Qualificação cadastral eSocial: o que é e como consultar?

Tempo de leitura: 6 minutos

Qualificação cadastral eSocial é um processo que tem por objetivo realizar a regularização do cadastro dos colaboradores de uma empresa em seu banco de dados.

A ideia é identificar possíveis divergências entre esse banco de dados, o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) e, desse modo, garantir a confiabilidade e a credibilidade das informações que serão enviadas.

A qualificação cadastral eSocial evita que os eventos transmitidos sejam rejeitados, o que pode resultar em atraso na entrega das informações e diversos outros transtornos.

Vale lembrar que o eSocial é um sistema do governo federal com obrigatoriedade de uso desde 2018. Ele foi criado para unificar o envio das obrigações acessórias trabalhistas das empresas. 

No entanto, o processo de qualificação cadastral eSocial acaba não sendo feito por todos os empregadores. 

Você sabe como realizar esse procedimento? Então confira agora o passo a passo e garanta o envio de informações livre de falhas!

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O que é a consulta de qualificação cadastral eSocial?

A consulta de qualificação cadastral eSocial é um processo que permite às empresas fazer uma comparação entre os dados dos empregados contidos no seu cadastro interno com os informados no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

O objetivo dessa consulta é garantir que não haja divergência nas informações nos eventos que serão transmitidos.

Quando esse tipo de problema acontece, a empresa não consegue cumprir com a obrigatoriedade do envio das suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias pelo sistema do eSocial.

Esse, por sua vez, se tornou obrigatório desde 2018. 

Criado e instituído pelo governo federal, o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), essa ferramenta unificou a entrega de todas as obrigações referentes à área trabalhista das empresas.

A não utilização do eSocial, ou o atraso nas entregas, é passível de multas, que variam conforme a informação que não foi transmitida.

Não informar a admissão de um novo colaborador, por exemplo, pode variar entre R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado.

Já não informar sobre atualização de dados cadastrais ou contratuais, pode gerar uma multa entre R$ 201,27 a R$ 402,54.

Em diversos casos, se a empresa for reincidente na falha, as multas podem ter os seus valores dobrados.

Dica de leitura: “Multa por não emitir nota fiscal: 6 situações que merecem a sua atenção

Como consultar a qualificação cadastral eSocial?

O processo de consulta de qualificação cadastral eSocial é realizado por meio de um aplicativo disponibilizado pelo próprio sistema.

A opção “consulta on-line” possibilita a pesquisa de até 10 funcionários ao mesmo tempo, diretamente na tela.

Para pesquisas maiores, o indicado é a “consulta em lote”. Essa é feita pelo envio de um arquivo que deve ser padronizado de acordo com o layout do sistema.

Empresas que contam com grande número de colaboradores e precisam realizar consulta em lote precisam ter um Certificado Digital para acesso ao sistema.

Sobre essa ferramenta, não deixe de ler o artigo “O que é Certificado Digital? Para que serve? O que é preciso para obter um e como fazer isso com desconto?

Confira, agora, o passo a passo de como realizar a qualificação cadastral eSocial.

  1. Acesse o portal do eSocial neste endereço: https://www.gov.br/esocial/pt-br
  2. Clique no botão “Acesse”, conforme mostra a cópia de tela abaixo

qualificação cadastral esocial

  1. Em seguida, clique em “Qualificação Cadastral”, no final da página

qualificação cadastral esocial

  1. O link direcionará para uma tela com informações sobre a qualificação cadastral esocial e, no final da página, lhe dará três opções: “Consulta Qualificação Cadastral on-line”; “Consulta Qualificação Cadastral em lote” e “Perguntas Frequentes – Qualificação Cadastral”.

qualificação cadastral esocial

  1. Se clicar, por exemplo, em “Consulta Qualificação Cadastral on-line”, a tela seguinte trará mais algumas orientações e, no final, o botão “Consulta on-line” que abrirá o seguinte formulário:

qualificação cadastral esocial

Dica extra: caso queira, você pode encurtar esse percurso clicando neste link para consulta on-line (até 10 empregados) e neste link para consulta em lote (mais de 10 empregados).

Quando se inicia o processo de qualificação cadastral eSocial?

O fluxo do processo de qualificação cadastral eSocial tem essa sequência:

  • o RH emite o arquivo de remessa do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas;
  • após o upload do arquivo .txt no site do governo, é preciso aguardar 48 horas para fazer a validação das informações, ou seja, a qualificação;
  • passado esse período, deve-se fazer o download do arquivo de retorno. Nele, constarão as inconsistências que precisam ser corrigidas antes de o eSocial entrar em vigor.

Aproveite e leia também: “RH e financeiro: qual a relação dessas duas áreas?

O que mais você precisa saber sobre o eSocial?

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) permitiu a unificação e centralização de diversas obrigações acessórias trabalhistas.

Na lista de obrigações substituídas pelo eSocial estão:

  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Livro de Registro de Empregados (LRE);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Folha de pagamento;
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF);
  • Guia da Previdência Social (GPS).

A ferramenta também contribui para melhorar a fiscalização quanto ao cumprimento das legislações vigentes, ajudando a combater a sonegação relativa a processos de empregados.

Os dados do cadastro das empresas são comparados com as informações contidas no banco de dados da Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal.

Para os colaboradores, o eSocial ajuda a garantir os direitos trabalhistas e previdenciários

Já para as empresas, a centralização do envio das informações contribui para aumentar a produtividade desse processo e diminuir as chances de erros, especialmente com o uso da qualificação cadastral eSocial.

Que tal outras informações que vão colaborar para a sua empresa atender todas as legislações vigentes? 

Então não deixe de ler o artigo: “Descubra o que é DCTFWeb e como fazer o envio dessa declaração para ficar em dia com a legislação fiscal e tributária

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