Ferramentas de BPM: o que são e como ajudam na melhoria de processos (+ exemplos)

Tempo de leitura: 11 minutos

Ferramentas de BPM (Business Process Management) são uma forma de planejamento e gerenciamento de processos de negócios utilizadas em todo o mundo.

A grande vantagem desse tipo de abordagem é que ela é bastante maleável e pode ser adaptada de acordo com as necessidades de cada empresa e com cada situação específica.

O enfoque das ferramentas de BPM está na cadeia de processos. Por exemplo, se sua empresa vende arranjos de flores pela internet, existem vários processos envolvidos, tais como:

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  • compra dos materiais para fazer os arranjos de flores;
  • recebimento das encomendas e envio de ordens para a produção;
  • produção dos arranjos em si, conforme os pedidos na internet;
  • logística de entrega;
  • recebimento dos pagamentos etc.

Buscar a melhoria de processos ajuda a alcançar resultados melhores. Isso porque, a análise para identificar pontos de ineficiência aponta a causa por trás desses problemas, bem como ajuda a encontrar meios de como corrigi-los.

Neste ponto, as ferramentas de BPM podem lhe ajudar bastante. Por isso, veja a seguir a importância de melhorar os processos da sua empresa e exemplos de sistemas de BPM que podem ser utilizados.

O que é a melhoria de processos?

Mas antes de falarmos sobre as ferramentas de BPM propriamente ditas, é importante especificarmos um pouco o que é e o que envolve uma melhoria de processos.

A melhoria de processos, ou otimização de processos, pode ser definida como a análise que visa para encontrar falhas em métodos e procedimentos. Com isso, é possível melhorá-los para, assim, melhorar a performance da empresa de modo geral.

Existem diversas ferramentas de melhoria de processos que podem ser utilizadas. Cada uma com passos, objetivos e complexidades diferentes.

Mas, no geral, a maioria é composta de etapas simples, que podem ser usadas por qualquer empresa e a qualquer momento.

Quais metodologias de melhoria de processo utilizar?

Além de usar um software de BPM para lhe ajudar a melhorar os processos da sua empresa, há várias metodologias que podem ser atreladas a esses sistemas e trazer um melhor conhecimento de seu negócio. 

Veja alguns exemplos.

Matriz B.Á.S.I.C.O

Essa ferramenta de melhoria de processos ajuda a decidir qual mudança deverá ter prioridade. Ela funciona a partir de 6 critérios, cada um relacionado a uma letra da palavra BÁSICO.

Para aplicá-la, elenque cada um dos projetos de mudança que possui. Depois, responda a todos os pontos a seguir, pensando em cada um desses projetos:

  1. Benefício para a empresa: qual será a geração de lucros, redução de custos, diminuição de riscos etc.
  2. Abrangência: quantas pessoas serão beneficiadas por uma melhoria dentro de sua empresa?
  3. Satisfação: qual nível de satisfação dos funcionários que pode ser alcançado com essa mudança?
  4. Investimentos necessários: quanto deverá ser investido pela empresa?
  5. Cliente externo satisfeito: quanto os clientes externos ficarão mais satisfeitos?
  6. Operação simples: qual o nível de complexidade dessa melhoria?

Após refletir sobre cada item, coloque uma nota de 1 a 5 para cada um deles. Em seguida some-as. O projeto de mudança que tiver uma nota total mais alta deverá ter a prioridade.

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Diagrama de Ishikawa

Como já foi possível determinar quais os processos devem ser melhorados com a ferramenta anterior, agora você deve entender quais as causas que estão produzindo os problemas.

A ferramenta de melhoria de processos que auxiliará nessa etapa é o Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de causa e Efeito.

Para isso, considere 6Ms:

  1. Método
  2. Material
  3. Mão de Obra
  4. Máquina
  5. Medida
  6. Meio Ambiente

Você deve perguntar para cada M qual a causa do problema relacionado a ele. Por exemplo: por que esse problema está acontecendo com o maquinário? A resposta pode ser: necessidade de manutenção, erro de operação etc.

Assim, para essa ferramenta, o segredo é a pergunta: por que isso está ocorrendo? Refaça a questão em cada item até conseguir alcançar a causa inicial do problema.

Ciclo PDCA

Essa é umas das mais conhecidas ferramentas de melhoria de processos e é voltada para a melhoria contínua.

Para utilizá-la, os significados de cada letra devem ser memorizados e compreendidos.

Depois, siga cada uma, de acordo com a sequência das etapas:

  1. P: Plan (Planejar): escolha o objetivo e o método mais adequado para alcançá-lo.
  2. D: Do (Fazer): treine os envolvidos no processo, realize os preparativos necessários para colocar o plano em ação. Depois, inicie a operação.
  3. C: Check (Checar): cheque os resultados e os trabalhos que estão sendo feitos. Compare com as metas e veja se precisa de ajustes.
  4. A: Act ( Agir): com os dados obtidos na etapa anterior, conclua se as mudanças tiveram êxito ou se é necessário agir mais uma vez para melhorá-las. Caso ocorra a segunda opção, recomece o ciclo PDCA.

Metodologia 5S

Essa ferramenta de melhoria de processos tem como objetivo fazer com que uma empresa alcance a qualidade total.

Sua origem é baseada em 5 palavras japonesas iniciadas com a letra S:

  • Seiri (Utilização): definir o que é necessário e desnecessário no ambiente de trabalho.
  • Seiton (Organização): organizar o espaço visando à eficácia.
  • Seisō (Limpeza): garantir um ambiente limpo e bem cuidado.
  • Seiketsu (Higiene): formular regras definidas de limpeza, arrumação.
  • Shitsuke (Disciplina): criar incentivos de melhora constante.

Como resultado do 5S é possível reduzir acidentes; ter maior sensação de satisfação dos funcionários; maior qualidade das mercadorias ou serviços oferecidos e redução de gastos ao aproveitar melhor os materiais.

Lean Manufacturing

Também conhecido como Sistema Toyota de Produção, devido ao fabricante de automóveis japonesa, essa ferramenta de melhoria de processos é baseada em como agir de forma a procurar sempre reduzir 7 tipos de desperdício:

  1. Talento não utilizado: valorizar recursos humanos e evitar subaproveitamentos.
  2. Tempo de Espera: atrasos são acumulativos e atingem outras etapas da cadeia produtiva. Evite-os.
  3. Transporte: sempre que possível evitar uso de transportes (estoque perto do local de produção, por exemplo).
  4. Excesso de processamento: evitar excessos em processos de produção que não são necessários.
  5. Inventário: manter um estoque excessivo só gera custos, desde armazenagem a desperdício de recursos.
  6. Movimento: a movimentação de recursos ou informação deve ser melhorada, gerando mais agilidade e transparência.
  7. Defeitos: defeitos geram prejuízos, desde custos com reparação até a perda de clientes.

Como iniciar a melhoria de processos?

Mas antes de escolher a ferramenta de BPM para lhe ajudar, é preciso conhecer a fundo a situação do seu negócio.

Para isso, será necessário refletir em questões como:

  • Há realmente algum problema ou ineficiência nos processos?
  • Qual ou quais são?

A partir daí é que entra a análise para definir e entender tais pontos para, somente depois, buscar por uma solução. Portanto, antes de saber para onde ir, é imprescindível saber onde e como está, certo?

Feito isso, aí sim você pode definir um novo fluxo de processos, usando algumas ferramentas de BPM para auxiliar nessa tarefa.

O que são e como funcionam as ferramentas de BPM?

O primeiro ponto que você precisa saber sobre ferramentas de BPM é o objetivo dessa solução.

As ferramentas de BPM são utilizadas para organizar processos nos chamados fluxogramas.

Também chamados de fluxos de processos, são uma representação gráfica das etapas de cada processo, indicando o caminho dos materiais e das informações, que decisões tomar e quais procedimentos utilizar, em ordem cronológica.

Para ficar mais claro o conceito, veja abaixo dois exemplos de fluxograma, um bem simples e outro mais complexo:

Fluxograma de processo de recebimento e pagamentos

Fonte: HEFLO

Fluxograma de processo de vendas

Fonte: HEFLO

Quais as vantagens das ferramentas de BPM?

Ao desenhar seus processos dessa forma tão detalhada, esses sistemas de BPM ajudam sua empresa a produzir de maneira mais organizada e eficiente, obtendo resultados muito melhores e entregando produtos e serviços de mais qualidade.

Com isso, seus clientes ficam muito mais satisfeitos, aumentando sua fidelização e, consequentemente, a lucratividade da empresa.

Além dessas, veja outras vantagens que as ferramentas de BPM podem trazer para sua empresa.

Diminuição de desperdícios

Um software de BPM permite analisar detalhadamente os processos e descobrir maneiras de diminuir custos e perdas.

Detecção de gargalos

Da mesma forma, se alguma etapa do processo está sempre atrasando as demais, isso fica claro nos diagramas e as providências necessárias são tomadas.

Diminuição de erros e refações

Ao detectar um erro no processo, esse é analisado até que se descubra a melhor maneira de realizá-lo, evitando que as falhas se repitam.

Automatização de tarefas

As ferramentas de BPM têm potencial não apenas para ajudar na melhoria de processo mediante a análise de seus fluxogramas, mas também de substituir tarefas realizadas manualmente por automações, tais como disparo automático de e-mails, baixas no estoque, emissão de notas fiscais e outras tarefas como essas.

Melhoria contínua

A maioria das ferramentas BPM contam com a coleta dos dados de produção e demais atividades da empresa, gerando relatórios para controle e contribuindo para a melhoria de processos de forma contínua a partir das informações coletadas.

Quais ferramentas de BPM podem ser utilizadas? Exemplos de sistema BPM

Agora que você sabe o que são ferramentas de BPM, suas vantagens e a importância da melhoria de processos para a sua empresa, que tal conhecer alguns softwares que podem lhe ajudar?

Veja abaixo exemplos de sistema de BPM eficientes e aplicáveis a diferentes tipos de negócios.

Visio

Criado pela Microsoft, o Visio é um dos programas mais usados pelos usuários do sistema operacional Windows. Ele permite a criação de fluxogramas, gráficos, organogramas e outras formas de sistematização de dados e processos.

A modelagem de processos é a grande vantagem desse sistema, que faz versões bastante claras dos fluxogramas a partir dos dados que são inseridos.

  • Sistema: trabalhar com o Visio não é complicado, porque o seu sistema é uma mistura de programas simples de desenho, como o Paint, e de outros mais complexos. Dessa forma, a interface é intermediária em relação aos programas mais sofisticados e é intuitivo o suficiente para poder ser usado sem um treinamento muito intenso.

Supravizio

Criado em 2002, o Supravizio é desenvolvido pela empresa brasileira Venki e conta com diversas funcionalidades. Esse software de BPM é também bastante intuitivo e de fácil instalação.

  • Opções: uma das grandes vantagens de usar o Supravizio é a forma como ele permite a realização de ações pelo celular. Se alguém fizer alguma alteração no sistema, é enviado um e-mail ao aprovador que poderá autorizar o processo pelo celular mesmo, de forma remota e bastante rápida.
  • Gestão de Processos: também é possível fazer a gestão através de um dashboard simplificado, que apresenta os pontos principais e os dados mais importantes de seu negócio para a tomada ágil de decisão e a correção de eventuais falhas.

Heflo

Para quem gosta de softwares mais modernos e dinâmicos, o Heflo é uma das ferramentas de BPM mais indicadas.

Isso porque a interface leve e intuitiva atrai as pessoas que querem mesclar a modelagem dos processos com uma aparência mais atrativa e fácil de entender.

  • On-line: para não ocupar espaço na memória do computador, o Heflo trabalha de forma 100% on-line e em nuvem. Os backups são feitos automaticamente e os dados são salvos periodicamente à medida que são inseridos. Isso também significa que o programa pode ser usado de qualquer máquina e de forma remota, sem problemas com a instalação ou com outros imprevistos.
  • Treinamento: as empresas que quiserem investir realmente no processo de capacitação para uso das ferramentas de BPM podem solicitar o treinamento em BPNN oferecido pela empresa, que aborda as principais ferramentas disponíveis e ajuda a todos os que quiserem saber mais.


Achou interessante essas orientações de como melhorar os processos da sua empresa e quais ferramentas de BPM pode usar para conseguir isso?

Então leia o nosso artigo “Dicas de melhorias de processos para uma empresa que você pode implementar agora mesmo” e obtenha ainda mais resultados!


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