7 motivos para emitir nota fiscal automaticamente

Uma das melhores maneiras de ter mais agilidade no processo de faturamento de uma empresa é emitir nota fiscal automaticamente.

Afinal, estamos falando de um documento que faz parte da rotina de todas as organizações. Quando o processo é feito de forma manual, é mais fácil surgirem erros humanos, o que resulta em retrabalho e até possíveis penalidades.

Nesse contexto, a automatização da nota fiscal elimina os problemas, garantindo mais produtividade e agilidade no procedimento.

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Então, como funciona o processo quando automatizado? Quais as vantagens? O que considerar na hora de escolher um sistema para realizar a função?

Essas e outras dúvidas sobre o tema serão esclarecidas neste post. Por isso, continue a leitura e fique por dentro!

O que é a nota fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Foi criado para registrar operações de circulação de mercadorias ou serviços, substituindo a nota fiscal impressa, simplificando processos e contribuindo para a redução de custos e impactos ambientais.

Seu uso, além de facilitar a fiscalização por parte dos órgãos tributários, proporciona mais agilidade e segurança nas transações entre empresas. Todos os registros são feitos e armazenados eletronicamente, garantindo sua autenticidade.

Companhias que realizam operações de venda ou prestação de serviços são obrigadas a emitir a NF-e. Para tanto, necessitam de um software emissor e um certificado digital que assegure a veracidade das informações.

O receptor da nota também pode verificar sua autenticidade e integridade por meio de consultas disponibilizadas em plataformas governamentais.

Como é o processo de emissão da NF-e?

O processo de emissão inicia com a empresa gerando o documento eletronicamente por meio de um software emissor e usando um certificado digital para assiná-lo. Em seguida, a nota é transmitida à Secretaria da Fazenda (SEFAZ), que verifica as informações e, se estiverem corretas, autoriza sua expedição.

Conforme dissemos, antigamente o processo era realizado manualmente, ou seja, as notas fiscais eram físicas, e as empresas a preenchiam com caneta ou máquina de escrever.

A introdução da nota eletrônica se deu em 2006 e, em 2010, a emissão do documento na versão digital se tornou obrigatória a todos os segmentos contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). 

Algum tempo depois, também entraram na lista de obrigatoriedade de emissão as empresas optantes pelo regime tributário Simples Nacional.

Assim, de maneira resumida, devem emitir a NF-e:

• MEI (Microempreendedor Individual);
• ME (Microempresa);
• EPP (Empresa de Pequeno Porte);
• Empresa de Lucro Presumido;
• Empresa do Simples Nacional;
• Empresa de Lucro Real;
• Pessoa física, de acordo com as orientações de cada prefeitura.

No caso do MEI, a exceção está para a não necessidade de emissão de nota fiscal para pessoa física. No entanto, caso o serviço ou produto tenha como destinatário outra empresa, a orientação é para que o microempreendedor emita a NF-e.

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

O vídeo do Sebrae fala um pouco mais sobre a obrigatoriedade da nota fiscal eletrônica a todas as empresas, qual tipo de nota a versão digital substitui e as etapas que envolvem esse processo. 

Existem softwares gratuitos para emissão de nota fiscal?

Atualmente, a nota fiscal pode ser emitida gratuitamente por um software disponibilizado pelo Sebrae. Todavia, os dados referentes a cada nota precisam ser preenchidos manualmente nesse sistema, o que acarreta mais tempo no procedimento e aumenta a possibilidade de falha humana.

Tal forma de emissão torna o processo muito mais demorado. Por consequência, tende a causar perda de produtividade — não é raro encontrar empresas que disponibilizam um funcionário somente para a função.

Além dos softwares pontuados acima, existem, no mercado, outras alternativas de emissores de nota fiscal, sendo a maior parte automatizada, como a solução da NFE.io. Ou seja, não é preciso preencher os dados todas as vezes que se emitir um documento.

Com isso, o time de faturamento ganha em agilidade, ainda mais quando se trata de uma empresa que tem que fazer a emissão de inúmeras notas diariamente. Vamos entender melhor esse processo a seguir.

O que significa automatizar a emissão de nota fiscal?

A emissão automática de nota fiscal é um processo no qual a empresa adota um software pago que faz parte do serviço de maneira automática. Dessa forma, dados como nome, endereço, CNPJ do emitente e do destinatário são preenchidos uma única vez, agilizando todo o processo.

Além disso, tais softwares se integram com outros sistemas de gestão da organização, fazendo com que todos os dados do pedido que são lançados sejam aproveitados.

O benefício é possível porque, ao lançar um valor de venda no seu sistema de pagamento, o processo de emissão da NF-e inicia de maneira automática, já que os softwares se conectam por API.

Como você pode ver, automatizar o processo de emissão de NF traz muitas vantagens para o seu negócio. No  próximo tópico, vamos falar sobre as principais.

Quais as vantagens de emitir nota fiscal automaticamente?

As principais vantagens de emitir a nota fiscal automaticamente são:

• redução de erros;

• agilidade;

• otimização de recursos;

• armazenamento seguro;

• integração com outros sistemas;

• economia financeira;

• atualização de normas.

1. Redução de erros

A automação minimiza a intervenção manual, o que pode diminuir drasticamente os erros humanos, que resultam em penalizações, retrabalho e até mesmo questões tributárias.

Além disso, você tem a certeza de que os valores lançados estão corretos, já que estão relacionados ao preço de venda informado inicialmente.

2. Agilidade no Processo

Emitir notas fiscais de forma automática acelera o processo de faturamento e expedição. Ao integrar sistemas de gestão (ERP) com plataformas de emissão, a nota pode ser gerada imediatamente após uma venda ou prestação de serviço.

Como os sistemas são integrados às prefeituras, a validação e a liberação da NF-e também acontecem mais rapidamente.

3. Otimização de recursos

Ao automatizar, menos funcionários são necessários para gerir a emissão de notas, permitindo que sejam alocados em outras atividades da empresa e diminuindo custos com o processo de faturamento.

4. Armazenamento seguro

Soluções automáticas normalmente oferecem sistemas de armazenamento em nuvem, garantindo que as notas fiscais sejam salvas de maneira segura e  que sejam acessíveis quando necessário, cumprindo prazos de guarda estabelecidos por legislação.

5. Integração com outros sistemas

A emissão automática facilita a integração com outros softwares corporativos, como sistemas de gestão, financeiro e de estoque, proporcionando um fluxo de informações mais coeso e evitando discrepâncias entre diferentes departamentos.

A integração também garante que o documento seja expedido, ou seja, não há o risco de esquecer a emissão, o que pode facilmente acontecer quando a tarefa é feita de forma manual.

6. Economia financeira

Ao reduzir erros, retrabalhos e otimizar processos, as organizações podem economizar consideravelmente em custos operacionais e potenciais multas que podem resultar de falhas humanas.

7. Atualização de normas

Com as constantes mudanças na legislação tributária, ter um sistema que se atualiza automaticamente garante que o seu negócio esteja sempre em conformidade com as normas vigentes.

Quando você deve emitir nota fiscal automaticamente?

Saber o momento certo de começar a emitir nota fiscal automaticamente também é importante. 

Afinal, a ideia é otimizar as atividades da sua empresa e, quanto antes o movimento acontecer, melhor. Sendo assim, veja algumas situações que mostram que está na hora de automatizar sua emissão de NF-e:

• o número de notas emitidas está crescendo a cada dia;
• é preciso direcionar um funcionário exclusivamente para esse serviço;
• o processo de emissão de notas fiscais está ficando mais burocrático e demorado;
• as NFs-e estão chegando com atraso aos clientes;
• você depende exclusivamente do site da prefeitura para fazer as emissões;
• está com dificuldades de gerenciar a emissão de notas nos meios de pagamento usados;
• a informação das notas emitidas à sua contabilidade está divergente ou pouco dinâmica;
• já aconteceu de gerar mais de uma NF-e para um mesmo serviço ou produto, ou mesmo não gerar nenhuma;
• a dinâmica de emissão está comprometendo o recolhimento de impostos, levando a problemas fiscais.

Qualquer uma dessas situações mostra que seu negócio cresceu e que está na hora de emitir nota fiscal automaticamente. 

Se uma delas foi ao encontro da sua realidade, é o momento ideal para buscar um sistema que lhe ajude na tarefa.

O que considerar na hora de escolher um sistema de emissão de nota fiscal?

Para que um sistema realmente ajude a emitir as notas fiscais de maneira automática, é preciso considerar alguns pontos. 

Veja abaixo os principais critérios que um bom software de automação de nota fiscal deve atender:

• permitir integração fácil com os meios de pagamento que a empresa utiliza;
• oferecer suporte ágil e eficiente para lhe auxiliar em caso de dúvidas ou problemas técnicos;
• permitir a emissão das notas, ainda que haja problemas de transmissão no site da prefeitura;
• tornar todos os processos que envolvem a tarefa automáticos, tais como o cancelamento de notas em casos de chargebacks, acesso a NFs-e emitidas etc.

Agora que você já sabe o que considerar, chegou o momento de entender como deve ser a emissão automática da nota fiscal.

Como emitir nota fiscal automaticamente?

Para emitir a nota fiscal automaticamente, é necessário seguir o passo a passo abaixo.

1. Pesquisa e escolha do software

Primeiramente, busque softwares de emissão de nota fiscal que sejam recomendados para o seu segmento e tamanho de empresa. Verifique também se a opção está em conformidade com a legislação tributária vigente.

Ao encontrar o mais adequado ao seu negócio, confirme se oferece integração com o seu sistema de gestão (ERP) existente ou com o que você planeja adotar.

2. Aquisição e instalação

Assim que você escolher o sistema, basta realizar a compra ou assinatura. Depois, é só instalá-lo conforme as orientações do fornecedor. Muitas soluções são baseadas em nuvem, o que pode dispensar instalações complicadas.

3. Configuração inicial

Insira os detalhes da sua empresa, incluindo CNPJ, endereço, atividade econômica, regime tributário, etc.

Em seguida, configure os parâmetros fiscais relevantes, como as alíquotas de impostos, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), e outros dados relevantes.

4. Certificado digital

Adquira um certificado digital, que funciona como uma assinatura eletrônica para a empresa. O documento é obrigatório para a emissão de notas fiscais.

Em seguida, integre-o ao software de emissão de nota fiscal para garantir a autenticidade e integridade dos comprovantes expedidos.

5. Integração com o Sistema de Gestão (ERP)

Utilize as ferramentas ou APIs fornecidas pelo software de nota fiscal para integrá-lo ao seu ERP.

Realize testes para garantir que informações como produtos, clientes, fornecedores e transações sejam sincronizadas corretamente entre os sistemas.

6. Treinamento da equipe

Treine sua equipe para usar o novo sistema, abordando questões como criação de novas vendas, emissão e consulta de notas emitidas.

7. Emissão automática

Com tudo certo, basta começar as emissões. De modo geral, ao registrar uma venda ou serviço no ERP, o sistema vai automaticamente gerar e emitir a nota fiscal correspondente.

No entanto, lembre-se de conferir sempre se o documento foi gerado corretamente e se a SEFAZ autorizou a emissão.

Como funciona a NFE.io?

Agora que você já sabe como emitir a nota fiscal automaticamente, que tal escolher o seu software emissor? A NFE.io é um gerenciador de nota fiscal eletrônica que atende a todos os requisitos pontuados acima.

Além de oferecer mais agilidade ao processo de emissão e de ajudar na organização dos documentos fiscais, armazenando-os na nuvem, o sistema também permite o cálculo automático de impostos. 

Para tanto, a solução considera alíquotas variáveis, taxas de descontos etc. Assim, você tem mais confiança de que suas notas fiscais eletrônicas estão sendo geradas com valores corretos.

A plataforma da NFE.io também conta com:

• fácil integração via API com outros sistemas;
• conta multiempresas, que permite o controle de vários CNPJs;
• dashboard que possibilita acompanhar o crescimento do seu negócio, incluindo emissão de relatórios, processamento de notas e outras funções.

O sistema da NFE.io funciona da seguinte forma:

• você lança o valor de venda na sua plataforma de pagamento;
• a NFE.io busca a informação e inicia o processo de comunicação com a prefeitura;
• poucos minutos depois, a nota é emitida pelo sistema e seu cliente recebe o documento fiscal via e-mail.

Vale lembrar que, caso o site da prefeitura esteja fora do ar, a plataforma da NFE.io gerencia o período de inatividade e tenta a reemissão até que o processo seja concluído.

Assim, além de otimizar o tempo de emissão e de envio da nota fiscal, você não precisa se preocupar com questões técnicas.

Achou interessante? Então entre em contato com um de nossos consultores e conheça mais sobre o sistema da NFE.io!