Descubra o que é a nota fiscal eletrônica e como funciona sua emissão

Você sabe o que é a nota fiscal eletrônica e para que serve? Implementada em 2006, ela veio para substituir os talões de papel que eram emitidos sempre que uma empresa realizava uma venda.

Com o objetivo de facilitar a gestão e reduzir a burocracia dos processos fiscais e tributários, a NF-e também trouxe mais agilidade às rotinas das companhias e dos órgãos de fiscalização.

Quer saber como funciona esse documento? Neste artigo, vamos explicar o que é a NF-e, para que serve, os principais tipos e as formas de emissão. Boa leitura!

• Leia também: Nota fiscal eletrônica: conheça os principais tipos

O que é nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica é um documento obrigatório que formaliza a venda de produtos e serviços, tanto no ambiente físico quanto digital. É por meio dela que todas as características da negociação são estabelecidas, como: quantidade do produto, natureza da operação, tipo de negociação e imposto que será recolhido.

Portanto, a NF-e é um dos documentos mais importantes das empresas, sendo que sua emissão é obrigatória para qualquer pessoa jurídica que comercializa produtos.

De existência apenas em formato digital, ela possui validade jurídica e serve para comprovar a venda de mercadorias e o devido recolhimento de tributos.

Ela foi instituída pelo governo federal com o intuito de substituir o formato de papel que era preenchido manualmente, o que dava uma maior margem para erros.

Nesse sentido, saiba que não emitir a NF-e pode gerar duras penalidades para a empresa, tendo em vista que essa prática é entendida como sonegação de impostos para o Fisco.

• Veja mais: Custo para implantar nota fiscal eletrônica e garantir o recolhimento correto de tributos

Para que serve a NF-e?

A nota fiscal eletrônica serve para registrar as transações comerciais de mercadorias. Tendo validade jurídica, é ela que formaliza uma venda, além de servir de garantia caso o produto esteja em desconformidade, sendo que o comprador pode recorrer aos meios legais para desfazer a negociação.

No caso de prestação de serviços, também é possível emitir uma nota fiscal no formato eletrônico. Para isso, existe a nota fiscal de serviços eletrônica – NFS-e. Esse documento comprova que um serviço foi prestado e que os tributos inerentes à transação foram devidamente recolhidos.

• Veja também: Como implantar nota fiscal eletrônica em uma empresa? Descubra em 4 passos descomplicados

Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?

De modo geral, existem quatro tipos de notas fiscais eletrônicas, que são:

• NF-e: nota fiscal eletrônica de produtos ou mercadorias;

• NFC-e: nota fiscal ao consumidor eletrônica;

• NFS-e: nota fiscal de serviços eletrônica;

• CT-e: conhecimento de transporte eletrônico.

Confira mais detalhes sobre cada nota.

NF-e: nota fiscal eletrônica de produtos ou mercadorias

A NF-e registra apenas as transações de produtos e mercadorias, que costumam ser bens tangíveis comercializados entre as partes. Ela substitui os antigos modelos 1 e 1A das notas de talão.

NFC-e: nota fiscal ao consumidor eletrônica

Já a NFC-e é voltada exclusivamente para o comércio varejista e representa vendas de produtos e serviços para o consumidor final. Esse documento substitui as notas fiscais de venda ao consumidor e o cupom fiscal emitido por uma impressora ECF.

NFS-e: nota fiscal de serviços eletrônica

A NFS-e é a comprovação de uma prestação de serviços. Ela substitui a antiga declaração de serviço, que, até então, era exigida pelas cidades para que alguém pudesse prestar serviços a terceiros. Vale dizer que ela é emitida junto à prefeitura.

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CT-e: conhecimento de transporte eletrônico

Por fim, o CT-e é necessário para o transporte de cargas, seja ele rodoviário, aéreo, ferroviário ou fluvial. O foco é diminuir as incongruências de bens transportados entre o ponto de origem e destino.

• Quer saber mais sobre os tipos de NF? Então, não deixe de ler este post – Tipos de nota fiscal eletrônica, quais as principais diferenças?

Como entender a nota fiscal eletrônica?

Agora que você já sabe o que é NF-e e para que serve, é hora de entender seu funcionamento. Esse documento existe apenas digitalmente em um arquivo de formato XML. Ou seja, a nota fiscal verdadeira e com validade jurídica não está disponível em papel.

O documento físico que acompanha as mercadorias é o DANFE – Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Assim como na NF-e, no DANFE, constam informações sobre o produto, o vendedor e o comprador.

Além disso, na NF-e, há a relação de todos os tributos que incidem sobre aquela transação, como ICMS, IPI, CSLL etc.

• Leia mais: Guia prático: tudo sobre emissão de nota fiscal eletrônica para você dominar o assunto

Quer entender ainda melhor a nota fiscal eletrônica? Dê uma olhada nesse infográfico:

nota fiscal eletrônica

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Todo o procedimento de emissão da nota fiscal eletrônica é feito pela internet, após o credenciamento da empresa na Secretaria de Fazenda do estado em que está sediada. Com isso, a organização tem acesso ao sistema emissor da SEFAZ para dar sequência às etapas de emissão da NF-e. 

No próximo tópico, vamos entender cada uma dessas fases.

Passo a passo para emitir a nota fiscal eletrônica

Após o apanhado de como é o processo de emissão da nota fiscal eletrônica, vamos mostrar o passo a passo para emitir a NF-e.

Passo 1 – Saiba qual tipo de nota você precisa

Tenha em mente que cada tipo de NF é adequado para um determinado modelo de negócio, incluindo:

• Nota fiscal de produtos eletrônica (NF-e);
• Nota fiscal de serviços (NFS-e);
• Nota fiscal do consumidor (NFC-e).

Confira mais detalhes:

Nota fiscal de produtos eletrônica

Essa é a versão digital da NF tradicional. Ela é emitida e armazenada de forma eletrônica e costuma ser usada nas transações entre pessoas jurídicas quando se vende um produto físico.

Nesta nota, estão incluídas a cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Nota fiscal de serviços

Essa nota fiscal é emitida pelos prestadores de serviços ou, então, por quem vende produtos digitais. Sua emissão é um pouco diferente da anterior, pois é feita por meio do site da prefeitura municipal. 

Assim sendo, para quem precisa emitir esse tipo de nota, é crucial procurar a prefeitura.

Nota fiscal do consumidor

Essa é uma nota que é emitida diretamente ao consumidor final, sendo ela uma versão eletrônica dos tradicionais cupons fiscais do varejo.

Trata-se de uma nota muito utilizada pelo comércio varejista, como mercados, farmácias, açougues e outros estabelecimentos.

Passo 2 – Adquirir um certificado digital

O próximo passo é escolher um certificado digital, um tipo de assinatura eletrônica que comprova a autenticidade do documento fiscal.

Esse documento é essencial para gerar a NF. Para adquiri-lo, você tem que escolher uma autoridade certificadora (AC) que esteja habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-BR).

Inclusive, no site da ICP-Brasil, você encontra uma lista completa das empresas que estão autorizadas a comercializar o certificado digital.

Basicamente, você pode escolher entre os tipos A3 e A1:

• o A3 é comercializado na forma de um dispositivo móvel, como cartão, token ou pen drive, com validade de 3 anos;
• já o A1 tem validade de apenas 1 ano, podendo ser instalado em várias máquinas e acessado de qualquer dispositivo. 

Seja qual for o modelo que você escolher, é crucial comparecer a uma Autoridade de Registro (AR) para a emissão do certificado.

Passo 3 – Credenciamento junto à SEFAZ

Para emitir notas fiscais, a SEFAZ precisa reconhecer seu CNPJ. Vale destacar que alguns estados fazem esse credenciamento automaticamente, no momento em que a empresa é criada.

Quando isso não é feito, é preciso então credenciar a empresa no portal da Secretaria da Fazenda do local onde a empresa está registrada. Caso esteja presente em mais de um estado, é preciso fazer o credenciamento em cada um deles.

Se a empresa prestar serviços, será obrigatório também o cadastramento junto à prefeitura municipal para emitir a NFS-e.

Passo 4 – Escolha o emissor da nota fiscal

Com a devida autorização do órgão responsável, você pode escolher a plataforma emissora da nota fiscal eletrônica.

Uma opção é usar o emissor gratuito oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e). Caso prefira, você ainda pode usar um emissor pago, que é integrado ao sistema do governo.

A maior vantagem de escolher o segundo caminho é que esse emissor pode ser integrado ao sistema de gestão da empresa, o que facilita bastante para quem tem um grande volume de emissão de notas.

Passo 5 – Preencha todos os dados da nota fiscal

Para finalizar, é necessário preencher a NF. Comece com os campos destinados aos dados da empresa, do cliente e do produto que está sendo comercializado. 

Preenchidos esses campos, o documento deverá ser autenticado com a assinatura digital. 

Depois, o arquivo XML é submetido à autorização da SEFAZ. E, se estiver tudo certo, basta imprimir o DANFE e enviar o XML para o cliente.

Ficou claro o que é nota fiscal eletrônica e como ela funciona? Lembre-se de armazenar esses documentos e mantê-los muito bem organizados por, pelo menos, 5 anos após sua emissão.

Esse prazo é exigido para fins de fiscalização e eventuais contestações por parte dos clientes.

• Confira também: Como enviar nota fiscal eletrônica por e-mail para o cliente: mais produtividade e menos custos

Veja mais algumas dicas do que é preciso fazer para emitir corretamente uma nota fiscal eletrônica em sua empresa:

nota fiscal eletrônica

DICA: Problema na emissão de nota fiscal eletrônica? Veja como evitar!

Como aprimorar a gestão de notas fiscais em sua empresa?

Para uma gestão mais eficiente das notas fiscais eletrônicas, considere contratar um software especializado, como o NFE.io. Com nossa solução, você poderá automatizar uma série de tarefas e obter mais produtividade.

Assim, pode-se reduzir erros e ganhar tempo, de modo que a equipe possa se dedicar a tarefas mais importantes que a burocracia contábil, tais como a definição das estratégias de negócio e a conquista de novos clientes.

Veja mais vantagens que um app para gerenciar suas notas fiscais pode trazer para seu negócio:

• cálculo automático dos impostos;
• geração e envio automático por e-mail dos arquivos XML e PDF aos clientes;
• reenvio automático de notas, caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
• consultas automatizadas a CPF e a CNPJ;
• desconto no certificado digital;
• armazenamento das notas local seguro na nuvem;
• gráficos e estatísticas disponíveis no dashboard, com a evolução mensal do negócio e os motivos de recusa de notas;
• fácil integração via API com outros sistemas, como o do financeiro;
• uso de mais de uma empresa na mesma conta, o que permite utilizar o modo de revenda.

Gostou? Então, não perca tempo e veja mais detalhes do gerenciador de nota fiscal eletrônica da NFe.io!