Ferramentas de BPM: o que s√£o e como ajudam na melhoria de processos (+ exemplos)

Tempo de leitura: 11 minutos

Ferramentas de BPM (Business Process Management) são uma forma de planejamento e gerenciamento de processos de negócios utilizadas em todo o mundo.

A grande vantagem desse tipo de abordagem é que ela é bastante maleável e pode ser adaptada de acordo com as necessidades de cada empresa e com cada situação específica.

O enfoque das ferramentas de BPM est√° na cadeia de processos. Por exemplo, se sua empresa vende arranjos de flores pela internet, existem v√°rios processos envolvidos, tais como:

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  • compra dos materiais para fazer os arranjos de flores;
  • recebimento das encomendas e envio de ordens para a produ√ß√£o;
  • produ√ß√£o dos arranjos em si, conforme os pedidos na internet;
  • log√≠stica de entrega;
  • recebimento dos pagamentos etc.

Buscar a melhoria de processos ajuda a alcançar resultados melhores. Isso porque, a análise para identificar pontos de ineficiência aponta a causa por trás desses problemas, bem como ajuda a encontrar meios de como corrigi-los.

Neste ponto, as ferramentas de BPM podem lhe ajudar bastante. Por isso, veja a seguir a import√Ęncia de melhorar os processos da sua empresa e exemplos de sistemas de BPM que podem ser utilizados.

O que é a melhoria de processos?

Mas antes de falarmos sobre as ferramentas de BPM propriamente ditas, é importante especificarmos um pouco o que é e o que envolve uma melhoria de processos.

A melhoria de processos, ou otimização de processos, pode ser definida como a análise que visa para encontrar falhas em métodos e procedimentos. Com isso, é possível melhorá-los para, assim, melhorar a performance da empresa de modo geral.

Existem diversas ferramentas de melhoria de processos que podem ser utilizadas. Cada uma com passos, objetivos e complexidades diferentes.

Mas, no geral, a maioria é composta de etapas simples, que podem ser usadas por qualquer empresa e a qualquer momento.

Quais metodologias de melhoria de processo utilizar?

Além de usar um software de BPM para lhe ajudar a melhorar os processos da sua empresa, há várias metodologias que podem ser atreladas a esses sistemas e trazer um melhor conhecimento de seu negócio. 

Veja alguns exemplos.

Matriz B.√Ā.S.I.C.O

Essa ferramenta de melhoria de processos ajuda a decidir qual mudan√ßa dever√° ter prioridade. Ela funciona a partir de 6 crit√©rios, cada um relacionado a uma letra da palavra B√ĀSICO.

Para aplicá-la, elenque cada um dos projetos de mudança que possui. Depois, responda a todos os pontos a seguir, pensando em cada um desses projetos:

  1. Benefício para a empresa: qual será a geração de lucros, redução de custos, diminuição de riscos etc.
  2. Abrangência: quantas pessoas serão beneficiadas por uma melhoria dentro de sua empresa?
  3. Satisfação: qual nível de satisfação dos funcionários que pode ser alcançado com essa mudança?
  4. Investimentos necess√°rios: quanto dever√° ser investido pela empresa?
  5. Cliente externo satisfeito: quanto os clientes externos ficar√£o mais satisfeitos?
  6. Operação simples: qual o nível de complexidade dessa melhoria?

Após refletir sobre cada item, coloque uma nota de 1 a 5 para cada um deles. Em seguida some-as. O projeto de mudança que tiver uma nota total mais alta deverá ter a prioridade.

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Diagrama de Ishikawa

Como já foi possível determinar quais os processos devem ser melhorados com a ferramenta anterior, agora você deve entender quais as causas que estão produzindo os problemas.

A ferramenta de melhoria de processos que auxiliará nessa etapa é o Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de causa e Efeito.

Para isso, considere 6Ms:

  1. Método
  2. Material
  3. M√£o de Obra
  4. M√°quina
  5. Medida
  6. Meio Ambiente

Você deve perguntar para cada M qual a causa do problema relacionado a ele. Por exemplo: por que esse problema está acontecendo com o maquinário? A resposta pode ser: necessidade de manutenção, erro de operação etc.

Assim, para essa ferramenta, o segredo é a pergunta: por que isso está ocorrendo? Refaça a questão em cada item até conseguir alcançar a causa inicial do problema.

Ciclo PDCA

Essa é umas das mais conhecidas ferramentas de melhoria de processos e é voltada para a melhoria contínua.

Para utiliz√°-la, os significados de cada letra devem ser memorizados e compreendidos.

Depois, siga cada uma, de acordo com a sequência das etapas:

  1. P: Plan (Planejar): escolha o objetivo e o método mais adequado para alcançá-lo.
  2. D: Do (Fazer): treine os envolvidos no processo, realize os preparativos necessários para colocar o plano em ação. Depois, inicie a operação.
  3. C: Check (Checar): cheque os resultados e os trabalhos que est√£o sendo feitos. Compare com as metas e veja se precisa de ajustes.
  4. A: Act ( Agir): com os dados obtidos na etapa anterior, conclua se as mudanças tiveram êxito ou se é necessário agir mais uma vez para melhorá-las. Caso ocorra a segunda opção, recomece o ciclo PDCA.

Metodologia 5S

Essa ferramenta de melhoria de processos tem como objetivo fazer com que uma empresa alcance a qualidade total.

Sua origem é baseada em 5 palavras japonesas iniciadas com a letra S:

  • Seiri (Utiliza√ß√£o): definir o que √© necess√°rio e desnecess√°rio no ambiente de trabalho.
  • Seiton (Organiza√ß√£o): organizar o espa√ßo visando √† efic√°cia.
  • SeisŇć (Limpeza): garantir um ambiente limpo e bem cuidado.
  • Seiketsu (Higiene): formular regras definidas de limpeza, arruma√ß√£o.
  • Shitsuke (Disciplina): criar incentivos de melhora constante.

Como resultado do 5S é possível reduzir acidentes; ter maior sensação de satisfação dos funcionários; maior qualidade das mercadorias ou serviços oferecidos e redução de gastos ao aproveitar melhor os materiais.

Lean Manufacturing

Também conhecido como Sistema Toyota de Produção, devido ao fabricante de automóveis japonesa, essa ferramenta de melhoria de processos é baseada em como agir de forma a procurar sempre reduzir 7 tipos de desperdício:

  1. Talento n√£o utilizado: valorizar recursos humanos e evitar subaproveitamentos.
  2. Tempo de Espera: atrasos s√£o acumulativos e atingem outras etapas da cadeia produtiva. Evite-os.
  3. Transporte: sempre que possível evitar uso de transportes (estoque perto do local de produção, por exemplo).
  4. Excesso de processamento: evitar excessos em processos de produção que não são necessários.
  5. Inventário: manter um estoque excessivo só gera custos, desde armazenagem a desperdício de recursos.
  6. Movimento: a movimentação de recursos ou informação deve ser melhorada, gerando mais agilidade e transparência.
  7. Defeitos: defeitos geram prejuízos, desde custos com reparação até a perda de clientes.

Como iniciar a melhoria de processos?

Mas antes de escolher a ferramenta de BPM para lhe ajudar, é preciso conhecer a fundo a situação do seu negócio.

Para isso, ser√° necess√°rio refletir em quest√Ķes como:

  • H√° realmente algum problema ou inefici√™ncia nos processos?
  • Qual ou quais s√£o?

A partir daí é que entra a análise para definir e entender tais pontos para, somente depois, buscar por uma solução. Portanto, antes de saber para onde ir, é imprescindível saber onde e como está, certo?

Feito isso, aí sim você pode definir um novo fluxo de processos, usando algumas ferramentas de BPM para auxiliar nessa tarefa.

O que s√£o e como funcionam as ferramentas de BPM?

O primeiro ponto que você precisa saber sobre ferramentas de BPM é o objetivo dessa solução.

As ferramentas de BPM s√£o utilizadas para organizar processos nos chamados fluxogramas.

Tamb√©m chamados de fluxos de processos, s√£o uma representa√ß√£o gr√°fica das etapas de cada processo, indicando o caminho dos materiais e das informa√ß√Ķes, que decis√Ķes tomar e quais procedimentos utilizar, em ordem cronol√≥gica.

Para ficar mais claro o conceito, veja abaixo dois exemplos de fluxograma, um bem simples e outro mais complexo:

Fluxograma de processo de recebimento e pagamentos

Fonte: HEFLO

Fluxograma de processo de vendas

Fonte: HEFLO

Quais as vantagens das ferramentas de BPM?

Ao desenhar seus processos dessa forma tão detalhada, esses sistemas de BPM ajudam sua empresa a produzir de maneira mais organizada e eficiente, obtendo resultados muito melhores e entregando produtos e serviços de mais qualidade.

Com isso, seus clientes ficam muito mais satisfeitos, aumentando sua fidelização e, consequentemente, a lucratividade da empresa.

Além dessas, veja outras vantagens que as ferramentas de BPM podem trazer para sua empresa.

Diminuição de desperdícios

Um software de BPM permite analisar detalhadamente os processos e descobrir maneiras de diminuir custos e perdas.

Detecção de gargalos

Da mesma forma, se alguma etapa do processo está sempre atrasando as demais, isso fica claro nos diagramas e as providências necessárias são tomadas.

Diminui√ß√£o de erros e refa√ß√Ķes

Ao detectar um erro no processo, esse é analisado até que se descubra a melhor maneira de realizá-lo, evitando que as falhas se repitam.

Automatização de tarefas

As ferramentas de BPM t√™m potencial n√£o apenas para ajudar na melhoria de processo mediante a an√°lise de seus fluxogramas, mas tamb√©m de substituir tarefas realizadas manualmente por automa√ß√Ķes, tais como disparo autom√°tico de e-mails, baixas no estoque, emiss√£o de notas fiscais e outras tarefas como essas.

Melhoria contínua

A maioria das ferramentas BPM contam com a coleta dos dados de produ√ß√£o e demais atividades da empresa, gerando relat√≥rios para controle e contribuindo para a melhoria de processos de forma cont√≠nua a partir das informa√ß√Ķes coletadas.

Quais ferramentas de BPM podem ser utilizadas? Exemplos de sistema BPM

Agora que voc√™ sabe o que s√£o ferramentas de BPM, suas vantagens e a import√Ęncia da melhoria de processos para a sua empresa, que tal conhecer alguns softwares que podem lhe ajudar?

Veja abaixo exemplos de sistema de BPM eficientes e aplicáveis a diferentes tipos de negócios.

Visio

Criado pela Microsoft, o Visio é um dos programas mais usados pelos usuários do sistema operacional Windows. Ele permite a criação de fluxogramas, gráficos, organogramas e outras formas de sistematização de dados e processos.

A modelagem de processos √© a grande vantagem desse sistema, que faz vers√Ķes bastante claras dos fluxogramas a partir dos dados que s√£o inseridos.

  • Sistema: trabalhar com o Visio n√£o √© complicado, porque o seu sistema √© uma mistura de programas simples de desenho, como o Paint, e de outros mais complexos. Dessa forma, a interface √© intermedi√°ria em rela√ß√£o aos programas mais sofisticados e √© intuitivo o suficiente para poder ser usado sem um treinamento muito intenso.

Supravizio

Criado em 2002, o Supravizio é desenvolvido pela empresa brasileira Venki e conta com diversas funcionalidades. Esse software de BPM é também bastante intuitivo e de fácil instalação.

  • Op√ß√Ķes: uma das grandes vantagens de usar o Supravizio √© a forma como ele permite a realiza√ß√£o de a√ß√Ķes pelo celular. Se algu√©m fizer alguma altera√ß√£o no sistema, √© enviado um e-mail ao aprovador que poder√° autorizar o processo pelo celular mesmo, de forma remota e bastante r√°pida.
  • Gest√£o de Processos: tamb√©m √© poss√≠vel fazer a gest√£o atrav√©s de um dashboard simplificado, que apresenta os pontos principais e os dados mais importantes de seu neg√≥cio para a tomada √°gil de decis√£o e a corre√ß√£o de eventuais falhas.

Heflo

Para quem gosta de softwares mais modernos e din√Ęmicos, o Heflo √© uma das ferramentas de BPM mais indicadas.

Isso porque a interface leve e intuitiva atrai as pessoas que querem mesclar a modelagem dos processos com uma aparência mais atrativa e fácil de entender.

  • On-line: para n√£o ocupar espa√ßo na mem√≥ria do computador, o Heflo trabalha de forma 100% on-line e em nuvem. Os backups s√£o feitos automaticamente e os dados s√£o salvos periodicamente √† medida que s√£o inseridos. Isso tamb√©m significa que o programa pode ser usado de qualquer m√°quina e de forma remota, sem problemas com a instala√ß√£o ou com outros imprevistos.
  • Treinamento: as empresas que quiserem investir realmente no processo de capacita√ß√£o para uso das ferramentas de BPM podem solicitar o treinamento em BPNN oferecido pela empresa, que aborda as principais ferramentas dispon√≠veis e ajuda a todos os que quiserem saber mais.


Achou interessante essas orienta√ß√Ķes de como melhorar os processos da sua empresa e quais ferramentas de BPM pode usar para conseguir isso?

Ent√£o leia o nosso artigo ‚ÄúDicas de melhorias de processos para uma empresa que voc√™ pode implementar agora mesmo‚ÄĚ e obtenha ainda mais resultados!


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