Quem deve emitir Nota Fiscal Eletrônica? Quem é obrigado?

Tempo de leitura: 8 minutos

Quem deve emitir Nota Fiscal Eletrônica? Em linhas gerais, toda e qualquer empresa que comercializa produtos e/ou serviços. Porém, há alguns poucos casos em que ocorre a liberação da emissão desse documento.

Vale lembrar que é por esse documento que todas as transações comerciais, sejam elas relacionadas a produtos ou a serviços, são registradas oficialmente e passíveis de tributação.

No entanto, ainda existem muitas dúvidas ligadas ao fato e diversas pessoas querem saber quem é obrigado a emitir nota fiscal e quais as transações nas quais esse documento é imprescindível.

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A regulamentação da emissão de notas fiscais é regida por leis estaduais, mas é importante destacar que todas são necessariamente válidas em todo o território nacional.

Afinal de contas, as notas fiscais podem ser checadas e confirmadas em outros locais que não aquele onde a empresa está localizada e, portanto, precisam ser válidas a nacionalmente

Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

Emitir nota fiscal eletrônica é uma obrigação tributária de qualquer empresa que oferece serviços ou produtos, só havendo isenção em casos e condições particulares. A lei que regula a emissão de documentos fiscais em geral é a LEI Nº 8.846/94.

De modo geral, toda empresa precisa acobertar a operação com o documento fiscal. Porém, os modelos, códigos fiscais, informações de contribuintes entre outros dados das NFEs são determinados de acordo com a legislação do município onde o contribuinte está estabelecido.

Para mais detalhes sobre quem deve emitir nota fiscal eletrônica, confira os detalhes nos itens abaixo!

Legislação

A legislação prevê que todas as trocas comerciais de produtos e serviços sejam regulamentadas por meio de notas fiscais, mas existem situações específicas nas quais a empresa fica isenta da emissão.

A lista de obrigatoriedade das empresas descreve exatamente em quais circunstâncias há essa isenção e quem está obrigado a emitir nota fiscal, sendo que é preciso checar detalhadamente as regras de seu estado para poder compreender isso com confiabilidade.

Com a chegada da nota fiscal eletrônica, no entanto, os parâmetros de obrigatoriedade de emissão desse documento mudaram.

Isso porque algumas empresas que antes eram imunes entraram na lista de obrigatoriedade de emissão da NFe e, com isso, mudou a regra geral de quem é obrigado a emitir nota fiscal.

O estado de São Paulo e outros estados dispõem de regras bastante definidas para a lista de obrigatoriedade, mas essas condições podem variar muito de uma localidade para outra.

Veja mais: para que serve Nota Fiscal? Confira Agora!

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Nota Fiscal Eletrônica

Ao contrário do que muita gente pensa, quem deve emitir nota fiscal eletrônica e tem cadastro no sistema eletrônico não necessariamente precisa extinguir as notas impressas.

As notas ao consumidor, previstas para os estabelecimentos de vendas no varejo, são um dos maiores exemplos disso.

Elas são emitidas no ato da compra e contabilizadas no sistema da empresa, mas não são geradas no sistema de notas fiscais eletrônicas.

Em alguns estados, a emissão de NFe já está prevista para praticamente todos os tipos de empresas e é obrigatória para grande parte das transações.

O sistema é bastante prático e permite que quem é obrigado a emitir nota fiscal o faça com muita facilidade e praticidade, agilizando o processo e o controle fiscal.

Empresas de todos os portes podem fazer o cadastro no sistema de emissão eletrônica e passar a usar essa modalidade de nota fiscal em seu negócio.

Como o sistema é bastante prático e completo, aderir a esse tipo de emissão pode agilizar bastante os processos contábeis da empresa e facilitar o dia a dia do controle financeiro.

Pessoas Físicas x Pessoas Jurídicas

Uma das formas mais comuns de Pessoa Jurídica no Brasil são os MEI, Microempreendedores Individuais, que representam as microempresas com faturamento anual de até R$ 81 mil.

Essa modalidade costuma gerar muitas dúvidas em relação a quem é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica, já que há isenção de tributos sobre cada nota.

Quando a troca é realizada entre o MEI e uma pessoa física, não é obrigatória a emissão.

No entanto, quando se trata de uma transação com outra pessoa jurídica, os MEIs estão incluídos no quadro de quem é obrigado a emitir nota fiscal.

Confira: como emitir as notas fiscais de venda em um marketplace?

Quem é obrigado a emitir Nota Fiscal Paulista?

A Nota Fiscal Paulista é conhecida de longa data por todos os consumidores e empresários do estado de São Paulo.

Esse documento foi implantado em outubro de 2007, e está diretamente ligado à renúncia do estado aos impostos de certos produtos, o que é produto da política de incentivo fiscal vigente.

Por meio desta nota, são restituídos os impostos dos quais abdicou e os consumidores podem receber de volta o valor pago em suas compras.

Com exceção das empresas fornecedoras de energia elétrica, serviços de comunicação, gás e comércios de veículos, todas as empresas com sede no estado fazem parte do sistema.

A lista completa pode ser checada diretamente no site da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo.

Leia também: por que usar software para emissão de NFe em pagamentos recorrentes

Como emitir nota fiscal eletrônica?

1. Saiba qual tipo de nota fiscal eletrônica emitir

A nota fiscal eletrônica que deve ser utilizada dependerá das atividades econômicas (CNAE) exercidas pelo negócio. Os tipos são os seguintes: NF-e (operações econômicas relacionadas a compra e venda de produtos), NFS-e (prestação de serviços) e NFC-e (venda direta realizada em varejo).

2. Tenha um certificado digital

O certificado digital é como uma identidade e assinatura virtual que permite acessar sistemas governamentais, assim como emitir e validar a autenticidade de notas fiscais.

3. Credencie-se nos órgãos governamentais

Com o certificado digital, você deve fazer o cadastro nos órgãos governamentais que autorizam a emissão de notas fiscais eletrônicas online.

No caso da NFe, registre a sua empresa na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que o seu CNPJ dela foi aberto. Já para a NFSe, o cadastro precisa ser realizado na Sefaz do município em questão, pois o tributo recolhido é de responsabilidade das prefeituras.

Os documentos e processos necessários para a realização do cadastro variam de acordo com a localidade.

4. Utilize um emissor de nota fiscal online

Com a autorização do órgão responsável, o próximo passo de como emitir nota fiscal eletrônica é escolher um emissor online.

As próprias Sefaz costumam ter disponível um sistema gratuito. Porém, há opções pagas que oferecem funcionalidades adicionais, como integração com outros sistemas e automação de processos de emissão.

5. Emita as notas fiscais.

Por último, basta emitir uma nota fiscal eletrônica por meio do emissor escolhido, preenchendo o documento com todos os dados da operação comercial e do cliente.

Veja em detalhes: como emitir nota fiscal eletrônica em 5 passos simples

O que acontece se você não emitir nota fiscal eletrônica?

Se você é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica de acordo com as condições e leis do seu negócio, não emitir o documento com as atividades da sua empresa pode resultar em penalidades e multas.

De acordo com o artigo 1º, inciso V da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990, não emitir nota fiscal é crime.

“Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas […]

V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação”.

Quem é isento da emissão de nota fiscal eletrônica?

É isento da emissão de nota fiscal eletrônica quem lida com relações comerciais entre uma pessoa jurídica MEI e uma pessoa física. Este é o único caso no qual emitir NFe é opcional e não se encaixa em quem é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica.

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19 comentários

  • Gisele

    Vou me formalizar como MEI, NA OCUPAÇÃO (Diarista) MEI , PRESTANDO SERVIÇOS EM CASA DE FAMÍLIAS PESSOAS FISICAS SEREI OBRIGADA A EMITIR NOT FISCAL?

    • Richard Zumkeller

      Sim, você precisa emitir a nota fiscal da prestação do seu serviço.

  • Paulo Oliveira

    Sou mei e vendo pra pessoa jurídica mas ele não quer nota, como posso vender pra ele sem estar irregular ?

    • Richard Zumkeller

      Para estar regular você deve sempre emitir as suas notas. Porém sugerimos que entre em contato com um escritório de contabilidade para que seja melhor orientado.

  • Daniela

    Supermercados podem emitir Danfe para empresas?

    • Richard Zumkeller

      Se for uma nota fiscal modelo 55 pode sim.

  • Daniel

    Sou MEI e compro produtos industrializados e importados e revendo pela internet, sou, neste caso, obrigado a emitir nota fiscal. Sou do Rio de Janeiro e a maioria das empresas que compro são de SP, e vendo para todo o país. Att.

  • Fernanda

    Um corretor de imoveis q prestou serviço pra mim se recusa a emitir nota fiscal em salvador . Isso é legal ?

    • Richard Zumkeller

      Oi Fernanda, eu acredito que se ele for um profissional autônomo, pode ser que seja legal. Se caso ele tem uma empresa aberta e se recusou a emitir nota, aí sim é ilegal.

  • Sueli A DOs Santos

    Boa tarde tudo bem, sou pessoa física ,trabalho com prótese dentária (protética) faço serviços pra dentista, sou obrigada a emitir nota fiscal. Desde já lhe agradeço

    • Richard Zumkeller

      Olá Sueli. Neste caso o ideal é você abrir uma MEI e emitir notas fiscais sim.

  • Souza

    Olá, uma padaria tem que emitir nota fiscal? Comprei em uma e a mesma disse que nao emitia

  • Renata

    Boa tarde, sendo PF, comprei em uma MEI que está se recusando a emitir a NF alegando isenção. Eu, como cliente, posso exigir a nota?
    Obrigada.

    • Gabriel Marquez

      Renata,

      Entendo sua situação e realmente não faz sentido o MEI se recusar a emitir a nota fiscal de bom grado.

      Porém você não pode exigir a nota fiscal pois o MEI está coberto pela lei, já que ele não precisa emitir nota fiscal para consumidor pessoa física, porém, está obrigado à emissão quando o destinatário da mercadoria ou serviço for outra empresa, salvo quando esse destinatário emitir nota fiscal de entrada.

      O que diz na Lei é “O MEI não tem a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, mesmo se realizar vendas interestaduais, exceto se desejar e por opção.” (§ 1º do artigo 106, da Resolução CGSN nº 140, de 2018).

      Espero ter ajudado.

    • Samuel

      Cooperativa de ensino são isentas ne emissão de nota fiscal de prestação de serviços?

  • Maísa

    Boa noite. Sou responsável. Por uma organização. Religiosa que tem imunidade, mas comercializamos produtos artesanais para pagar os gastos com os membros da organização. Preciso emitir nota fiscal destes produtos? Pagarei icms destas notas? Obrigada

    • Gabriel Marquez

      Maísa,

      Você tem sim que emitir nota fiscal, porém como sua empresa tem imunidade não sabemos dizer ao certo se terá os impostos normalmente.

      Para ter certeza disso o ideal é conversar com um contador.

  • Rodrigo Shalako

    Duvida!

    Empresas como NET, TIM, VIVO… Estão isentas de emitir nota fiscal?

    • mkt

      Rodrigo,

      Não. Porém elas tem um modelo de nota fiscal diferenciada, e que vem geralmente junto com a fatura que você no mês.

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