[Guia] O que é invoice? Como funciona e quem deve emitir?

Tempo de leitura: 7 minutos

A invoice é um documento que funciona como uma nota fiscal internacional, sendo entregue ao comprador pelo vendedor em transações comerciais. A fatura deve incluir o custo dos produtos adquiridos ou serviços prestados, além de outros dados.

Caso a sua empresa trabalhe com negociações para qualquer tipo de pessoa jurídica ou física que esteja no exterior, você precisa saber o que é e como funciona a invoice!

Afinal, o documento também pode servir como registros legais se contiverem os nomes do vendedor e do cliente, descrição e preço dos bens ou serviços e as condições de pagamento.

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Com o crescimento do trabalho remoto no Brasil e no mundo, a busca pela emissão de invoices também aumentou, já que muitas pessoas começaram a prestar serviços para empresas internacionais.

No entanto, se você trabalha com importações e exportações, entender o que é um documento invoice, como emitir ou receber deve estar entre as prioridades na gestão tributária da sua empresa!

O que é um documento invoice?

Invoice é um termo em inglês que, em tradução literal, significa fatura e é emitida em casos de transações comerciais entre uma empresa e clientes que estão em países diferentes. Ou seja, o documento invoice é como um tipo de nota fiscal, emitida para importação e/ou exportação de produtos e serviços.

Sendo assim, a invoice é tão importante quanto outros documentos gerados por um negócio, como NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias).

Nem todos os casos de transações comerciais que envolvem empresas e clientes no exterior exigem a emissão deste comprovante. Mesmo assim, recomenda-se sempre emitir a invoice quando possível.

Em geral, a emissão da invoice serve para:

Registro de transações

O benefício mais importante de uma invoice é manter um registro e controle legal das vendas. Isso torna possível descobrir quando um produto foi vendido, quem comprou e quem vendeu.

Acompanhamento de pagamentos

Uma invoice é um documento de alto valor para a gestão contábil. Ele ajuda o vendedor e o comprador a acompanhar seus pagamentos e os valores devidos.

Proteção legal

A invoice é uma prova legal da transação internacional e do acordo entre o comprador e o vendedor conforme o preço definido, protegendo o comerciante de possíveis fraudes.

Declaração de impostos

O registro e a manutenção de todos as invoices ajudam a empresa a relatar sua receita e garantir que seja pago o valor adequado de impostos e tributações.

Análise de negócios

Com uma análise das invoices, assim como de notas fiscais em geral, é possível coletar informações dos padrões de compra de seus clientes e identificar tendências, produtos populares e muito mais.

Quem emite a invoice?

A invoice deve ser emitido por quem vende um produto ou presta um serviço para clientes de outros países, ou seja, em transações comerciais internacionais. A emissão do invoce é obrigatória caso os valores sejam maiores que 3 mil dólares americanos ou quantias equivalentes em outras moedas estrangeiras.

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Caso o valor seja menor que 3 mil dólares (USD), a emissão não é necessária, mas recomenda-se emitir a invoice mesmo assim para servir de garantia do acordo e ajudar no controle financeiro da empresa.

Leia também: como emitir nota fiscal de produtos importados? 4 passos para nacionalizar mercadorias com segurança

O que precisa ter na invoice?

Não existe um modelo de invoice padrão e, portanto, fica a critério da empresa quais informações colocar. No entanto, alguns dados são sim obrigatórios com o tipo de transação para comprovar o acordo, então precisam ter na invoice.

Se estamos falando de um produto, o invoice deve conter informações, como:

  • data de emissão;
  • número do documento;
  • nome e endereço completo do emissor;
  • nome e endereço completo do destinatário;
  • descrição completa da mercadoria;
  • tipo de transporte do fruto da operação comercial;
  • local de embarque e de desembarque;
  • preço unitário, moeda, valor total;
  • peso bruto, peso líquido e quantidade;
  • forma e canal de pagamento;
  • condições e termos de vendas (Incoterms (International Commercial Terms);
  • assinatura do emissor da Invoice (indicado).

Já uma invoice de prestação de serviços deve acompanhar informações, como:

  • data de emissão;
  • dados da empresa contratante (razão social, nome e endereço);
  • dados do contratado (razão social, nome e endereço);
  • ata da cobrança;
  • resumo do serviço contratado;
  • valores acordados;
  • dados bancários de quem presta o serviço/vende o produto;
  • moeda utilizada no pagamento;
  • método de pagamento.

Sempre se certifique que todos os dados e informações estejam corretas para evitar eventuais problemas. Aliás, outra dica é criar uma versão da invoice no idioma do contratante/cliente para evitar maiores problemas, mesmo que seja comum apenas no idioma do emissor.

Como pagar uma invoice no Brasil?

O pagamento da invoice é realizado por meio de uma transferência internacional. A transação financeira pode ser feita nos próprios aplicativos de bancos tradicionais ou ao usar aplicativos especializados, como a Wise, Western Union ou até mesmo o PayPal.

Não deixe de ler: como calcular imposto de produto importado? Aprenda o cálculo, os motivos da cobrança e veja quais mercadorias estão isentas

Como receber uma invoice?

Para receber pagamentos de uma invoice, basta ter uma conta correnta para qual o dinheiro será transferido. Em geral, os dados necessários para receber uma invoice são:

  • nome do banco beneficiário;
  • IBAN;
  • código SWIFT do banco beneficiário;
  • titular da conta no banco beneficiário;
  • endereço do banco beneficiário.

Como fazer um pagamento internacional?

Seja para pessoa física ou jurídica, existem algumas principais opções para fazer pagamentos internacionais, com diferentes taxas e procedimentos. A transação pode ser por cartão de débito ou crédito, transferência bancária (uma das mais caras) ou por meio de plataformas especializadas que costumam ter as melhores condições.

Uma invoice não é apenas um recibo, mas um documento legal que protege sua empresa contra erros e riscos. As ferramentas certas podem ajudá-lo a otimizar seu processo de faturamento, melhorar seu fluxo de caixa e até mesmo simplificar sua contabilidade.

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