A invoice é um documento que funciona como uma nota fiscal internacional, sendo entregue ao comprador pelo vendedor em transações comerciais. A fatura deve incluir o custo dos produtos adquiridos ou serviços prestados, além de outros dados.
Caso a sua empresa trabalhe com negociações para qualquer tipo de pessoa jurídica ou física que esteja no exterior, você precisa saber o que é e como funciona a invoice!
Afinal, o documento também pode servir como registros legais se contiverem os nomes do vendedor e do cliente, descrição e preço dos bens ou serviços e as condições de pagamento.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Com o crescimento do trabalho remoto no Brasil e no mundo, a busca pela emissão de invoices também aumentou, já que muitas pessoas começaram a prestar serviços para empresas internacionais.
No entanto, se você trabalha com importações e exportações, entender o que é um documento invoice, como emitir ou receber deve estar entre as prioridades na gestão tributária da sua empresa!
O que é um documento invoice?
Invoice é um termo em inglês que, em tradução literal, significa fatura e é emitida em casos de transações comerciais entre uma empresa e clientes que estão em países diferentes. Ou seja, o documento invoice é como um tipo de nota fiscal, emitida para importação e/ou exportação de produtos e serviços.
Sendo assim, a invoice é tão importante quanto outros documentos gerados por um negócio, como NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias).
Nem todos os casos de transações comerciais que envolvem empresas e clientes no exterior exigem a emissão deste comprovante. Mesmo assim, recomenda-se sempre emitir a invoice quando possível.
Em geral, a emissão da invoice serve para:
Registro de transações
O benefício mais importante de uma invoice é manter um registro e controle legal das vendas. Isso torna possível descobrir quando um produto foi vendido, quem comprou e quem vendeu.
Acompanhamento de pagamentos
Uma invoice é um documento de alto valor para a gestão contábil. Ele ajuda o vendedor e o comprador a acompanhar seus pagamentos e os valores devidos.
Proteção legal
A invoice é uma prova legal da transação internacional e do acordo entre o comprador e o vendedor conforme o preço definido, protegendo o comerciante de possíveis fraudes.
Declaração de impostos
O registro e a manutenção de todos as invoices ajudam a empresa a relatar sua receita e garantir que seja pago o valor adequado de impostos e tributações.
Análise de negócios
Com uma análise das invoices, assim como de notas fiscais em geral, é possível coletar informações dos padrões de compra de seus clientes e identificar tendências, produtos populares e muito mais.
Quem emite a invoice?
A invoice deve ser emitido por quem vende um produto ou presta um serviço para clientes de outros países, ou seja, em transações comerciais internacionais. A emissão do invoce é obrigatória caso os valores sejam maiores que 3 mil dólares americanos ou quantias equivalentes em outras moedas estrangeiras.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Caso o valor seja menor que 3 mil dólares (USD), a emissão não é necessária, mas recomenda-se emitir a invoice mesmo assim para servir de garantia do acordo e ajudar no controle financeiro da empresa.
Leia também: como emitir nota fiscal de produtos importados? 4 passos para nacionalizar mercadorias com segurança
O que precisa ter na invoice?
Não existe um modelo de invoice padrão e, portanto, fica a critério da empresa quais informações colocar. No entanto, alguns dados são sim obrigatórios com o tipo de transação para comprovar o acordo, então precisam ter na invoice.
Se estamos falando de um produto, o invoice deve conter informações, como:
- data de emissão;
- número do documento;
- nome e endereço completo do emissor;
- nome e endereço completo do destinatário;
- descrição completa da mercadoria;
- tipo de transporte do fruto da operação comercial;
- local de embarque e de desembarque;
- preço unitário, moeda, valor total;
- peso bruto, peso líquido e quantidade;
- forma e canal de pagamento;
- condições e termos de vendas (Incoterms (International Commercial Terms);
- assinatura do emissor da Invoice (indicado).
Já uma invoice de prestação de serviços deve acompanhar informações, como:
- data de emissão;
- dados da empresa contratante (razão social, nome e endereço);
- dados do contratado (razão social, nome e endereço);
- ata da cobrança;
- resumo do serviço contratado;
- valores acordados;
- dados bancários de quem presta o serviço/vende o produto;
- moeda utilizada no pagamento;
- método de pagamento.
Sempre se certifique que todos os dados e informações estejam corretas para evitar eventuais problemas. Aliás, outra dica é criar uma versão da invoice no idioma do contratante/cliente para evitar maiores problemas, mesmo que seja comum apenas no idioma do emissor.
Como pagar uma invoice no Brasil?
O pagamento da invoice é realizado por meio de uma transferência internacional. A transação financeira pode ser feita nos próprios aplicativos de bancos tradicionais ou ao usar aplicativos especializados, como a Wise, Western Union ou até mesmo o PayPal.
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Como receber uma invoice?
Para receber pagamentos de uma invoice, basta ter uma conta correnta para qual o dinheiro será transferido. Em geral, os dados necessários para receber uma invoice são:
- nome do banco beneficiário;
- IBAN;
- código SWIFT do banco beneficiário;
- titular da conta no banco beneficiário;
- endereço do banco beneficiário.
Como fazer um pagamento internacional?
Seja para pessoa física ou jurídica, existem algumas principais opções para fazer pagamentos internacionais, com diferentes taxas e procedimentos. A transação pode ser por cartão de débito ou crédito, transferência bancária (uma das mais caras) ou por meio de plataformas especializadas que costumam ter as melhores condições.
Uma invoice não é apenas um recibo, mas um documento legal que protege sua empresa contra erros e riscos. As ferramentas certas podem ajudá-lo a otimizar seu processo de faturamento, melhorar seu fluxo de caixa e até mesmo simplificar sua contabilidade.
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