Quem deve emitir Nota Fiscal Eletrônica? Quem é obrigado?

Quem deve emitir Nota Fiscal Eletrônica? Em linhas gerais, toda e qualquer empresa que comercializa produtos e/ou serviços. Porém, há alguns poucos casos em que ocorre a liberação da emissão do documento.

Vale lembrar que é por meio da NF-e que todas as transações comerciais, sejam elas relacionadas a produtos ou a serviços, são registradas oficialmente e passíveis de tributação.

No entanto, ainda existem muitas dúvidas ligadas ao fato e diversas pessoas querem saber quem é obrigado a emitir nota fiscal e quais as transações nas quais o documento é imprescindível.

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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

A regulamentação da emissão de notas fiscais é regida por leis estaduais, mas é importante destacar que todas são necessariamente válidas em todo o território nacional.

Afinal de contas, as notas fiscais podem ser checadas e confirmadas em outros locais que não aquele onde a empresa está localizada e, portanto, precisam ser válidas nacionalmente

Quais são os tipos de nota fiscal?

Os principais tipos de notas fiscais são: 

1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias): registra a venda de produtos físicos nos quais incide o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Devido à sua natureza, é comumente emitida em transações entre pessoas jurídicas.
2. NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços): confirma a prestação de serviço entre empresas ou entre uma empresa e uma pessoa física. 
3. NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica): documento emitido entre uma empresa e seu consumidor (podendo, inclusive, funcionar como substituta ao cupom fiscal).
4. Nota Fiscal Avulsa (NFAe): documento usado por empresas não-contribuintes do ICMS e que não emitem o documento com frequência, tais como microempresas que têm pouco volume de vendas, profissionais autônomos; pessoas jurídicas inscritas apenas no ISS.
5. Nota Fiscal Complementar: emitida quando é preciso corrigir valores tributários, devendo, portanto, ser somada à nota original para validar a operação fiscal.
6. Nota Fiscal de Exportação: serve para oficializar a saída de mercadorias do país junto à Secretaria da Fazenda.
7. Nota Fiscal de Remessa: serve para oficializar o transporte e a circulação de mercadorias, sem que haja garantia de vendas. Um exemplo de situação na qual se usa a NF de Remessa é durante o transporte de estoque entre o produtor e a loja revendedora. 
8. Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e): comprova eletronicamente a comercialização de uma mercadoria ou serviço. É emitido pelo Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (CFe-SAT).
9. CT-e  (Conhecimento de Transporte Eletrônico): registra os serviços de transporte de carga entre estados ou municípios, cuja tributação é feita pelo ICMS.

Lembre-se de que conhecer os tipos de nota fiscal e suas particularidades é fundamental para garantir que seu negócio cumpra as determinações legais e se mantenha em dia com o fisco. 

Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

Emitir nota fiscal eletrônica é uma obrigação tributária de qualquer empresa que oferece serviços ou produtos, só havendo isenção em casos e condições particulares. A lei que regula a emissão de documentos fiscais em geral é a LEI Nº 8.846/94.

De modo geral, toda empresa precisa acobertar a operação com o documento fiscal. Porém, os modelos, códigos fiscais, informações de contribuintes entre outros dados das NFEs são determinados de acordo com a legislação do município onde o contribuinte está estabelecido.

Para mais detalhes sobre quem deve emitir nota fiscal eletrônica, confira os detalhes nos itens abaixo!

Legislação

A legislação prevê que todas as trocas comerciais de produtos e serviços sejam regulamentadas por meio de notas fiscais, mas existem situações específicas nas quais a empresa fica isenta da emissão.

A lista de obrigatoriedade das empresas descreve exatamente em quais circunstâncias há isenção e quem está obrigado a emitir nota fiscal. Dessa forma, é preciso checar detalhadamente as regras de seu estado para poder compreender as regras com confiabilidade.

Com a chegada da nota fiscal eletrônica, no entanto, os parâmetros mudaram, com algumas empresas que antes eram imunes entrando na lista de obrigatoriedade de NFe

O estado de São Paulo e outros estados dispõem de regras bastante definidas para a lista de obrigatoriedade, mas tais condições podem variar muito de uma localidade para outra.

Veja mais: para que serve a Nota Fiscal? Confira Agora!

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Nota Fiscal Eletrônica

Ao contrário do que muita gente pensa, quem deve emitir nota fiscal eletrônica e tem cadastro no sistema eletrônico não necessariamente precisa extinguir as notas impressas.

As notas ao consumidor, previstas para os estabelecimentos de vendas no varejo, são um dos maiores exemplos disso.

Tais comprovações são emitidas no ato da compra e contabilizadas no sistema da empresa, mas não são geradas no sistema de notas fiscais eletrônicas.

Em alguns estados, a emissão de NFe já está prevista para praticamente todos os tipos de empresas e é obrigatória para grande parte das transações.

O sistema é bastante prático e permite que quem é obrigado a emitir nota fiscal o faça com muita facilidade e praticidade, agilizando o processo e o controle fiscal.

Empresas de todos os portes podem fazer o cadastro no sistema de emissão eletrônica e passar a usar essa modalidade de nota fiscal em seu negócio.

Como o sistema é bastante prático e completo, aderir a esse tipo de emissão pode agilizar bastante os processos contábeis da empresa e facilitar o dia a dia do controle financeiro.

Pessoas Físicas x Pessoas Jurídicas

Uma das formas mais comuns de Pessoa Jurídica no Brasil são os MEI, Microempreendedores Individuais, que representam as microempresas com faturamento anual de até R$81 mil.

Essa modalidade costuma gerar muitas dúvidas em relação a quem é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica, já que há isenção de tributos sobre cada nota.

Quando a troca é realizada entre o MEI e uma pessoa física, não é obrigatória a emissão.

No entanto, quando se trata de uma transação com outra pessoa jurídica, os MEIs estão incluídos no quadro de quem é obrigado a emitir nota fiscal.

Confira: como emitir as notas fiscais de venda em um marketplace?

Quem é obrigado a emitir cupom fiscal?

O cupom fiscal deve ser emitido sempre que houver transação entre um comércio e seu consumidor. O documento atesta a operação de compra e venda e permite a fiscalização das empresas, bem como a tributação das operações, pelos órgãos competentes. 

Caso você tenha dúvidas sobre as semelhanças e diferenças entre o cupom fiscal e a nota fiscal, aqui vai um breve resumo: 

• cupom fiscal: emitido em operações entre um varejista e seu cliente. O processo é feito diretamente pela impressora fiscal, que identifica o local da venda, o endereço, o horário da transação, a descrição dos produtos comercializados e o valor pago. 
• nota fiscal: emitida em operações de compra e venda, troca, transferência, devolução. Permite direito à troca (diferentemente do cupom) e registra informações mais detalhadas sobre o comprador, a empresa responsável pela logística/frete e a empresa responsável pela venda. 

Quem é obrigado a emitir Nota Fiscal Paulista?

A Nota Fiscal Paulista é conhecida de longa data por todos os consumidores e empresários do estado de São Paulo. Empresas optantes pelo Simples Nacional, Entidades de direito privado sem fins lucrativos (conforme disciplina da Secretaria da Fazenda) e Condomínios estão inclusos na lista oficial de participantes.

O documento foi implantado em outubro de 2007, e está diretamente ligado à renúncia do estado aos impostos de certos produtos, o que é produto da política de incentivo fiscal vigente.

Por meio desta nota, são restituídos os impostos dos quais abdicou e os consumidores podem receber de volta o valor pago em suas compras.

Com exceção das empresas fornecedoras de energia elétrica, serviços de comunicação, gás e comércios de veículos, todas as empresas com sede no estado fazem parte do sistema. 

A lista completa de segmentos participantes do sistema pode ser checada diretamente no site da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo.

Leia também: por que usar software para emissão de NFe em pagamentos recorrentes

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Para emitir uma nota fiscal eletrônica, é preciso:

1. saber qual tipo de documento emitir;
2. ter um certificado digital;
3. fazer seu credenciamento nos órgãos governamentais;
4. usar um emissor de nota fiscal on-line 
5. emitir as notas fiscais.

Veja cada passo em detalhes a seguir. 

1. Saiba qual tipo de nota fiscal eletrônica emitir

A nota fiscal eletrônica que deve ser utilizada dependerá das atividades econômicas (CNAE) exercidas pelo negócio. Os tipos são os seguintes: NF-e (operações econômicas relacionadas a compra e venda de produtos), NFS-e (prestação de serviços) e NFC-e (venda direta realizada em varejo).

2. Tenha um certificado digital

O certificado digital é como uma identidade e assinatura virtual que permite acessar sistemas governamentais, assim como emitir e validar a autenticidade de notas fiscais.

Em alguns casos (como o do Microempreendedor Individual prestador de serviços), é possível acessar o sistema de emissão de NF sem o certificado digital, usando apenas os dados cadastrados junto ao Governo. 

3. Credencie-se nos órgãos governamentais

Com o certificado digital, você deve fazer o cadastro nos órgãos governamentais que autorizam a emissão de notas fiscais eletrônicas online.

No caso da NFe, registre a sua empresa na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que o seu CNPJ dela foi aberto. Já para a NFSe, o cadastro precisa ser realizado na Sefaz do município em questão, pois o tributo recolhido é de responsabilidade das prefeituras.

Os documentos e processos necessários para a realização do cadastro variam de acordo com a localidade.

4. Utilize um emissor de nota fiscal on-line

Com a autorização do órgão responsável, o próximo passo de como emitir nota fiscal eletrônica é escolher um emissor on-line.

As próprias Sefaz costumam ter disponível um sistema gratuito. Porém, há opções pagas que oferecem funcionalidades adicionais, como integração com outros sistemas e automação de processos de emissão.

5. Emita as notas fiscais.

Por último, basta emitir uma nota fiscal eletrônica por meio do emissor escolhido, preenchendo o documento com todos os dados da operação comercial e do cliente.

Veja em detalhes: como emitir nota fiscal eletrônica em 5 passos simples

O que acontece se você não emitir nota fiscal eletrônica?

Se você é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica no seu negócio, não emitir o documento pode resultar em penalidades e multas. De acordo com o artigo 1º, inciso V da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990, não emitir nota fiscal é crime.

Veja o que diz a legislação sobre o assunto: 

“Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas […]

V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação”.

MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal sempre que realizar transações com outras empresas, de acordo com a Resolução CGSN nº 140, de 2018. A dispensa da obrigatoriedade ocorre apenas quando o  consumidor for pessoa física (salvo quando for solicitado, em atendimento ao Código de Defesa do Consumidor).

Um ponto importante que vale ser destacado é que, desde setembro de 2023, o MEI que realiza atividade de Prestação de Serviços passou a emitir a nota fiscal por meio de um emissor NFS-e padrão nacional.

Quem é isento da emissão de nota fiscal eletrônica?

É isento da emissão de nota fiscal eletrônica quem lida com relações comerciais entre uma pessoa jurídica MEI e uma pessoa física. Este é o único caso no qual emitir NFe é opcional e não se encaixa em quem é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica.

É obrigado a emitir nota fiscal? Facilite esse processo!

A NFe.io oferece diversas facilidades para quem é obrigado a emitir nota fiscal no seu negócio.

Uma delas é a conta Multi Empresas, que permite administração de vários CNPJs e também:

• conta com um quadro de controle com dados e estatísticas para acompanhar os resultados da sua empresa;
• ambiente de desenvolvimento e integração via API para outros sistemas;
• cupom para comprar Certificado Digital com desconto (e-CNPJ A1).

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