Nota fiscal avulsa: guia completo para emitir para seus clientes!

Tempo de leitura: 13 minutos

A nota fiscal avulsa (NFA-e) √© um documento direcionado para empresas que n√£o realizam processos de venda com frequ√™ncia ou para as que n√£o t√™m a obrigatoriedade de emitir nota fiscal eletr√īnica (NF-e).

O brasileiro é conhecido pela vontade de empreender e abrir um negócio do zero. Porém, muitos empreendedores que vendem produtos ou serviços não sabem emitir uma nota fiscal avulsa. 

Apesar de esse documento n√£o ser obrigat√≥rio em todas as comercializa√ß√Ķes, oferec√™-lo permite que seu neg√≥cio venda para organiza√ß√Ķes, aumente a quantidade de clientes e rentabilize mais.

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Para voc√™ ter uma ideia do cen√°rio empreendedor no pa√≠s, segundo o MAPA de Empresas, pesquisa feita pela Secretaria Nacional de Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, apenas no 3¬ļ quadrimestre de 2023 foram abertas 1.150.149 organiza√ß√Ķes. Isso significa um aumento de 5,1% em rela√ß√£o √† mesma √©poca de 2022.

No mesmo per√≠odo acima de 2023, muitos empreendimentos encerraram suas atividades. No entanto, nem mesmo o fechamento de portas atrapalhou o saldo final deste ano, que foi positivo: 1.714.847 empresas abertas, com um n√ļmero total de 20.798.291 ativas.

Dentro desta realidade, quanto mais empreendedores conhecerem os detalhes das NFAs, melhor será a  gestão do negócio.

Por isso, se você empreende e ainda não sabe o que é uma nota fiscal avulsa, como, quando e quem pode emiti-la e como ela é vantajosa, continue lendo este artigo para entender. 

Neste post, vamos esclarecer essas informa√ß√Ķes relevantes e muito mais!

Boa leitura!

O que é nota fiscal avulsa? 

A nota fiscal avulsa √© direcionada a empreendimentos que n√£o precisam emitir NF-e. √Č o caso de algumas atividades de micro e pequenas empresas, MEIs e aut√īnomos sem CNPJ em que os clientes n√£o aceitam o RPA e condicionam a compra a emiss√£o da nota.

Independentemente de a NFA ser emitida em papel ou de forma digital, os campos de preenchimento s√£o semelhantes aos modelos 1, 1-A e 55 da nota fiscal tradicional.

Para ficar mais claro o que é a nota fiscal avulsa, confira as principais características do documento!

  • Possui uma numera√ß√£o sequencial e √© definida pelo SEFAZ de cada estado;
  • Contempla apenas 10 itens (produtos ou servi√ßos). Assim, caso a venda seja maior, √© preciso o registro de mais de uma nota;
  • √Č invi√°vel corrigir a NFA, caso erre a emiss√£o. Quando isso acontece, voc√™ deve¬† solicitar o cancelamento e gerar uma nova, o que pode demorar at√© 7 dias;
  • Deve ser solicitada pelo emitente junto √† SEFAZ, caso seja necess√°ria uma segunda via.

Saiba a diferença entre nota fiscal e nota fiscal avulsa

Existem diferenças entre nota fiscal e nota fiscal avulsa, e é importante que todo empreendedor as conheça para saber qual emitir após realizar uma venda.

Para facilitar, listamos as principais diferenças. Veja!

Nota fiscal

  • Indicada para empresas que realizam grande quantidade de vendas;
  • Pode ser emitida apenas por empres√°rios e empreendedores que possuem CNPJ;
  • Demanda um sistema automatizado ou software de emiss√£o, como o da NFE.io.

Nota fiscal avulsa 

  • Indicada para empreendimentos que n√£o t√™m a obriga√ß√£o de emitir nota como frequ√™ncia, como os Microempreendedores Individuais (MEIs);
  • Pode ser transmitida por pessoa f√≠sica que n√£o tenha CNPJ, como profissionais aut√īnomos;
  • Precisa do aux√≠lio da Secretaria da Fazenda de cada estado para ser emitida individualmente. Existem situa√ß√Ķes que podem ser emitidas tamb√©m de forma manual.

Leia também: Dados para emissão de nota fiscal: conheça os necessários!

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Qual é o objetivo da emissão da nota fiscal avulsa?

Assim como os demais documentos fiscais, a nota fiscal avulsa ajuda a comprovar a regularidade da transação comercial, além de servir para o recolhimento correto de impostos, principalmente o ICMS.

Portanto, quando se busca saber o que é NFA, o objetivo dessa emissão é um dos pontos que precisa ser esclarecido.

Quem pode emitir nota fiscal avulsa? 

Essa √© uma boa pergunta para os donos de neg√≥cios que desejam cumprir suas obriga√ß√Ķes fiscais e tribut√°rias e ficar em dia com a Receita Federal. Ent√£o vamos √† resposta!

As micro e pequenas empresas, bem como os prestadores de serviços, como pessoa física, que têm pouco volume de vendas ou que são dispensadas da emissão devido à atividade de atuação, podem emitir a nota fiscal avulsa. 

Vale dizer que os MEIs não precisam emitir notas para pessoas físicas, somente quando realizarem uma venda para outra pessoa jurídica.

Além dos exemplos acima, existem outros grupos que podem emitir nota fiscal avulsa. Veja!

  • Pessoas f√≠sicas que n√£o s√£o contribuintes, como profissionais aut√īnomos e artes√£os;¬†
  • Empresas que n√£o t√™m Inscri√ß√£o Estadual;¬†
  • Funda√ß√Ķes p√ļblicas e autarquias;¬†
  • Empreendimentos que est√£o inscritos apenas no ISS;
  • Produtores rurais que exercem suas atividades como pessoa f√≠sica.¬†

No entanto, para emitir a NFA em qualquer um dos casos, √© preciso estar com todos os documentos em ordem junto a prefeitura do seu munic√≠pio. No caso das organiza√ß√Ķes, √© vital estar com CNPJ ativo e com as obriga√ß√Ķes tribut√°rias em dia.

Quando é possível emitir NFA-e?

Como j√° comentamos, a finalidade da nota fiscal avulsa √© permitir que os donos de empresas registrem a comercializa√ß√£o de seus produtos ou servi√ßos em certas situa√ß√Ķes.

¬†√Č poss√≠vel emitir NFA-e quando:

  • o comprador pede a emiss√£o da nota mesmo em ocasi√Ķes em que a empresa n√£o √© obrigada pela lei a emiti-la;
  • o empreendimento n√£o tem que emitir nota fiscal com frequ√™ncia;
  • um neg√≥cio n√£o tem um software automatizado para emiss√£o das notas.

Quais são os impostos que incidem na nota fiscal avulsa? 

Os impostos incidentes em uma nota fiscal avulsa variam conforme o regime tributário do negócio.

Porém, de uma maneira geral, os tributos que incidem sobre a NFA são: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto Sobre Serviços (ISS). Sendo que o segundo é cobrado apenas em casos de prestação de serviços.

Quanto custa uma nota fiscal avulsa?

Essa √© uma boa pergunta para responder, especialmente para quem est√° come√ßando a empreender, pois normalmente n√£o possui experi√™ncia nos tr√Ęmites burocr√°ticos do neg√≥cio.

√Č essencial destacar que qualquer empresa que realiza uma venda e emite uma nota fiscal avulsa por meio da Secretaria da Fazenda do seu estado, n√£o deve pagar nada.¬†

Este é um serviço gratuito, o que é uma ótima notícia para quem está no início do negócio e precisa economizar, pois não terá que desembolsar nenhum valor para emitir suas NFAs para os clientes. 

Emiss√£o de nota fiscal avulsa para aut√īnomos: veja como fazer!

O primeiro passo para realizar a emiss√£o de nota fiscal avulsa para aut√īnomo √© se cadastrar como prestador de servi√ßo no munic√≠pio no qual atua com seu empreendimento. S√≥ depois disso √© poss√≠vel emitir a NFA pelo site da prefeitura da sua cidade.

O processo de cadastro pode variar segundo as normas de cada instituição. Contudo, de qualquer modo, é indispensável fazer o login no site com o seu CPF e a senha criada.

Dentro do portal do √≥rg√£o, voc√™ tem acesso ao bot√£o ‚ÄúEmitir NFS-e‚ÄĚ. Como o site de cada prefeitura possui um layout diferente, √© preciso procurar onde est√° essa op√ß√£o.

Ao encontrar o bot√£o, basta preencher todos os dados que forem solicitados. √Č simples!

Após finalizar, você poderá começar a emitir as notas para seus clientes. 

Por que a nota fiscal avulsa é direcionada para o MEI?

A nota fiscal avulsa é direcionada ao MEI porque, geralmente, essa categoria não precisa emitir o documento, em especial quando os produtos vendidos são para pessoa física. No entanto, o cenário muda quando a transação é feita com outro CNPJ, ou seja, com pessoa jurídica.

Assim, para entender melhor o que é nota fiscal avulsa, é preciso conhecer um pouco mais sobre a obrigatoriedade, ou não, de o MEI emitir NF.

Nesse caso, o Microempreendedor Individual tem duas op√ß√Ķes:

  • emitir uma nota;
  • efetuar o registro da opera√ß√£o por meio de uma nota fiscal de entrada gerada pela outra empresa.

Caso a organização que está adquirindo o produto não se interesse em fazer a emissão, cabe ao MEI gerar nota fiscal avulsa.

O vídeo do canal E-commerce na Prática explica bem sobre qual tipo de nota fiscal o MEI precisa ou não emitir. Assista e entenda!

Como emitir a nota fiscal avulsa?

Para fazer a emissão da NFA, é essencial seguir alguns passos que vamos compartilhar abaixo.

No entanto, antes de mostrarmos como emitir a nota fiscal avulsa, √© importante saber que sua expedi√ß√£o √© individual e indicada apenas para situa√ß√Ķes espor√°dicas. Assim, mesmo quem √© MEI ou profissional aut√īnomo e realiza vendas frequentes para pessoa jur√≠dica, este recurso n√£o √© v√°lido, sendo necess√°rio, portanto, a emiss√£o da NF-e.

Isso tamb√©m se deve ao fato de a emiss√£o deste tipo de nota precisar de autoriza√ß√£o individual da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e a cada vez que for necess√°rio um novo documento, o que torna o processo pouco din√Ęmico.

Alguns estados oferecem a op√ß√£o de emiss√£o digital para os MEIs, no caso a NFA-e. Por√©m, a mesma condi√ß√£o n√£o √© v√°lida para os aut√īnomos, que devem procurar pelo √≥rg√£o respons√°vel por esse servi√ßo na prefeitura da cidade em que trabalham.

Aqui, vale uma observação. Saber o que é nota fiscal avulsa também é entender que, apesar da possibilidade de emissão on-line, trata-se de um registro legal que precisa ser impresso e armazenado em papel por, no mínimo, cinco anos. Inclusive, o descumprimento dessa orientação é passível de multa.

Agora, vamos ao passo a passo de como emitir a nota fiscal avulsa que prometemos te mostrar.

Como emitir uma nota fiscal avulsa? Passo a passo

Ao seguir este passo a passo simples, fica mais f√°cil emitir suas notas fiscais avulsas sem erros, mais tranquilidade e agilidade. Acompanhe!

1- Solicite uma autorização junto à SEFAZ

O primeiro passo para emitir uma nota fiscal avulsa é solicitar uma autorização junto à Secretaria de Fazenda do seu estado. Cada SEFAZ possui suas próprias regras, procedimentos e requisitos a serem cumpridos em relação à emissão do documento. Isso ocorre devido não existir um padrão nacional a ser seguido.

No caso do Distrito Federal, essa nota não pode ser emitida por contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A esses contribuintes fica restrita apenas a emissão da NF-e.

2- Faça o seu cadastro no site da SEFAZ

A NFA é solicitada de forma individual à Secretaria Estadual de Fazenda. Isso significa que todo o processo deverá ser repetido para cada nova nota a ser emitida.

Portanto, neste segundo passo, √© necess√°rio se cadastrar apenas uma √ļnica vez no site da SEFAZ da sua regi√£o. Dependendo da categoria profissional em que a atividade econ√īmica da sua empresa se encaixa, o √≥rg√£o pode exigir diferentes documentos.

3- Re√ļna todos os documentos necess√°rios

Por falar em documentos, é preciso ter toda a documentação em mãos para o cadastramento no site da SEFAZ e para a emissão da sua nota.

No caso de pessoa física, são necessários os seguintes documentos:

  • ¬†RG;
  • ¬†CPF;
  • ¬†Comprovante de resid√™ncia.

Já as pessoas físicas precisam apresentar:

  • CNPJ;
  • CF (Cadastro Fiscal);
  • Documento de identidade do titular ou equivalente.

4- Preencha o formul√°rio eletr√īnico

Com a solicitação autorizada e com o cadastro efetuado na Secretaria da Fazenda, é hora de preencher o formulário da sua nota fiscal avulsa.

Nesse momento, voc√™ dever√° colocar todas as informa√ß√Ķes relevantes sobre a transa√ß√£o comercial realizada, como:

  • descri√ß√£o do produto ou servi√ßo;
  • dados do emitente;
  • dados do destinat√°rio;
  • dados do transporte da mercadoria;
  • impostos;
  • data da compra, entre outras.

Ao t√©rmino da opera√ß√£o, o sistema do √≥rg√£o fiscalizador gera um n√ļmero de protocolo e uma senha que permite que voc√™ acompanhe todo o processo.

A an√°lise da SEFAZ costuma demorar at√© dois dias √ļteis. Se tudo estiver dentro dos conformes, a sua nota √© gerada e voc√™ pode encaminh√°-la para o seu cliente.

Vantagens da emissão nota fiscal avulsa 

Mesmo que a cada emissão seja necessário pedir nova autorização do órgão responsável, a nota fiscal avulsa ainda traz benefícios. 

Uma das vantagens √© permitir que Microempreendedores Individuais realizem negocia√ß√Ķes com empresas maiores. Muitas delas s√≥ fecham neg√≥cio com quem emite nota fiscal, e o fato de o MEI n√£o ter essa obrigatoriedade pode deix√°-lo com menos condi√ß√Ķes de disputa.¬†

Por√©m, com a nota fiscal avulsa √© poss√≠vel atender essa exig√™ncia das organiza√ß√Ķes e ter a oportunidade de gerar mais vendas, podendo crescer o neg√≥cio.

Desvantagens da emiss√£o da nota fiscal avulsa

Quando falamos de nota fiscal avulsa tamb√©m √© importante conhecer as desvantagens. Uma delas √© a n√£o padroniza√ß√£o do documento fiscal, que pode levar a limita√ß√Ķes em sua emiss√£o conforme as regras de cada SEFAZ.

Outra desvantagem é a falta de praticidade, já que é necessário ter nova autorização a cada nota gerada e o preenchimento de todos os campos, gerando a repetição dos processos.

Sua emissão em papel também pode dificultar o armazenamento, além de comprometer a entrega ao cliente, especialmente quando esse for de uma localidade diferente de onde sua empresa fica.

Notas fiscais avulsas: ganhe agilidade com o emissor NFE.io!

Agora que voc√™ sabe o que √© nota fiscal avulsa e todos os detalhes sobre esse documento, para quem n√£o tem tanta experi√™ncia no assunto, pode ser um pouco complicado ter que lidar com quest√Ķes burocr√°ticas para emiti-la.

Para ajudá-lo nesse processo e a focar no crescimento da sua empresa, orientamos otimizar a emissão de NFAs. Assim, você direciona seu tempo para o que realmente vale a pena dentro do seu negócio.

A NFE.io √© um sistema de emiss√£o de nota fiscal que automatiza esse processo. Em um √ļnico ambiente, voc√™ pode:

  • efetuar c√°lculo autom√°tico de impostos;
  • administrar v√°rios CNPJs;
  • fazer a integra√ß√£o com diferentes meios de pagamento;
  • acompanhar o fluxo de vendas;
  • enviar nota fiscal eletr√īnica por e-mail para os seus clientes;
  • e muito mais!

Que tal se beneficiar de todas essas possibilidades de uso com um software automatizado de notas fiscais como da NFE.io? 

Tenha a seu favor um sistema √°gil que poder√° te ajudar a reduzir o tempo e a complexidade gasta com a emiss√£o de suas notas fiscais. Entre em contato com nossos especialistas e descubra mais!


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