O fluxo de caixa em escolas é um assunto que deve ser levado a sério por qualquer instituição de ensino, uma vez que esse processo é diretamente responsável pelos resultados e sucesso do empreendimento.
Em geral, a gestão financeira em escolas inclui gastos e despesas, cobranças, realização de matrículas e rematrículas, controle da inadimplência e outras variáveis que afetam a saúde financeira da instituição.
Portanto, nada melhor do que entender de fato o que precisa ser feito para tomar as melhores decisões que levem ao sucesso da escola!
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira essencial para qualquer operação. É um instrumento responsável por acompanhar as movimentações financeiras de uma empresa, como receitas e despesas durante determinados períodos.
Apesar do seu conceito ser simples, o fluxo de caixa demanda bastante atenção aos detalhes para que auxilie nas tomadas de decisões e nas melhorias contínuas do desempenho financeiro.
A gestão financeira em escolas tem como objetivo organizar e controlar os seus recursos, bem como garantir o fluxo de pagamentos dos alunos e evitar a inadimplência.
Entenda em detalhes: o que é movimento de caixa e o que é fluxo de caixa?
Como fazer o fluxo de caixa em escolas?
1. Crie um planejamento financeiro
O primeiro passo para uma fazer o fluxo de caixa em escolas é pelo planejamento. Assim como em outros negócios, a gestão financeira em escolas também deve contar com a ideias de como montar um plano de negócios e um plano de gestão financeira.
Se você está iniciando as atividades, é importante apresentar uma projeção detalhada do fluxo de caixa para os meses iniciais e para os próximos anos. Com base nessa previsão, será possível calcular os valores totais e o tempo necessário para atingir o ponto de equilíbrio financeiro.
Vale lembrar que, em tempos de instabilidade econômica, entender o que é um fluxo de pagamentos e monitorar o fluxo de caixa de sua escola é fundamental para lidar melhor com possíveis cancelamentos de matrícula e inadimplências.
Em seu planejamento financeiro, leve em consideração as seguintes abordagens:
- levantamento de todas as despesas e receitas, atuais e futuras;
- planos de investimentos e expansão;
- ciclo operacional da gestão financeira da escola;
- atualizações de orçamento, despesas e valores dos planos escolares;
- previsões de recebíveis.
2. Controle todas as entradas e saídas
Todas as entradas (receitas) e saídas (despesas) precisam ser registradas de forma adequada e organizada. Ou seja, qualquer transação financeira que acontece no fluxo de caixa em escolas deve ser listada para o controle financeiro.
Busque fazer esse processo sempre no exato momento em que as movimentações acontecem, anotando os valores e as datas das entradas e saídas.
Também é importante deixar bem claro o significado de cada uma das informações para manter o fluxo de pagamentos em escolas em dia e ter controle sobre a inadimplência de alunos, por exemplo.
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Quaisquer erros ou cálculos errados podem gerar transtornos no futuro que afetam o orçamento de sua escola.
3. Categorize o fluxo de caixa da sua escola
Aproveitando a deixa sobre deixar claro a organização do fluxo de pagamentos na escola, a dica aqui é categorizar as movimentações conforme seus respectivos gastos e recebimentos.
Isto é, separe as informações por categorias, como:
- recebimentos de mensalidades a prazo;
- recebimentos de mensalidades à vista;
- custos operacionais fixos;
- despesas variáveis;
- salários dos funcionários;
- aquisição de materiais didáticos;
- entre outros.
4. Revise o fluxo de caixa escolar periodicamente
Você já tem o planejamento, controle atual e categorização do fluxo de caixa de sua escola, mas de nada adianta se não manter uma rotina e disciplina para controlar a gestão financeira periodicamente.
Portanto, recomenda-se determinar uma periodicidade para efetuar o controle financeiro do caixa e assegurar que tudo esteja de acordo com o planejado.
Essas revisões podem acontecer semanal ou mensalmente, dependendo do tamanho da sua instituição de ensino. O propósito aqui é evitar o acúmulo de informações e não perder tempo com retrabalhos. Mantenha o fluxo de caixa sempre atualizado!
Confira alguns artigos mais detalhes sobre como você pode ajudar o seu setor financeiro a se organizar e controlar o fluxo de caixa e pagamentos em escolas:
- Como organizar contas a pagar e receber de uma empresa
- 6 dicas de como administrar o financeiro
- 7 principais tarefas da rotina do setor financeiro
5. Escolha um programa de fluxo de caixa
A gestão financeira em escolas não deve ignorar o que a tecnologia tem de melhor para oferecer em prol de mais produtividade, eficiência e resultados. Por isso, escolher uma boa ferramenta de gestão financeira é capaz de otimizar seus recursos e evitar desperdícios para manter o negócio funcionando.
Essas plataformas são importantíssimas para gerir uma instituição de ensino.
Elas trazem recursos, funcionalidades e automações que vão assessorar o controle de como fazer o fluxo de caixa em escolas, entender a realidade financeira e permitir adotar medidas de gestão que estejam de acordo com os seus objetivos.
Por exemplo, uma excelente plataforma pode ajudar o setor financeiro a organizar e diminuir a inadimplência escolar.
Os programas facilitam a compreensão de como funciona o fluxo de caixa em escolas e geram praticidades, como registros de informações. Entre suas diversas vantagens, vale destacar:
- sem necessidade de realizar cálculos manuais;
- redução das chances de erros;
- registro dos dados em um único sistema centralizado;
- evita riscos de perdas de informações importantes;
- facilita a análise dos dados do fluxo de caixa em escolas.
- envia lembretes e notificações sobre contas a pagar ou receber.
Não deixe de ler também: 6 melhores sistemas escolares e suas principais vantagens
6. Invista em um programa de gestão de notas fiscais
Além de controlar o fluxo de caixa da escola, sua empresa também precisa de um programa para fazer o cálculo dos impostos e a emissão das notas fiscais.
Não são todos os programas de fluxo de pagamentos em escolas que oferecem essa funcionalidade essencial para sua gestão.
Como prestadoras de serviços, as escolas e instituições de educação em geral são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica de serviços para todos os alunos/pais.
Sem contar que, se for o caso de você ter uma rede de escolas de diferentes cidades e filiais, então deve ficar atento para a emissão das notas para as diversas prefeituras.
Então, entra em cena um software que pode automatizar e agilizar a emissão de notas fiscais, tornando o processo e o atendimento muito mais eficientes.
O NFE.io é um sistema de gerenciamento de notas fiscais que conta com cálculo automático dos impostos, da emissão, geração dos arquivos XML e HTML, envio das notas por e-mail e um poderoso painel de controle de dados.
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