Saber como organizar notas fiscais na empresa vai ao encontro daquela máxima dos negócios: “tempo é dinheiro”.
Problemas com emissão ou recebimento de notas fiscais são, infelizmente, a realidade de muitas companhias, especialmente as pequenas e médias.
Isso porque o controle efetivo desses documentos é, muitas vezes, considerado uma tarefa chata, trabalhosa e que, por isso, não é feita com a devida atenção e disciplina.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
No entanto, a gestão das notas fiscais, quando bem executada, evita retrabalhos, multas, prejuízos e até mesmo irregularidades junto à Receita Federal, o que será positivo no resultado financeiro de sua empresa.
São as notas fiscais que validam as transações de compra e venda de produtos e serviços, assim como todos os impostos inerentes a essas operações comerciais.
Mas, afinal, como fazer o controle de notas fiscais de maneira eficiente?
Deixe de lado os traumas que eram arquivar, guardar e organizar documentos fiscais. Tarefa difícil, dispendiosa, que ocupava espaço, mão de obra e tirava o sono de qualquer um quando era preciso localizar algum documento.
O fato é que, quanto menos tempo desperdiçado com tarefas burocráticas, mais lhe sobra para cuidar do que realmente é importante para sua empresa, seu caixa e, finalmente, seu bolso.
Com isso em mente, veja estas dicas de como organizar notas fiscais na empresa, mantendo o controle desses documentos em dia. E, ao final, conheça uma ferramenta que vai facilitar bastante todos esses processos.
O que é controle de notas fiscais?
O controle de notas fiscais se refere ao monitoramento sistemático e organizado de todas as notas emitidas e recebidas por uma empresa, seja de venda, compra ou prestação de serviços. Esse gerenciamento tem uma série de implicações, tanto para a contabilidade quanto para o cumprimento da legislação tributária.
Da perspectiva contábil, o controle de notas fiscais ajuda a rastrear as transações financeiras de uma organização, o que é crucial para manter os registros financeiros precisos.
Além disso, ele facilita a elaboração de relatórios financeiros, como balanços patrimoniais e demonstrações de resultados. Sem um controle adequado, a companhia pode enfrentar dificuldades para entender sua situação financeira real.
Isso sem dizer que a emissão e o controle de notas fiscais são exigências legais para a maioria dos negócios. Vale lembrar que a NF serve como prova documental das operações de compra e venda ou prestação de serviços, logo, o governo utiliza esses documentos para controlar e auditar as transações comerciais.
Quais as vantagens do controle de notas fiscais?
Manter a organização e o controle das notas fiscais traz inúmeras vantagens, como: cumprimento de obrigações legais, gestão financeira eficiente, redução de erros, facilidade na rastreabilidade, mais eficiência com a automatização de processos e até proteção contra fraudes.
Conformidade legal
O controle de notas fiscais contribui para a conformidade com as regulamentações fiscais do governo, evitando problemas como multas e sanções que podem surgir pelo não cumprimento das obrigações fiscais.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Gestão financeira eficiente
Quando se tem uma boa organização, a gestão financeira se torna mais precisa e eficiente. Nesse ponto, o controle propicia a elaboração de relatórios financeiros assertivos, o monitoramento do fluxo de caixa e a tomada de decisões embasadas.
Redução de erros
Com o controle de notas fiscais, pode-se minimizar os erros associados à entrada de dados e as divergências nos cálculos financeiros, reduzindo significativamente o tempo e o esforço necessários para corrigi-los.
Rastreabilidade e transparência
A organização das notas contribui para rastrear todas as transações comerciais, o que proporciona um alto nível de transparência, sendo isso especialmente útil durante as auditorias internas ou externas.
Planejamento tributário
Um controle eficaz também facilita o planejamento tributário, pois permite que as organizações mantenham um registro de suas obrigações fiscais e se preparem adequadamente para os pagamentos de impostos.
Mais eficiência com a automatização de processos
Atualmente, muitas empresas usam softwares de controle de notas fiscais que automatizam muitos processos associados à gestão desses documentos. Isso aumenta a eficiência, economizando tempo e esforço, além de reduzir a probabilidade de erros humanos.
Proteção contra fraudes
O controle de notas fiscais protege a empresa contra fraudes. Ao monitorar de perto todas as transações, é mais fácil identificar e investigar quaisquer discrepâncias que indiquem atividades suspeitas.
Como organizar notas fiscais na empresa?
Aprender como organizar notas fiscais na empresa é uma tarefa de grande valor para qualquer negócio dar certo.
Isso porque o lugar de nota fiscal não é esquecida no fundo de uma gaveta ou jogada em pastas arquivadas no depósito.
Seja ela eletrônica ou não, trata-se de um documento muito importante que deve estar bem guardado, preferencialmente, de maneira acessível e segura.
Assista a este vídeo do canal Davanzo Contabilidade sobre a importância do armazenamento correto e, em seguida, veja 4 dicas de como organizar suas notas fiscais.
1. Disponha de espaços específicos para guarda das notas fiscais
Uma boa maneira de saber como organizar notas fiscais na empresa, em especial no caso das que são impressas, é separando-as por caixas ou pastas — por exemplo, uma para as de entrada, uma para as de saída etc.
Lembre-se de ordenar por tipo, data ou outra ordem que facilite seus processos diários.
Outra maneira muito usada pelas empresas é a encadernação, modelo que ajuda a diminuir o sumiço desses documentos.
Já para a versão eletrônica da nota fiscal, muito mais utilizada atualmente, o ideal é criar uma pasta no computador exclusivamente para salvá-la ou utilizar o armazenamento em nuvem.
2. Crie processos de serviço
A emissão de notas fiscais é uma atividade rotineira e sem muitas variações. Por isso, é interessante criar processos padrões que possam ser seguidos facilmente.
Ao agrupar algumas tarefas — por exemplo, o faturamento das vendas de mercadorias e/ou das prestações de serviço — principalmente em se tratando de pequenas empresas, essas obrigações podem ser executadas sempre pelas mesmas pessoas.
Isso, por sua vez, otimiza o tempo de sua equipe e minimiza as chances de erros ou esquecimentos.
3. Organize de acordo com os dados presentes na nota
Os dados contidos em uma nota fiscal são elementos de grande importância não somente para a empresa emissora do documento, mas também para o comprador ou tomador dos serviços, assim como para os órgãos fiscalizadores.
É preciso ter cuidados especiais no preenchimento desses documentos quanto a valores, quantidades, prazos, data de emissão, saídas, dados dos destinatários, se é pessoa física ou jurídica etc.
A certeza da inclusão de dados corretos evita retrabalho, cancelamentos e correções, além de outros transtornos que poderão incorrer até mesmo na inviabilização do seu negócio.
Aliás, se você quer saber como organizar notas fiscais na empresa, a separação por dados pode ser uma opção. Por exemplo, dependendo do tamanho do negócio, você pode separar as notas por cliente, tipo de serviço etc.
4. Utilize um sistema emissor de nota fiscal eletrônica
Com a implementação de um bom software de emissão de nota fiscal eletrônica, tudo o que se relaciona à documentação fiscal e organização de notas fiscais de uma empresa estará armazenado de forma segura e acessível.
Ou seja, você terá tranquilidade e segurança de que todas as informações necessárias correspondem certamente aos seus fornecedores e clientes.
E o melhor: os cálculos dos tributos serão feitos de maneira confiável na hora de gerar relatórios e pagar impostos, assim como a integração com outros sistemas.
Como controlar notas fiscais? 7 dicas
Controlar adequadamente as notas é crucial para manter a organização. Pensando nisso, separamos 7 dicas de como fazer o controle de notas fiscais do seu negócio de maneira eficiente e prática.
1. Estabeleça uma rotina de processos
Estabelecer uma rotina de trabalho para emissão e recebimento de notas fiscais é o primeiro passo para se fazer um controle eficiente.
Dessa forma, procure criar uma estratégia que padronize os procedimentos de entrada e saída das notas fiscais, evitando problemas como perda de documentos, prazos expirados e tempo gasto desnecessariamente.
2. Verifique a autenticidade das notas fiscais
É preciso verificar a autenticidade das que são recebidas e ver se atendem às regras de emissão. Esse cuidado é extremamente importante para evitar problemas tributários e financeiros. E é muito simples fazer isso:
- acesse o site da Fazenda e clique em “consultar NF-e completa”;
- em seguida, será solicitado que você digite a chave de acesso, que é uma sequência de 44 dígitos registrada no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe);
- após, é necessário digitar os seis caracteres de uma imagem que aparecerá na tela;
- para finalizar, basta clicar em “continuar” e você terá todos os dados para conferência.
3. Organize e armazene as notas fiscais
Todas as empresas estão sujeitas a auditorias e fiscalizações, o que evidencia a relevância de manter o controle de notas fiscais em dia.
Essa atenção facilita a localização desses documentos sempre que for necessário.
Como já mencionado, você pode começar separando-as entre notas emitidas e notas recebidas. Depois, categorizá-las por data, cliente etc.
Vale lembrar que a organização e o devido armazenamento torna a rotina de trabalho mais fluida. Assim, o acesso às notas fiscais fica mais fácil e rápido.
Alguns aplicativos podem ajudar, veja: Ferramentas de automação de escritório: tudo sob seu controle
4. Atente-se aos prazos para pagamento
A quarta dica de como fazer controle de notas fiscais diz respeito aos prazos para pagamento.
Quando todo o procedimento de emissão e recebimento de notas já estiver bem estabelecido, é interessante criar uma rotina para conferir as datas de pagamento.
Você pode, por exemplo, definir um dia da semana para efetuar o pagamento de notas que vencem na semana seguinte.
Assim, estará sempre em dia com as suas obrigações financeiras sem precisar pagar juros e multas e prejudicar o caixa da empresa.
5. Cultive uma boa relação com clientes e fornecedores
Se precisar resolver algum problema de última hora relacionado às notas fiscais, um bom relacionamento com seus clientes e fornecedores pode ser a salvação.
Empresas que não cultivam essa boa relação têm dificuldades para obter documentos, corrigir ou cancelar uma nota fiscal em casos de necessidade imediata e, assim, têm que pagar taxas abusivas e lidar com a pesada burocracia do governo.
Tudo isso pode ser resolvido sem grandes dificuldades se a empresa mantiver um relacionamento amigável e harmonioso com seus clientes e fornecedores.
6. Tenha um contador de confiança
Poder contar com um profissional especializado em contabilidade faz toda a diferença. Procurar um contador de confiança e passar para ele todos os dados financeiros do seu negócio é vital para ter um bom controle.
Ter esse profissional por perto é importante para aperfeiçoar certos procedimentos e garantir que todos os documentos estejam dentro das conformidades legais.
7. Invista em automatização
Já pensou em automatizar os processos de emissão e recebimento de notas fiscais? Pois saiba que essa é uma boa maneira de utilizar a tecnologia a seu favor.
Ao adotar um software para gerenciamento de nota fiscal eletrônica, você minimiza os riscos de falhas humanas e, ainda, otimiza tempo e dinheiro, pois o controle das notas e os registros financeiros ficam bem mais simplificados.
Um software ajuda você a lançar dados e acompanhar todas as informações relacionadas às notas fiscais, como valores e prazos, assegurando mais agilidade ao processo e menos propensão a erros.
Utilizar um sistema para gestão de notas fiscais também é benéfico para o contador da empresa, pois ele terá acesso direto e automático às notas e maior controle sobre as movimentações financeiras.
Ferramenta de organização e controle de notas fiscais
Um bom gerenciamento de notas fiscais evita futuras dores de cabeça relacionadas a problemas financeiros e tributários.
Nesse sentido, é fundamental contar com um software especializado para cuidar dessa tarefa, deixando seu tempo livre para se dedicar a outras atribuições.
Por isso, nossa última dica é a utilização de um gerenciador de notas fiscais.
Imagine como seria se uma empresa que emite centenas de notas fiscais eletrônicas por dia tivesse que consultar nota por nota para saber quais estão autorizadas e quais estão com algum tipo de problema.
Imaginou? No mínimo, demandaria muito tempo e trabalho manual, fora as chances de erros. Mas como organizar notas fiscais de uma empresa da melhor forma?
Pensando no tempo que você levaria para consultar todas as notas que foram emitidas seria melhor que pudesse acompanhar o controle do status da nota na tela com um sistema de forma rápida e descomplicada.
As inúmeras tarefas que o empreendedor executa, muitas vezes, podem comprometer as atividades essenciais para o bom gerenciamento do negócio. Então, que tal automatizar algumas delas?
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A NFe.io é um software que pode lhe ajudar nesse processo.
A plataforma propicia a emissão de notas fiscais eletrônicas de maneira automática e o envio para o e-mail dos clientes, evitando trabalho manual e otimizando o tempo de todo o time.
Em paralelo, o cálculo tributário é feito automaticamente, sendo necessário apenas informar os dados mínimos para que a NFe.io os efetue.
Veja o painel de controle que você terá à sua disposição:
Aliás, nossa plataforma de gerenciamento de notas fiscais emite diferentes relatórios, permite a integração com diferentes meios de pagamento, oferece a possibilidade de administração de vários CNPJs e muito mais.
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