A nota fiscal de devolução tem como objetivo anular uma transação comercial ou a própria nota, incluindo os impostos envolvidos nesse processo.
Por isso, saber como fazer nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto é essencial quando alguma operação de compra e/ou venda da sua empresa não é concretizada.
No mercado varejista ou de atacado, por exemplo, é bastante comum um cliente devolver um produto por não servir ou por estar danificado. Nesses casos, a empresa terá que devolver a nota fiscal.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Para fazer a devolução é necessário que a nota tenha os mesmos tratamentos tributários que a nota original. Ou seja, na prática, precisa valer a mesma quantia e apontar os mesmos tributos.
Mesmo sendo um procedimento relativamente simples, é preciso atenção na hora de fazê-lo, pois há casos em que essa nota fiscal deve ser gerada pelo emitente, em outros pelo destinatário.
Neste passo a passo você vai entender melhor como é feita a emissão e diversos outros detalhes sobre esse documento fiscal.
Veja também: Entenda como cancelar Nota Fiscal eletrônica em 4 passos
Como fazer nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto
Na busca por descobrir como fazer nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto você vai notar que existem duas maneiras:
- com a nota emitida pelo destinatário;
- utilizando a mesma nota fiscal de origem.
Devolução de produto com nota emitida pelo destinatário (compra)
Esse tipo de emissão é utilizado em casos de transações realizadas entre pessoas jurídicas.
Aqui, a empresa que se recusou a receber o pedido, independentemente do motivo, deve gerar a nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto ao emitente para que o processo de cancelamento seja concluído.
Para isso, o destinatário deve:
- acessar seu sistema de gestão de nota fiscal;
- procurar pela opção de devolução;
- buscar notas referenciadas, ou seja, as que foram emitidas para o seu CNPJ;
- digitar a chave da NF-e que acompanha a mercadoria;
- confirmar ou inserir os dados solicitados;
- emitir a nota;
- devolver os produtos.
Devolução de produto utilizando a mesma nota fiscal (venda)
Já a outra maneira de como fazer nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto é utilizada quando o responsável é o emitente, como nos casos de recusa de produtos por pessoas físicas.
Ao enviar um produto, esse deve ir acompanhado do Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal).
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Com o uso de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) esse documento é se tornou essencial para acompanhar a mercadoria em trânsito. E é justamente nele que será informada a rejeição do produto.
O destinatário que, por algum motivo, considerar que deve devolver a compra ao emitente, deve anotar no verso do Danfe o motivo, a data que isso está sendo feito e assinar.
É importante que o canhoto, que sempre é entregue nesse processo, não seja destacado e fornecido ao cliente.
Esse cuidado é essencial, pois a função dessa parte do documento é justamente confirmar que a mercadoria foi entregue, o que não é o caso.
Ao receber o produto de volta o emitente deve gerar a nota fiscal de entrada, considerando as informações do Danfe e da NF-e original. Esse ato comprova que aqueles itens voltaram para o estoque da empresa.
Para emitir a nota fiscal de devolução de mercadoria o emitente deve:
- acessar seu sistema de gestão de nota fiscal;
- procurar em “finalidade de emissão” a opção de devolução;
- entrar com a chave de acesso da NF-e que será anulada;
- inserir o código CFOP (Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços) adequado.
Sobre o CFOP
O CFOP é essencial para que o processo de anulação de uma nota fiscal aconteça corretamente. Por isso, é preciso bastante atenção neste ponto.
Os códigos fiscais utilizados dependem do tipo de mercadoria adquirida. Aqui, vale o apoio do seu contador, mas é importante que você conheça alguns códigos, que são:
- Para industrialização:
- CFOP – 5.201 – Operações no Estado
- CFOP – 6.201 – Operações em outros Estados
- Para comercialização:
- CFOP – 5.202 – Operações no Estado
- CFOP – 6.202 – Operações em outros Estados
- Para ativo fixo ou consumo próprio:
- CFOP – 5.553 e 5.556 – Operações no Estado
- CFOP – 6.553 e 6.556 – Operações em outros Estados
Viu como é fácil aprender como fazer nota de devolução de mercadoria ou produto? Lembre-se apenas de conferir diretamente com seu contador os dados tributários.
Vale frisar ainda que alguns dados devem seguir a exigência do sistema usado para a emissão da nota fiscal, o que pode diferenciar do nosso tutorial.
Mas o raciocínio de como fazer uma nota de devolução de mercadoria é o mesmo, ainda que os caminhos possam ser um pouco diferentes, dependendo da plataforma utilizada.
Como ficam os impostos na nota de devolução
Para completar seu entendimento de como fazer nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto precisamos falar sobre os impostos. Afinal, um dos objetivos de toda NF é justamente o recolhimento correto dos tributos.
Na hora de emitir a nota de devolução o correto é apenas indicar, nos dados adicionais, os impostos referentes à operação, e não lançar novamente. Dessa forma, será gerado crédito para o emitente.
ICMS
No caso do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é debitado no momento da saída de mercadoria, só não entra como crédito caso o produto não tenha condições de voltar ao estoque para posterior venda.
IPI
O IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) deve ser mencionado caso a empresa tenha importando o produto ou comprado de indústria, ainda que não seja contribuinte.
Assim, para empresas não contribuintes do IPI, a melhor alternativa é mencionar o valor do imposto no campo Dados Adicionais. Nesse caso, seu valor se junta ao valor unitário informado na NF.
Não é necessário, nem indicado, assinalar o valor do Imposto sobre Produtos Industrializados em opção própria no emissor de nota fiscal de compras. O ideal é mesmo usar um campo dedicado a informações extras da plataforma de emissão.
Empresas optantes pelo Simples Nacional
As empresas optantes pelo Simples Nacional devem ter um pouco mais de atenção quando há necessidade de realizar o processo de devolução de produtos, principalmente as EPPs (Empresas de Pequeno Porte) e as MEs (Microempresas).
Para esses negócios é importante seguir as orientações da Resolução CGSN N° 140, de 22 de maio de 2018, tais como as citadas no artigo 17:
- dedução do valor do produto devolvido da receita bruta total, dentro do período de apuração do mês de devolução;
- dedução do saldo remanescente em meses subsequentes, quando o valor da mercadoria seja maior que o da receita bruta.
O que mais você precisa saber sobre nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto
Como o próprio nome sugere, a nota fiscal de devolução de mercadoria ou produto é um documento que deve ser emitido sempre que um processo de compra e/ou venda não for efetivado.
Ou seja, ela é usada para anular uma operação comercial, incluindo os impostos gerados na ação.
Veja alguns exemplos de transações anuladas que exigem a nota fiscal de devolução de produto:
- quando o comprador recusa o pedido;
- quando o produto está com defeito e é devolvido;
- quando um item adquirido por um cliente não é entregue;
- quando há erros na nota fiscal original, mas o prazo de cancelamento já expirou.
Quem deve emitir a nota fiscal de devolução de mercadoria
Mas para aprender como fazer uma nota fiscal de devolução de produto é preciso, também, compreender quem é o responsável por sua emissão, concorda?
Esse documento fiscal pode ser gerado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário, de acordo com cada caso.
Emitente
O documento fiscal de devolução deve ser expedido pelo emitente quando a venda não concretizada foi feita para uma pessoa física.
Destinatário
No entanto, quando destinatário é pessoa jurídica, a responsabilidade de emissão da nota fiscal de devolução de produto recai sobre ele.
Prazo para emissão da nota fiscal de devolução
Não há um prazo legal para a emissão de nota fiscal de devolução. No entanto, a dica é que essa emissão seja feita dentro do prazo de garantia do produto.
Esse período pode ser considerado um parâmetro, pois, para o comércio, a garantia de uma mercadoria costuma valer como prazo para sua devolução.
Como um sistema de gestão de notas ajuda nesse processo
As notas fiscais funcionam como uma “certidão de nascimento” de um produto ou serviço. Nelas, constam todas as informações sobre o que está sendo vendido ou comprado.
Além disso, é por meio desse documento fiscal que se garante o recolhimento correto de impostos e se evita sonegações.
Ainda tem dúvidas sobre a importância da nota fiscal? Veja este guia rápido:
Assim, a emissão de notas fiscais faz parte da rotina de qualquer empresa.
Por isso, quanto mais otimizado for esse processo, menores as chances erros no preenchimento e mais rápida a mercadoria será liberada ao cliente.
Por esses e outros motivos é que um sistema de gestão de nota fiscal é tão importante.
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