A emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) tornou-se um marco revolucionário no cenário fiscal brasileiro, reconfigurando processos e otimizando a maneira como as empresas se relacionam com o fisco.
Trata-se de um documento obrigatório, com validade jurídica garantida por assinatura digital, que registra as operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços.
Portanto, adaptar-se a essa realidade é fundamental não apenas para estar em conformidade com as obrigações tributárias, mas também para garantir agilidade, transparência e eficiência nos negócios.
Este guia foi elaborado para esclarecer conceitos, apontar vantagens e orientar sobre a correta emissão deste documento. Boa leitura!
O que é a nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal eletrônica é um documento digital, criado para documentar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Diferentemente das tradicionais notas fiscais impressas, ela é gerada e armazenada eletronicamente, com o objetivo de simplificar o processo fiscal e reduzir custos para o emissor.
Este formato não apenas substitui o documento físico, mas também integra um sistema automatizado de controle, facilitando o rastreamento e a consulta por parte dos órgãos fiscais. Cada NF-e é assinada digitalmente, garantindo sua autenticidade e integridade após sua emissão.
Para as empresas, a sua adoção representa maior agilidade nos processos, redução de erros de preenchimento e uma notável economia em termos de papel e espaço de armazenamento.
Para o fisco, há uma melhoria significativa na capacidade de fiscalização e controle das operações, já que os dados são recebidos e processados em tempo real.
Vale destacar que existem vários tipos de nota fiscal eletrônica que podem ser emitidas, como veremos no próximo tópico.
Leia também: Como saber se a nota fiscal é verdadeira?
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
Existem 5 tipos de nota fiscal eletrônica:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é uma evolução digital da tradicional nota fiscal utilizada por empresas comerciais.
Desenvolvida principalmente para documentar operações de venda, esta nota tem um foco especial em transações que envolvem o recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), abrangendo inclusive itens digitais.
A autenticidade e a integridade são garantidas por meio de uma assinatura digital providenciada pelo emissor e pela chancela da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do respectivo estado de registro da empresa.
Este formato digital veio para substituir e modernizar as notas fiscais de modelos anteriores, especificamente os modelos 1 e 1A.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é um instrumento digital específico para documentar a prestação de serviços. Sua implementação se dá no âmbito municipal, focando no registro e recolhimento do Imposto Sobre Serviço (ISS).
Devido à sua natureza municipal, cada cidade pode ter particularidades em relação à sua emissão e codificação. No entanto, há movimentações para a padronização da NFS-e em nível nacional, visando uma uniformização do processo.
Dessa forma, alguns testes do novo sistema já estão acontecendo segundo a Resolução CGSN nº 172/2023.
Um ponto importante é que quando surgem problemas técnicos ou de conectividade, empresas podem recorrer ao Recibo Provisório de Serviços (RPS), um documento temporário que posteriormente é transformado em NFS-e.
Geralmente, este processo de conversão tem um prazo máximo de 10 dias, facilitando a rotina de empresas com elevado volume de transações ou aquelas que enfrentam limitações de sistema.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e atua como um instrumento direcionado à documentação de operações relacionadas ao transporte rodoviário de cargas. Sua função primordial é registrar, com precisão e eficiência, as diversas etapas e detalhes associados ao transporte de mercadorias.
Para garantir a sua autenticidade e legitimidade, o CT-e é endossado tanto pela assinatura digital do fornecedor quanto pela autorização concedida pela Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Ele veio como uma resposta modernizadora, substituindo vários documentos fiscais anteriormente necessários para a prestação desse tipo de serviço, como os Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.
A sua implementação trouxe consigo uma série de vantagens, como a eliminação de duplicatas e a diminuição do risco de inconsistências entre o que está registrado nas notas e o que realmente está sendo transportado.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e representa uma inovação no setor varejista, sendo um documento desenvolvido para registrar vendas diretas a consumidores finais.
Sua principal função é detalhar e confirmar os valores envolvidos em cada transação, proporcionando clareza e transparência tanto para o comerciante quanto para o cliente.
Em estados como São Paulo, há uma variação desse modelo denominada Cupom Fiscal Eletrônico (SAT – modelo 59), que cumpre o mesmo propósito.
A NFC-e veio para modernizar o processo, substituindo o antigo cupom fiscal e a nota fiscal modelo 2. Sua adoção oferece maior agilidade no registro de vendas e simplifica os procedimentos de controle e fiscalização.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
A NFA-e é uma solução digital projetada para atender necessidades pontuais de registro de compra e venda de mercadorias.
Esta nota é emitida diretamente no portal da Sefaz, tornando-se uma alternativa especialmente útil para empresas ou profissionais que não realizam transações frequentemente ou que não têm a obrigatoriedade de emitir a NF-e regularmente.
Microempreendedores individuais (MEIs) e profissionais autônomos se beneficiam particularmente desta modalidade. Vale ressaltar que, quando o cliente é uma pessoa física, o MEI não possui a obrigatoriedade de emitir a NFA-e.
Leia também:
- Cálculo de imposto na nota fiscal: saiba como fazer da maneira correta
- Saiba o que é a antecipação do ICMS, como funciona e quando acontece!
Quais são os erros comuns na emissão de nota fiscal eletrônica?
Os principais erros no preenchimento de uma NF-e são dados incorretos do comprador ou vendedor, classificação fiscal inadequada, cálculo errado de impostos e omissão de informações obrigatórias. Muitas vezes, a falta de familiaridade com o software emissor ou a pressa durante o processo contribui para esses equívocos.
Vale destacar, porém, que um preenchimento errado pode resultar em tributação excessiva ou insuficiente, trazendo implicações financeiras e legais para a empresa.
Além disso, a omissão de informações, como detalhes do produto ou serviço e dados do comprador, pode invalidar a nota. Mas a boa notícia é que há maneiras de evitá-los, conforme explicamos neste post.
Neste outro artigo, você também saberá o que fazer quando a nota fiscal for rejeitada, geralmente pela inconsistência de algum dado, e entenderá como cancelar uma nota fiscal.
Por quanto tempo devemos guardar as notas fiscais?
Obviamente, alguns cuidados são necessários para gerenciar as NFes. Você deve saber, por exemplo, como e por quanto tempo arquivar notas fiscais eletrônicas.
O período que deve mantê-las guardadas de forma segura e de fácil acesso é de cinco anos. Não se preocupe, pois existem alguns programas e soluções que te ajudam neste processo.
Agora que você já sabe quais são os erros mais comuns, vamos mostrar como deve ser feita a emissão da nota fiscal eletrônica.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Abaixo separamos os principais passos para emitir nota fiscal eletrônica.
1. Defina o tipo de nota
Antes de mais nada, compreenda a natureza da transação com base nas atividades que você exerce, sendo que as notas podem ser de:
- produto: relacionado a bens e mercadorias, abrangendo vendas, compras, retornos, exportações e muitas outras modalidades;
- serviço: associado a serviços prestados;
- consumidor: registro de venda direta ao público, sem identificação específica do comprador, comumente usada no setor de varejo.
2. Obtenha o certificado digital
Este certificado digital é como uma assinatura que valida juridicamente a nota. Podem ser obtidos através de Autoridades Certificadoras, como Serasa Experian ou Caixa Econômica Federal.
Vale dizer que é possível encontrar uma lista completa e atualizada das empresas que são autorizadas a comercializar o certificado digital no site da ICP-Brasil.
Basicamente, existem duas versões do certificado:
- A3: disponível em formato físico, como um cartão ou token, e utilizável em um dispositivo por vez;
- A1: em formato digital, permitindo instalação em múltiplos dispositivos.
Se ainda estiver com dúvidas, então veja mais detalhes neste infográfico:
3. Faça o cadastro junto ao governo
A autorização para emissão começa com um registro junto ao governo.
No caso do comércio ou indústria, é preciso se registrar na Sefaz de seu estado. Lembre-se que as regras podem variar entre municípios.
Para quem vai prestar algum tipo de serviço, o cadastramento é feito no portal da prefeitura local, onde será requerida uma série de documentos. Posteriormente, a senha de acesso ao sistema será fornecida.
4. Escolha o software de emissão
Uma vez que você já esteja autorizado a emitir notas fiscais, é crucial escolher a plataforma para realizar a emissão. Há basicamente duas opções:
- emissores oficiais: plataformas gratuitas oferecidas pelo Sebrae (para NF-e) ou prefeituras (para NFS-e);
- emissores privados: softwares pagos que se integram ao sistema do governo, proporcionando uma experiência mais fluida e integrada.
5. Comece a emitir as notas fiscais
Com tudo pronto, certifique-se de que todos os detalhes cadastrais estão corretos no sistema e comece a emitir suas notas fiscais eletrônicas.
Durante o processo, mantenha-se atento a detalhes como a razão social, CNPJ e demais informações relevantes. Agora que você já sabe como emitir, vamos ver como é possível consultar estas notas.
Como consultar a nota fiscal eletrônica?
Para consultar a NF-e, acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou o site da Secretaria da Fazenda do seu estado, inserindo a chave de acesso específica. Se estiver usando um software de emissão, a consulta geralmente é feita na seção “Nota Fiscal”.
Ao entrar no portal da Sefaz, você encontrará um campo destinado à chave de acesso. Após inseri-la, confirme sua identidade através do captcha.
O próximo passo é autenticar o acesso com seu certificado digital, seja ele A1 ou A3. Esse certificado serve para comprovar a autenticidade e integridade da empresa ou pessoa física que realiza a consulta.
Uma característica importante é que cada NF-e possui uma identificação única, chamada chave de acesso, composta por 44 dígitos.
Essa chave pode ser encontrada no formato XML da nota e também no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que resume as principais informações da NF-e, facilitando a consulta.
Vale salientar que a consulta no portal da Sefaz é destinada à NF-e de produtos. Para serviços, busque a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) no site da prefeitura do seu município.
Além disso, há uma opção no site da Sefaz que permite a consulta da NF-e pelo CPF do consumidor, facilitando o acesso para quem realiza a compra.
É possível cancelar ou emitir nova NF-e?
É permitido revogar uma nota fiscal e, se necessário, gerar uma substituta. A revogação é viável depois de sua emissão, podendo ser realizada até 30 minutos posteriores sem o pagamento de multas. Porém, ultrapassado esse prazo, também dá para fazer o cancelamento, mas podem incorrer multas.
Para revogar a NF-e, deve-se acessar o portal da Sefaz, identificar a nota desejada e acionar a opção de cancelamento. Assim, a nota terá o status alterado para “cancelada”.
Na sequência, é imperativo fazer o registro contábil desta ação, informando ao Fisco sobre a revogação. Os programas de emissão de notas geralmente oferecem essa facilidade, por meio da seção de NF-e, no campo de revogação.
Depois de cancelada, se identificados erros nos montantes ou nos detalhes do documento, é viável gerar uma nota retificadora. Quando isso ocorre, é essencial mencionar na nota que se trata de uma correção.
Agora que você já sabe tudo sobre a emissão de nota fiscal eletrônica, chegou o momento de entender a importância de um programa para gerenciar e emitir NFe.
Melhor programa para gerenciar e emitir NFe
Hoje em dia, para ganhar em tempo e produtividade, existem os gerenciadores de nota fiscal eletrônica, como o NFE.io. Trata-se da melhor forma para você automatizar sua emissão e até integrar sistemas de pagamento.
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