Implantada oficialmente no Brasil em 2008, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
Seu objetivo é tornar todos os documentos fiscais do Brasil eletrônicos. Na prática, a decisão significa que foi decretado o fim do acúmulo de papéis em sua empresa!
Como esse processo de implantação é progressivo, o documento não era obrigatório para grande parte das empresas até pouco tempo. Entretanto, os casos de obrigatoriedade também aumentaram gradativamente de 2008 para cá.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Assim, hoje, todas as empresas são obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica NF-e.
Veja também: API de nota fiscal: o que é e como essa solução tecnológica pode beneficiar o seu negócio
Antes de iniciar a leitura, confira todos os pré-requisitos necessários para a emissão da Nota Fiscal eletrônica:
O que é e para que serve a NFe?
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento obrigatório, responsável pela formalização de uma transação, seja de vendas digitais ou físicas. O comprovativo reúne informações-chave sobre a negociação, incluindo dados do comprador e do vendedor, características do produto ou serviço comercializado, condições de pagamento e impostos incidentes.
Por ser um documento oficial, a Nota Fiscal Eletrônica serve como um registro das operações, tendo, inclusive, validade jurídica.
Na prática, significa que, além de formalizar a operação, o documento pode respaldar solicitações de troca e até devolução, caso o produto entregue não seja compatível com as características descritas.
Leia mais: Para que serve a Nota Fiscal? É obrigatória? O que é Nota Fiscal, afinal?
Por que existe uma versão digital da nota fiscal?
A NF-e tem como objetivo substituir a versão impressa das notas fiscais e facilitar o processo de controle e prestação de contas.
Além de ser mais rápida e prática, a Nota Fiscal Eletrônica fica armazenada nos arquivos do sistema de emissão, podendo ser solicitada a segunda via em caso de perda ou esquecimento.
Imagine o seguinte: antes da chegada da internet e dos computadores, tudo era manual.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Se algum tipo de dano acontecesse com os arquivos das notas fiscais – tanto dentro da empresa quanto nos fornecedores ou nos órgãos reguladores – não havia formas de comprovação das transações.
Desse fato, decorriam problemas variados, desde questões legais acerca de transações de compra e venda até a situações mais graves, como investigações por sonegação e outros delitos, que agora podem ser resolvidas muito mais facilmente.
Confira em nosso blog: Como calcular ISS de Nota Fiscal de Serviço? Aprenda a fórmula, como aplicar e a maneira certa de recolher esse imposto
Tipos de Nota Fiscal Eletrônica
Existem quatro diferentes tipos de Nota Fiscal Eletrônica, sobre os quais falaremos a seguir.
1- NF-e: Nota Fiscal Eletrônica de produtos ou mercadorias
Versão mais popular do documento, registra transações de produtos e mercadorias, substituindo os antigos modelos 1 e 1A das notas de talão.
2- NFS-e: nota fiscal de serviços eletrônica
Já a NFS-e é a comprovação de uma prestação de serviços, implementada em substituição à antiga declaração de serviço.
3- NFC-e: nota fiscal ao consumidor eletrônica
Voltada exclusivamente para o comércio varejista, representa vendas de produtos e serviços para o consumidor final, substituindo as notas fiscais de venda ao consumidor e o cupom fiscal.
4- CT-e: conhecimento de transporte eletrônico
Documento necessário para o transporte de cargas, busca reduzir as incongruências de bens transportados entre o ponto de origem e o de destino.
Quem deve emitir NFe?
É dever de todo empreendedor emitir a NFe quando fechar uma transação, incluindo Microempreendedores Individuais (MEI), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores (ME).
A única exceção à obrigatoriedade da emissão da nota são as operações entre um MEI e uma pessoa física. Neste caso, o procedimento se torna opcional.
Como fazer a emissão da Nota Fiscal Eletrônica NF-e?
Para fazer a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, é preciso estar cadastrado no sistema eletrônico de certificações digitais.
O processo inclui, primeiramente, a criação de um e-CNPJ, ou seja, o documento que é a versão eletrônica do convencional CNPJ – Cadastro Nacional da Pessoa Jurídicas.
O sistema permite, ainda, uma série de funcionalidades, como a assinatura digital e a validação remota de documentos e transações.
Saiba mais: Passo a passo completo: Como solicitar certificado digital
Quem é obrigado a emitir Nota Fiscal Eletrônica?
Como adiantamos anteriormente, as empresas que se encaixam nas categorias contempladas pela emissão de Nota Fiscal Eletrônica devem obrigatoriamente fazer esse processo.
Se a sua empresa está em uma categoria obrigatória e você não emite a NF-e – mesmo que tenha emitido a nota fiscal impressa – pode ser enquadrada em um caso de fraude tributária.
Não deixe que isso aconteça. Fique atento às mudanças na legislação para ver se a sua empresa precisa ou não aderir a esse tipo de sistema.
Veja também: Quem é obrigado a emitir Nota Fiscal?
Você sabe quais impostos incidem sobre a Nota Fiscal de Serviço? Então, confira abaixo:
Saiba mais: Como calcular uma nota fiscal com substituição tributária? Aprenda cada etapa e acerte o cálculo!
Como a NF-e impacta o dia a dia da empresa?
É inegável o fato de que a emissão de Nota Fiscal Eletrônica facilita bastante o dia a dia da empresa. É muito mais rápido e fácil fazer o processo por meio de um sistema eletrônico (em que grande parte das informações pode ser recuperada automaticamente a partir de informações já salvas) do que manualmente.
O tempo de espera também é incomparavelmente menor. O que poderia levar horas e até dias – entre o preenchimento e o registro oficial da nota impressa – agora leva poucos segundos, já que o sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica NF-e é interligado com o da Receita Federal, que já valida os dados e autoriza a emissão.
Além disso, o arquivamento se torna muito mais fácil. Você pode manter as notas fiscais diretamente no sistema e utilizar as ferramentas de busca para encontrar o que precisa.
Por meio de palavras-chave – como o nome do produto vendido ou de algum outro detalhe – você encontra rapidamente a NF-e desejada.
Na hora de fazer balanços e faturamentos gerais, tudo se torna mais simples: basta selecionar os arquivos de certo período ou de certo cliente. O processo garante o máximo de rapidez e segurança na hora de fazer a contabilidade e os trâmites tributários de sua empresa.
Este post também pode interessar a você: Como fazer recusa de nota fiscal e evitar problemas com o Fisco
Como consultar a Nota Fiscal Eletrônica?
Para consultar a Nota Fiscal Eletrônica, é possível seguir um dos três caminhos a seguir: acessando portais específicos da Receita Federal, por meio do portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado ou ainda, por meio do seu emissor de Notas Fiscais.
Veja, na prática, como consultar a NF-e na Sefaz e na API da NFe.io.
O que acontece se não emitir a NFe?
A não emissão de Nota Fiscal é crime, conforme previsto no artigo 1º, inciso V da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990.
Caso a sua empresa não cumpra o previsto na legislação, pode sofrer penalidades como multas, ser acusada de sonegação de impostos, (respondendo legalmente pelo crime), além de prejudicar a imagem do negócio e dificultar a obtenção de crédito.
Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica
Hoje, a maioria das pessoas entende que a transformação digital nas empresas veio para ficar e, assim, não faz o menor sentido ainda usar notas fiscais de papel.
Além disso, essa medida contribui inclusive para a sustentabilidade de nosso planeta. Por quê? Porque não é necessário usar árvores para fabricar o papel onde as notas fiscais seriam impressas.
E tem mais! As vantagens da Nota Fiscal eletrônica vão muito além disso. Veja algumas delas:
- aumento da produtividade, pois é muito mais fácil e rápido usar um sistema do que preencher manualmente as Notas Fiscais;
- ocorrência de menos erros, porque os cálculos dos impostos devidos são automatizados;
- menos atrasos na emissão de Notas Fiscais, afinal, tudo é mais rápido quando um software te auxilia!
- possibilidade de consultar dados precisos e confiáveis, em tempo real, de onde estiver, bastando acessar a internet;
- facilidade de integrar com outros softwares, como um ERP, ferramenta de gestão financeira, um CRM, um meio de pagamento e até com o seu contador;
- compartilhamento de informações da faturamento entre as diversas áreas da empresa;
- fim dos gastos de envio de Notas Fiscais pelo correio, afinal, tudo é enviado por e-mail;
- o gerenciamento contábil se torna mais ágil e assertivo;
- mais tempo disponível para a equipe se dedicar a tarefas mais estratégicas e menos burocráticas;
- padronização dos processos da área contábil da empresa;
- facilidade de prestação de contas em caso de fiscalização;
- melhor controle do faturamento da empresa;
- a supervisão de diversos departamentos da empresa (contábil, financeiro, marketing, vendas, expedição etc.) se torna muito mais ágil e baseada em dados concretos.
Lembre-se de que, para aproveitar ao máximo as vantagens citadas acima, é fundamental contar com um bom software de gestão de Notas Fiscais.
Por isso, confira este post de nosso blog: Gerenciador de Nota Fiscal Eletrônica: conheça o NFE.io
Como cadastrar a sua empresa para emissão de Nota Fiscal Eletrônica, afinal?
Para isso, você deve seguir o seguinte passo a passo:
- ter um CNPJ válido;
- cadastre-se na Secretaria da Fazenda de seu estado;
- solicite um certificado digital;
- complete os dados conforme as solicitações de seu estado.
A seguir, detalhamos cada etapa. Confira!
1- Tenha um CNPJ válido
Sem o CNPJ, é impossível tirar um certificado digital. Para tanto, é preciso abrir uma empresa ou outras formas de Pessoa Jurídica, como MEI.
Este vídeo do Sebrae dá dicas de como abrir uma empresa e ter um CNPJ:
2- Cadastre-se na Secretaria da Fazenda de seu estado
Cada estado tem um sistema diferente de cadastramento do CNPJ para emissão de nota fiscal.
Veja algumas dicas nestes posts do blog:
- Como emitir Nota Fiscal Eletrônica ES em 5 etapas
- 5 etapas de como emitir Nota Fiscal Eletrônica DF e validar transações comerciais
- Como emitir Nota Fiscal Eletrônica MG: tudo sobre a NFe em Minas Gerais
- Como emitir nota fiscal em São Paulo: veja o passo a passo
- Como emitir Nota Fiscal Eletrônica PR: 6 etapas para empresas e dicas para quem é MEI
Lembrando que no caso de Notas Fiscais de Serviço, é necessário se cadastrar no Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
3- Solicite um certificado digital
Sem o certificado digital, você não conseguirá dar prosseguimento ao cadastramento nem emitir suas notas fiscais.
Para isso, você deve agendar um horário em uma Autoridade de Registro do certificado digital.
Você precisará de documentos como CNPJ e Contrato Social devidamente registrado na Junta Comercial.
Veja um resumo desse processo abaixo:
4- Complete os dados conforme as solicitações de seu estado
Cada estado tem um sistema próprio de cadastramento, como dissemos, por isso, verifique o que é pedido e preencha os dados com cuidado.
Como automatizar a emissão da NFe? Conte com o NFE.io!
Mesmo cadastrado, você só conseguirá fazer a emissão das notas fiscais com ajuda de um software.
Existem softwares gratuitos, mas o ideal é usar opções que oferecem mais funcionalidades e facilitam a vida do empreendedor ou gestor da empresa.
O NFE.io, por exemplo, ajuda sua empresa de diversas formas.
Confira algumas de suas vantagens:
- faz consultas automatizadas a CPF e a CNPJ;
- guarda suas notas em local seguro na nuvem automaticamente;
- dá desconto no certificado digital;
- é compatível com o certificado digital e-CNPJ A1;
- fácil de integrar via API com outros sistemas, como seu financeiro, por exemplo;
- oferece um painel de controle intuitivo: gráficos e estatísticas disponíveis em um dashboard, com a evolução mensal de seu negócio e motivo de recusa de notas;
- faz o cálculo automático dos impostos;
- os arquivos XML e HTML gerados são enviados aos clientes por e-mail;
- tem reenvio de notas automático caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
- você pode emitir notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios sem sair do sistema.
Aprendeu como cadastrar empresa para emissão de Nota Fiscal Eletrônica? Entendeu como ter um sistema voltado para esta tarefa pode ser útil para seu negócio?
Então não perca mais tempo! Faça a integração rápida do seu meio de pagamento com o sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, conheça o NFE.io e poupe horas de tarefas chatas e repetitivas.
Marque uma conversa agora mesmo e aproveite todas as vantagens do sistema em sua empresa!
