Já se perguntou como cancelar a nota fiscal eletrônica (NF-e), uma vez que ela foi emitida? Embora pareça difícil, fazer o cancelamento é bem simples, bastando ter alguns cuidados para evitar problemas com o fisco, como o prazo.
Se você quer saber como cancelar uma nota fiscal corretamente, veio ao lugar certo. Neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber para cancelar o documento sem errar. Confira!
Quais são os pré-requisitos para cancelar a nota fiscal?
O cancelamento da nota fiscal só pode ocorrer dentro do período de 24 horas depois da autorização da Secretaria da Fazenda do estado. Portanto, se a NF foi emitida e autorizada pela SEFAZ às 14h do dia 28, só poderá ser cancelada até às 13h59 do dia 29.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Passado esse período, o procedimento não pode mais acontecer. Por outro lado, ainda pode-se recorrer à SEFAZ munido de uma justificativa para que seja feito o cancelamento da nota fiscal em questão.
Além do prazo, há outros dois critérios que precisam ser observados antes do cancelamento da nota fiscal eletrônica.
Um deles é que a mercadoria que está sendo comercializada não pode ter saído do estabelecimento de origem. Se ela já foi encaminhada ao cliente, a nota fiscal não pode ser mais cancelada.
Outro ponto é que o destinatário não poderá confirmar a ciência da NF-e emitida, caso contrário, o cancelamento não poderá se concretizar.
Quando é necessário cancelar uma nota fiscal eletrônica? 4 exemplos
A nota fiscal pode ser cancelada quando há alguma falha no processo de emissão, verificado após o envio e a validação do documento para a Secretaria da Fazenda. Dentre os principais motivos ligados ao cancelamento da NF, estão:
- preenchimento incorreto de dados;
- cálculo errado dos tributos;
- emissão feita em data incorreta;
- desistência de uma das partes.
Siga conosco para conhecer mais detalhes sobre cada situação.
1. Preenchimento incorreto de dados
A maior demanda por cancelamento de notas vem do preenchimento incorreto de dados, incluindo: quantidade de produtos, valores, descontos e afins.
Há também outros erros relacionados ao preenchimento dos códigos, como CST, CFOP, CEST e NCM.
O preenchimento incorreto desses dados fará com que seja necessário o cancelamento do documento fiscal.
2. Cálculo errado dos tributos
O cálculo inadequado dos impostos também é bastante comum. Nesse sentido, se você calculou um valor errado na nota, não há outro caminho a não ser cancelar o documento fiscal.
Até porque nenhuma empresa vai aceitar um pagamento adicional por conta do imposto indevido. E isso até mesmo afetará seu fluxo de caixa.
3. Emissão feita em data incorreta
Outro erro comum é a emissão feita em data errada. Por exemplo, a empresa emitiu uma nota no dia 31 de julho, mas poderia emiti-la no dia 1 de agosto para ganhar mais prazo com os tributos.
Quando esse tipo de erro acontece, é possível cancelar a nota e emiti-la no dia seguinte, desde que a mercadoria ainda não tenha sido enviada para o cliente.
4. Desistência de uma das partes
Em algumas situações, o comprador pode desistir do pedido, seja por conta de um atraso ou por qualquer motivo. Caso a empresa já tenha emitido a nota fiscal, ela pode ser cancelada por essa razão.
Mesmo na questão de desistência de uma das partes, é necessário que o cancelamento seja feito dentro do prazo de 24 horas.
Leia mais detalhes: 5 erros na emissão de notas fiscais
Como cancelar a nota fiscal eletrônica já emitida? 10 passos
Abaixo, separamos o passo a passo para cancelar a NF-e no próprio aplicativo da SEFAZ, acessível pelo site gratuitamente. Por sinal, o processo pode ser feito em outros emissores, de modo semelhante. Confira!
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Passo a passo para cancelar a nota fiscal eletrônica
Para cancelar uma nota fiscal eletrônica, é necessário ter a DANFE em mãos, pois você terá que informar alguns dados. Depois, basta seguir esses 10 passos:
- acesse o site da SEFAZ;
- clique em “Gerenciar Emissão”;
- em remetente, escolha o tipo (entre CPF e CNPJ);
- insira o número do documento correspondente;
- coloque o número da nota fiscal ou os dígitos da Chave de Acesso da DANFE;
- preencha o captcha (escreva no campo de texto as letras exibidas na tela);
- vá em “Consultar”;
- a nota fiscal que você deseja cancelar será aberta na tela;
- no menu, selecione a opção “Cancelar”, que fica no topo da página;
- clique no botão e confirme o cancelamento da nota fiscal eletrônica.
Pronto. A nota fiscal será cancelada, bastando esperar alguns minutos até que a SEFAZ confirme o cancelamento. Assim feito, a NF não terá mais validade.
E lembre-se: mesmo sendo cancelada, a nota precisa compor o livro fiscal da sua empresa, assim como o arquivo que é enviado por meio do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED fiscal.
Veja outras dicas sobre NF em nosso blog:
Como cancelar uma nota fiscal depois de 24 horas?
Conforme dissemos neste artigo, o cancelamento de uma nota fiscal só pode acontecer dentro das primeiras 24 horas. Passado esse período, a solicitação não pode ser mais feita dentro do emissor.
O que fazer, então? Nessa situação, é preciso recorrer à SEFAZ, estando sujeito a penalidades e alguns procedimentos específicos que variam de acordo com cada estado.
Em alguns estados, como São Paulo, é permitido o cancelamento da nota com a penalidade de uma multa que equivale a 1,5% do valor total da transação que foi cancelada.
Outras localidades, como o Distrito Federal, não permitem o cancelamento após 24 horas. Nessas situações, é obrigatório pagar os tributos devidos ou recorrer a outros meios que veremos a seguir.
O que fazer quando não é possível cancelar uma nota fiscal?
Quando não for mais possível cancelar uma nota fiscal, você pode recorrer a dois caminhos. O primeiro é emitir uma carta de correção eletrônica, enquanto o segundo é fazer um pedido de anulação da nota. Cada caso é usado em uma ocasião diferente.
A carta de correção pode ser usada em várias situações, mas tem algumas limitações, sendo que ela não pode ser emitida quando:
- os dados que precisam ser corrigidos interferem na base de cálculo dos tributos;
- o erro envolve dados substanciais do remetente ou destinatário;
- a data da emissão do documento fiscal está errada.
Assim como o cancelamento, esse procedimento está sujeito à autorização por parte da Secretaria da Fazenda Estadual.
Se o erro da NF não for passível de carta de correção e o prazo para o cancelamento já estiver esgotado, é pertinente solicitar a anulação do documento emitido.
Nesse caso o emissor deve emitir uma nota de devolução por parte do destinatário e arcar com as sanções previstas em leis, além das específicas para cada estado. É crucial, portanto, consultar as regras previstas.
Como aprimorar a gestão das notas fiscais eletrônicas?
Até aqui, ficou claro que o cancelamento da nota fiscal deve ser feito apenas em algumas situações, segundo regras pré-estabelecidas, certo?
Para evitar aborrecimentos, a melhor maneira de ter segurança e tranquilidade ao gerenciar suas notas fiscais é contando com um sistema específico para isso, como o NFE.io.
Esse sistema já faz o cálculo dos impostos, gera os arquivos XML e HTML, conta com painéis de gestão que trazem dados sobre suas vendas e até possibilita o desconto na hora de emitir o certificado digital.
A propósito, fica mais fácil acompanhar se o prazo para o cancelamento da NF já estourou ou ainda não.
Quer saber mais detalhes? Então, conheça nosso gerenciador de notas fiscais eletrônicas e surpreenda-se!
