Para manter em dia os tributos fiscais e assegurar as operações de envio de cargas aos seus destinos, toda transportadora deve fornecer a documentação em seus serviços de entrega. Nesse sentido, o MDF-e é o comprovante legal presente na rotina de distribuição de produtos.
Portanto, é essencial que os gestores de transportadoras de carga ou de empresas que entregam mercadorias entendam o que é, para que serve o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, como preencher e emitir esse documento e quais são as informações obrigatórias para emissão do MDF-e.
Acompanhe os próximos tópicos e saiba tudo sobre esse tema tão necessário para a sua empresa cumprir com as obrigações fiscais.
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O que é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)?
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um registro nacional que traz as principais informações da nota fiscal eletrônica e do Conhecimento de Transporte (CT-e). Considerado imprescindível para o transporte de mercadorias, é emitido e armazenado de forma digital, além de ser necessário para os serviços realizados entre estados.
Desde 2014, o manifesto de carga é um documento obrigatório e requisitado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para agilizar a fiscalização do transporte de cargas em território nacional. O MDF-e deve ser fornecido em todos os serviços de entrega de mercadorias e acompanhar os produtos durante os trajetos até o destino.
No entanto, quando o transporte de carga acontece entre municípios do mesmo estado, a obrigatoriedade deste documento depende das regras impostas pela Unidade Federativa (UF) em questão.
No caso de Minas Gerais, São Paulo, Paraná e Rio de Janeiro, esses estados exigem a emissão do registro eletrônico quando ocorre a movimentação intermunicipal do produto.
Para que serve o MDF-e? Entenda!
Como já mencionamos, a utilização do MDF-e é obrigatória e serve para informar sobre os serviços de movimentação de cargas nas estradas. Ou seja, esse documento fiscal regula os registros dos produtos em trânsito conduzidos pelas transportadoras.
Além disso, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais tem outras funções no deslocamento de mercadorias. Veja a seguir!
- Permitir o rastreamento das cargas;
- Identificar o responsável pelo transporte da carga do percurso;
- Incorporar as informações das mercadorias acobertadas por diversos CT-es ou NF-es transportadas em um mesmo veículo;
- Agilizar o registro dos lotes fiscais das documentações;
- Registrar as alterações das quantidades de itens transportados ou de seus condutores;
- Facilitar e agilizar o processo de fiscalização de mercadorias;
- Documentar o início e o fim do transporte de carga.
Veja também: Consulta de nota fiscal para meu CNPJ: aprenda como fazer!
Saiba quem deve emitir o MDF-e
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser emitido por qualquer transportadora que trabalhe com o CT-e, cargas fracionadas e lotação, ou pelas empresas que se responsabilizam pelas operações de transporte de suas próprias mercadorias.
Isto é, o registro deve ser apresentado por emitentes de nota fiscal eletrônica e também por autônomos.
Além disso, o documento é obrigatório em outros casos. Confira!
- Transbordo de carga, redespacho de mercadorias e subcontratação;
- Substituição de veículo, profissional de transporte ou contêineres;
- Inclusão de outras mercadorias além do previsto.
Desde 2020, a emissão do MDF-e é obrigatória no Brasil para o transporte de cargas interestadual e intermunicipal. Antes disso, cada região determinava a necessidade do documento.
Como funciona o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
Para entender melhor o que é MDF-e, é imprescindível conhecer como funciona o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
O registro foi criado com a intenção de modernizar e agilizar os processos de vistoria do transporte de cargas.
Com a emissão desse documento, você pode rastrear a movimentação das mercadorias e identificar os responsáveis pela operação em todos os trechos do percurso.
O MDF-e também funciona com um comprovante fiscal de todas as alterações feitas nas unidades de transporte, nas cargas ou nos condutores.
Além disso, tem a função de consolidar as informações que constam na nota fiscal eletrônica (NF-e) e no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Saiba também: Arquivo XML da nota fiscal: acesse de forma prática
Conheça os principais eventos do MDF-e
Ao longo da emissão do MDF-e acontecem alguns eventos que você deve levar em consideração na hora de emitir o seu Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
Conheça os principais!
Autorização da SEFAZ
Todo Manifesto precisa ser enviado à Secretaria da Fazenda para autorizar o uso do documento.
Neste procedimento, a SEFAZ confere alguns quesitos formais, como a autoria, o layout, a numeração e a assinatura do emitente. Vale destacar que o órgão não se responsabiliza pelo conteúdo declarado.
Isto é, se você preencher o documento de forma incorreta, receberá uma notificação de erro para corrigir e tentar emitir de novo o MDF-e.
Registro de passagem do caminhão
Durante o trajeto do motorista, é possível que ele passe por postos de fiscalização. Caso isso aconteça, é gerado o registro de passagem do veículo no MDF-e, na NF-e e no CT-e relacionados à carga transportada.
É importante destacar que esse evento pode impedir o cancelamento dos documentos fiscais.
Outra informação relevante é que o caminhão não precisa, obrigatoriamente, parar em uma vistoria para ter o documento lançado no Manifesto. De uma forma geral, isso ocorre de maneira eletrônica por radares e câmeras espalhadas nas estradas.
Encerramento do transporte
Esse evento deve ser enviado à SEFAZ para confirmar a entrega da carga ao consumidor.
Na prática, quando a mercadoria chega ao destinatário (ou o motorista encerra o transporte), o emitente deve informar a Secretaria da Fazenda a conclusão do serviço. Só depois dessa ação, a empresa poderá gerar um novo MDF-e para o mesmo veículo.
Ou seja, é fundamental emitir o Manifesto Eletrônico quando o processo finalizar, caso contrário, sua organização não conseguirá realizar novos transportes, podendo ter prejuízo financeiro.
Outro ponto de atenção em relação a este evento é a alteração da carga ou do veículo durante a rota. Caso isso ocorra, é crucial encerrar o Manifesto Eletrônico e emitir um novo.
Se o encerramento for negligenciado, você pode ser multado, pois o órgão fiscalizador entende que cometeu uma infração.
Cancelamento do MDF-e
Toda empresa que emite um Manifesto pode cancelá-lo, desde que seja autorizado pela SEFAZ, e o caminhão não tenha iniciado o serviço de transporte.
Para cancelar o evento, é indispensável cumprir o prazo de até 24 horas. Além disso, o MDF-e não pode ter sido encerrado nem ter registro de passagem.
Inclusão de motorista ou condutor
Toda vez que sua empresa trocar o motorista ou incluir um novo durante a movimentação da carga, é obrigatório o emitente informar a mudança ao órgão fiscalizador.
Esta alteração precisa ser registrada no Manifesto Eletrônico.
Inclusão de Documento Fiscal Eletrônico (DF-e)
A inclusão de DF-e pode ser usada quando acontecer o carregamento de carga após o MDF-e ser emitido.
Imagine que o seu motorista transporte um carregamento de mercadoria na Bahia e, ao chegar no Rio de Janeiro, precise colocar novos produtos no veículo para seguir viagem até Santa Catarina. Quando isso acontece, é viável emitir o evento de inclusão de documento.
Fique atento se o registro estiver indisponível no seu sistema. Nessa situação, você deve encerrar o primeiro Manifesto e emitir um novo com os dois documentos.
Informações obrigatórias para emissão de MDF-e
Como citamos, a SEFAZ deve autorizar a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Porém, se o documento não for preenchido corretamente, o órgão de fiscalização pode rejeitá-lo.
Para evitar que esse episódio aconteça com seu negócio, anote as informações que devem constar no documento.
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- Dados de emissão: Unidade Federativa (UF), série, número, modal (rodoviário, ferroviário ou aquaviário), data de emissão e ambiente (homologação e produção);
- Dados do emitente: razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, número, CEP, estado e cidade;
- Dados da Agência Nacional de Transportes Terrestres: Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga (RNTRC), contratante do serviço de transporte. Caso não tenha as informações do contratante, é possível fornecer o número do Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT) ou do Vale-Pedágio Obrigatório (VPO);
- Dados do transporte principal: tipo e UF do veículo, placa e tipo do rodado;
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- Dados do veículo reboque: caso haja reboque, use as mesmas informações do veículo de tração;
- Informações do motorista: nome completo, CPF e RNTRC;
- Informações do documento: chave de acesso do MDF-e;
- UFs do percurso: nomes dos estados de percurso do transporte, desde a origem até o destino;
- UF de início e fim: estado de origem e de destino do veículo;
- Informações da mercadoria: unidade e natureza da carga, peso bruto total e quantidade;
- Dados dos municípios de carregamento e descarregamento: municípios de início e fim do transporte e as paradas intermediárias para realizar a carga e descarga;
- Informações do seguro da carga: nome da seguradora e número da apólice de seguro da carga.
Como preencher o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
Nos tópicos anteriores, você acessou as principais informações do MDF-e. Agora, chegou o momento de saber como preencher o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos.
Veja o passo a passo desse processo.
Passo 1: Faça o cadastro no portal da SEFAZ
O primeiro passo para preencher o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos é realizar o seu cadastro na Secretaria de Fazenda do seu estado.
Cabe a esse órgão registar sua empresa e habilitá-la a emitir o MDF-e no próprio sistema da SEFAZ.
Passo 2 – Obtenha um certificado digital
Para emitir o Manifesto Eletrônico, é preciso contar com um certificado digital, pois ele garante a autenticidade do documento.
Somente com o certificado, é possível validar seu documento de forma legal, bem como ter acesso aos sistemas de emissão.
Passo 3 – Acesse o sistema e preencha os dados
A própria Secretaria de Fazenda fornece um sistema para as empresas preencherem o MDF-e.
Para isso, basta acessar a plataforma a partir do login e senha criados na etapa de cadastro (passo 1) e preencher os campos obrigatórios.
Após realizar esta etapa, você terá que submeter o documento à autorização da SEFAZ.
Passo 4 – Imprima o DAMDFE
Com a validação do seu Manifesto pela SEFAZ, você deverá emitir e imprimir o Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (DAMDFE).
Esse documento auxiliar possui um código de barras que facilita a consulta do MDF-e pela fiscalização.
Leia também: O que é nota fiscal denegada e rejeitada? Como resolver?
Como emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
O MDF-e pode ser gerado por um portal emissor do documento de sua preferência, ou pelo Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS). Para isso, as plataformas gerenciadoras fornecem, simultaneamente, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais e o CT-e.
Vale ressaltar que a versão gratuita do documento emitido pela SEFAZ foi descontinuada. Portanto, a emissão deve ser feita por um serviço terceirizado.
Contudo, de uma maneira geral, é necessário seguir as etapas do tópico anterior para rodar o seu registro digital.
Diferenças entre MDF-e e DAMDF-e
O DAMDFE é o Documento Auxiliar do Documento Eletrônico de Documentos Fiscais. Ou seja , é a versão impressa e simplificada do MDF- e que acompanha o transporte de carga até o destino, e deve ser mostrado nas barreiras de fiscalização.
É importante destacar que somente após a conferência do DAMDFE os agentes fiscais das rodovias podem acessar o arquivo do Manifesto Eletrônico.
Isto significa que, para cada MDF-e emitido, o DAMDFE deve sempre ser impresso para acompanhar a mercadoria durante o transporte logístico. Em situações de fiscalização, é necessário apresentar o registro auxiliar para consultar o Manifesto digital no sistema.
Portanto, a emissão dos dois documentos de forma seguida é indispensável e evita multas fiscais para o motorista e empresa. Além disso, facilita a logística empresarial e a identificação das mercadorias.
Emitir o MDF-e pode evitar problemas fiscais para seu negócio
Agora que você já conhece mais sobre o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos, não deixe de emitir esse registro digital para se manter em dia com os órgãos de fiscalização.
Visto que as operações de transporte precisam apresentar o MDF-e em todo o percurso da mercadoria, é essencial adquirir um sistema que emita o registro de forma adequada.
Portanto, antes de escolher o programa para emitir seu registro digital, é vital:
- procurar um portal com suporte 24 horas;
- escolher um serviço compatível com a sua empresa;
- conferir a estrutura do sistema;
- treinar sua equipe para utilizar o software;
- verificar as condições dos serviços, como os preços e os planos.
Em resumo, é fundamental que todo negócio fique atento aos documentos fiscais de transporte obrigatórios e faça uma boa gestão de documentos.Assim, evita sofrer as penalidades previstas na legislação, que impactam no deslocamento e na logística.
Além disso, é importante manter a agilidade em todos os processos de emissão de documentos.
Portanto, se sua empresa precisa de mais automação, consulte o sistema de emissão da NFE.io e fale com um de nossos especialistas.
