Taxa de emissão de nota fiscal: tudo o que você precisa saber!

Compreender bem o cenário de obrigações fiscais e tributárias é importante para uma gestão eficiente do negócio. No entanto, é comum ter dúvidas sobre custos e regras, como a taxa de emissão de nota fiscal.

Essa é uma expressão que causa bastante confusão, especialmente entre os responsáveis por micro e pequenas empresas. Ao contrário do que parece, não existe um custo para criar cada nota fiscal, mas a emissão leva à obrigação de arcar com o pagamento de tributos diversos.

Não é por acaso que o relatório Doing Business Subnacional Brasil 2021, o último antes do encerramento do projeto do Banco Mundial, traz uma informação alarmante. Segundo os dados, as empresas brasileiras gastam em média 1.500 horas ao ano para preparar, declarar e pagar impostos.

Entender a lógica de cobrança e quais são as obrigações, portanto, é o primeiro passo para descomplicar a relação com os impostos, de modo a garantir mais eficiência e reduzir os riscos de falhas. 

A seguir, descubra o que realmente significa a taxa de emissão de nota fiscal e tire suas dúvidas!

O que é taxa de emissão de nota fiscal?

A taxa de emissão de nota fiscal é um termo usado popularmente, mas não existe uma cobrança federal, estadual ou municipal apenas para gerar um documento fiscal. O que acontece é que, ao emitir a nota, a empresa formaliza uma operação que envolve diversos impostos, como ICMS, ISS e PIS, de acordo com o tipo de atividade.

Na prática, emitir a nota não custa nada diretamente, mas a operação registrada gera tributos que aumentam o custo final da venda de produtos ou prestação de serviços.

Por isso, os gestores precisam calcular corretamente os impostos aplicáveis em cada caso para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e evitar problemas com o Fisco.

Além de entender o que é taxa de emissão de nota fiscal, saiba mais sobre o assunto no nosso artigo: O que é emissão de Nota Fiscal?

Qual a taxa de emissão de nota fiscal?

Não existe uma taxa de emissão de nota fiscal que a União, os estados ou os municípios cobrem. O ato de emitir e registrar uma nota fiscal é gratuito e não pesa no orçamento do negócio.

Como você viu, a taxa, na verdade, se conecta às alíquotas dos impostos que incidem sobre a venda ou prestação de serviço. Logo, são esses tributos que efetivamente geram custos sobre o processo.

Imagine uma loja que vende um produto e emite uma nota fiscal. O estabelecimento não paga nada para emitir, mas a própria operação obriga o pagamento de tributos.

Logo, ao pensar em qual a taxa de emissão de nota fiscal, é essencial considerar que o termo se refere à alíquota dos impostos. A cobrança também depende de diversos fatores, como:

• tipo de atividade;
• porta da empresa;
• regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

Quais são as taxas/impostos na nota fiscal de prestação de serviços?

Quando uma empresa emite uma nota fiscal de serviços, normalmente precisa pagar o Imposto Sobre Serviços (ISS), de competência municipal. A alíquota varia conforme a legislação de cada cidade e o tipo de serviço prestado.

Além do ISS, a organização também precisa recolher outros impostos sobre a atividade, a depender do tipo de regime tributário. Os principais são:

• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), conforme o tipo de serviço.

Como a forma de cobrança varia conforme os regimes tributários, uma empresa enquadrada no Simples Nacional, por exemplo, paga uma guia única que já inclui todos esses impostos. Já no Lucro Presumido, há o cálculo individual de cada tributo.

Uma exceção fica para os Microempreendedores Individuais (MEIs). Quem se encaixa nessa categoria paga apenas um valor mensal de contribuição, independentemente de quantas notas emitir e do preço dos serviços, desde que fique no limite anual.

Qual a diferença entre Impostos Diretos e Indiretos?

A diferença entre impostos diretos e indiretos está na forma de cobrança desses tributos e na responsabilidade em pagá-los. Os impostos diretos são aqueles pagos diretamente por pessoas ou empresas sobre a renda, patrimônio ou lucro. Um exemplo é o IRPJ, que depende do faturamento e do lucro do negócio no período de apuração.

Já os impostos indiretos incidem sobre o consumo de bens e serviços e compõem o preço final. Entre os principais exemplos estão ICMS, IPI e ISS.

Na prática, essa diferença indica que o próprio contribuinte, como a empresa, paga os impostos diretos, sem repassá-los a terceiros. Já os impostos indiretos permitem que a empresa os repasse ao consumidor final ao definir o preço de produtos ou serviços.

Para os negócios e profissionais autônomos, entender essa lógica é essencial para fazer um bom planejamento tributário e até para a formação de preços. Ao conhecer os custos envolvidos e que podem sofrer repasses, por exemplo, é possível ajustar os valores cobrados com mais eficiência.

Como calcular imposto sobre nota fiscal?

O primeiro passo de como calcular o imposto sobre nota fiscal é identificar o regime tributário da empresa e o tipo de operação (se foi uma venda de produto ou uma prestação de serviço). Esses são dois dos fatores mais relevantes para indicar quais são os impostos devidos, as alíquotas e como aplicá-las.

No caso do Simples Nacional, ocorre a unificação dos principais impostos em uma só cobrança. A alíquota aplicada depende tanto do ramo de operação da empresa quanto do seu faturamento.

Já em regimes como Lucro Presumido ou Lucro Real, devem-se aplicar as alíquotas individuais dos impostos. O cálculo incide sobre o valor da nota fiscal, com percentuais que variam de 2% a 15%, a depender do caso.

De qualquer forma, é indispensável entender quais são as regras aplicadas ao negócio para acertar na apuração dos impostos.

Como calcular imposto com dados do Lucro Presumido?

Para acertar no cálculo do imposto ou taxa de emissão de nota fiscal pelo Lucro Presumido, é necessário identificar qual foi a receita bruta do período. Sobre esse valor, deve-se aplicar o percentual de presunção do lucro, o qual a legislação define e varia entre 8% (para comércio) e 32% (para serviços).

Depois de encontrar esse valor, é o momento de aplicar as alíquotas do IRPJ e de CSLL, que são de 15% e 9%, respectivamente. Também pode ser necessário considerar outros tributos sobre a receita bruta, como o PIS (0,65%) e Cofins (3%).

Vamos imaginar que uma empresa fature R$ 100.000 em um trimestre, com Lucro Presumido de R$ 32.000. Sobre esse montante, o negócio precisa pagar os seguintes  impostos:

• IRPJ: 15% x 32000 = R$ 4.800;
• CSLL: 9% x 32000 = R$ 2.880;
• IRPJ + CSLL: R$ 7.680.

Também tem a cobrança de 0,65% sobre o faturamento de R$ 100.000 para o PIS e de 3% para o Cofins, o que resulta em:

• PIS: R$ 650;
• Cofins: R$ 3.000;
• Total em impostos: R$ 11.330.

Também é preciso considerar a cobrança de ICMS ou ISS, conforme o tipo de operação. No geral, a empresa paga o imposto com base no total do período, não em cada nota individualmente. Ainda assim, cada nota fiscal emitida durante o período de apuração compõe o valor final dos tributos a pagar.

Como calcular imposto com dados do Simples Nacional?

Para saber como calcular o imposto sobre a nota fiscal no Simples Nacional, é necessário considerar tanto o faturamento bruto acumulado nos últimos 12 meses quanto a atividade exercida pela empresa. Esses fatores definem as alíquotas, conforme a tabela do Anexo correspondente para cada negócio.

Em geral, a taxa de imposto varia entre 4% e 33%, mas pode diminuir, a depender do faturamento (como você conhecerá à frente). Por ora, vale entender a fórmula usada para calcular o imposto cobrado:

Alíquota efetiva no Simples Nacional = [(Receita bruta dos últimos 12 meses x Alíquota) – Parcela a deduzir presente na tabela] / Receita bruta dos últimos 12 meses

O resultado define o percentual real aplicado sobre o faturamento mensal para calcular o valor do imposto.

Para entender melhor, vamos considerar as seguintes condições para uma empresa prestadora de serviços que se encaixa no Anexo III:

• Receita bruta dos últimos 12 meses = R$ 200.000;
• Alíquota presente na tabela para essa faixa de receita = 11,2%;
• Parcela a deduzir = R$ 9.360;
• Alíquota efetiva = [(200000 x 11,2%) – 9360] / 200000 = 6,52%.

Se a empresa tiver um faturamento de R$ 20.000 no mês, com a aplicação dessa alíquota, o imposto devido será de R$ 1.304 no mês. Esse valor já corresponde à soma dos tributos como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ISS e ICMS, em uma só guia.

Detalhamento das alíquotas do Simples Nacional por Anexo

As alíquotas do Simples Nacional se dividem entre os Anexos que constam na Lei Complementar nº 155/2016, que alterou o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte (Lei Complementar n° 123/2006). 

Pela legislação, cada tipo de atividade apresenta um conjunto progressivo de alíquotas, as quais variam com o faturamento dos últimos 12 meses da empresa.

No Anexo I, constam as alíquotas relacionadas a empresas do comércio, como lojas em geral:

Já no Anexo II estão as indústrias de diferentes tipos:

Do Anexo III participam as empresas que oferecem serviços de instalação, manutenção e reparos. Ainda, há os escritórios de contabilidade, academias, agências de viagens, empresas de medicina, odontologia e laboratórios:

No Anexo IV, as alíquotas são para as empresas que oferecem serviços advocatícios, de obras, construção de imóveis, limpeza e vigilância:

Por fim, no Anexo V constam as alíquotas de empresas que prestam serviços de jornalismo, tecnologia, publicidade, engenharia, auditoria e outras áreas:

Além de verificar o anexo específico, você pode consultar as alíquotas do Simples Nacional pela tabela completa, com base no CNAE da empresa. Uma opção são os anexos da Lei Complementar n° 155/2016.

Fator R no Simples Nacional

Além da equação principal que você conferiu, é necessário considerar o impacto do Fator R do Simples Nacional para encontrar o valor cobrado por nota fiscal. 

Na prática, esse é um mecanismo que define se uma empresa prestadora de serviços será tributada pelo Anexo III (que tem alíquotas menores) ou pelo Anexo V (com alíquotas maiores).

O cálculo do Fator R se dá pela razão entre a folha de salários mais encargos dos últimos 12 meses e a receita bruta do período de análise. Nos casos em que o resultado for igual ou superior a 28%, a empresa pode aplicar as alíquotas do Anexo III.

O cálculo é especialmente relevante para empresas que prestam serviços do segmento intelectual, como consultorias e clínicas médicas. Como exemplo, considere um negócio de tecnologia que teve receita de R$ 500 mil no período e uma folha de pagamento de R$ 150 mil.

Nesse cenário, a companhia tem um Fator R de 30%, o que permite a adoção das alíquotas menores do Anexo III. Logo, fazer uma boa gestão da folha e entender o impacto desse fator pode ajudar a reduzir a carga tributária.

Tabela de Impostos da Nota Fiscal de Prestação de Serviços (NFS)

A tabela de Impostos da Nota Fiscal de Prestação de Serviços (NFS) apresenta os tributos que podem constar na emissão do documento, como ISS, PIS, Cofins, IRPJ e CSLL. Os impostos variam conforme o tipo de serviço prestado e o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

Como você viu, para as empresas no Simples, uma só alíquota inclui os tributos embutidos. Já no Lucro Presumido e no Lucro Real, a aplicação dos percentuais ocorre individualmente sobre a base de cálculo. Veja a tabela com as estimativas:

A aplicação correta das alíquotas é essencial para calcular os impostos devidos em cada operação, o que ajuda a manter a conformidade perante o Fisco.

Existe lei para o pagamento de tributos em notas fiscais?

Embora não haja uma lei que cobre taxa de emissão de nota fiscal para cada documento gerado, há a obrigação legal de pagar os impostos referentes às operações. Primeiramente, há a exigência de emitir a nota fiscal pelo Código Tributário Nacional (Lei n° 5.172/1966), além das regras estaduais e municipais.

Também há regras específicas para os impostos. O ISS segue a Lei Complementar n° 116/2003, com definições em cada cidade. Já o ICMS tem como base a Lei Complementar n° 87/1996 e se aplica a operações com circulação de mercadorias e serviços de transporte e comunicação.

Vale destacar que a legislação tributária está em constante transformação, tanto no âmbito federal quanto em caráter estadual e municipal. Portanto, é fundamental acompanhar as atualizações das obrigações legais quanto ao pagamento de tributos em notas fiscais.

Quais os impactos da Reforma Tributária nas Notas Fiscais?

A Reforma Tributária, sancionada em 2025, propõe mudanças relevantes na estrutura dos impostos brasileiros. Como consequência, podem ocorrer impactos nos custos para emitir nota fiscal, em termos de tributos.

Uma das principais alterações é a criação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). A ideia é que esses tributos substituam opções atuais como ICMS, ISS, IPI, PIS e Cofins.

O novo modelo proposto pela reforma visa simplificar a apuração de impostos, além de tornar o processo de emissão de notas fiscais mais ágil e transparente. Ao mesmo tempo, tais mudanças exigem que as empresas se preparem para adaptar os próprios processos para atender às novas obrigações.

Agora você já sabe que a taxa de emissão de nota fiscal não se refere a um custo específico por documento criado e, sim, aos impostos devidos pelas operações. Afinal, as notas permitem apurar os tributos devidos e pagar corretamente, conforme o regime tributário, porte e setor da empresa.

Para gerenciar as obrigações com eficiência, vale a pena ter um serviço de emissão de NF-e. Uma solução como a NFE.io é ideal para automatizar o processo de criação de notas fiscais, de modo a reduzir o tempo gasto, minimizar erros e cumprir todas as obrigações fiscais.

Se você deseja otimizar a gestão fiscal da sua empresa, fale com um especialista e conheça as soluções da NFE.io!