Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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Você sabe como fazer controle de notas fiscais? Confira 7 dicas que vão te ajudar no dia a dia de seu negócio

Como fazer controle de notas fiscais de maneira eficiente e evitar problemas financeiros e tributários, conheça 7 dicas.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Como anda o controle de notas fiscais da sua empresa? Convenhamos que fazer uma boa gestão desse tipo de documento é um desafio para muitos empreendedores.

Se esse é o seu caso, fique tranquilo que temos a solução!

Problemas com emissão ou recebimento de notas fiscais são, infelizmente, a realidade de muitas empresas, principalmente as pequenas e médias.

Isso porque o controle efetivo desses documentos é muitas vezes considerado uma tarefa chata, trabalhosa e que, por isso, não é feita com a devida atenção e disciplina.

No entanto, a gestão das notas fiscais, quando bem executada, pode evitar retrabalhos, multas, prejuízos e até mesmo irregularidades com a Receita Federal, o que vai ser positivo no resultado financeiro de sua empresa.

São as notas fiscais que validam as transações financeiras de compra e venda de produtos e serviços, assim como todos os impostos inerentes a essas operações comerciais.

Mas, afinal, como fazer controle de notas fiscais de maneira eficiente?

Confira agora 7 dicas e nunca mais deixe passar uma venda sem a emissão da devida nota fiscal!

Confira também: Como fazer um controle financeiro empresarial e escalar seu negócio?

7 dicas de como fazer controle de notas fiscais

1 – Estabeleça uma rotina de processos

Estabelecer uma rotina de trabalho para emissão e recebimento de notas fiscais é o primeiro passo para se fazer um controle eficiente.

Dessa forma, procure criar uma estratégia que padronize os procedimentos de entrada e saída das notas fiscais, evitando problemas como perda de documentos, prazos expirados e tempo gasto de maneira desnecessária.

2 – Verifique a autenticidade das notas fiscais

Verificar a autenticidade das notas fiscais emitidas e recebidas é extremamente importante para evitar problemas tributários e financeiros. E é muito simples fazer isso.

Acesse o site da Fazenda e clique em “consultar NF-e completa”. Depois, será solicitado que você digite a chave de acesso, que é uma sequência de 44 dígitos registrada no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

A seguir, é necessário digitar os seis caracteres de uma imagem que aparecerá na tela. Em seguida, basta clicar em “continuar” e você terá todas os dados à sua disposição.

3 – Organize e armazene as notas fiscais

Todas as empresas estão sujeitas a auditorias e fiscalizações. Por isso, é importante manter as notas fiscais bem organizadas e armazenadas. Isso facilita a localização desses documentos quando necessário.

O primeiro passo é separá-las entre as notas emitidas e as recebidas. Depois, procure categorizá-las por data, cliente, etc.

Vale lembrar que a organização e o devido armazenamento torna essa rotina de trabalho mais fluida. Assim, o acesso às notas fiscais fica mais fácil e rápido.

Alguns aplicativos podem ajudar: Ferramentas de automação de escritório: tudo sob seu controle

4 – Atente-se aos prazos para pagamento

A nossa 4ª dica de como fazer controle de notas fiscais diz respeito aos prazos para pagamento.

Quando todo o procedimento de emissão e recebimento de notas já estiver bem estabelecido, é interessante criar uma rotina para conferir as datas de pagamento.

Você pode, por exemplo, definir um dia da semana para efetuar o pagamento de notas que vencem na semana seguinte.

Assim, você estará sempre em dia com as suas obrigações financeiras, sem precisar pagar juros e multas e prejudicar o caixa da empresa.

5 – Cultive uma boa relação com clientes e fornecedores

Se um dia você precisar resolver algum problema de última hora relacionado às notas fiscais, um bom relacionamento com os seus clientes e fornecedores pode ser a salvação.

Empresas que não cultivam essa boa relação têm dificuldades para conseguir documentos, corrigir ou cancelar alguma nota fiscal em casos de necessidade imediata e acabam tendo que pagar taxas abusivas e lidar com a pesada burocracia do governo.

Tudo isso pode ser resolvido sem grandes dificuldades se a sua empresa mantiver um relacionamento amigável e harmonioso com seus clientes e fornecedores.

6 – Invista em automatização

Já pensou em automatizar os processos de emissão e recebimento de notas fiscais?

Pois saiba que essa é uma boa maneira de utilizar a tecnologia ao seu favor.

Ao utilizar um software para gerenciamento de nota fiscal eletrônica, você minimiza os riscos de falhas humanas e ainda consegue otimizar tempo e dinheiro. Além disso, o controle das notas e os registros financeiros ficam mais simplificados.

Um software ajudará você a lançar dados e a acompanhar todas as informações relacionadas às notas fiscais, como valores e prazos, assegurando mais agilidade ao processo e menos propensão a erros.

Utilizar um sistema para gestão de notas fiscais também é benéfico para o contador da sua empresa, pois ele terá acesso direto e automático às notas e maior controle sobre as movimentações financeiras da empresa.

O NFe.io é um software que pode te ajudar. Ele emite notas fiscais eletrônicas e faz o envio automático para o cliente, evitando o trabalho manual e otimizando o tempo de toda a equipe.

Além disso, o cálculo tributário também é feito automaticamente, sendo necessário apenas enviar os dados mínimos necessários que o NFe.io cuidará de todo o resto. Vale a pena conferir!

Veja o painel de controle que você terá à sua disposição:

Como fazer controle de notas fiscais

7 – Tenha um contador de confiança

Poder contar com um profissional especializado em contabilidade faz toda a diferença. Portanto, a nossa última dica de como fazer controle de notas fiscais é procurar um contador de confiança e passar para ele todos os dados financeiros do seu negócio.

Ter esse profissional por perto é importante para aperfeiçoar certos procedimentos e garantir que todos os documentos estejam dentro das conformidades legais.

E aí, ficou claro como fazer controle de notas fiscais?

Lembre-se de que um bom gerenciamento é capaz de evitar futuras dores de cabeça relacionadas a problemas financeiros e tributários.

Vantagens de um gerenciador de notas fiscais

Além de tudo que foi dito acima, empresas que prestam serviços para terceiros e fazem a emissão de notas para eles, precisa de uma interface única, ligada a diversas prefeituras e que emite notas fiscais de diferentes CNPJ, algo que o NFe.io oferece, além de uma API aberta, que pode facilitar muito o trabalho de desenvolvedores.

Outros negócios que se favorecem muito desse sistema são startups que buscam mais produtividade, automatizando seus processos, além de empresas que emitem uma grande quantidade de notas fiscais todo mês, por trabalharem com recebimentos recorrentes, como academias, cursos, SaaS, entre outras.

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Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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