Emitir notas fiscais faz parte da rotina de qualquer negócio. Afinal, quem decide empreender sabe muito bem que uma das principais obrigações é pagar os impostos em dia.
Este compromisso fiscal possui trâmites não tão simples, portanto, demanda uma compreensão clara e meticulosa, especialmente para aqueles que estão iniciando nesse cenário.
Se você é um deles, não há motivo para preocupações! Pois, vamos te explicar o que é e como funciona NF-e, o processo de como emitir Nota Fiscal Eletrônica e também qual o melhor programa para emitir NF-e!
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Abordaremos todos os aspectos desse documento, o qual é fundamental não apenas para a gestão financeira, mas também para garantir a conformidade legal da sua empresa.
Preparado? Vamos lá!
O que é e como funciona a NF-e?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento que formaliza a transação de produtos e serviços. É por meio dela que todas as características da negociação são definidas, incluindo a quantidade do produto, natureza da operação, tipo de transação e impostos a serem recolhidos.
Portanto, ela representa um dos documentos mais significativos para as empresas, sendo sua emissão obrigatória para todas as pessoas jurídicas que comercializam produtos.
De validade jurídica, a NF-e está disponível apenas em formato digital, uma vez que o Governo Federal a instituiu com o propósito de substituir o formato em papel — preenchido à mão — visando minimizar possíveis margens de erro.
Todas as informações relacionadas à transação comercial são armazenadas no XML da NF-e, que incluem:
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- Informações sobre a nota: modelo, série, número, datas de saída e entrada, e chave de acesso;
- Dados do emissor e do destinatário: contemplando nome, razão social, CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), e inscrição estadual;
- Detalhes sobre os produtos e serviços: como descrição, quantidade, unidade comercial, valor, e outros pertinentes;
- Tributos: ICMS, PIS, COFINS e suas bases de cálculo;
- Aspectos relacionados ao transporte: como modalidade de frete, dados do transportador, veículo e volume transportado;
- Informações de cobrança: englobando endereço e forma de pagamento;
- Dados adicionais.
Agora que você já sabe o que é e como funciona NF-e, vamos para o passo a passo de como emiti-la e, em seguida, conferir qual é o melhor programa para emitir NF-e!
Como emitir Nota Fiscal Eletrônica? Passo a passo!
Antes de mais nada, saiba que o processo de emissão de NF-e é feito único e exclusivamente pela internet! Então, você pode optar por fazê-lo pelo celular ou pelo seu computador.
Dito isso, vamos às etapas de como emitir Nota Fiscal Eletrônica:
Passo 1: Defina qual tipo de nota você precisa
Cada tipo de nota fiscal é adequado a um determinado modelo de negócio, incluindo:
- Nota Fiscal de Produtos Eletrônica (NF-e): sua emissão e armazenamento são feitos de maneira eletrônica. Neste caso, é comumente utilizada em transações entre pessoas jurídicas, quando há a venda de produtos físicos;
- Nota Fiscal de Serviços (NFS-e): já essa nota fiscal é emitida por prestadores de serviços e/ou por quem vende infoprodutos (produtos digitais). Diferentemente da nota anterior, ela é feita por meio do site do Governo Federal, pois foi unificada para manter o modelo a todos que prestam serviços;
- Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): por fim, a nota fiscal do consumidor, a qual é emitida diretamente ao consumidor final. Ela nada mais é do que uma versão eletrônica dos tradicionais papéis fiscais do varejo, sendo bastante utilizada em farmácias, mercados e outros estabelecimentos.
Passo 2: Adquira um certificado digital
Em seguida, você deverá escolher um certificado digital, um tipo de assinatura eletrônica que consiste na comprovação e autenticação do documento fiscal. Este documento é fundamental para gerar a NF, portanto, você deve ter o seu.
Para adquiri-lo, basta escolher uma autoridade certificadora que seja habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-BR).
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
No próprio site da ICP-Brasil, há uma lista completa de todas as empresas autorizadas a comercializar o certificado digital.
Ao acessar, você poderá escolher entre os tipos A1 e A3, sendo:
- O A1, com validade de apenas 1 ano, que pode ser instalado em qualquer computador e acessado de qualquer dispositivo;
- O A3, com validade de 3 anos, é comercializado por meio de um dispositivo móvel, como token, cartão e até pen-drive.
Independentemente do modelo escolhido, você terá que comparecer presencialmente a uma Autoridade de Registro para emitir o certificado.
Passo 3: Credenciamento junto à SEFAZ
Para realizar a emissão de notas fiscais, é essencial que a SEFAZ reconheça o CNPJ da sua empresa. É importante observar que, em alguns estados, esse credenciamento ocorre automaticamente durante a criação da empresa.
Quando essa ação não é realizada automaticamente, o credenciamento deve ser feito por meio do portal da Secretaria da Fazenda do estado de registro da empresa. No caso de atuação em múltiplos estados, é imprescindível realizar o credenciamento em cada um deles.
Passo 4: Escolha o emissor da nota fiscal
Com a autorização adequada do órgão responsável, o próximo passo é selecionar o programa para emitir NF-e.
Você pode utilizar o emissor gratuito oficial fornecido pelo SEFAZ (NF-e) ou, no caso de NFS-e, o portal do Governo Federal. Se preferir, há também a possibilidade de utilizar um emissor pago, que está integrado ao sistema governamental.
A principal vantagem ao optar por essa segunda abordagem é a integração do emissor ao sistema de gestão da empresa, uma alternativa bastante útil para aquelas que lidam com um elevado volume de emissões de notas.
Passo 5: Preencha os dados da nota fiscal
Por fim, basta preencher a NF, a começar com os dados da empresa, do cliente e do produto que está sendo comercializado.
Quando terminar de preencher todos os campos, você terá que autenticar o documento com a assinatura digital.
Em seguida, o arquivo XML é submetido à autorização da SEFAZ, responsável por averiguar se está tudo certo. Caso nenhum erro seja identificado, é só imprimir o DANFE e encaminhar o XML para o cliente.
Qual é o melhor programa para emitir Nota Fiscal Eletrônica?
Te demos o passo a passo de como emitir Nota Fiscal Eletrônica que, diga-se de passagem, não é tão simples. Mas, fique tranquilo, porque você consegue otimizar este processo!
Como? Por meio de um programa para emitir NF-e!
Devemos ressaltar que a escolha de um programa para emitir NF-e depende de vários fatores, como velocidade e menos burocracia. Então, cabe a você escolher o que mais se encaixa nas necessidades da sua empresa.
Entre os principais sistemas do mercado estão:
1- NFE.io
Sem dúvidas, essa é uma das melhores opções para emissão de NF-e, pois, permite gerenciar e customizar a nota fiscal eletrônica de acordo com as informações do seu negócio.
Foi-se o tempo em que as empresas tinham à disposição apenas notas fiscais com cabeçalhos e dados preenchidos de forma padronizada.
Agora, com o gerenciador de notas fiscais, o processo é diferente. Sabe por quê?
O sistema fornece um banco de dados em que é possível cadastrar os consumidores e todas suas informações.
Então, quando você precisa executar algo relacionado ao cliente, não há necessidade de preencher tudo novamente, mas sim recuperar as informações já salvas.
Além disso, é possível identificar com poucos cliques todas as notas que já foram emitidas para aquele consumidor, sem correr o risco de estar deixando algum elemento importante de fora.
Aqui estão outros benefícios do software para emissão de nota fiscal oferecido pela NFE.io:
- Eficiência: os dados armazenados possibilitam a execução dos procedimentos técnicos de forma mais fácil e ágil, em contraste com o modelo convencional;
- Flexibilidade no cálculo: o sistema é favorável mesmo em situações em que a alíquota do imposto é variável. Basta inserir o valor total da nota fiscal, e as taxas de desconto são automaticamente calculadas;
- Organização: a integração do banco de dados permite a combinação e seleção de filtros com mais facilidade, como a escolha de todas as notas de um cliente do ano anterior.
E tem mais! O NFE.io proporciona painéis de dados para acompanhar o progresso do seu negócio, uma integração via API com outros sistemas, suporte para contas Multi Empresas e até mesmo um desconto especial na aquisição do certificado digital e-CNPJ A1.
Ou seja, super completo!
2- Sebrae
Outra opção de programa para emitir NF-e é o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).
Apesar de ser intuitivo, online e gratuito, esse sistema falha em relação ao suporte técnico, uma vez que não oferece treinamento e exige muitos campos para preencher.
De qualquer forma, ele é mais indicado para as pessoas que emitem nota fiscal de maneira pontual.
Se a sua empresa faz emissão todos os dias, a melhor saída é optar por uma alternativa mais completa, como o NFE.io.
3- Prefeitura
Algumas cidades, como Belo Horizonte, disponibilizam um emissor de nota fiscal. Essa alternativa traz segurança para o empreendedor, mesmo que seja pouco intuitiva.
O problema é que, em certas regiões, o sistema oferecido pela prefeitura pode ser desatualizado ou apresentar falhas na operação. Por este motivo, opte por uma segunda possibilidade, para evitar prejuízos.
Programa para emitir NF-e: como funciona na prática?
Que tal conferir um resumo com todas as principais características e funcionalidades de um programa para emitir NF-e? E, ainda, descobrir porque cada vez mais empresas estão optando por esta solução para simplificar seus processos organizacionais e ganhar mais agilidade e produtividade?
Olha só:
Sistema
Todos os programas para emissão de Nota Fiscal Eletrônica devem ser reconhecidos pela Secretaria da Fazenda, já que é através da conexão com esse órgão que ele obtém a sua validade.
- Funcionamento: com as notas impressas, o processo de validação poderia demorar horas ou até mesmo dias, já que era preciso levar o documento até uma instituição que pudesse validá-lo. No digital e com a utilização de um programa para emitir NF-e, este procedimento não é mais necessário. Isso porque ele já é integrado ao sistema da SEFAZ e valida o documento no ato de sua emissão;
- Condições: basicamente, os programas para emitir Nota Fiscal Eletrônica podem ser utilizados em todos os computadores que estejam conectados à internet. É preferível que ele tenha um sistema operacional atualizado, além de uma boa conexão com a web, pois isso ajuda o software emissor de Nota Fiscal Eletrônica a rodar com mais facilidade.
Os sistemas são seguros, mas é importante que a máquina tenha instalado um bom antivírus. Isso evita que possíveis programas maliciosos possam agir em seu sistema, corromper arquivos e comprometer a segurança operacional.
Principais vantagens em usar software para emissão de nota fiscal
Agora que você já sabe qual é o melhor programa para emitir Nota Fiscal Eletrônica, aqui estão algumas das principais vantagens em investir nesse sistema para a sua empresa:
Rapidez
A agilidade e o tempo de utilização de programas para emissão de Nota Fiscal Eletrônica vão muito além da validação instantânea.
Isso porque o sistema já armazena uma série de dados essenciais, como os dados específicos da empresa — que serão sempre os mesmos — e não necessitam de reinscrição, ao contrário do que ocorria nos métodos manuais.
Segurança
O programa para emitir NF-e faz a ponte entre a emissão local e o cadastro na SEFAZ. Ou seja, os dados ficam salvos em ambos os cadastros!
Isso facilita a recuperação das informações em casos de problemas com o computador. Além disso, a facilidade de downloads e backups é significativamente maior do que no manuseio de arquivos impressos.
Confiabilidade
Embora todos os processos contábeis e fiscais exijam cautela, os cálculos complexos de tributação e outros valores presentes em uma Nota Fiscal podem propiciar margens para erros humanos.
Com o software de emissão de notas fiscais eletrônicas, isso não acontece, uma vez que todos os cálculos são realizados diretamente pelo sistema, seguindo as diretrizes e alíquotas corretas.
Organização
Imagina só gerenciar centenas de papéis de notas fiscais emitidas recentemente? Com os arquivos digitais, essa tarefa se torna mais simples!
É possível realizar seleções variadas, escolhendo documentos por cliente, data, natureza e outros filtros. Assim, a elaboração de balanços e análises financeiras torna-se muito mais ágil do que com arquivos manuais ou outros métodos de processamento de dados.
Simplifique agora mesmo a sua vida e a administração do seu negócio com a NFE.io!
Quer ter acesso a um painel de controle do seu negócio, além de informações detalhadas sobre as finanças e o faturamento de sua empresa?
O NFE.io conta com uma conexão estável com os sites das prefeituras e a possibilidade de fazer integrações com outros sistemas para melhor atender você e seus clientes!
E, se não bastassem todas essas vantagens, você ainda garante descontos exclusivos na emissão do seu Certificado Digital.
Agora que você já sabe qual o melhor programa para emitir NF-e, descubra como a NFE.io pode otimizar a emissão em sua empresa e te ajudar a economizar tempo. Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas.
