Se pretende ou já trabalha com a venda de prestação de serviços, produtos e/ou mercadorias, é essencial saber o que é Sintegra.
Utilizá-lo é obrigatório para empresas que emitem nota fiscal e/ou realizam escrituração em livros fiscais por meio do sistema eletrônico de dados, ainda que com apoio de terceiros, como escritórios de contabilidade.
Vale lembrar que a reforma tributária trará avanços significativos para o Sintegra e para o modo como as empresas gerenciam seus impostos. Logo, a adaptação a esse novo cenário é um processo que exige planejamento e acompanhamento constante.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Em todo o caso, neste artigo, descubra o que significa Sintegra como sigla, como aderir a esse sistema, quais são os outros objetivos de uso e em quais pontos inscrever-se no Sintegra é vantajoso para o seu negócio. Vamos lá?
O que significa Sintegra (sigla)?
Antes de saber o que é Sintegra, é necessário identificar o significado que essa sigla representa. O conjunto de sílabas se refere ao Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços.
E o que é Sintegra?
Sintegra é um sistema que unifica todas as informações dos contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) referentes a operações de entrada e saída de mercadorias e prestações de serviços.
O principal objetivo desse serviço — que tem como base a emissão de notas fiscais — é centralizar, em um único ambiente virtual, todos esses dados e transferi-los aos fiscos estaduais.
Origem do sistema
Seu desenvolvimento começou em 1997, durante a 86ª reunião do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) e com celebração, inicialmente, no Convênio ICMS 78/97.
Em março de 2000, por meio do Convênio ICMS 20/00, regulamentou-se a troca de informações entre todas as unidades federativas brasileiras.
Em março de 2002, com a alteração do Convênio 57/95 para o Convênio ICMS 30/02, as secretarias passaram a enviar obrigatoriamente os arquivos de informações interestaduais. As entidades ficaram responsáveis por trocar diretamente os dados com outras secretarias estaduais.
Atualmente, todos os contribuintes do ICMS — que emitem notas fiscais e/ou fazem as suas escriturações em livros fiscais por meio de sistemas eletrônicos (ainda que terceirizados) — são obrigados a enviar as suas informações fiscais por meio do Sintegra.
E, agora que explicamos o que é Sintegra e qual sua história, entenda como é o funcionamento desse sistema.
Como funciona o portal Sintegra?
O portal Sintegra é uma plataforma nacional que funciona de modo a permitir a troca de informações sobre a entrada e saída de mercadorias entre as unidades federativas.
Além disso, o sistema também faz a transação de dados sobre a prestação de serviços internos, interestaduais e para o exterior.
Nesse contexto, a inscrição estadual é um elemento crucial para que as empresas emitam notas fiscais e, consequentemente, cumpram as obrigações tributárias que têm relação com o ICMS.
Para que serve a inscrição estadual no Sintegra?
A inscrição estadual no Sintegra serve para identificar formalmente uma empresa como contribuinte do ICMS em seu estado de atuação. Além disso, apresenta outras finalidades, como:
- meio de identificação fiscal;
- critério para emissão de notas fiscais;
- critério para consulta e transparência tributária;
- registro e controle de operações.
Vale ressaltar que a inscrição estadual também possibilita verificar a situação cadastral de uma empresa e contribui para a confiança e a regularidade nas relações comerciais.
Agora que você sabe um pouco mais sobre o que é Sintegra, inscrição estadual e o funcionamento de ambos, descubra agora qual a serventia desse sistema.
Aproveite e leia também “Não emitir nota fiscal é crime? Sim! Veja penalidades e como evitar esse transtorno”
Para que serve o Sintegra?
O Sintegra serve, principalmente, como ferramenta de controle do governo para melhorar as transações comerciais em todos os estados e gerar uma fiscalização tributária mais efetiva.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Também tem como proposta incentivar as empresas a informarem ao governo o correto pagamento do ICMS.
Portanto, a emissão de notas fiscais tem completa ligação com o sistema, afinal, sem utilizar o Sintegra, o contribuinte não tem autorização legal para emitir o documento.
Vale ressaltar que essa é uma obrigação essencial para o funcionamento de qualquer empresa. E, por quê? Para responder a essa pergunta, confira o porquê da emissão de nota fiscal ser tão importante para o seu negócio.
Lidar com notas fiscais ainda parece um processo complicado? Então, simplifique essa tarefa e leia o artigo “7 motivos para emitir nota fiscal automaticamente?”
Como fazer o cadastro do Sintegra?
O procedimento para fazer o cadastro no Sintegra varia conforme o estado. Antes de iniciar o processo, confirme se há a obrigatoriedade no sistema para seu negócio.
Como já mencionamos, essa etapa é obrigatória para empresas que contribuem com o ICMS e, até mesmo, para as optantes pelo Simples Nacional (de acordo com as suas atividades).
Somente estão dispensados dessa obrigatoriedade MEIs (Microempreendedores Individuais) que podem emitir nota fiscal avulsa diretamente do site da Receita Federal. Já em relação aos próximos passos, siga as seguintes orientações.
1 – Reúna os documentos necessários
Você já sabe que para o cadastro no Sintegra, CNPJ e Inscrição Estadual são necessários. Mas, além desses documentos, tenha em mãos:
- demais dados da empresa (endereço completo e telefone);
- cadastro de órgãos municipais, estaduais e federais relevantes;
- um Certificado Digital, caso seja necessário para autenticação no sistema;
- informações sobre as operações de interesse da sua empresa (por exemplo, transações interestaduais ou com substituição tributária).
2 – Acesse o site da Secretaria da Fazenda do seu estado
Cada estado administra o Sintegra individualmente. Logo, a empresa deve fazer o cadastro diretamente no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) da sua unidade federativa.
3 – Preencha os formulários específicos do portal Sintegra
Acesse o portal do Sintegra no site da Sefaz e preencha o formulário eletrônico. Informe os dados que o sistema solicita. Em seguida, anexe os documentos (se aplicável). Por fim, confirme se todas as informações estão corretas antes de prosseguir.
4 – Realize a validação das informações
Após o preenchimento e envio do formulário, a Sefaz realizará a análise e validação das informações. Algumas etapas podem exigir o envio de documentação adicional (presencial ou digital) e o acompanhamento do processo de homologação pelo sistema da Sefaz.
5 – Obtenha o acesso ao sistema do Sintegra
Após a aprovação do cadastro, sua empresa receberá um login de acesso ao sistema para consultar ou enviar informações periódicas. É essencial manter os dados atuais para evitar pendências fiscais.
Até este ponto, você já sabe o que é Sintegra, como funciona, para que serve e como realizar o cadastro. Agora, a etapa é aprender como utilizar esse sistema.
Como usar o Sintegra após o cadastro?
Após realizar o cadastro no Sintegra e garantir que a aprovação de sua empresa pela Sefaz do estado, o sistema torna-se uma ferramenta essencial para as empresas se manterem em conformidade fiscal. Veja um guia prático sobre como utilizar o Sintegra.
1 – Realize consultas regulares
Parte da definição do que é Sintegra é a possibilidade de consultar o status fiscal da Inscrição Estadual da empresa e de fornecedores, parceiros ou clientes. Para consultas, acesse o portal do Sintegra, selecione o estado e insira os dados necessários, como o CNPJ e a Inscrição Estadual.
Verificar a situação de uma Inscrição Estadual ajuda a prevenir problemas durante operações comerciais, como emitir NF-e para empresas com cadastro irregular.
2 – Gere o arquivo Sintegra
Gerar o arquivo Sintegra é crucial para a conformidade fiscal das empresas, pois contém informações detalhadas sobre transações comerciais. Veja a seguir o passo a passo para essa etapa:
- selecione um software de gestão fiscal que atenda às exigências do Sintegra e gere o arquivo no formato adequado;
- organize todas as informações necessárias, como dados de vendas, compras e prestação de serviços, para garantir que estejam completas e corretas;
- utilize o software para gerar o arquivo Sintegra, selecione as operações e defina o período de referência;
- revise o arquivo para assegurar que todas as informações estão sem erros ou incompletas, o que evita problemas com o fisco. Em seguida, salve o arquivo.
3 – Envie o arquivo Sintegra
Após gerar o arquivo, as empresas o enviam (de forma mensal) com dados referentes a diversos documentos fiscais, como:
- Nota Fiscal de Produto (NF-e);
- Nota Fiscal de Venda a Consumidor (NFC-e);
- Nota Fiscal de Serviços de Transporte, que pode ser do tipo Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) ou Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Cupom Fiscal;
- Cupom Fiscal PDV;
- Despacho de Transporte;
- Manifesto de Carga.
Para tal, é necessário acessar o site, clicar sobre o estado de cadastro da empresa e preencher de acordo com as orientações na tela.
Com a integração do Sintegra aos sistemas, tanto a ordem de preenchimento quanto as informações para envio costumam ser diferentes para cada unidade federativa. Veja alguns exemplos:
São Paulo
Rio de Janeiro
Minas Gerais
Vale lembrar que é necessário ter acesso ao programa de validação do Sintegra para conseguir enviar as informações. Os recursos necessários para validar o seu arquivo também ficam disponíveis no site do sistema.
Utilize um software de gestão fiscal para automatizar a criação do arquivo no formato padrão do Sintegra.
Valide o arquivo com ferramentas específicas e envie-o para a Sefaz por meio do programa TED (Transmissão Eletrônica de Documentos). A regularidade no envio mantém a conformidade fiscal e evita multas.
4 – Emissão de documentos fiscais
O Sintegra é indispensável para empresas habilitadas a emitir documentos fiscais, como NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
Certifique-se de que as informações cadastradas estejam atualizadas para não enfrentar problemas na emissão. Use sistemas integrados para facilitar a geração e transmissão de notas fiscais compatíveis com o Sintegra.
5 – Fiscalização e auditoria
Outro fator que define o que é Sintegra é a facilidade de resposta às fiscalizações. O sistema organiza e padroniza os dados e permite que a empresa os apresente ao Fisco de forma mais rápida e eficiente.
É fundamental arquivar os arquivos enviados e manter o histórico de transações disponíveis para eventuais auditorias.
6 – Regularização e acompanhamento de pendências
Use o Sintegra para verificar pendências ou inconsistências na situação fiscal da empresa.
Se houver problemas com a Inscrição Estadual ou omissões em relatórios, regularize rapidamente para evitar multas e restrições operacionais.
O uso contínuo e correto do Sintegra ajuda a empresa a simplificar a gestão tributária, cumprir as obrigações fiscais e garantir maior segurança em suas operações comerciais.
Quais os benefícios do Sintegra?
Ainda que o Sintegra pareça apenas outra burocracia, utilizá-lo traz diversas vantagens — tanto para os contribuintes quanto para o governo. Confira quais são os principais benefícios que definem o que é Sintegra.
Facilita o combate aos crimes fiscais, como a sonegação fiscal
A centralização de dados permite que as autoridades detectem irregularidades nas operações fiscais de forma mais rápida e precisa.
Dessa forma, o sistema influencia a redução de fraudes e o aumento da arrecadação pública. Além disso, amplia a confiança entre os agentes econômicos ao garantir maior controle sobre movimentações suspeitas.
Auxilia o acesso ágil das Secretarias da Fazenda estaduais às informações fiscais
Ao centralizar os dados em um único sistema, o Sintegra elimina a necessidade de processos demorados para obtenção de informações sobre operações interestaduais. É uma alternativa que facilita o acompanhamento em tempo real e promove decisões mais rápidas e fundamentadas por parte dos órgãos reguladores.
Unifica os dados necessários para fiscalização
Outro benefício que define o que é Sintegra, é que as empresas não precisam reportar informações repetidamente em diferentes plataformas ou sistemas.
Essa simplificação reduz retrabalho, diminui erros e padroniza o formato das informações, ideal para promover maior eficiência na fiscalização por parte do governo.
Contribui para a segurança nas transações comerciais que as empresas realizam
O Sintegra oferece uma base sólida para validar a autenticidade das operações comerciais. Assim, gera mais segurança para o contribuinte e evita problemas, como:
- disputas comerciais;
- recusas de notas fiscais;
- desprestígio empresarial;
- inconsistências nos registros financeiros.
Melhora a gestão fiscal e administrativa das empresas
Ao automatizar e padronizar processos, as empresas podem reduzir custos administrativos relacionados ao gerenciamento de dados fiscais. Com a economia de tempo, é possível concentrar esforços no planejamento estratégico e na expansão do negócio.
Facilita a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e)
O Sintegra é fundamental para a integração entre as empresas e a plataforma de emissão de NF-e, o que garante agilidade na comunicação com a Receita Federal.
Dessa forma, reduz significativamente os erros nas emissões de notas e permite que as empresas cumpram com as regulamentações de maneira simples e eficiente.
Não deixe de ler “NF-e sem Certificado Digital: é possível emitir?”
Como APIs de gestão fiscal se relacionam com o uso do Sintegra?
Após todas as informações que respondem o que é Sintegra, como otimizar as obrigações fiscais que essa ferramenta governamental exige?
Por meio de uma API para gestão fiscal, como a da NFE.io! Com automação completa, nossa plataforma permite:
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