Saber como evitar notificações e multas da Sefaz, Secretaria da Fazenda, é uma parte importante da gestão fiscal de toda empresa, independentemente do seu porte.
Sobre essa tarefa, é essencial que você tenha em mente que, se o seu negócio for notificado e/ou multado por esse órgão, uma série de transtornos precisarão ser resolvidos. Além de afetar a parte financeira, há o risco de a sua empresa ser impedida de receber isenções e benefícios fiscais.
Em um primeiro momento, o gasto gerado com o recebimento de multas da Sefaz é o que mais preocupa os empreendedores, e não é para menos.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Só para você ter uma ideia, emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico, CT-e com informações incorretas é passível de multa de, aproximadamente, R$ 550, além de pena de reclusão que pode ir de 2 a 5 ano, visto que é esse ato é considerado pelo Código Penal Brasileiro um crime contra a ordem tributária.
A falta do Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas, RNTRC, pode resultar em multas de até R$ 3 mil, dependendo do que foi descumprido.
Esses são apenas alguns exemplos. Há ainda as questões relacionadas a, por exemplo, o não pagamento, ou pagamento incorreto, do ICMS, que pode resultar em notificações e desenquadramento tributário.
Ou seja, são várias consequências que atrapalham o dia a dia e a rotina da empresa, impactando também diretamente no seu crescimento.
Por motivos como esses, é muito mais indicado evitar notificações e multas da Sefaz, concorda? Mas como fazer isso? Neste artigo, você vai conferir 7 dicas. Para saber quais são, continue a leitura!
7 maneiras de evitar notificações e multas da Sefaz
Entre as maneiras mais eficazes de evitar o recebimento de notificações e multas da Sefaz estão:
- Tenha uma agenda tributária
- Faça uma gestão de documentos fiscais eficiente
- Se atente às possíveis mudanças na legislação
- Providencie auditorias internas
- Faça denúncias espontâneas
- Conte com uma boa assessoria fiscal
- Automatize os seus processos
Tenha uma agenda tributária
A Sefaz é um órgão público estadual responsável pela arrecadação de diferentes impostos, tais como:
- Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS);
- Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens ou Direitos (ITCD);
- Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA).
Porém, sabemos que não são apenas esses tributos que incidem sobre as empresas. Assim, considerando os diversos impostos que precisam ser pagos, uma das primeiras formas de evitar multas da Sefaz é criando uma agenda de pagamentos.
Com o auxílio do seu contador, monte uma agenda tributária com tudo o que precisa ser pago, incluindo datas, prazos, valores e outras informações que considerar relevantes para o cumprimento das suas obrigações.
Não esqueça de deixar esse recurso acessível também a outros profissionais da sua empresa que tenham relação com o pagamento de impostos.
Faça uma gestão de documentos fiscais eficiente
Uma boa gestão de documentos fiscais contempla o recebimento e o armazenamento correto desses títulos.
No que se refere às multas da Sefaz, a falta de arquivos XML (recebidos e emitidos) na base de dados fiscais da empresa, por exemplo, é considerada uma falta grave, que pode resultar no pagamento de até R$ 1 mil por XML não guardado.
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Tenha um controle maior do financeiro da sua empresa com essa planilha gratuita da NFE.io! Com ela você poderá registrar entradas e saídas, gerenciar os recebimentos e pagamentos recorrentes e ter previsibilidade financeira de todo o seu ano!
Não deixe de ler: “Como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal de forma prática e rápida”
Se atente às possíveis mudanças na legislação
Ainda que não seja a sua área de atuação, ter o conhecimento mínimo necessário sobre os tributos e as leis que os regulamenta é outro passo essencial para evitar receber notificações e multas da Sefaz.
Além disso, é bem importante se atentar a possíveis mudanças nas legislações, as quais podem afetar datas de pagamento, valores, formas de cálculo, entre outros pontos.
Providencie auditorias internas
As auditorias internas, ou auditorias preventivas, como também podem ser chamadas, contribuem para avaliar a área contábil, fiscal e trabalhista de uma empresa.
Nesse processo, o gestor tem a chance de identificar falhas nos seus processos, de modo que seus ajustes tendem a garantir a qualidade das atividades e o cumprimento das obrigações.
Faça denúncias espontâneas
Outra atitude bastante indicada para evitar notificações e multas da Sefaz é se antecipar a elas.
Na prática, isso quer dizer que você deve fazer a denúncia espontânea ao órgão fiscalizador tão logo note alguma irregularidade na sua empresa.
Nesse processo, é necessário providenciar o pagamento dos tributos, incluindo os juros, e apresentar essa quitação com a denúncia.
Aqui, é bem importante destacarmos um ponto: não é considerada denúncia espontânea quando a medida de fiscalização (investigação ou aplicação da infração) já está em andamento.
Por isso, tão logo identifique qualquer inconstância, providencie o aviso antes da abordagem da Sefaz.
Leia também: “Como evitar autuação fiscal? 5 práticas que vão lhe ajudar!”
Conte com uma boa assessoria fiscal
Como dissemos, é bem importante e indicado que você conheça o mínimo necessário sobre a gestão de impostos do seu negócio. Porém, sabemos também que há vários tributos, regras, formas de cálculo, e outras questões relacionadas que podem “confundir” a mente de um empreendedor.
Por isso, contar com o suporte de uma assessoria fiscal de confiança (escritório de contabilidade) pode fazer toda a diferença.
O auxílio de um contador ajudará não apenas no cumprimento das obrigações fiscais e tributárias, como também tende a colaborar para reduzir os custos provenientes desses pontos, dentro do que as legislações permitem.
Automatize os seus processos
Por fim, mas tão importante quanto as demais sugestões, está a automatização dos seus processos.
Usar a tecnologia a seu favor otimiza o tempo dispensado em diferentes tarefas, diminui (ou mesmo extingue) os erros, aumenta a produtividade e deixa você livre para cuidar de outros pontos importantes para o crescimento da sua empresa.
No que diz respeito à emissão, gestão e armazenamento de notas fiscais, por exemplo, a utilização de um bom sistema traz excelentes resultados e ajuda a garantir que o seu negócio fique em dia com a Sefaz e outros órgãos fiscalizadores.
Por esses motivos, a nossa dica é a leitura do artigo “Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io” para que conheça todas as funcionalidades e recursos do sistema da NFE.io.
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