Cancelamento de NFC-e: saiba como fazer em 5 etapas!

Tempo de leitura: 10 minutos

O cancelamento de NFC-e é uma atividade comum entre as empresas, especialmente quando os empreendedores cometem erros de preenchimento nos dados obrigatórios das notas fiscais emitidas para os clientes.

Apesar de o processo para cancelar uma NFC-e não ser complexo, alguns profissionais se sentem inseguros ao fazê-lo na prática, uma vez que este procedimento não é muito difundido.

Portanto, para ajudar os donos de negócio e agentes de setores contábeis, preparamos este artigo para ensinar, na prática, como fazer o cancelamento da NFC-e. 

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Além disso, mostramos outros detalhes relevantes sobre o tema, como o prazo e as regras para cancelar o documento e a diferença entre o cancelamento de NFC-e e a nota fiscal de devolução.

Boa leitura!

O que é NFC-e? Entenda o conceito!

A NFC-e é um documento emitido pelas empresas para comprovar a venda de uma mercadoria para o consumidor final. Por ser um registro 100% digital, oferece mais agilidade na transmissão e facilita a fiscalização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Vale dizer que esta nota surgiu em substituição ao cupom fiscal.

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica tem uma versão impressa com informações resumidas da transação comercial e deve acompanhar os produtos vendidos. Este modelo em papel é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

Após emitir a NFC-e, é necessário enviar o arquivo XML para a contabilidade providenciar a escrituração contábil e apurar os impostos. Além disso, o comerciante deve fornecer a nota fiscal para o cliente de forma física ou on-line (e-mail).

Um dos maiores benefícios deste comprovante digital é a economia que as empresas fazem, uma vez que dispensa o uso de máquinas térmicas para a impressão. 

Além da vantagem acima, existem outros ganhos ao utilizar a NFC-e. Veja!

  • Facilidade de armazenamento por ser um registro eletrônico
  • Possibilidade de emitir o documento em qualquer hora e lugar
  • Integração com dispositivos móveis
  • Maior controle das notas geradas
  • Acompanhamento e envio das NFs para os clientes em tempo real
  • Agilidade no atendimento ao comprador
  • Dispensa o consumidor de acumular vários cupons fiscais impressos

Leia também: Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e): guia completo

Regras para o cancelamento de NFC-e

Apesar de o preenchimento da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica ser simples, ainda assim, ninguém está livre de errar. Por isso, é interessante saber as falhas mais comuns para evitar cometê-las. 

Confira!

  • Digitar os dados obrigatórios errados.
  • Ter o cadastro dos clientes desatualizado ou incompleto.
  • Cometer o erro 508, ou seja, ter a nota rejeitada pelo número ser nulo ou ter validade apenas em operações internacionais.

Nesses casos específicos, você pode cancelar a nota. No entanto, não é viável fazer isso em qualquer situação, pois existem regras para o cancelamento de NFC-e. 

Veja a seguir!

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  • A emissão da nota deve ser autorizada pelo Fisco, e é necessária a aprovação do protocolo com a seguinte frase: “Autorização de Uso”;
  • A mercadoria não deve ter saído do estabelecimento. Quando isso acontece, gera impostos;
  • O destinatário (pessoa física ou jurídica) que recebe a nota não pode ter conhecimento de sua emissão, uma vez que a condição libera o arquivo XML da NFC-e para fazer download;
  • A mercadoria não pode ter saído em prazo superior a 30 minutos;
  • O pedido de cancelamento de NFC-e deve ter a assinatura digital do emitente.

É importante estar ciente desses requisitos e se atentar no momento de preencher os dados nas notas a fim de evitar problemas com a Receita Federal e se manter em dia com as obrigações tributárias.

Qual é o prazo para cancelar a NFC-e?

Conhecer o prazo para cancelar a NFC-e é fundamental para qualquer empresa que comete um dos erros acima e precisa anular o documento.

Em 2019, o Ajuste SINIEF 07/18 mudou o prazo de 24 horas para até 30 minutos para o cancelamento da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica. 

Segundo a norma, agora é viável solicitar a anulação do comprovante para uma mercadoria que não tenha saído em um prazo superior ao novo limite estabelecido.

Contudo, é importante dizer que esse tempo pode reduzir conforme cada Unidade Federativa (UF) conceder a “Autorização de Uso da NFC-e”. A regra é válida para todo o país.

Aproveite para ler: Como evitar erros operacionais: um guia com 5 dicas fundamentais para usar na sua empresa e melhorar o desempenho dos processos

Saiba como cancelar a NFC-e!

Agora que você entendeu o conceito de Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, as regras e o prazo de cancelamento, chegou a hora de saber como cancelar a NFC-e. Afinal, esse foi o motivo que te trouxe aqui.

Para fazer o cancelamento de NFC-e, você deve colocar em prática as seguintes etapas a seguir. 

Etapa 1 – Acesse o seu sistema emissor de notas fiscais

A primeira etapa para cancelar a NFC-e é acessar o sistema que sua empresa utiliza para emitir o documento e pesquisar a opção “Cancelar nota fiscal.

Etapa 2 – Localize a NFC-e que deseja cancelar

Neste passo, você deve buscar a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica que pretende cancelar e selecionar a opção “Cancelamento”.

Etapa 3 – Informe o motivo do cancelamento da nota

Após clicar no botão de cancelar, você deve preencher o sistema com os dados solicitados, inclusive, descrever o motivo do cancelamento da NFC-e de forma objetiva. A justificativa deve ter entre 15 e 255 caracteres. 

Preencha todas as informações com atenção e confira tudo para se certificar que os dados estão todos corretos.

Etapa 4 – Envie a solicitação de cancelamento

Nesta etapa, selecione a opção “Enviar”. Agora, todas as informações preenchidas serão direcionadas para a Receita Federal, que vai avaliar o seu pedido e autorizar ou não o procedimento.

Etapa 5 – Aguarde a resposta do órgão fiscalizador

Após enviar o pedido de cancelamento, é só esperar a resposta do órgão fiscalizador. 

Com a autorização, o responsável deve assinar digitalmente o pedido, utilizando o Certificado Digital para confirmar o cancelamento da NFC-e.

Vale ressaltar que se o prazo legal para cancelar a nota expirar, ainda assim, você pode anular o documento. Para isso, basta seguir as mesmas etapas acima. A única diferença é que há uma cobrança obrigatória de multa pelo atraso, que varia conforme cada estado.

Atenção! Antes de solicitar o cancelamento de uma NFC-e, é indispensável verificar se a sua situação se enquadra nos parâmetros da legislação tributário do seu estado. Nem todas as notas são passíveis de cancelamento.

Cancelamento por substituição

Já que estamos falando de anulação de NFC-e, entender sobre cancelamento por substituição também é relevante para o seu negócio se manter legalizado com o Fisco.

Essa forma de cancelamento de nota é relativamente nova e faz parte do processo fiscal desde dezembro de 2018. Porém, é válido dizer que só entrou em produção em abril de 2019.

O cancelamento por substituição permite anular uma Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica em duplicidade, isto é, que foi emitida e autorizada em contingência anteriormente e acoberta a mesma operação.

O prazo da autorização deste tipo de cancelamento não pode ser superior a 168 horas, ou seja, 7 dias. É preciso lembrar que existe a possibilidade desse período variar conforme a legislação de cada estado.

Na prática, a duplicidade pode ocorrer quando a empresa, por exemplo, envia uma NFC-e de emissão normal para a Secretaria da Fazenda e, devido a algum problema, não é possível receber retorno se a nota foi autorizada ou não.

Nesse caso, como a organização precisa efetuar a venda da mercadoria, envia outra NFC-e representando a mesma operação, porém, agora em contingência.

Quando o problema se resolve e a SEFAZ autoriza a primeira nota, a segunda NFC-e também tem valor legal. Assim, existem dois registros acobertando a mesma venda.

Sendo assim, quando tiver duas notas fiscais indicando duplicidade (uma em emissão normal e outra em contingência), o contribuinte precisa emitir um cancelamento por substituição. 

Logo, deve cancelar a primeira NFC-e e indicar que a segunda foi gerada em seu lugar, no caso, o documento que está em posse do consumidor.

Diferença entre cancelamento de NFC-e e NF de devolução

Em meio a tantas notas fiscais existentes, é comum os empreendedores confundirem os processos de cancelamento e devolução de notas fiscais quando cometem algum erro na emissão. 

Para esclarecer todas essas dúvidas, veja a seguir a diferença entre cancelamento de NFC-e e nota fiscal de devolução!

Cancelamento de NFC-e

Como mencionamos anteriormente, algumas falhas podem fazer as empresas cancelarem uma Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica. 

Digitar errado os dados obrigatórios do documento e ter informações dos clientes desatualizadas ou incompletas no próprio sistema são os erros mais comuns.

Quando essas situações acontecem, o emitente do registro pode solicitar o cancelamento da NFC-e em até 30 minutos, desde que a mercadoria não tenha saído em prazo superior a esse período.

No entanto, caso o destinatário do documento tenha o conhecimento de sua emissão, mesmo que a mercadoria ainda não tenha saído do seu estabelecimento, você não pode mais cancelá-la.

Nota fiscal de devolução

A nota fiscal de devolução serve para anular o processo de compra que uma empresa realizou ou a própria NF. 

Ou seja, quando a venda não é finalizada e a empresa já lançou o documento para a Secretaria da Fazenda, ou existe a necessidade de cancelar um registro que já passou do prazo de cancelamento.

De forma geral, há a emissão da nota fiscal de devolução quando um produto adquirido não é entregue, um cliente recusa a compra ou se já passou do prazo de cancelar a NF de origem.

Vale dizer que, no caso de devolução, tanto o destinatário quanto o emitente podem emitir esta nota para invalidar as transações de compra e venda. 

Sobre o prazo de emitir a nota fiscal de devolução, não se preocupe, pois você pode realizar esse procedimento a qualquer hora.

Faça o cancelamento de suas NFC-es em alguns cliques!

Cancelar notas fiscais é um procedimento que nenhum empreendedor deseja fazer para o próprio negócio, afinal exige tempo do profissional. No entanto, ninguém está livre de errar no preenchimento de um registro legal, seja por falha de digitação ou dados incorretos.

Caso isso aconteça com a sua empresa, você já sabe que o processo de cancelamento de NFC-e é simples. Com as 5 etapas que apresentamos, vai ser mais fácil fazer.

Porém, você também pode evitar preocupações com atividades burocráticas e operacionais da sua organização, que tomam muito tempo da sua equipe, ao adotar um sistema emissor de notas fiscais, como o da NFE.io

Com o nosso software automatizado e autônomo, você consegue cancelar, sem complicações, qualquer NFC-e emitida, inclusive realizar cancelamentos em lote. 

Para saber como se beneficiar dessas e de outras vantagens do nosso sistema gerenciador de notas fiscais eletrônicas, acesse o nosso site e fale com nossos especialistas!

 


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