Como evitar erros operacionais: um guia com 5 dicas fundamentais para usar na sua empresa e melhorar o desempenho dos processos

Tempo de leitura: 6 minutos

Erros operacionais podem custar caro para o seu modelo de negócio. Se não forem identificados e corrigidos a tempo, deixa-se de aproveitar o verdadeiro potencial da empresa, atingindo resultados bem aquém do que se poderia alcançar.

Pensando nisso, trouxemos algumas dicas essenciais de como evitar erros operacionais.

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Continue a leitura deste conteúdo e saiba o que fazer para reduzir falhas e potencializar os resultados da sua empresa.

Leia também: Nota fiscal emitida errada: o que fazer? Veja 4 soluções possíveis

Por que é tão importante reduzir erros operacionais?

Antes de listarmos nossas recomendações para diminuir erros no trabalho, é importante entendermos a importância de dedicar esforços nesse sentido.

A redução de falhas operacionais é algo indispensável para que a empresa possa se tornar mais produtiva, diminuindo custos e fazendo o uso inteligente dos recursos disponíveis.

Quando os erros na execução dos processos da empresa são identificados e mitigados, evita-se retrabalhos e melhora-se significativamente a qualidade final das entregas.

Veja também: Problema na emissão de nota fiscal eletrônica? Veja como evitar!

Como evitar erros operacionais: 5 dicas para diminuir erros no trabalho

Como você pôde perceber, reduzir erros operacionais é fundamental para que se possa alavancar o desempenho da empresa. Dedicar-se a esse aspecto do negócio favorece bastante a competitividade e contribui para que a empresa se destaque entre a concorrência.

Se você quer saber como evitar erros operacionais no seu modelo de negócio, confira nas próximas linhas 5 dicas valiosas que vão te ajudar.

1 – Mapeie todos os processos que você considera relevantes

A primeira dica de como evitar erros operacionais consiste em, antes de tudo, mapear os processos mais relevantes da empresa.

Para isso, analise os processos de ponta a ponta, buscando identificar como as tarefas são distribuídas e executadas, quem são os profissionais responsáveis, quais os recursos necessários para sustentar as operações, como são feitas as tomadas de decisão etc.

Ou seja, procure averiguar e registrar o máximo de detalhes possível acerca dos processos organizacionais. Assim, você terá mais clareza ao identificar as falhas presentes.

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Veja mais: Dicas de melhorias de processos para uma empresa que você pode implementar agora mesmo

Ao mapear seus processos, você poderá criar um fluxo de trabalho otimizado, focando a eficiência e eficácia dos processo. Veja como fazer um workflow neste infográfico:

O que é workflow

2 – Rastreie todas as falhas e identifique a causa-raiz

Após mapear os processos mais relevantes da sua empresa, você poderá rastrear as falhas operacionais com mais facilidade.

Mas, para conseguir reduzir erros operacionais de maneira efetiva, é necessário investigar a causa-raiz deles.

Procure identificar a origem dos erros que você conseguiu apurar no mapeamento. Para isso, você pode utilizar a metodologia dos 5 Porquês. Basicamente, ela consiste em fazer perguntas subsequentes até que se chegue a resposta para o verdadeiro motivo por trás do objeto investigado.

Neste vídeo da Siteware, você pode ver como achar a causa raiz de sues problemas:

3 – Monte um plano de ação para implementar as correções necessárias

Depois de mapear os processos, identificar as falhas e suas causas-raiz, você deverá montar um plano de ação para que as correções possam ser implementadas.

Esse plano também deve ter efeito preventivo para que, assim, evite-se que os erros operacionais voltem a se repetir.

Vela conferir também em nosso blog: Crie um plano de ação para diminuir inadimplência

4 – Promova uma comunicação transparente e eficaz

Não há como evitar erros operacionais e promover a redução de falhas humanas sem uma comunicação realmente eficaz e transparente entre os colaboradores e as lideranças.

Na verdade, muitas das falhas ocorrem simplesmente porque as pessoas não se comunicam com clareza.

Portanto, reúna os colaboradores para explicar os erros identificados e mostrar como as coisas deverão ser feitas daqui para frente a fim de evitar que essas falhas se repitam.

Enquanto gestor, esteja disposto a esclarecer as dúvidas e implemente ferramentas que facilitem a comunicação interna.

5 – Invista na automatização

Uma outra dica importante para a redução de falhas humanas é investir na automatização de tarefas.

Por meio de softwares especializados, é possível diminuir consideravelmente os erros operacionais e ainda aumentar a produtividade das equipes. Isso porque os colaboradores poderão se dedicar com mais afinco a tarefas de maior valor estratégico para a empresa.

Com um sistema especializado em emissão e gestão de notas fiscais, por exemplo, a empresa consegue evitar erros de preenchimento e envio desses documentos. Além disso, o tempo antes dedicado a preencher e enviar manualmente as notas fiscais pode ser direcionado para outras tarefas.

Veja mais: A automatização financeira pode recuperar a saúde de sua empresa?

Bom, essas foram as nossas 5 dicas de como evitar erros operacionais. Coloque-as em prática na sua empresa e potencialize o desempenho dos seus processos.

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