A nota fiscal avulsa (NFA-e) é um documento direcionado para empresas que não realizam processos de venda com frequência ou para as que não têm a obrigatoriedade de emitir nota fiscal eletrônica (NF-e).
O brasileiro é conhecido pela vontade de empreender e abrir um negócio do zero. Porém, muitos empreendedores que vendem produtos ou serviços não sabem emitir uma nota fiscal avulsa.
Apesar de esse documento não ser obrigatório em todas as comercializações, oferecê-lo permite que seu negócio venda para organizações, aumente a quantidade de clientes e rentabilize mais.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Para você ter uma ideia do cenário empreendedor no país, segundo o MAPA de Empresas, pesquisa feita pela Secretaria Nacional de Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, apenas no 3º quadrimestre de 2023 foram abertas 1.150.149 organizações. Isso significa um aumento de 5,1% em relação à mesma época de 2022.
No mesmo período acima de 2023, muitos empreendimentos encerraram suas atividades. No entanto, nem mesmo o fechamento de portas atrapalhou o saldo final deste ano, que foi positivo: 1.714.847 empresas abertas, com um número total de 20.798.291 ativas.
Dentro desta realidade, quanto mais empreendedores conhecerem os detalhes das NFAs, melhor será a gestão do negócio.
Por isso, se você empreende e ainda não sabe o que é uma nota fiscal avulsa, como, quando e quem pode emiti-la e como ela é vantajosa, continue lendo este artigo para entender.
Neste post, vamos esclarecer essas informações relevantes e muito mais!
Boa leitura!
O que é nota fiscal avulsa?
A nota fiscal avulsa é direcionada a empreendimentos que não precisam emitir NF-e. É o caso de algumas atividades de micro e pequenas empresas, MEIs e autônomos sem CNPJ em que os clientes não aceitam o RPA e condicionam a compra a emissão da nota.
Independentemente de a NFA ser emitida em papel ou de forma digital, os campos de preenchimento são semelhantes aos modelos 1, 1-A e 55 da nota fiscal tradicional.
Para ficar mais claro o que é a nota fiscal avulsa, confira as principais características do documento!
- Possui uma numeração sequencial e é definida pelo SEFAZ de cada estado;
- Contempla apenas 10 itens (produtos ou serviços). Assim, caso a venda seja maior, é preciso o registro de mais de uma nota;
- É inviável corrigir a NFA, caso erre a emissão. Quando isso acontece, você deve solicitar o cancelamento e gerar uma nova, o que pode demorar até 7 dias;
- Deve ser solicitada pelo emitente junto à SEFAZ, caso seja necessária uma segunda via.
Saiba a diferença entre nota fiscal e nota fiscal avulsa
Existem diferenças entre nota fiscal e nota fiscal avulsa, e é importante que todo empreendedor as conheça para saber qual emitir após realizar uma venda.
Para facilitar, listamos as principais diferenças. Veja!
Nota fiscal
- Indicada para empresas que realizam grande quantidade de vendas;
- Pode ser emitida apenas por empresários e empreendedores que possuem CNPJ;
- Demanda um sistema automatizado ou software de emissão, como o da NFE.io.
Nota fiscal avulsa
- Indicada para empreendimentos que não têm a obrigação de emitir nota como frequência, como os Microempreendedores Individuais (MEIs);
- Pode ser transmitida por pessoa física que não tenha CNPJ, como profissionais autônomos;
- Precisa do auxílio da Secretaria da Fazenda de cada estado para ser emitida individualmente. Existem situações que podem ser emitidas também de forma manual.
Leia também: Dados para emissão de nota fiscal: conheça os necessários!
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Qual é o objetivo da emissão da nota fiscal avulsa?
Assim como os demais documentos fiscais, a nota fiscal avulsa ajuda a comprovar a regularidade da transação comercial, além de servir para o recolhimento correto de impostos, principalmente o ICMS.
Portanto, quando se busca saber o que é NFA, o objetivo dessa emissão é um dos pontos que precisa ser esclarecido.
Quem pode emitir nota fiscal avulsa?
Essa é uma boa pergunta para os donos de negócios que desejam cumprir suas obrigações fiscais e tributárias e ficar em dia com a Receita Federal. Então vamos à resposta!
As micro e pequenas empresas, bem como os prestadores de serviços, como pessoa física, que têm pouco volume de vendas ou que são dispensadas da emissão devido à atividade de atuação, podem emitir a nota fiscal avulsa.
Vale dizer que os MEIs não precisam emitir notas para pessoas físicas, somente quando realizarem uma venda para outra pessoa jurídica.
Além dos exemplos acima, existem outros grupos que podem emitir nota fiscal avulsa. Veja!
- Pessoas físicas que não são contribuintes, como profissionais autônomos e artesãos;
- Empresas que não têm Inscrição Estadual;
- Fundações públicas e autarquias;
- Empreendimentos que estão inscritos apenas no ISS;
- Produtores rurais que exercem suas atividades como pessoa física.
No entanto, para emitir a NFA em qualquer um dos casos, é preciso estar com todos os documentos em ordem junto a prefeitura do seu município. No caso das organizações, é vital estar com CNPJ ativo e com as obrigações tributárias em dia.
Quando é possível emitir NFA-e?
Como já comentamos, a finalidade da nota fiscal avulsa é permitir que os donos de empresas registrem a comercialização de seus produtos ou serviços em certas situações.
É possível emitir NFA-e quando:
- o comprador pede a emissão da nota mesmo em ocasiões em que a empresa não é obrigada pela lei a emiti-la;
- o empreendimento não tem que emitir nota fiscal com frequência;
- um negócio não tem um software automatizado para emissão das notas.
Quais são os impostos que incidem na nota fiscal avulsa?
Os impostos incidentes em uma nota fiscal avulsa variam conforme o regime tributário do negócio.
Porém, de uma maneira geral, os tributos que incidem sobre a NFA são: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto Sobre Serviços (ISS). Sendo que o segundo é cobrado apenas em casos de prestação de serviços.
Quanto custa uma nota fiscal avulsa?
Essa é uma boa pergunta para responder, especialmente para quem está começando a empreender, pois normalmente não possui experiência nos trâmites burocráticos do negócio.
É essencial destacar que qualquer empresa que realiza uma venda e emite uma nota fiscal avulsa por meio da Secretaria da Fazenda do seu estado, não deve pagar nada.
Este é um serviço gratuito, o que é uma ótima notícia para quem está no início do negócio e precisa economizar, pois não terá que desembolsar nenhum valor para emitir suas NFAs para os clientes.
Emissão de nota fiscal avulsa para autônomos: veja como fazer!
O primeiro passo para realizar a emissão de nota fiscal avulsa para autônomo é se cadastrar como prestador de serviço no município no qual atua com seu empreendimento. Só depois disso é possível emitir a NFA pelo site da prefeitura da sua cidade.
O processo de cadastro pode variar segundo as normas de cada instituição. Contudo, de qualquer modo, é indispensável fazer o login no site com o seu CPF e a senha criada.
Dentro do portal do órgão, você tem acesso ao botão “Emitir NFS-e”. Como o site de cada prefeitura possui um layout diferente, é preciso procurar onde está essa opção.
Ao encontrar o botão, basta preencher todos os dados que forem solicitados. É simples!
Após finalizar, você poderá começar a emitir as notas para seus clientes.
Por que a nota fiscal avulsa é direcionada para o MEI?
A nota fiscal avulsa é direcionada ao MEI porque, geralmente, essa categoria não precisa emitir o documento, em especial quando os produtos vendidos são para pessoa física. No entanto, o cenário muda quando a transação é feita com outro CNPJ, ou seja, com pessoa jurídica.
Assim, para entender melhor o que é nota fiscal avulsa, é preciso conhecer um pouco mais sobre a obrigatoriedade, ou não, de o MEI emitir NF.
Nesse caso, o Microempreendedor Individual tem duas opções:
- emitir uma nota;
- efetuar o registro da operação por meio de uma nota fiscal de entrada gerada pela outra empresa.
Caso a organização que está adquirindo o produto não se interesse em fazer a emissão, cabe ao MEI gerar nota fiscal avulsa.
O vídeo do canal E-commerce na Prática explica bem sobre qual tipo de nota fiscal o MEI precisa ou não emitir. Assista e entenda!
Como emitir a nota fiscal avulsa?
Para fazer a emissão da NFA, é essencial seguir alguns passos que vamos compartilhar abaixo.
No entanto, antes de mostrarmos como emitir a nota fiscal avulsa, é importante saber que sua expedição é individual e indicada apenas para situações esporádicas. Assim, mesmo quem é MEI ou profissional autônomo e realiza vendas frequentes para pessoa jurídica, este recurso não é válido, sendo necessário, portanto, a emissão da NF-e.
Isso também se deve ao fato de a emissão deste tipo de nota precisar de autorização individual da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e a cada vez que for necessário um novo documento, o que torna o processo pouco dinâmico.
Alguns estados oferecem a opção de emissão digital para os MEIs, no caso a NFA-e. Porém, a mesma condição não é válida para os autônomos, que devem procurar pelo órgão responsável por esse serviço na prefeitura da cidade em que trabalham.
Aqui, vale uma observação. Saber o que é nota fiscal avulsa também é entender que, apesar da possibilidade de emissão on-line, trata-se de um registro legal que precisa ser impresso e armazenado em papel por, no mínimo, cinco anos. Inclusive, o descumprimento dessa orientação é passível de multa.
Agora, vamos ao passo a passo de como emitir a nota fiscal avulsa que prometemos te mostrar.
Como emitir uma nota fiscal avulsa? Passo a passo
Ao seguir este passo a passo simples, fica mais fácil emitir suas notas fiscais avulsas sem erros, mais tranquilidade e agilidade. Acompanhe!
1- Solicite uma autorização junto à SEFAZ
O primeiro passo para emitir uma nota fiscal avulsa é solicitar uma autorização junto à Secretaria de Fazenda do seu estado. Cada SEFAZ possui suas próprias regras, procedimentos e requisitos a serem cumpridos em relação à emissão do documento. Isso ocorre devido não existir um padrão nacional a ser seguido.
No caso do Distrito Federal, essa nota não pode ser emitida por contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A esses contribuintes fica restrita apenas a emissão da NF-e.
2- Faça o seu cadastro no site da SEFAZ
A NFA é solicitada de forma individual à Secretaria Estadual de Fazenda. Isso significa que todo o processo deverá ser repetido para cada nova nota a ser emitida.
Portanto, neste segundo passo, é necessário se cadastrar apenas uma única vez no site da SEFAZ da sua região. Dependendo da categoria profissional em que a atividade econômica da sua empresa se encaixa, o órgão pode exigir diferentes documentos.
3- Reúna todos os documentos necessários
Por falar em documentos, é preciso ter toda a documentação em mãos para o cadastramento no site da SEFAZ e para a emissão da sua nota.
No caso de pessoa física, são necessários os seguintes documentos:
- RG;
- CPF;
- Comprovante de residência.
Já as pessoas físicas precisam apresentar:
- CNPJ;
- CF (Cadastro Fiscal);
- Documento de identidade do titular ou equivalente.
4- Preencha o formulário eletrônico
Com a solicitação autorizada e com o cadastro efetuado na Secretaria da Fazenda, é hora de preencher o formulário da sua nota fiscal avulsa.
Nesse momento, você deverá colocar todas as informações relevantes sobre a transação comercial realizada, como:
- descrição do produto ou serviço;
- dados do emitente;
- dados do destinatário;
- dados do transporte da mercadoria;
- impostos;
- data da compra, entre outras.
Ao término da operação, o sistema do órgão fiscalizador gera um número de protocolo e uma senha que permite que você acompanhe todo o processo.
A análise da SEFAZ costuma demorar até dois dias úteis. Se tudo estiver dentro dos conformes, a sua nota é gerada e você pode encaminhá-la para o seu cliente.
Vantagens da emissão nota fiscal avulsa
Mesmo que a cada emissão seja necessário pedir nova autorização do órgão responsável, a nota fiscal avulsa ainda traz benefícios.
Uma das vantagens é permitir que Microempreendedores Individuais realizem negociações com empresas maiores. Muitas delas só fecham negócio com quem emite nota fiscal, e o fato de o MEI não ter essa obrigatoriedade pode deixá-lo com menos condições de disputa.
Porém, com a nota fiscal avulsa é possível atender essa exigência das organizações e ter a oportunidade de gerar mais vendas, podendo crescer o negócio.
Desvantagens da emissão da nota fiscal avulsa
Quando falamos de nota fiscal avulsa também é importante conhecer as desvantagens. Uma delas é a não padronização do documento fiscal, que pode levar a limitações em sua emissão conforme as regras de cada SEFAZ.
Outra desvantagem é a falta de praticidade, já que é necessário ter nova autorização a cada nota gerada e o preenchimento de todos os campos, gerando a repetição dos processos.
Sua emissão em papel também pode dificultar o armazenamento, além de comprometer a entrega ao cliente, especialmente quando esse for de uma localidade diferente de onde sua empresa fica.
Notas fiscais avulsas: ganhe agilidade com o emissor NFE.io!
Agora que você sabe o que é nota fiscal avulsa e todos os detalhes sobre esse documento, para quem não tem tanta experiência no assunto, pode ser um pouco complicado ter que lidar com questões burocráticas para emiti-la.
Para ajudá-lo nesse processo e a focar no crescimento da sua empresa, orientamos otimizar a emissão de NFAs. Assim, você direciona seu tempo para o que realmente vale a pena dentro do seu negócio.
A NFE.io é um sistema de emissão de nota fiscal que automatiza esse processo. Em um único ambiente, você pode:
- efetuar cálculo automático de impostos;
- administrar vários CNPJs;
- fazer a integração com diferentes meios de pagamento;
- acompanhar o fluxo de vendas;
- enviar nota fiscal eletrônica por e-mail para os seus clientes;
- e muito mais!
Que tal se beneficiar de todas essas possibilidades de uso com um software automatizado de notas fiscais como da NFE.io?
Tenha a seu favor um sistema ágil que poderá te ajudar a reduzir o tempo e a complexidade gasta com a emissão de suas notas fiscais. Entre em contato com nossos especialistas e descubra mais!
