Emitir nota fiscal faz parte da rotina de todo empreendedor após realizar uma transação comercial. Essa obrigação fiscal exige atenção no preenchimento. Porém, às vezes, ocorrem falhas que precisam de ajustes, como a inclusão do imposto de produto.
Se isso acontecer com você, é essencial saber como emitir uma nota fiscal complementar de ICMS para corrigir os dados na nota original.
Uma nota fiscal complementar, como o próprio nome sugere, é utilizada quando é preciso alterar ou inserir alguma informação importante de uma mercadoria, que ficou ausente na NF-e primária.
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No caso da nota fiscal complementar de ICMS, ela serve para ajustar os valores desse tributo. Isso acontece quando os dados desse encargo na NF-e original são menores que os reais.
A intenção é juntar os valores presentes na nota inicial com os do documento complementar para chegar aos resultados da operação real.
Se você precisa saber como emitir uma nota fiscal complementar de ICMS, mas não tem noção de como fazê-lo, continue lendo este artigo.
Vamos mostrar quando é necessário emitir uma nota fiscal complementar e os cuidados que deve ter durante esse processo. Além disso, você vai conhecer o prazo em que deve realizar essa operação e as etapas para fazer a emissão desse documento fiscal.
Boa leitura!
O que é uma nota fiscal complementar?
De maneira geral, a nota fiscal complementar é uma alternativa que a Receita Federal oferece às empresas para inserir informações ou corrigir erros na NF-e original, como valores, quantidade de produtos e impostos. O uso do documento adicional deve ser feito após 24 horas da emissão da nota primária.
Neste contexto, é importante ter em mente que a nota fiscal complementar é uma opção ao cancelamento do documento original, ou quando não é mais viável cancelá-lo mais.
Isto significa que, ao preencher a NF-e complementar, é fundamental prestar atenção em todas as informações para evitar cometer novas falhas, sejam elas por falta de dados ou itens incorretos. Afinal, para cada nota primária, só pode existir uma complementar.
Quando devo emitir uma nota fiscal complementar?
O uso da nota fiscal complementar é criterioso. Isso acontece devido essa alternativa fiscal permitir que as empresas corrijam informações erradas ou acrescentem dados que faltaram no documento original. Ou seja, com esses ajustes, as organizações podem se manter em conformidade tributária com o Fisco.
No entanto, existem algumas situações específicas que permitem o uso da nota fiscal complementar. Veja a seguir!
Diferença de valor
Erros de digitação, como colocar o preço do produto menor, resultam em falhas no preenchimento de notas fiscais.
Caso isso ocorra com você, não se preocupe! Você pode subtrair o valor da quantia e indicá-lo no documento complementar para corrigir a nota fiscal original. Porém, esta alteração deve ser feita 24 horas após a emissão de nota fiscal primária.
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Ajuste da quantidade de mercadoria
Se você registrar na sua NF-e uma quantidade de produtos diferente do que vendeu para seu cliente, saiba que também é possível alterar esse número com a nota fiscal complementar.
Não importa se o montante foi maior ou menor do que o comercializado. Para emitir de forma correta, basta alterar a quantidade no documento complementar.
Adição ou correção de impostos
Na hora de calcular os impostos de uma nota fiscal, é preciso ter atenção com informações, como o valor da alíquota do imposto e a classificação fiscal da mercadoria.
Porém, se colocar algum dado errado, você pode corrigi-lo na nota fiscal complementar.
Contudo, para não errar os tributos durante a alteração do documento alternativo, é crucial atentar para as informações que citamos aqui e fazer o cálculo certo do imposto.
Exportação
Empresas que trabalham com exportação devem ficar atentas com a mudança da taxa de câmbio de moedas estrangeiras ao emitir uma nota fiscal. É comum essa variação de cotação acontecer entre a emissão e o recebimento da mercadoria.
Caso isso ocorra com sua empresa, recalcule o preço do produto, tendo como base o valor certo da moeda internacional e corrija na NF-e complementar.
Cuidados ao emitir uma nota fiscal complementar
Agora que você já sabe quando deve emitir uma nota fiscal complementar, chegou o momento de conhecer os cuidados que deve ter ao emitir a NF-e complementar.
Confira a seguir os principais pontos que devem redobrar sua atenção no preenchimento do documento alternativo.
- Apresente a nota fiscal original com a complementar para a Receita Federal. Por serem documentos complementares, uma não substitui a outra;
- Revise os dados do destinatário antes de preencher a nota fiscal complementar;
- Mantenha a mesma chave de acesso e o código de produtos da nota fiscal original quando preencher o documento complementar;
- Informe na nota fiscal complementar a quantidade de preço a mais que deveria estar descrita na NF primária e saiu errado no seu preenchimento;
- Refaça o cálculo de todos os impostos, caso tenha cometido algum erro na nota original. É preciso ter os tributos corretos no documento complementar;
- Fique atento à natureza da operação da nota fiscal complementar. Existem três possibilidades para usar: “Complemento do preço”, “Complemento de quantidade” ou “Complemento do tributo”;
- Preencha com “zero” os campos que estão corretos na nota original e não necessitam ser alterados na complementar;
- Insira na NF-e complementar somente o valor das diferenças do que precisa corrigir ou adicionar referente à nota anterior. Não há necessidade de preencher as quantias completas;
- Utilize o número 9 como código de transporte, sem o valor do frete.
Qual o prazo para emissão de nota fiscal complementar?
O prazo para emitir a nota complementar pode variar conforme a necessidade de ajuste da NF.
Lembra que comentamos acima que é possível utilizar o registro complementar em situações de diferença de valor, quantidade de mercadoria e adição ou correção de impostos?
Sendo assim, para consertar as informações referentes a preços e à exportação usando a nota fiscal complementar, você tem até três dias seguidos após a emissão da NF-e primária.
Já para ajustar informações ligadas à quantidade de mercadorias e correções de impostos, o prazo pode ser maior, dependendo da circunstância.
Vale ressaltar que o limite de tempo para usar a nota complementar muda segundo as regras fiscais de cada estado onde a empresa está localizada. Se tiver alguma dúvida sobre a sua região, recomendamos falar com o contador para não perder o prazo dos ajustes.
Passo a passo para emitir nota fiscal complementar de ICMS
Agora que você já conhece as principais informações da NF-e complementar, chegou o momento de aprender o passo a passo para emitir uma nota fiscal complementar de ICMS.
1 – Natureza da operação
O primeiro passo para emitir uma nota fiscal complementar de ICMS é entrar no seu sistema emissor, seja o da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) ou de algum software automatizado, como o da NFE.io.
Em seguida, basta preencher o campo referente à natureza da operação com umas das opções abaixo:
- complemento de tributo;
- complemento de preço;
- complemento de quantidade.
2 – Informações do remetente e do destinatário
Nesta etapa, atente-se para preencher os dados do remetente e do destinatário com as mesmas informações da nota fiscal original: nome, endereço, Inscrição Estadual (IE) e CNPJ.
3 – Dados dos impostos
Como comentamos acima, é imprescindível ficar atento aos dados dos impostos quando preencher a nota complementar.
Para ajudá-lo nesse passo, confira a lista a seguir!
- Código do Produto: utilizar o mesmo código da nota original;
- Código Fiscal de Operações e Prestações: utilizar o mesmo CFOP da nota fiscal original;
- Quantidade do produto: insira 0 (zero) ou a quantidade que precisa ser ajustada;
- Valor total: preencha com 0 (zero) ou o valor a ser ajustado;
- Código de Situação Tributária: utilize o mesmo código da nota original;
- Base de Cálculo (BC) do ICMS: insira valor do ICMS a complementar;
- Alíquota ICMS: preencha com o número 100. Este campo será preenchido apenas para a validação da NF-e;
- Valor do ICMS: coloque o valor do ICMS a complementar;
- BC ICMS ST: valor do ICMS ST (Substituição Tributária);
- Alíquota ICMS ST: insira o número 100. Este campo será preenchido apenas para a validação da NF-e;
- Valor do ICMS ST: descreva o valor do ICMS ST a complementar referente ao produto correspondente;
- Valor total dos produtos: informe número zero;
- Valor total da nota fiscal: informe o número zero.
Aproveite para ler: Nota fiscal emitida errada: o que fazer? Veja as 4 soluções possíveis
4 – Dados do transporte
Neste campo, você pode dispensar os dados relacionados à transportadora. Assim, só precisa informar a modalidade dos fretes.
5 – Documento Único de Arrecadação
O Documento Único de Arrecadação (DUA) é utilizado para casos em que a complementação de dados ocorrer após o prazo de apuração da primeira nota fiscal.
Dessa forma, quando isso acontece, o ICMS é pago em DUA com os valores devidamente atualizados.
6 – Documento original
Na hora de emitir a nota fiscal complementar, é obrigatório mencionar o registro original.
Vale lembrar que cada NF-e complementar pode referenciar apenas um único documento.
7 – Benefício tributário
Se na nota fiscal original constar algum benefício relacionado ao ICMS, é necessário informá-lo na NF complementar.
Caso o regime tributário da sua empresa seja o Simples Nacional,e você emitir a NF-e complementar para obter crédito fiscal, é importante informar a seguinte observação:
“Permite o aproveitamento do crédito de ICMS no valor de R$ …, correspondente à alíquota de…%, nos termos do art. 23 da Lei Complementar nº 123, de 2006.”
8 – Acréscimo de valores
Nesta etapa, é fundamental não se esquecer de a NF-e complementar serve apenas para acrescentar valores. Assim, caso queira debitar qualquer quantia, você deve lançar mão de uma carta de correção ou de uma NF de devolução.
Veja também: O que saber e como fazer para emitir nota fiscal para outro estado?
Qual é o CFOP na nota fiscal complementar?
Saber o Código Fiscal de Operações e Prestações correto é essencial para preencher sua nota fiscal complementar sem erros. Ele é usado para garantir que as empresas atuem de forma regular com os impostos.
Portanto, você deve usar o mesmo CFOP da nota fiscal original. Caso tenha dúvida sobre o seu código, recomendamos consultar o portal da SEFAZ da região onde sua empresa está localizada. Para cada estado existe um número diferente.
Conheça a NCM para usar na nota fiscal complementar de ICMS
A Nomenclatura Comum ao Mercosul é um código presente em todas as notas e indica a classificação fiscal dos produtos comercializados no território nacional e nos países que fazem parte do bloco econômico sul-americano. Portanto, é importante conhecer a NCM para usar na sua nota fiscal complementar de ICMS.
Nos campos de quantidade, é necessário usar o código e a descrição correspondente da mercadoria e inserir o dígito zero.
Quando não se refere a um produto específico, você deve preencher com o número zero e fazer uma descrição escritural para identificação do complemento. Veja o exemplo: “Nota fiscal complementar referente à falta de destaque do valor do ICMS na nota fiscal original”.
Nas informações referentes ao transporte da NF-e complementar, insira a modalidade sem frete e use o código 9.
Como emitir nota fiscal complementar de ICMS com a NFE.io?
Como você percebeu no artigo, saber como emitir uma nota fiscal complementar de ICMS é fundamental para manter seu negócio em conformidade tributária com o governo.
Lembra que comentamos no início que o uso da nota fiscal complementar é criterioso?
De fato, esse assunto requer atenção para as empresas não cometerem erros de preenchimento da NF-e complementar. Afinal, esse documento é uma alternativa que o governo oferece para corrigirem falhas na nota original ou adicionarem informações importantes, caso seja preciso. Ajustar o cálculo de ICMS é uma das possibilidades.
Um gerenciador de notas fiscais, como o da NFE.io, ajuda a calcular os impostos de forma automática e correta. Ele também emite, gera os arquivos XML e HTML e os envia por e-mail para seus clientes.
Além disso, com a NFE.io, você pode emitir notas de diferentes CNPJs para várias prefeituras e sem sair do sistema.
Para concluir, o sistema ainda disponibiliza um painel de controle para gerenciar seus documentos fiscais, faz consultas automatizadas de CPF e de CNPJ e proporciona um desconto na hora de emitir o certificado digital.
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