O RPS (Recibo Provisório de Serviços) é um documento impresso com campos para preenchimento manual de informações referentes ao tomador e aos serviços prestados. Seu objetivo é substituir temporariamente uma NFS-e.
Imagine que você foi emitir uma nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e) para o seu cliente e, bem na hora, a internet caiu ou faltou energia elétrica? Sem problemas! Quem sabe o que é RPS na nota fiscal consegue resolver essa situação facilmente.
Esse documento substitui temporariamente a NFS-e, evitando que o cliente precise aguardar retorno do sistema ou que saia do seu estabelecimento sem uma nota.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Mas em quais situações o RPS pode ser utilizado? Como solicitar essa alternativa junto à prefeitura da sua cidade? É o que você vai descobrir agora.
O que é RPS na nota fiscal e quando ele pode ser utilizado
Saber o que é RPS na nota fiscal e a sua funcionalidade é essencial para sair de situações em que não é possível emitir imediatamente a NFS-e para o seu cliente.
Esse recibo é essencial para evitar que você tenha problemas por não emitir a nota na data correta, tais como pagamento de juros e multas ou com o Fisco, autoridade fazendária responsável pelo controle e fiscalização das leis tributárias.
Assim, em situações emergências em que se precisa comprovar a prestação de um serviço, mas se está, por algum motivo, sem acesso ao sistema de emissão, é indicada a utilização do RPS.
O vídeo do canal Nota Fiscal na Prática fala mais sobre isso.
Tipos de recibos provisórios
Quem busca por informações sobre o que é RPS na nota fiscal descobre que existem três tipos de recibos:
- Recibo Provisório de Serviço (RPS): para notas fiscais eletrônicas de serviço;
- Recibo Provisório de Serviços de Nota Fiscal Conjugada (RPS-M): para notas mistas, ou seja, de produtos e serviços;
- Recibo Provisório de Serviços Simplificados (RPSS): para cupons fiscais.
Cada um deve ser utilizado de acordo com a nota fiscal que será substituída.
Como obter o RPS
O Recibo Provisório de Serviços é um documento off-line que deve ser solicitado junto à prefeitura da sua cidade.
Por seguir as orientações legais de cada município, ele não é padronizado nacionalmente, dessa forma, cada região pode ter exigências diferentes. Ele também pode tanto ser confeccionado previamente quanto impresso na hora do uso.
No entanto, ao saber o que é RPS na nota fiscal, descobre-se que nem todas as prefeituras permitem a utilização desse documento, sendo que muitas exigem a emissão da NFS-e imediatamente.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Já de outro lado, temos as prefeituras que trabalham com a emissão de NFS-e automaticamente, via webservice ou integração, e que exigem o uso do RPS antes de gerar a nota fiscal. Nesse caso, ele é convertido pela própria prefeitura em NFS-e logo depois de solicitada a emissão.
Ou seja, antes de utilizar o RPS é importante verificar junto à prefeitura onde a sua empresa está registrada quais as condições e exigências locais, pois elas diferem bastante em cada região.
O que deve constar no RPS
- CNPJ
- dados do contratante
- Descrição dos serviços
Entender melhor o que é RPS na nota fiscal consiste também em saber o que deve constar nesse documento.
Sua emissão deve ser numerada sequencialmente, feita em duas vias, sendo uma para o cliente e outra para o prestador de serviço. No RPS deve constar o CNPJ da sua empresa, dados do contratante e descrição dos serviços prestados.
Essas informações devem ser precisas e corretas, pois elas serão utilizadas na conversão desse documento em NFS-e.
Qual a validade desse recibo
Os prazos para conversão do RPS em NFS-e também diferem em cada município, mas, de modo geral, a indicação é que seja feita até o quinto dia subsequente à emissão. Esse prazo não é prorrogável, também por esse motivo é aconselhável realizar esse procedimento o quanto antes.
Para isso, basta acessar o sistema de emissão de nota fiscal eletrônica, enviar o arquivo do Recibo Provisório de Serviços em texto ou extensão xml e gerar a nota fiscal eletrônica de serviços.
Não fazer essa conversão pode gerar punições e prejudicar seriamente o seu negócio. As penas previstas são definidas pela legislação de cada município.
Por que não é possível substituir a NFS-e pelo RPS
Esse documento não pode ser utilizado como um substituto definitivo da nota fiscal eletrônica de serviços, ao contrário do que muitas pessoas ainda pensam, exatamente porque é provisório.
Quando se pesquisa mais a fundo o que é RPS na nota fiscal, descobre-se que, como seu próprio nome sugere, ele é provisório e só pode ser utilizado em caráter temporário e emergencial.
Seu uso tem como única finalidade evitar que seu cliente fique sem um documento fiscal após a realização do serviço e que a sua empresa sofra penalidades legais pela não emissão imediata.
Com tanta burocracia e documentos fiscais a serem emitidos, o ideal é encontrar uma forma de otimizar os processos para que você tenha tempo para se dedicar ao que mais importa: fazer a sua empresa crescer!
A NFE.io é um sistema que automatiza a emissão de notas fiscais. Com ele é possível emitir NF-e e enviar automaticamente para o e-mail dos seus clientes. Pelo dashboard da plataforma você tem acesso a relatórios que facilitam o controle das notas emitidas e a visualização dos valores correspondentes.
Cálculo automático de impostos, administração de diferentes CNPJs e consultas a órgãos como Correios e Receita Federal são outras funções que você pode executar através da NFE.io.
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