É possível fazer o cancelamento de NFC-e? Como cancelar?

Tempo de leitura: 6 minutos

Fazer o cancelamento de NFC-e é uma prática comum. Por isso, é importante seguir todos os procedimentos corretamente para que não ocorra nenhum erro. Esse processo costuma ser mal informado, portanto muitos profissionais se sentem inseguros na hora de fazer.

Para auxiliá-lo, explicamos abaixo em quais situações é possível fazer o cancelamento de uma NFC-e e como realizá-lo.

O que é NFC-e?

NFC-e significa Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, um documento que substitui o modelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal), que gera notas fiscais físicas de venda e precisam ser impressas para entregar ao consumidor.

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Diferente do antigo sistema, a NFC-e é totalmente digital. Com ela, a empresa tem muitas vantagens devido à simplificação dos processos da empresa. A NFC-e facilita a transmissão e a fiscalização para o Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda).

Um dos maiores benefícios da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica é a economia, pois dispensa o uso de máquinas térmicas para a impressão de documentos. Assim, você não precisa se preocupar em comprar uma impressora especial (cujo custo é cerca de R$ 4 mil).

A NFC-e trata-se um arquivo XML e junto a há o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que pode ser impresso. O arquivo XML deve ser enviado à contabilidade para que a escrituração contábil seja feita e os impostos apurados, já o DANFE não precisa.

Para enviar a nota fiscal ao cliente, o comerciante deve optar se o ideal é fazer isso de forma online (por e-mail, por exemplo) ou física.

Outras vantagens da NFC-e incluem:

  • organização e armazenamento de documentos com praticidade;
  • emissão NFC-e em qualquer hora e qualquer lugar;
  • integração com dispositivos móveis;
  • maior controle das notas geradas;
  • acompanhamento e envio das emissões em tempo real;
  • agilidade no atendimento;
  • consumidor não precisa acumular vários cupons fiscais impressos.

Guia Completo: tire suas dúvidas sobre a NFC-e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica

Veja agora quando é possível fazer o cancelamento de NFC-e e como!

Quando é possível cancelar a NFC-e?

Mesmo que o preenchimento da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica seja simples, isso não impede que erros aconteçam, como:

  • preenchimento errado dos dados obrigatórios;
  • cadastro desatualizado ou incompleto de clientes;
  • erro 508: nota rejeitada pelo número ser nulo ou ter validade apenas em operações internacionais.

Nestes casos, você precisará cancelar a nota, mas não é em qualquer situação que isso pode ser feito. Para efetuar o cancelamento da NFC-e, o documento atender aos seguintes requisitos:

  • a emissão da NFC-e deve ser autorizada pelo Fisco, sendo necessária aprovação do protocolo “Autorização de Uso”;
  • a mercadoria não deve ter saído do estabelecimento, uma vez que gera impostos;
  • o destinatário que receberá a nota (sendo pessoa física ou jurídica) não pode ter conhecimento da sua emissão, porque isso libera o arquivo XML da nota para download;
  • a mercadoria não pode ter saído em prazo superior a 30 minutos;
  • no pedido de cancelamento de NFC-e, deve constar a assinatura digital do emitente.

Antes, o prazo para o cancelamento de uma Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica era de 24 horas, mas passou para 30 minutos em meados de 2019.

De acordo com o Ajuste SINIEF 07/18, é possível solicitar o cancelamento da nota para uma mercadoria que não tenha saído em um prazo superior a 30 minutos.

Cada unidade federada pode reduzir o tempo, contando do momento em que foi concedida a Autorização de Uso da NFC-e. Essa norma é válida para todo o país.

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É importante estar ciente desses requisitos e se atentar no momento de preencher os dados nas notas, a fim de evitar problemas futuros.

Como fazer o cancelamento de NFC-e?

Cometeu algum erro na Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica? O primeiro passo para cancelar a NFC-e é acessar o próprio sistema que sua empresa utiliza para emitir o documento e buscar a opção “Cancelar Nota Fiscal“.

Depois de clicar no botão, várias informações serão solicitadas pelo programa. Basta preenchê-las com atenção. Procure conferir os dados para ter certeza de que estão corretos. Em seguida, selecione a opção de enviar.

Assim, toda a informação que você colocou será direcionada à Receita Federal, que vai avaliar o seu pedido e autorizar ou não o procedimento.

Por fim, para confirmar o cancelamento da NFC-e, o responsável deverá assinar digitalmente o pedido, utilizando o Certificado Digital.

Se o prazo legal passar, o documento fiscal ainda assim pode ser cancelado. Para fazer isso, é só realizar os mesmos passos. A única diferença é que há uma cobrança obrigatória de multa pelo atraso, cujo valor varia conforme o estado.

Cancelamento por substituição

Essa forma de cancelamento de nota fiscal é relativamente nova, datada em dezembro de 2018 e divulgada na Nota Técnica 2018.004. Entrou em produção em abril de 2019.

O cancelamento por substituição serve especialmente para quando existir outra NFC-e em duplicidade, que tenha sido emitida e autorizada em contingência anteriormente e que acoberta a mesma operação.

O prazo da autorização deste tipo de cancelamento não pode ser superior a 168 horas (7 dias). É preciso lembrar ainda que este período pode variar de acordo com as legislações estaduais.

A duplicidade pode ocorrer quando, por exemplo, a empresa envia para a Sefaz uma NFC-e de emissão normal e, devido a algum problema, não é possível receber retorno se a nota foi autorizada ou não.

A empresa, precisando realizar a venda, envia outra NFC-e representando a mesma operação, porém, agora em contingência.

Quando o problema é resolvido e a primeira NFC-e é autorizada pela Sefaz, a segunda NFC-e também tem valor legal. Assim, existem duas notas acobertando a mesma venda.

Sendo assim, quando tiver duas NFC-e indicando duplicidade (uma em emissão normal e outra em contingência), o contribuinte precisa emitir um Cancelamento por Substituição. Logo, deve cancelar a primeira NFC-e e indicar que a segunda NFC-e foi emitida em seu lugar, o documento que está em posse do consumidor.

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