Tipos de lançamentos contábeis: quais são e como realizar esses registros corretamente?
Os tipos de lançamento contábeis são quatro: de uma conta devedora contra uma conta credora; de uma conta devedora contra várias credoras; de várias contas debitadas e apenas uma conta creditada; de várias contas debitadas e várias contas creditadas.
O principal objetivo de um lançamento contábil é fazer o registro dos fatos contábeis de uma empresa.
Ou seja, consiste em registrar os valores que impactam o ativo, o passivo e o patrimônio líquido de um negócio e, consequentemente, as suas receitas e despesas.
Esse registro é fundamental para dar ao empreendedor uma visão clara do como está a saúde financeira da sua empresa, seu fluxo de caixa e o desempenho do seu negócio.
Com informações precisas em mãos, as tomadas de decisão para o futuro da empresa são feitas de forma muito mais assertiva. No entanto, existe uma maneira certa de realizar esse processo.
Por isso, confira quais são os tipos de lançamentos contábeis existentes, qual a característica de cada um e como registrá-los da maneira correta.
Quais são os tipos de lançamentos contábeis?
Existem 4 tipos de lançamentos contábeis, que são:
- lançamento contábil de primeira fórmula;
- lançamento contábil de segunda fórmula;
- lançamento contábil de terceira fórmula;
- lançamento contábil de quarta fórmula.
Lançamento contábil de primeira fórmula
Os lançamentos contábeis de primeira fórmula são os provenientes de uma conta devedora para uma conta credora. Na prática, é a realização de um débito para um crédito.
Lançamento contábil de segunda fórmula
Lançamento contábil de segunda fórmula diz respeito a uma movimentação (fato contábil) que envolve uma conta devedora e mais de uma conta credora.
Isso quer dizer que houve um débito para vários créditos.
Lançamento contábil de terceira fórmula
Entre os tipos de lançamentos contábeis, esse diz respeito a um fato contábil que envolve mais de uma conta devedora e somente uma credora.
No caso, foi realizado um crédito para vários débitos.
Lançamento contábil de quarta fórmula
O último tipo de lançamento contábil se refere a uma movimentação que envolveu mais de uma conta devedora e mais de uma conta credora.
Aqui, entende-se que foram realizados vários débitos para vários créditos.
Como registrar os tipos de lançamentos contábeis corretamente?
Além de conhecer os tipos de lançamentos contábeis, é bem importante que você entenda quando e como essa tarefa deve ser realizada.
Um lançamento contábil deve ser registrado quando o fato gerar a alteração patrimonial da empresa a seu favor ou a favor de terceiros.
Somado a esse critério, é preciso que haja documentação idônea que comprove o fato contábil, tais como contratos, boletos, faturas, notas fiscais etc.
Dica de leitura: “Por que fazer um relatório de notas fiscais emitidas? Veja 6 vantagens e como fazer!”
Ao fazer o registro de qualquer um dos tipos de lançamentos contábeis também é preciso seguir algumas diretrizes, que são:
- utilizar idioma e moeda corrente nacional;
- anotar as informações em forma contábil;
- evitar entrelinhas, espaços em brancos, rasuras e outros pontos que podem comprometer a credibilidade do registro;
- respeitar a ordem cronológica dos fatos contábeis.
O que não pode faltar em um lançamento contábil
Sempre que for lançar um dos tipos de lançamentos contábeis há algumas informações que não podem faltar.
Os dados mínimos que um registro dessa natureza deve ter são:
- local;
- data, incluindo dia, mês e ano;
- conta devedora, ou seja, de qual conta foi debitado o fato contábil;
- conta credora, que é a conta na qual foi creditado o fato contábil;
- valor do registro;
- histórico da operação, que é uma descrição do ocorrido e pode ser feito utilizando abreviaturas padronizadas.
Quais os erros mais comuns nos lançamentos contábeis e como evitá-los?
Para manter a saúde financeira da sua empresa em dia é fundamental se atentar a todos os processos relacionados ao controle de rotinas contábeis. No entanto, sabemos que se trata de uma área bastante complexa e burocrática.
Devido a essa característica, quem não está habituado a essa prática pode ter dificuldades de realizar determinadas tarefas, o que é bem comum e totalmente compreensível.
No caso dos lançamentos contábeis, os erros que mais costumam acontecer e que podem comprometer os seus registros são:
- cálculos errados;
- controle de documentação ineficiente;
- falhas na emissão das notas fiscais.
Cálculos errados
Cálculos errados em uma área contábil podem acarretar diversos problemas, por exemplo, o pagamento indevido de impostos.
Recolher tributos com valores além do necessário, ou abaixo do estabelecido pelas legislações, não apenas compromete a gestão financeira do seu negócio, mas também pode levar a complicações junto ao Fisco.
A fim de evitar falhas desse tipo, o mais indicado é automatizar essa tarefa. Além de evitar retrabalho, utilizar a tecnologia a seu favor vai reduzir custos operacionais e aumentar a sua produtividade.
Dica de leitura “Sistema de gestão financeira: automatize seus processos”
Controle de documentação ineficiente
Como mencionado anteriormente, todos os tipos de lançamentos contábeis exigem documentos que comprovem o fato contábil.
Por isso, é fundamental que você tenha um bom controle de toda a documentação emitida e recebida pela sua empresa.
As notas fiscais, por exemplo, devem ser armazenadas por 5 anos, de acordo com o que determina a Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional, no artigo 173.
Confira, neste infográfico, como arquivar notas fiscais corretamente:
Para entender ainda mais sobre esse processo, não deixe de ler o artigo: “Como organizar notas fiscais na empresa? Veja 4 dicas de organização + 7 de controle e 1 ferramenta!”
Falhas na emissão das notas fiscais
E por falar em notas fiscais, emitir esse documento com algum dado errado é outro motivo que pode comprometer os seus lançamentos contábeis, bem como levar a problemas com os órgãos fiscalizadores.
Uma boa maneira de evitar isso é utilizando um sistema gerenciador de nota fiscal eletrônica.
Esse tipo de ferramenta ajuda em diversos pontos, tais como:
- tornar o seu processo de emissão de nota fiscal mais rápido;
- evitar erros de cálculo;
- evitar erros de preenchimento de dados;
- organizar e armazenar de maneira mais eficiente as notas fiscais da sua empresa.
O NFE.io é um sistema que lhe proporciona todas essas vantagens, além de contar com várias outras funcionalidades, por exemplo, envio de nota fiscal por e-mail ao cliente; painel de controle com valores gerados pela emissão das notas fiscais e muito mais!
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