Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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Sabe o que é RPS na nota fiscal? Entenda quando pode ser utilizado e evite problemas fiscais

Não consegue emitir a NFS-e? Saber o que é RPS na nota fiscal resolve essa situação. Veja quando e como esse recurso pode ser utilizado.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Foi emitir uma nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e) para o seu cliente e, bem na hora, a internet caiu ou faltou energia elétrica? Sem problemas! Quem sabe o que é RPS na nota fiscal consegue resolver essa situação facilmente.

Esse documento substitui temporariamente a NFS-e, evitando que o cliente precise aguardar retorno do sistema ou que saia do seu estabelecimento sem uma nota.

Mas em quais situações o RPS pode ser utilizado? Como solicitar essa alternativa junto à prefeitura da sua cidade? É o que você vai descobrir agora.

O que é RPS na nota fiscal e quando ele pode ser utilizado

Saber o que é RPS na nota fiscal e a sua funcionalidade é essencial para sair de situações em que não é possível emitir imediatamente a NFS-e para o seu cliente.

O RPS (Recibo Provisório de Serviços) é um documento impresso com campos para preenchimento manual de informações referentes ao tomador e aos serviços prestados. Seu objetivo é substituir temporariamente uma NFS-e.

Esse recibo é essencial para evitar que você tenha problemas por não emitir a nota na data correta, tais como pagamento de juros e multas ou com o Fisco, autoridade fazendária responsável pelo controle e fiscalização das leis tributárias.

Assim, em situações emergências em que se precisa comprovar a prestação de um serviço, mas se está, por algum motivo, sem acesso ao sistema de emissão, é indicada a utilização do RPS.

O vídeo do canal Nota Fiscal na Prática fala mais sobre isso.

Tipos de recibos provisórios

Quem busca por informações sobre o que é RPS na nota fiscal descobre que existem três tipos de recibos:

  • Recibo Provisório de Serviço (RPS): para notas fiscais eletrônicas de serviço;
  • Recibo Provisório de Serviços de Nota Fiscal Conjugada (RPS-M): para notas mistas, ou seja, de produtos e serviços;
  • Recibo Provisório de Serviços Simplificados (RPSS): para cupons fiscais.

Cada um deve ser utilizado de acordo com a nota fiscal que será substituída.

Como obter o RPS

O Recibo Provisório de Serviços é um documento off-line que deve ser solicitado junto à prefeitura da sua cidade.

Por seguir as orientações legais de cada município, ele não é padronizado nacionalmente, dessa forma, cada região pode ter exigências diferentes. Ele também pode tanto ser confeccionado previamente quanto impresso na hora do uso.

No entanto, ao saber o que é RPS na nota fiscal, descobre-se que nem todas as prefeituras permitem a utilização desse documento, sendo que muitas exigem a emissão da NFS-e imediatamente.

Já de outro lado, temos as prefeituras que trabalham com a emissão de NFS-e automaticamente, via webservice ou integração, e que exigem o uso do RPS antes de gerar a nota fiscal. Nesse caso, ele é convertido pela própria prefeitura em NFS-e logo depois de solicitada a emissão.

Ou seja, antes de utilizar o RPS é importante verificar junto à prefeitura onde a sua empresa está registrada quais as condições e exigências locais, pois elas diferem bastante em cada região.

O que deve constar no RPS

Entender melhor o que é RPS na nota fiscal consiste também em saber o que deve constar nesse documento.

Sua emissão deve ser numerada sequencialmente, feita em duas vias, sendo uma para o cliente e outra para o prestador de serviço. No RPS deve constar o CNPJ da sua empresa, dados do contratante e descrição dos serviços prestados.

Essas informações devem ser precisas e corretas, pois elas serão utilizadas na conversão desse documento em NFS-e.

Qual a validade desse recibo

Os prazos para conversão do RPS em NFS-e também diferem em cada município, mas, de modo geral, a indicação é que seja feita até o quinto dia subsequente à emissão. Esse prazo não é prorrogável, também por esse motivo é aconselhável realizar esse procedimento o quanto antes.

Para isso, basta acessar o sistema de emissão de nota fiscal eletrônica, enviar o arquivo do Recibo Provisório de Serviços em texto ou extensão xml e gerar a nota fiscal eletrônica de serviços.

Não fazer essa conversão pode gerar punições e prejudicar seriamente o seu negócio. As penas previstas são definidas pela legislação de cada município.

Por que não é possível substituir a NFS-e pelo RPS

Quando se pesquisa mais a fundo o que é RPS na nota fiscal, descobre-se que esse documento não pode ser utilizado como um substituto definitivo da nota fiscal eletrônica de serviços, ao contrário do que muitas pessoas ainda pensam.

Como seu próprio nome sugere, ele é provisório e só pode ser utilizado em caráter temporário e emergencial. Seu uso tem como única finalidade evitar que seu cliente fique sem um documento fiscal após a realização do serviço e que a sua empresa sofra penalidades legais pela não emissão imediata.

Com tanta burocracia e documentos fiscais a serem emitidos, o ideal é encontrar uma forma de otimizar os processos para que você tenha tempo para se dedicar ao que mais importa: fazer a sua empresa crescer!

A NFe.io é um sistema que automatiza a emissão de notas fiscais. Com ele é possível emitir NF-e e enviar automaticamente para o e-mail dos seus clientes. Pelo dashboard da plataforma você tem acesso a relatórios que facilitam o controle das notas emitidas e a visualização dos valores correspondentes.

Cálculo automático de impostos, administração de diferentes CNPJs e consultas a órgãos como Correios e Receita Federal são outras funções que você pode executar através da NFe.io.

Quer saber mais? Clique aqui e vamos conversar sobre como melhorar o processo de emissão de notas da sua empresa.

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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