A retenção de imposto na nota fiscal de serviço, ou retenção na fonte, acontece quando uma empresa executa uma operação comercial e não recebe o valor total acordado entre as partes. Na verdade, o empreendimento embolsa apenas uma parcela do pagamento.
Esse processo ocorre porque é cobrado um percentual variável sobre a outra fração do montante, decorrente dos impostos aplicados à transação. Tá, e o que é que esse desconto tem a ver com o seu negócio?
A definição formal do que é retenção de imposto na nota fiscal de serviço indica o pagamento como obrigação tributária quando há negociação entre pessoas jurídicas e pessoas físicas. Nesse caso, a tomadora de serviço é obrigada a reter, ou descontar, o imposto da empresa fornecedora do serviço para ficar em dia com a Receita Federal.
A atenção na fonte costuma gerar dúvidas entre os donos de negócios, uma vez que o tema exige o conhecimento de diferentes tipos de encargos e algumas particularidades para preencher o documento de forma correta.
Sendo assim, neste guia completo, vamos mostrar como funciona a retenção de imposto na nota fiscal em diferentes regimes, os encargos que incidem sobre o documento, quem deve pagá-los e como calcular os tributos da nota. Vamos lá?
O que é retenção de imposto na nota fiscal de serviço?
A retenção de imposto na nota fiscal de serviço é uma prática que o Governo Federal usa para cobrar os encargos obrigatórios de alguns serviços prestados na hora de emitir a NFS-e. Neste mecanismo, certas informações são retidas na fonte pelo tomador de serviço e outras são descontadas do total a pagar ao prestador.
Ou seja, a retenção na fonte nada mais é que um adiantamento dos valores que os contribuintes devem pagar ao governo. Ademais, é um tipo de uma transferência das obrigações do recolhimento, que seria feito pelo Fisco para os empreendimentos e pagadores.
Basicamente, a retenção de imposto na NFS-e é utilizada pela Receita Federal para combater a sonegação fiscal por parte das empresas e dos autônomos e para ajudar na gestão fiscal das organizações. Logo, é indispensável.
Como funciona a retenção de impostos na nota fiscal?
A retenção de encargos na nota fiscal funciona a partir da identificação dos tributos devidos durante a transação. Em seguida, é necessário calcular qual é o valor a ser descontado, conforme o regime tributário e o total da NFS-e e a inserção desses dados no documento.
Quando o pagamento referente à nota é enviado para o fornecedor, ou, a empresa tomadora do serviço, já vem com o montante correto abatido. Esse dinheiro, que representa os impostos, são enviados automaticamente para o governo. Bem fácil de entender, concorda?
Vale ressaltar, ainda, que a retenção de imposto na nota fiscal de serviço eletrônico não é só necessária em quaisquer transações comerciais entre empresas e pessoas jurídicas para pessoas físicas, mas é obrigatória.
Para aprender como fazer, continue a leitura, pois demos mais detalhes sobre o processo no decorrer deste guia!
Por que a retenção de impostos na nota fiscal é necessária?
A retenção de impostos na nota é necessária para assegurar que a Receita Federal receba os valores devidos no prazo adequado. Ou seja, serve para evitar a sonegação de encargos, e é uma exigência da Receita Federal.
Adicionalmente, essa antecipação do pagamento ajuda a simplificar o processo. Afinal, a empresa o faz no momento da emissão da nota e não precisa ter todo o trabalho de conferir valores, alíquotas e calcular bem depois.
Na prática, o que acontece é: os valores das retenções na fonte, fazem parte dos impostos do fornecedor. No entanto, tais encargos foram transferidos para o cliente para que o Fisco saiba, de forma antecipada, o valor que receberá pelos serviços que a empresa contratada apresentou.
É importante saber que descumprir as obrigações tributárias, bem como não fazer a retenção fiscal ou reter impostos de maneira errada, pode prejudicar os contribuintes junto ao governo.
Isto é, como as organizações podem receber multas, serem acusadas de sonegação fiscal e sofrer prejuízos. Por esse motivo, você deve se atentar à tabela de retenção de impostos na nota fiscal para evitar usar uma alíquota errada no cálculo.
Mas, antes de tocar nesse assunto, vamos falar sobre quem deve pagar esse tipo de encargo na NFS-e e quem é isento, que tal?
Quem deve pagar impostos da NFS-e?
Todos os empreendimentos que se enquadram nos regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido, não importa o segmento de atuação, devem pagar os impostos na nota fiscal de serviço. Vale ressaltar também que, por lei, o recolhimento de impostos é feito somente em notas com valores maiores que R$ 215,05.
Contudo, existe uma exceção. Para o tributo ISS (Imposto Sobre Serviço), é solicitada a antecipação por parte de empresas cadastradas no Simples Nacional e quando o prestador de serviço é uma organização sem fins lucrativos.
Essa condição está ligada às regras de cada município, que podem variar de acordo com a legislação local. Por esse motivo, recomendamos conferir como funciona na sua cidade para não ter maiores problemas com a arrecadação.
Para ficar mais fácil de entender quem deve pagar impostos na nota fiscal de serviço eletrônico, listamos todos os segmentos obrigados a fazer essa retenção, que são os setores de:
- limpeza;
- conservação;
- manutenção;
- segurança;
- vigilância;
- auditório;
- assessoria;
- consultoria;
- advocacia;
- localização da mão de obra;
- arquitetura e engenharia;
- contabilidade;
- ensino e treinamento.
Quais empresas são isentas da retenção de impostos na NFS-e?
Microempresas (ME), microempreendedores individuais (MEI) e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão isentas da retenção de encargos. Esses negócios pagam impostos de outra maneira, mediante o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, o DAS.
Só para contextualizar, esse documento serve para simplificar o recolhimento de tributos, o que é uma verdadeira ajuda para os pequenos negócios. Por esse motivo, centraliza o recolhimento de diversos encargos (municipais, estaduais e federais) em uma única guia.
Logo, os empreendedores que se encaixam em uma dessas categorias, não precisam se preocupar com o cálculo dos valores devidos, já que é feito automaticamente no momento da emissão do DAS.
Entendeu? Agora, é o momento de conferir como funciona e, em seguida, qual é a porcentagem de retenção de impostos na nota fiscal para cada regime tributário. Vamos lá?
Como é a retenção de impostos na NFS em diferentes regimes?
Entender como funciona a retenção de impostos na NFS-e em diferentes regimes é necessário para saber como seu negócio deve atuar. Acompanhe a seguir os diferentes regimes tributários e as respectivas tabelas de retenção de impostos na nota fiscal!
Lucro Real
As empresas que trabalham neste regime tributário devem ter uma receita bruta acima de R$ 78 milhões. Desta forma, devem ser reter os impostos abaixo:
- IR (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
- COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
- PIS (Programa de Integração Social).
É importante destacar que a alíquota de retenção de cada imposto muda conforme o tipo de serviço prestado por pessoa física ou jurídica.
Lucro Presumido
No caso do Lucro Presumido, as organizações precisam ter um lucro bruto abaixo de R$ 78 milhões. Assim, são obrigadas a reter os mesmos encargos acima do Lucro Real.
No entanto, a diferença do Lucro Presumido é na alíquota de retenção de cada imposto. Aqui, o valor é fixo, não importa o tipo de serviço prestado.
Simples Nacional
Já quem escolhe o regime tributário do Simples Nacional possui uma receita menor que R$ 4,8 milhões. Como já explicamos, essa característica faz com que as empresas que se enquadram nesse modelo não precisam fazer a retenção de imposto na nota fiscal de serviço.
Além dos regimes tributários, a área de atuação dos negócios é outro fator que influencia na incidência ou não da obrigação de retenção de impostos e no percentual da alíquota.
Quais são os impostos a pagar na nota fiscal de serviço?
Como você sabe, a retenção fiscal na nota fiscal de serviço é necessária em qualquer transação comercial entre empresas e pessoas físicas e jurídicas. Após emitir a NFS-e, a seguir para o Fisco em vez de ir para o bolso do contratado.
- ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza);
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social);
- PIS/PASEP (Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público);
- COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
- IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica);
- ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação).
Quando falamos de retenção fiscal, também é importante conhecer as abordagens para sua empresa emitir as notas da forma certa, cobrando os impostos.
No caso de o cliente ser um órgão público federal, existe o desconto (retenção) dos encargos e por percentuais diferenciados, tanto para serviços quanto para operações comerciais que envolvem produtos.
Vale lembrar que seguir as regras de pagamento de retenção de impostos na nota fiscal de serviço não deve ser encarado como opção. As normas precisam ser aplicadas para que o empreendedor não fique à margem da lei.
Por falar em nota fiscal, sabia que há regras que você deve seguir durante a emissão para garantir a validade dos documentos. Veja quais são as mais importantes no nosso blog!
Qual é a porcentagem de retenção de impostos na nota fiscal?
Existem vários impostos que incidem sobre a nota fiscal e as alíquotas variam conforme o regime tributário e município. De forma geral, os encargos retidos no documento são:
- ISS;
- INSS;
- PIS/PASEP;
- COFINS;
- CSLL;
- IRPJ.
Veja mais detalhes sobre cada um, e as devidas alíquotas, logo abaixo!
1. ISS
O Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, ou ISS, é um encargo municipal que incide sobre a prestação de serviços por empresas ou profissionais autônomos. A alíquota muda conforme o município e, por esse motivo, costuma variar entre 2% e 5%.
2. INSS
O Instituto Nacional do Seguro Social, o famoso INSS, é um tributo federal que incide sobre a folha de pagamento da empresa e tem a finalidade de financiar a seguridade social do país.
A alíquota muda segundo o regime tributário. No lucro real e presumido, o valor é de 11% sobre a nota fiscal de serviço.
3. PIS/PASEP
PIS significa, Programa de Integração Social e PASEP, Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público. De qualquer forma, o PIS é um encargo administrado pela Caixa Econômica Federal que se destina aos funcionários contratados no regime CLT.
A alíquota varia conforme o regime tributário e fica entre 0,65% para o modelo de lucro presumido, e de 1,5% para optantes pelo lucro real.
4. COFINS
COFINS quer dizer Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social e é outro imposto federal que incide sobre a receita bruta da empresa. A alíquota passa por modificações conforme o regime tributário.
No geral, os valores são de 7,6% no lucro real e de 3% no lucro presumido. No Simples Nacional, as taxas ficam entre 1,6% e 2,63%, a depender da atividade exercida.
5. CSLL
A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, CSLL, é um encargo federal que também se destina ao financiamento da seguridade social. A alíquota devida, que é de 9% para lucro real e 12% para lucro presumido, é descontada do valor total da venda.
6. IRPJ
O último da lista é o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, o IRPJ. O cálculo deste encargo se baseia no faturamento do último ano da empresa. As alíquotas são de 15%, tanto sobre o lucro real quanto sobre o lucro presumido.
Com base nessas informações, e no valor do serviço prestado, para calcular a retenção de imposto na NFS-e use a fórmula que apresentamos no tópico a seguir!
Como é o cálculo de impostos da nota fiscal de serviço?
O desconto de encargos é feito sempre que um negócio emite uma NFS-e. Para saber como fazer o cálculo de retenção de impostos da nota fiscal de serviço, é essencial conhecer o valor da nota, as alíquotas dos tributos e a base de cálculo de cada encargo. Neste caso, você precisa apenas seguir os percentuais que apresentamos nos tópicos anteriores.
De qualquer maneira, usa-se a seguinte fórmula: % da alíquota do imposto x valor da NFS-e = valor total do desconto na NFS-e.
Agora veja um exemplo prático de como calcular os impostos da nota fiscal de serviço!
Sua empresa contrata um consultor no valor de R$ 10.000 e precisa emitir uma nota para reter o IRRF (o imposto de renda retido na fonte). Para esse serviço, a alíquota é de 1,5%. Então, o cálculo da retenção do imposto fica assim: 1,5% (alíquota do IRRF) x R$ 10.000,00 (valor total da nota) = R$ 150,00.
Com isso, o consultor recebe R$ 9.850,00 e você deverá comprovar o valor retido de R$ 150,00 referente ao IRRF na guia de recolhimento DARF. Agora, é só repetir os cálculos, com as demais alíquotas, sempre sobre o valor original da nota.
Sabia que também é necessário calcular o imposto sobre os produtos? Veja um guia no nosso blog de como executar essa tarefa!
Como retificar impostos errados na NFS-e?
O cálculo da retenção de imposto na nota fiscal de serviço deve ser feito com cuidado para evitar falhas que possam comprometer o processo de arrecadação fiscal. Porém, somos todos humanos. Logo, ninguém está livre de cometer deslizes em certos momentos.
E quando alguém da equipe erra, não precisa se preocupar, já que ainda é possível fazer a retificação dos impostos para corrigir os valores.
Contudo, é importante saber que cada município tem a sua própria regra fiscal. Com isso, é crucial ficar atento ao sistema e às normas para saber como retificar impostos errados na NFS-e na sua cidade
Porém, geralmente, para corrigir alguma falha de projeto, é preciso emitir uma nota com os valores corretos dos encargos e, depois, solicitar a substituição do documento errado, pelo novo.
Como emitir nota fiscal de serviço?
Para acontecer a retenção de impostos, é preciso emitir a nota fiscal de serviço e o processo envolve:
- obtenção de um certificado digital, uma identidade que permite acessar os sistemas do governo e assinar documentos;
- credenciamento nos órgãos competentes, como o registro na Secretaria da Fazenda do seu estado;
- implementação de um emissor de nota fiscal online, um software que viabiliza o processo e pode ser gratuito ou pago.
Uma vez emitida, e impostos da nota fiscal devidamente retidos, você ainda pode consultar o documento para garantir que todas as informações estejam corretas. Veja o passo a passo a seguir!
Como fazer a consulta de retenção de impostos na nota fiscal?
Para consultar os valores retidos na sua nota fiscal, é necessário conferir o documento, um processo que pode ser feito no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Na prática, basta inserir a chave de acesso que você encontra no DANFE para visualizar o registro. Em seguida, é só checar os campos reservados à retenção de encargos. Bem simples, concorda?
Entendeu como emitir e como fazer a consulta de retenção de impostos na nota fiscal? Agora, para finalizar esse guia sobre o assunto, confira uma dica de como emitir suas NFS com mais segurança e praticidade!
Como a NFE.io pode otimizar emissão e o cálculo dos impostos da nota fiscal?
Como explicamos, NFS-e é um documento que comprova para o Fisco que uma empresa prestou serviço para uma pessoa jurídica ou física. Sendo assim, é fundamental fazer a retenção de imposto na nota fiscal de serviço, de forma correta, para ficar em conformidade legal e não sofrer sanções e/ou multas da Receita Federal.
Para controlar melhor a emissão de suas notas fiscais, é interessante usar um gerenciador, como o da NFE.io. Esse tipo de plataforma ajuda a calcular os impostos de forma correta e com mais agilidade, além de fazer a emissão das NFS de maneira automática.
E ainda tem mais: os clientes da NFE.io têm acesso a consultas de dados de empresas, como CNPJ, endereço, CPF e nota fiscal.
Que tal ter todos esses benefícios para facilitar os processos de emissão e cálculo de tributos do seu negócio? Entre em contato com nossa equipe de especialistas para saber mais informações sobre nosso software!
