Retenção de impostos: o que você precisa saber?

Tempo de leitura: 17 minutos

A complexidade da legislação tributária brasileira representa um dos maiores desafios para os empresários, afinal, eles precisam realizar corretamente a retenção de impostos e lidar com múltiplos encargos.

No entanto, com a aprovação da Reforma Tributária, o contexto empresarial mostra-se promissor, pois prevê um sistema simplificado que promete mais eficiência na coleta e no processamento das informações fiscais.

Dentro desse cenário, uma empresa que conhece seus deveres fiscais e mantém em dia o pagamento de seus impostos, assegura a legalidade tributária do empreendimento. 

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Porém, de acordo com a última pesquisa da Thomson Reuters Institute, 76% das empresas ainda não começaram ou estão em fase inicial de preparação para o novo sistema, que inclui mudanças significativas na retenção de impostos a partir de 2025.

Caso não saiba o significado desse mecanismo ou quais serão suas mudanças, neste guia completo, explicamos o que é a retenção de impostos na fonte, sua importância para um negócio, quando reter impostos na nota fiscal de serviço e produtos; e como calcular esses tributos. Vamos lá?

O que é a retenção de impostos?

A retenção de impostos na nota fiscal ocorre quando uma empresa desconta encargos do pagamento da venda de um produto ou serviço para uma organização ou pessoa física. 

O Governo Federal transfere a obrigação do recolhimento dos tributos, isto é, o repasse das taxas vai para outro indivíduo ou instituição diferente do contribuinte.

Para que você entenda melhor esse mecanismo, pense em um trabalhador de carteira assinada. A organização empregadora retém os encargos do salário bruto na folha de pagamento e os repassa ao governo. Já o colaborador, recebe a quantia líquida e não precisa pagar o valor do imposto de renda à Receita Federal.

Outro exemplo são as empresas que contratam prestadores de serviço independentes ou outros empreendimentos. Nessa situação, o contratante mantém uma porcentagem do valor a ser pago e passa ao Fisco.

Qual é o objetivo da retenção de impostos?

O intuito do governo com a retenção de impostos é reduzir a sonegação fiscal, uma vez que os encargos das empresas são pagos de forma antecipada, além de melhorar a arrecadação. 

Além disso, a antecipação do pagamento dos tributos garante o recolhimento com valor inferior ao obrigatório. Assim, os empreendimentos mantêm-se em dia com a legislação tributária, economizam gastos e evitam problemas com a Receita Federal.

Com a retenção de impostos, o controle tributário fica mais eficiente, uma vez que o órgão fiscalizador reconhece quais serão os próximos encargos que os empreendimentos pagarão.

Como acontece a retenção de impostos?

A retenção de impostos na nota fiscal acontece de forma distinta para cada negócio. Ou seja, os tributos recolhidos variam conforme o segmento de cada organização.

Após identificar a categoria, é possível descobrir os encargos que seu empreendimento paga. Veja abaixo um infográfico que explica o funcionamento desse mecanismo. 

(INSERIR INFOGRÁFICO)

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Quem precisa reter impostos obrigatoriamente?

Empresas que atuam como fonte pagadora, como prestadoras de serviços, construtoras e instituições financeiras, têm a obrigação de reter impostos ao efetuar pagamentos a fornecedores ou prestadores de serviços. 

Abaixo, veja mais detalhes de cada tipo de empreendimento com esse dever.

MEI (Microempreendedor Individual)

O MEI é destinado a trabalhadores autônomos que desejam formalizar suas atividades, obter um CNPJ e simplificar a emissão de notas fiscais. 

Essa modalidade permite ao empreendedor usufruir de benefícios como previdência social, com contribuições mensais simplificadas. Para se enquadrar como MEI, é necessário faturar até R$ 81 mil por ano e não possuir participação em outra empresa como sócio ou titular. 

Além disso, o MEI pode contratar até um funcionário, respeitando o limite de um salário mínimo ou o piso da categoria, sendo uma opção interessante para profissionais que buscam um caminho formal com baixa burocracia.

ME (Microempresa)

A ME é voltada para empreendedores que buscam crescer além do limite do MEI, com um teto de faturamento anual de R$ 360 mil. Empresas enquadradas como ME têm acesso ao Simples Nacional, facilitando o pagamento de impostos em uma guia única.

As microempresas têm maior flexibilidade para expandir suas operações, contratar mais funcionários e atuar em uma gama maior de atividades econômicas, podendo ter mais de um sócio.

Esse modelo é ideal para pequenos negócios em fase de crescimento e que buscam mais estrutura sem os compromissos de uma empresa de médio ou grande porte.

EPP (Empresa de Pequeno Porte)

A EPP é um tipo de empresa projetado para negócios que excedem o limite de faturamento de uma ME, mas ainda se classificam como de pequeno porte, com um limite de até R$ 4,8 milhões anuais. Negócios desse porte também podem aderir ao Simples Nacional, facilitando o recolhimento de tributos federais, estaduais e municipais de forma simplificada.

A EPP é geralmente o próximo passo para uma ME que alcançou um crescimento estável e deseja expandir, mantendo uma estrutura tributária favorável. 

Esse tipo de empresa possui um ambiente mais robusto para operações, com maior número de funcionários e uma gestão mais formalizada, que permite que o negócio avance para um nível intermediário de mercado.

Sociedade Limitada Unipessoal (SLU)

A sociedade limitada unipessoal (é uma modalidade de empresa que permite a constituição de uma sociedade limitada com apenas um sócio, o que é uma alternativa às sociedades limitadas tradicionais que exigem pelo menos dois. 

Introduzida pela Lei 13.874/2019, a SLU oferece ao sócio responsabilidade limitada ao capital social e protege seus bens pessoais de dívidas da empresa. Para sua constituição, é necessário registrá-la na Junta Comercial, obter um Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e, se necessário, realizar inscrições estaduais e municipais.

Entre as vantagens da SLU estão a simplicidade e agilidade na gestão, além da proteção patrimonial. No entanto, o empresário pode enfrentar isolamento e desafios de networking, e há custos iniciais relacionados ao registro e licenças. 

LTDA (Sociedade Limitada)

A sociedade limitada é constituída por dois ou mais sócios, que têm responsabilidade limitada ao valor de suas cotas de participação na empresa. Cada sócio investe no capital social e participa nos lucros e perdas de acordo com a sua porcentagem, o que reduz os riscos individuais em caso de endividamento da empresa.

A LTDA é uma das modalidades mais comuns no Brasil, ideal para empresas que necessitam de maior capital e que desejam dividir as responsabilidades e decisões conjuntamente. Com flexibilidade para crescer, contratar mais funcionários e expandir suas operações.

S/A (Sociedade Anônima)

Na sociedade anônima, o capital social é dividido em ações, que podem ser adquiridas por investidores, permitindo que o negócio obtenha recursos financeiros de várias fontes. Essa modalidade pode ser de capital aberto, com ações negociadas em bolsa, ou de capital fechado, com cotas restritas a um grupo específico de acionistas.

É um tipo de empresa mais complexa e envolve maior controle regulatório e burocrático, sendo adequada para grandes corporações que buscam crescer rapidamente e captar investimentos de terceiros. 

A S/A permite uma estrutura de governança corporativa mais avançada e regulamentada, ideal para empresas com ambição de mercado e necessidade de expandir de forma substancial.

Quando reter impostos na nota fiscal de serviço?

O prazo para uma empresa reter impostos na nota fiscal de serviço varia conforme as normas aplicadas para cada tributo. Não existe uma regra única. Por isso, é importante ter atenção a este item.

Em relação ao vencimento do tributo pago, outro ponto crucial a se considerar é o fato gerador: situação prevista na legislação tributária para o contribuinte efetuar o pagamento dos encargos, seja pessoa física ou jurídica.

Para cada imposto, o fato gerador é diferente. No Imposto de Renda, por exemplo, ele ocorre pelo crédito ou pagamento para a empresa prestadora, não existe uma ordem exata.

Nas Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF) como o caso dos tributos COFINS e PIS —, o fato gerador é o pagamento para a pessoa jurídica beneficiária.

O recolhimento do IR e do CSRF acontece via Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), com prazo para até o último dia do segundo decêndio do mês seguinte ao pagamento para a organização prestadora do serviço.

Já no ISS e INSS, o vencimento para recolher esses encargos será a data da emissão das duas notas fiscais.

A contratante deve recolher o INSS até o dia 20 do mês seguinte da emissão da nota fiscal. Já o recolhimento do ISS, na data estipulada pela prefeitura local da prestação do serviço.

Vale destacar que empresas que prestam serviços só precisam reter impostos como PIS, CSLL e COFINS quando o valor da nota fiscal for acima de R$ 215,05.

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Quais são os impostos retidos?

Os impostos sujeitos à retenção são municipais, estaduais ou federais. Cada um tem uma alíquota que varia com a atividade da organização.

A questão fiscal é tão ampla, que para entender sobre os encargos sujeitos a retenção é preciso saber as classificações que o Fisco faz das empresas. 

Com isso, existem as categorias Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Veja abaixo quais são as particularidades de cada uma. 

Simples Nacional

As organizações optantes pelo Simples Nacional recolhem tributos com o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Este documento integra impostos municipais, estaduais e federais, os quais devem ser repassados ao governo. São eles:

  • Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ); 
  • Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL);
  • Programa de Integração Social (PIS); 
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
  • Imposto sobre circulação de mercadoria e serviços(ICMS);
  • Imposto sobre serviços (ISS);
  • Contribuição Patronal Previdenciária (CPP).

Essas contribuições são retidas de MEI, ME e EPP. Vale lembrar que os tributos têm suas próprias alíquotas e todas as categorias têm obrigação de emitir nota fiscal, exceto o MEI (ainda que seja aconselhável).

Lucro Presumido

Essa categoria precisa reter impostos — como PIS, COFINS, ICMS e ISS — e calculá-los individualmente. Para isso, o contador considera o faturamento anual de até R$ 78 milhões.

Lucro Real

Organizações que faturam acima de R$ 78 milhões se enquadram no Lucro Real. 

Aqui são retidos impostos como CSLL com uma alíquota de 9% sobre o lucro e IRPJ com porcentagem de 15% para um lucro mensal de R$ 20 mil e 25% para quem fatura acima desse valor. 

Já o cálculo de PIS, COFINS, ICMS E ISS tem base no faturamento do mesmo período.

Por que a retenção de impostos é importante?

Apesar da retenção de impostos ser uma dor de cabeça para vários empresários brasileiros, é um mecanismo necessário

Como citamos ao longo do texto, o sistema reduz a sonegação fiscal e melhora a arrecadação dos tributos. Além disso, é uma obrigação importante, por quê:

  • evita que as organizações cometam erros fiscais, como a bitributação
  • impede que as empresas paguem multas altas, ou sejam acusadas de sonegação fiscal, por exemplo, por cometerem irregularidades;
  • diminui a possibilidade de os empresários sofrerem penalidades do governo por não reterem os impostos certos (conforme a categoria do empreendimento);
  • protege os donos de negócio de ter problemas futuros com o Fisco;
  • permite às empresas economizarem pelo cumprimento da legislação tributária;
  • possibilita que impostos como COFINS, CSLL, INSS retornem aos brasileiros em serviços que abrangem a seguridade social (como auxílio-doença, assistência social e seguro-desemprego).

Felizmente, com a implementação da Reforma Tributária, esse controle fiscal tende a ser mais simples. 

Quais as mudanças da retenção fiscal com a Reforma Tributária?

Entre as mudanças propostas pela Reforma Tributária, está a implementação de um modelo de IVA (Imposto sobre Valor Agregado) dual no Brasil, que pretende transformar o sistema de retenção fiscal. 

A renovação substitui cinco tributos existentes (PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS) por dois impostos principais que compõem este IVA: 

  • Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal;
  • Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), sob gestão de estados e municípios. 

O modelo também inclui o Imposto Seletivo (IS), conhecido como “imposto do pecado”, que incidirá sobre produtos e serviços prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente.

A implementação terá início em 2026 com o CBS, seguido pelo IBS em 2027, até sua conclusão em 2033. O IS entrará em vigor em 2026, para substituir o IPI, com alíquotas específicas para produtos como bebidas alcoólicas, cigarros e bebidas açucaradas.

A principal inovação consiste no estabelecimento de uma alíquota única nacional do IVA dual, que funcionará com um sistema não-cumulativo. Este sistema permitirá às empresas o aproveitamento de créditos tributários em toda a cadeia produtiva. 

A retenção dos impostos acontecerá no local de destino do bem ou serviço, e não mais na origem, o que elimina a complexidade da tributação interestadual e reduz as obrigações acessórias. O sistema estabelece tratamentos diferenciados (com alíquotas reduzidas ou isenções) para setores específicos, como:

  • alimentos da cesta básica;
  • serviços de saúde;
  • medicamentos;
  • educação.

Para o empresariado, a mudança representa uma gestão fiscal mais transparente e eficiente, com menos burocracia e custos administrativos reduzidos. 

Além disso, a extinção da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), marcada para o início de 2025, relaciona-se com o processo de reforma tributária. 

O objetivo é reduzir a complexidade das obrigações fiscais para as empresas ao implementar a EFD-Reinf e do eSocial, de modo a centralizar as informações fiscais e eliminar a necessidade de múltiplas declarações como a DIRF.

No entanto, todas essas mudanças exigem um período de adaptação e atualização dos sistemas de gestão (tanto para o IVA dual quanto para o Imposto Seletivo). E, em todo o caso, a retenção fiscal ainda tem o modelo antigo em vigor.

Leia mais: Entenda as vantagens e desvantagens da reforma tributária!

Como calcular impostos retidos na fonte?

Para calcular os impostos retidos na fonte, é imprescindível saber a categoria na qual o negócio se enquadra conforme o segmento de atuação. Dessa forma, você conhece as taxas que precisam ser retidas nas notas fiscais emitidas.

Imagine, por exemplo, um empreendimento (empresa A) que emitiu uma nota fiscal de prestação de serviço para a organização B.

Nesta situação, a empresa A deve reter PIS, COFINS, CSLL e IRPJ. Com essa informação, fica mais simples identificar as alíquotas que cada tributo possui, que são:

  • PIS: 0,65%;
  • COFINS: 3%;
  • CSLL: 1%;
  • IRPJ: 1,5%.

Agora que você já tem conhecimento da porcentagem dos encargos, vamos aos cálculos do valor retido na fonte de cada um deles, com base na quantia da nota fiscal emitida (R$ 30.000):

  • PIS: 30.000 x 0,0065 = 195
  • COFINS: 30.000 x 0,030 = 900
  • CSLL: 30.000 x 0,010 = 300
  • IRPJ: 30.000 x 0,015 = 450

Ao somar todos os valores acima, você terá a quantia total de impostos retidos na fonte. Neste caso, a empresa A repassa para o governo R$ 1845,00. Ou seja, do valor bruto da nota fiscal de R$ 30.000,00, ela receberá R$ 28.155,00.

Atente-se aos tributos da empresa ao emitir uma nota fiscal. Para isso, utilize a fórmula abaixo:

  • Valor do produto ou serviço (em Reais) x valor da alíquota dos impostos retidos

No caso de organizações que pagam colaboradores, a carga tributária é diferente e exige outro cálculo do contador. Nessa situação, ele também deve considerar as normas da substituição tributária.

Veja mais: Entenda o que é substituição tributária e como chegar ao ICMS-ST

Como uma API pode auxiliar na retenção de impostos da sua empresa?

Por mais que os empresários não gostem de recolher encargos nas notas fiscais emitidas,  entender o que é a retenção de impostos e aplicá-la, contribui para que as empresas não tenham problemas legais e evitem penalidades e multas futuras.

Além disso, fazer essa obrigação tributária, de forma correta, informa que a vida tributária da organização está saudável e em dia com o Governo Federal. Felizmente, há ferramentas que auxiliam nessa prática.

Uma API (Interface de Programação de Aplicações), por exemplo, ajuda na gestão da retenção de impostos. Ao integrar um sistema de emissão de notas fiscais com uma API, é possível automatizar todo o processo, desde a identificação dos tributos aplicáveis até o recolhimento no prazo correto.

A API pode fornecer informações atualizadas sobre as alíquotas, bases de cálculo e prazos de recolhimento dos diferentes tributos, de acordo com o segmento e a localidade da empresa. Isso permite que o cálculo da retenção seja feito de forma precisa e evita erros que podem gerar multas e autuações.

Além disso, a integração com a API possibilita o envio automático das informações fiscais para os órgãos competentes, simplifica o cumprimento das obrigações acessórias e ajuda a manter o bom funcionamento financeiro e tributário da empresa, essencial para seu crescimento.

As soluções de emissão de notas fiscais da NFe.io, por exemplo, oferecem uma API robusta que se integra perfeitamente aos sistemas de gestão das empresas. 

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Nossa integração permite a automatização de todo o processo de retenção de impostos, desde a correta aplicação das alíquotas até o envio das informações fiscais aos órgãos competentes.

Também auxilia empresas na transição para a nova Reforma Tributária, com informações atualizadas sobre as mudanças nos tributos e prazos. A integração com a API facilita a adaptação dos processos de retenção de impostos e assegura o cumprimento das novas exigências legais.

Com a nossa interface, você garante que a retenção de impostos em suas notas fiscais seja realizada de maneira precisa, no prazo correto e evita possíveis problemas legais e multas com a Receita Federal. 

Além disso, tanto a centralização quanto a automação desses processos liberam seu time de tarefas burocráticas e permite que você se concentre no crescimento do seu negócio.

Então, conheça a solução de emissão de notas fiscais da NFe.io e descubra como uma API pode simplificar a retenção de impostos do seu negócio! Acesse agora e entre em contato com nossos especialistas!


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