Parabéns: as coisas estão começando a ficar organizadas em sua empresa!

Mas como ajustar as contas a pagar e receber de uma empresa para evitar o descontrole dos pagamentos?

Veja mais dicas a seguir!

4- Nunca atrase os pagamentos!

Se você tem dinheiro em caixa, pague em dia e evite multas, além de evitar uma reputação ruim na praça.

Aliás, se você tiver montado seu fluxo de caixa direitinho e estiver fazendo uma boa administração do caixa, vai perceber com antecedência se vai ou não ter dinheiro para pagar as contas.

Tome providências antecipadas para evitar a inadimplência. Mas e se não for possível?

5- Saiba negociar seus compromissos

Percebeu que não vai ter caixa para pagar determinada conta? Não deixe que ela vença!

Se antecipe a isso e converse com seu fornecedor.

Peça mais prazo ou um parcelamento, mostre boa fé e evite danos ao seu nome e ao seu patrimônio.

Ajuste as datas também. Se a falta de dinheiro tem sido frequente em determinado período, negocie novas datas de vencimento. Garanta que pagamentos e recebimentos estejam alinhados no seu caixa.

6 – Efetue cobranças

Convenhamos que uma das tarefas mais constrangedoras é cobrar de alguém que está te devendo. Porém, podemos dizer que esse é um mal necessário.

Por isso, uma forma de como organizar contas a receber de uma empresa é contar com um profissional que se dedique à cobrança, entre suas tarefas.

Ele precisa estar bem preparado e munido dos melhores argumentos para fazer uma boa negociação e, ao mesmo tempo, conseguir reter o cliente, sem causar um desgaste.

Vale lembrar também que nem sempre o cliente deixa de pagar porque ele agiu de má fé; é comum que ele simplesmente esqueça as datas de pagamento. Nesse caso, envie mensagens SMS ou e-mail para lembrá-lo sobre a data de vencimento.

7- Fique de olho nos inadimplentes

Da mesma forma que você pode ter dificuldades eventuais de pagamento, seus clientes também podem ter.

Fique atento a isso e tome as providências necessárias para diminuir ao máximo o risco de inadimplência, consultando bancos de dados e informações sobre as empresas e pessoas com quem trabalha.

Porque, infelizmente, nem todas as suas vendas serão convertidas em receitas.

A inadimplência dos clientes é uma realidade para praticamente todos os empresários e, se não for devidamente controlada, pode trazer graves perdas para  o seu negócio.

Por isso, uma boa estratégia a ser adotada é calcular o índice médio de inadimplência. Ao fazer isso, você conseguirá projetar o seu fluxo de caixa de maneira mais precisa, sem superestimar as contas a receber.

Portanto, procure medir e avaliar a taxa de inadimplência do seu negócio mensalmente. Assim, você estará mais preparado para enfrentar os próximos períodos.

Saiba mais: Como reduzir a inadimplência nas empresas: entenda os dois lados da moeda

8- Vantagens para pagamento em dia e antecipado

Se a sua taxa de inadimplência está muito alta, uma forma eficiente de reduzi-la é oferecer vantagens para os clientes que efetuarem seus pagamentos antes do prazo de vencimento.

Descontos e cupons promocionais são alguns exemplos de benefícios que podem ser oferecidos. Procure também ser flexível na hora de negociar as formas de pagamento.

Algumas escolas, academias e faculdades costumam fazer promoções para quem paga os boletos até o vencimento.  Por exemplo, oferecem a possibilidade de participar de sorteios de notebooks e tablets no final do ano para todos os alunos (ou pais de alunos) que estão em dia com as parcelas.

Assim, além de melhorar as entradas no caixa, cria-se também um bom relacionamento com os clientes, facilitando a fidelização.

9- Faça cotações frequentes

Não tem como controlar as conta a pagar e receber sem fazer cotações.

Por isso, mesmo com seus fornecedores de confiança, não deixe de fazer novas cotações e orçamentos.

Faça pesquisas e compare com o que oferecem os concorrentes e, caso veja vantagens de preço ou condições de pagamento, negocie com seus atuais fornecedores e tente convencê-los a fazer algo semelhante.

Aliás, é fundamental tentar ter ao menos três fornecedores de cada item que você compra em sua empresa, evitando assim “ficar na mão” de algum deles.

Essas foram algumas dicas de como organizar contas a pagar e receber de uma empresa.

Não deixe de colocá-las em prática e, se possível, valer-se de um software de gestão financeira para auxiliar nesse processo e ter dados mais confiáveis sempre à mão.

10 – Cadastro de clientes atualizado

Não há como organizar contas a receber de uma empresa se os dados cadastrais da base de clientes encontram-se desatualizados.

Por isso, procure criar um banco de dados com CPF, CNPJ, endereço, telefone, e-mail, etc. Um sistema de CRM também pode ser bastante útil nessas horas.

Veja aqui como fazer consultas automatizadas a CNPJ e outros dados de empresas.

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11 – Software de gestão

A organização das contas a receber pode ser feita manualmente ou através de uma planilha.

Porém, é muito mais fácil que usar uma planilha de contas a pagar e receber é fazer isso utilizando um software de gestão.

Com um sistema informatizado, você pode controlar as contas a pagar e receber e o fluxo de caixa, além de gerar diversos relatórios e monitorar os pagamentos.

Dessa forma, você tem a relação dos clientes adimplentes e inadimplentes e saberá de que forma isso impacta o seu negócio e evita eventuais erros que uma planilha de contas a pagar e receber pode gerar, por digitações ou fórmulas equivocadas.

12- Gerenciador de notas fiscais

Com um sistema automatizado de emissão de notas ficais como o NFE.io você pode contar com um painel de controle para consultar todas as suas notas fiscais emitidas.

Para cada uma delas, corresponde uma conta a receber, que você poderá sempre verificar pelo sistema.

Além de automatizar essa tarefa e economizar tempo e dinheiro, o NFE.io é ótimo para empresas que recebem pagamentos recorrentes e precisam emitir notas fiscais em grande escala, como é o caso de academias, cursos online e SaaS.

Ficou claro para você como organizar contas a receber de uma empresa? Então, coloque essas providências em prática e obtenha os melhores resultados.

Veja também: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io

Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, uma solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente.

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