Como usar o CRM para contabilidade e quais os benefícios

Tempo de leitura: 6 minutos

Simples e fácil de usar, um software de CRM é o que uma empresa de contabilidade necessita para oferecer o melhor serviço e ainda captar novos clientes.

Com diversos recursos e integrações disponíveis, o CRM é uma das plataformas mais eficientes para elevar a produtividade dos profissionais de contabilidade.

O CRM é um software muito conhecido por armazenar e gerenciar as informações dos clientes de uma empresa. Além disso, essa tecnologia é bastante utilizada para atrair clientes em potencial, os chamados leads. Não à toa, se tornou uma das ferramentas de produtividade favorita dos profissionais de marketing. Por outro lado, o CRM é muito eficiente também em outras áreas. A contabilidade é uma delas.

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Por meio desse sistema, uma empresa do ramo contábil tem a oportunidade de se aproximar ainda mais da clientela, o que é positivo para qualquer empreendimento. Esse tipo de software também é muito relevante para quem deseja otimizar processos internos, e assim proporcionar um melhor serviço e ainda elevar a experiência do cliente.

Atributos de um CRM para contabilidade 

É necessário destacar alguns pontos sobre o CRM que servem tanto a para contabilidade como para companhias de outras áreas.

Atualização constante dos dados dos clientes.

Essa talvez seja a principal característica de um software como esse. Quando um cliente em potencial é cadastrado pelo sistema, a empresa ainda tem poucas informações sobre ele, como o nome, e-mail e endereço. Contudo, esses dados podem ser atualizados constantemente, e mais detalhes são incluídos nesse perfil.

É possível ainda acessar o histórico de todas as interações com o cliente, o que é fundamental para a prestação de serviços de contabilidade.

Organização de prioridades e tarefas.

Uma empresa de contabilidade, por exemplo, tem um alto volume de trabalho durante o período que antecede as entregas das declarações do imposto de renda. Nesse cenário, o CRM, além de manter todo o histórico do cliente disponível, permite que os gestores possam atualizar as prioridades de cada um deles. Além disso, é possível programar o software para enviar o alerta desejado, e assim não perder nenhum prazo.

Como parte desse trabalho, incluindo a atualização sobre as interações do cliente, é realizada automaticamente pelo sistema, isso permite que o escritório de contabilidade tenha foco nas necessidades mais relevantes do dia a dia, e não em trabalhos frequentes e repetitivos. Além disso, é muito mais seguro organizar as informações do cliente em um único sistema do que ter elas divididas separadamente em diversos softwares.

Recursos CRM para contabilidade

1 – Um único sistema para toda a equipe.

O serviço de contabilidade requer muita atenção, gerenciamento e trabalho em equipe. Por isso, um dos principais benefícios do CRM para as empresas da área é tornar as informações dos clientes acessíveis a todos os funcionários por meio de um único sistema.

Assim, mesmo que um profissional esteja a fazer um trabalho remoto, ele tem a oportunidade de reconhecer ponto a ponto as solicitações e os serviços prestados ao cliente. Dessa forma, caso outro contador necessite continuar o restante da solicitação, ele facilmente compreende o que fizeram para o cliente e o que ainda falta executar.

2 – Integração com ferramentas de contabilidade.

O CRM serve, sobretudo, para ser uma central onde diferentes sistemas se conectam. Nesse sentido, as integrações que ele oferece são de máxima importância para o trabalho de contabilidade.  Por isso, uma empresa da área deve escolher um CRM que a permita integrar o software voltado para o ramo contábil que ela já utiliza no dia a dia. Dessa forma, é possível tornar a rotina de trabalho ainda mais eficiente. 

3 – Comunicação simples e rápida com os clientes.

As integrações permitem ainda que uma empresa de contabilidade adicione ao CRM os principais aplicativos de mensagens disponíveis no mercado, como o Facebook Messenger, o Instagram, o WhatsApp, Telegram, entre outros. Dessa forma, com todos reunidos em um único sistema, é possível que os contadores troquem informações com os clientes sem a necessidade de trocar de sistema ou de aplicativo.

Em certas situações, caso necessário, é possível ainda desenvolver um chatbot. Esses assistentes virtuais, baseados em inteligência artificial, conseguem reproduzir uma linguagem natural. Assim, por meio deles, é possível realizar diferentes tarefas, como responder perguntas frequentes, enviar mensagens de boas-vindas e até mesmo agendamento de alguma reunião, por exemplo.

4 – Divulgação da marca.

Um escritório de contabilidade deve se preocupar não somente com a execução dos trabalhos, mas também com a divulgação dos serviços que ele tem a oferecer. Nesse sentido, o CRM oferece integrações que permitem as empresas e profissionais do ramo a divulgarem a marca deles para um grande público.

Um dos melhores e mais eficientes exemplos é a utilização de ferramentas de automação de marketing. Por meio delas, uma empresa pode programar o envio automático de conteúdo por e-mail para a base de clientes e leads. Além disso, baseado nos dados armazenados no CRM, é possível otimizar essas mensagens de acordo com o público-alvo.

Esse tipo de integração é relevante, sobretudo, em períodos de maior necessidade de serviços contábeis, como o fim de ano e, já citado anteriormente, a fase de envio das declarações do imposto de renda. Dessa forma, o escritório tem a oportunidade de enviar um e-mail marketing para os contatos dele, oferecendo os serviços, e assim captar novos clientes.

5 – Fluxo de trabalho muito mais organizado.

O CRM, além de proporcionar a integração com ferramentas voltadas exclusivamente para a contabilidade, permite a conexão com diversas plataformas com foco na melhoria do fluxo de trabalho. Há diversas opções que podem ser customizadas, e a assim elevar a produtividade das atividades contábeis. Entre elas, destacam-se as ferramentas de gerenciamento de faturamento, processadores de pagamentos e softwares voltados para o atendimento ao cliente.

Este guest post foi escrito por Pedro Capistrano, produtor de conteúdo da empresa amoCRM, desenvolvedora do primeiro CRM conversacional do mundo.

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