Embora pareça um detalhe aparentemente técnico, saber o que é NCM na nota fiscal é fundamental para o dia a dia da sua empresa. Afinal, essa classificação fiscal afeta diretamente a saúde financeira do negócio, já que define se o pagamento de impostos é feito corretamente.
O problema é que muitos gestores só percebem a importância do NCM quando enfrentam dificuldades para emitir notas, inconsistências nos dados ou até autuações por erros tributários. Ou seja, mais que um número na nota, esse código tem um papel fundamental para enquadrar produtos e serviços comercializados.
Para não correr o risco de sofrer penalidades ou outros imprevistos em seus processos, continue a leitura para descobrir mais sobre esse código e como usá-lo!
O que é NCM na nota fiscal?
A NCM (Nomenclatura Comum ao Mercosul) é uma nomenclatura padrão usada pelos países do Mercosul com o objetivo de facilitar a identificação de mercadorias comercializadas entre os membros da região econômica.
Saber o que é o código NCM na nota fiscal é essencial porque seu uso é obrigatório para todos os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e). Caso o emissor não faça a correta classificação do produto, a falha pode resultar em sanções.
Essa estrutura internacional foi criada para classificar produtos de forma uniforme, permitindo identificar cada item por meio de um código numérico de oito dígitos.
Na prática, o NCM nasceu para facilitar o comércio entre os países do bloco, ao padronizar descrições e reduzir divergências tributárias. Assim, empresas passaram a falar a mesma “língua fiscal” ao classificar mercadorias.
Qual a origem do NCM?
O código NCM surgiu em 1995, quando os países do Mercosul adotaram essa padronização baseada no Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias (SH), um padrão internacional de categorias para produtos comercializados mundialmente.
Inicialmente, foi instituída para atender Brasil, Paraguai, Uruguai e Argentina. Foi só em 2006 que a Venezuela também passou a fazer parte do bloco.
Existem outras funções para a NCM?
O que poucos varejistas sabem é que a NCM também pode ser usada como apoio para o controle de estoque por identificar a entrada e a saída de mercadorias. Com esse processo, é possível até agrupar produtos similares e otimizar o espaço físico disponível.
A emissão das notas com o código NCM possibilita que as equipes responsáveis pelo controle de estoque tenham números atualizados e precisos dos produtos que entram e saem.
Para que serve o código NCM na nota fiscal?
O código NCM serve para classificar fiscalmente cada mercadoria comercializada internamente e nos territórios apresentados. Assim, os produtos recebem a alíquota correta de recolhimento de impostos:
- Imposto de Importação (II);
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
O código também serve para identificar mercadorias que têm algum tipo de benefício fiscal, como reduções de alíquotas, isenções, regimes aduaneiros especiais e outras especificidades.
Conforme antecipamos, um enquadramento errado pode representar uma penalidade, variando de multas de 1% sobre seu valor até a retenção da carga nos casos de importação e exportação dos produtos.
Diferentemente do CFOP (Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços), usado para determinar a modalidade de operação de compra ou venda, a NCM visa identificar a natureza da mercadoria que está sendo comercializada. Sua consulta é feita diretamente na tabela NCM atualizada.
A seguir, entenda no detalhe para que serve o NCM na nota fiscal!
Classificação tributária
A classificação tributária é uma das principais funções do NCM na nota fiscal. Esse código identifica a natureza do produto comercializado e permite que os tributos sejam aplicados de forma correta em cada operação.
Com a definição do código NCM na nota fiscal, você evita cobranças indevidas, interpretações equivocadas ou até problemas fiscais mais graves. Por exemplo, produtos com benefícios fiscais, como isenções ou alíquotas reduzidas, só recebem esses tratamentos se estiverem corretamente classificados.
Assim, a escolha precisa do NCM impacta diretamente o valor final da nota, o cálculo de impostos e a conformidade com a legislação tributária vigente.
Importação e exportação
Nas operações internacionais, entender o que é NCM na nota fiscal é essencial para garantir que os produtos sejam corretamente classificados de acordo com padrões globais. O NCM segue o Sistema Harmonizado (SH), adotado por mais de 180 países, e permite que os itens transitem com segurança jurídica e previsibilidade tributária.
Essa padronização facilita o desembaraço aduaneiro, a aplicação de alíquotas de impostos de importação e exportação e o acesso a tratados comerciais.
Ao preencher a documentação fiscal, como a DI (Declaração de Importação) ou o RE (Registro de Exportação), o código NCM precisa refletir exatamente a natureza do produto. Qualquer divergência pode gerar multas ou retenções na alfândega.
Obrigações fiscais
O NCM também está diretamente ligado ao cumprimento das obrigações fiscais acessórias exigidas por estados e pela Receita Federal. A classificação correta garante que você entregue declarações como SPED Fiscal, EFD-Contribuições e outras obrigações com dados consistentes e sem riscos de autuação.
Além de influenciar o cálculo de impostos, o NCM é usado para cruzamento de informações entre diferentes sistemas governamentais. Quando há inconsistência, as chances de cair na malha fiscal aumentam.
Por isso, entender o que é NCM na nota fiscal vai além da emissão do documento. Esse é um cuidado que afeta toda a conformidade fiscal da empresa e pode evitar penalidades que comprometem o fluxo financeiro.
Como funciona a tabela NCM atualizada?
A tabela NCM é um descritivo do produto, em que os números representam as características de cada mercadoria. Portanto, esse código é uma espécie de linguagem internacional para simplificar os trâmites em um processo de importação e exportação entre os países do Mercosul.
As atualizações da tabela são feitas com determinada frequência e é por meio da nota técnica 2016.003 que é possível consultar os códigos e, por exemplo, ver quais foram descontinuados. As versões desta nota técnica estão em consonância com as Resoluções Gecex publicadas.
Vale destacar que a NCM é composta por oito dígitos, mas somente os dois últimos são específicos. Por ter sido baseada no SH, os seis primeiros dígitos fazem parte desse sistema.
A identificação permite que as mercadorias provenientes do Mercosul possam ser comercializadas nos 190 países que usam o Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias.
Esses dígitos estão dispostos em uma tabela de 21 seções e 96 capítulos. Os diferentes produtos e serviços são classificados em cada seção segundo suas próprias características.
Vale dizer que cada dígito deixa mais específico o tipo de produto ou serviço comercializado. Por isso, a sequência é dividida em 5 blocos com a seguinte estrutura: 00.00.00.0.0
1. Capítulo
Os dois primeiros dígitos do código na tabela NCM atualizada são denominados capítulos e definem a natureza da mercadoria, ou seja, caracterizam o produto em si.
2. Posição
Os dois dígitos seguintes da NCM são denominados posição e detalham o tipo de mercadoria.
3. Subposição
A subposição representa os números indicados no quinto e no sexto dígitos e oferece mais detalhes sobre a mercadoria que está sendo comercializada.
4. Item
Específico da NCM, o sétimo dígito tem a função de detalhar ainda mais o produto e classificar a mercadoria.
5. Subitem
Também pertencente à NCM, o oitavo dígito fornece ainda mais detalhes sobre a natureza do produto comercializado.
Para que você entenda melhor o código, vamos usar como exemplo a seguinte NCM: 01.02.21.9.0.
Na sequência acima, os dígitos correspondem às seguintes informações:
- capítulo 01: animais vivos;
- posição 01.02: animais vivos da espécie bovina;
- subposição 01.02.21: bovinos domésticos;
- item 01.02.21.9: reprodutores de raça pura;
- subitem 01.02.21.9.0: bovinos domésticos reprodutores de raça pura, prenhes ou com cria ao pé.
Portanto, o capítulo abrange todos os animais vivos, mas na medida em que o código avança para posição, subposição, item e subitem, fica mais específico.
O vídeo abaixo, de Gilberto Castro, explica a composição da NCM de uma maneira bem simples e didática:
Como fazer a consulta de NCM na Receita Federal?
Para consultar o NCM pelo sistema oficial, acesse o Portal Único Siscomex – Classif. Na tela inicial, você verá o Sumário da NCM, organizado em capítulos por tipo de mercadoria.
No menu à esquerda, é possível navegar pelas seções e capítulos ou digitar diretamente o termo ou código desejado na barra de pesquisa. Ao selecionar um capítulo, o sistema abre os desdobramentos até chegar ao item completo com oito dígitos.
Cada resultado mostra a descrição detalhada, notas explicativas e regras de aplicação, o que ajuda a confirmar a classificação correta do produto. A consulta de NCM na Receita Federal feita nesse portal garante acesso à versão mais atualizada da tabela e reduz o risco de erros fiscais.
O que significam os 8 dígitos?
Os oito dígitos que compõem o NCM representam uma hierarquia de classificação que descreve o produto com precisão dentro da estrutura do comércio internacional e nacional. Na prática, cada par de números tem um significado específico.
Os dois primeiros dígitos indicam o capítulo, que agrupa grandes categorias de mercadorias. Os dois seguintes representam a posição e detalham ainda mais o tipo de produto.
Os dois dígitos seguintes formam a subposição, com uma descrição mais específica. Por fim, os dois últimos compõem o item e subitem, que individualizam o produto de forma exata.
Entender a lógica desses oito dígitos ajuda você a interpretar o que é NCM na nota fiscal com mais clareza e a evitar erros na classificação.
Como saber o NCM de um produto?
Para descobrir o NCM do produto, é necessário acessar o portal da Secretaria da Fazenda ou o site do Sistema Classif da Receita Federal e definir se você quer fazer a consulta por:
- classificação;
- nomenclatura;
- código.
Cada um desses métodos exige ter dados diferentes em mãos. A seguir, descubra como saber o NCM de um produto em cada caso!
1. Consulta por classificação
Ao optar por esse tipo de consulta, é possível fazer a busca na tabela NCM ao indicar a classificação do seu produto. Vale lembrar que esse tipo de procura é mais lento do que a feita por nomenclatura, mas também é mais abrangente.
2. Consulta por nomenclatura
Você pode fazer a busca pelo nome do produto comum no Mercosul. Ao selecionar “nomenclatura”, você receberá todos os produtos que se assemelham ao que procura.
Ainda que seja uma das formas mais simples de busca, se você não conhecer a nomenclatura comum do produto, não conseguirá encontrá-lo. Nesse caso, você pode fazer a busca por categorias para descobrir o nome comum do seu produto.
Por exemplo, você pode digitar “Leite em pó” e não encontrar o que está procurando, então, ao ampliar a busca por categorias, poderá ver que o nome na descrição é um pouco diferente do que você digitou.
3. Consulta NCM por código
Em alguns casos, você já tem o código do produto e quer somente confirmar se realmente corresponde ao que você vende. Quando a situação for essa, é possível fazer a busca por código.
A pesquisa é útil para compreender se a nomenclatura que você usa nas suas vendas é a correta, o que evita problemas por falta de conhecimento.
Qual o risco de usar o NCM errado na nota fiscal?
Usar o NCM incorreto na nota fiscal pode gerar sérios problemas fiscais para a sua empresa. Esse erro afeta o cálculo de tributos como ICMS, IPI e PIS/COFINS. Ainda, erros recorrentes chamam a atenção do fisco e aumentam o risco de bloqueios nas operações.
Para evitar esses problemas, vale entender melhor os impactos do NCM errado na nota fiscal nos próximos tópicos. Confira!
Multas e penalidades
Quando o NCM é informado de forma incorreta, a empresa pode sofrer penalidades previstas na legislação federal e estadual. As multas variam conforme o tipo e a gravidade da infração.
Em muitos casos, a Receita Federal aplica multa de 1% sobre o valor total da operação ou da prestação, limitada a R$ 5.000 por documento fiscal. Já os estados podem cobrar multa específica por erro na base de cálculo do ICMS.
A classificação incorreta também pode levar ao pagamento retroativo de impostos com juros e correção. Assim, erros no NCM na nota fiscal representam prejuízos diretos ao seu caixa e à reputação fiscal da empresa.
Retenção indevida de mercadorias
Quando há erro na classificação do NCM, a mercadoria pode ser retida na fiscalização aduaneira ou em postos fiscais interestaduais. O processo acontece porque a descrição do produto não corresponde à tributação declarada, o que levanta suspeitas sobre a regularidade da operação.
A retenção causa atrasos logísticos, quebra de prazos com clientes e aumento de custos operacionais. Em casos mais críticos, a carga só é liberada após pagamento de diferença tributária ou aplicação de multa.
Logo, evitar NCM errado na nota fiscal é uma medida essencial para manter o fluxo de entregas, cumprir exigências legais e preservar a credibilidade da empresa nas transações comerciais.
Pagamento incorreto de impostos
O uso do NCM influencia tributos, como ICMS, IPI, PIS e COFINS, e um simples dígito fora do lugar altera completamente o tratamento tributário. Quando o NCM está incorreto, os tributos são calculados com base em uma classificação errada.
Como consequência, pode ocorrer pagamento a maior, o que gera prejuízo financeiro, ou a menor, que caracteriza sonegação fiscal involuntária. No primeiro caso, o impacto afeta diretamente o caixa da empresa. Já no segundo, além do risco de autuação, você ainda precisa recolher a diferença com juros e multas.
Por que é tão importante identificar a NCM correta?
Além de ser obrigatória a todos os comércios, a identificação da NCM na nota fiscal permite:
- tributação correta de mercadorias exportadas e importadas;
- cálculo exato de outros tributos, de modo a evitar o pagamento de valores errados;
- acompanhamento do fluxo de mercadorias comercializadas entre os países;
- análise das mudanças relativas ao comportamento de compra e venda.
Portanto, você pode notar que essa é uma das informações mais importantes de uma nota fiscal, o que reforça a necessidade do preenchimento cuidadoso dos dados no documento.
O que fazer caso seja informada uma NCM errada?
Quando você preenche uma NCM errada, a nota fiscal é rejeitada. Como consequência, a falha é passível de retenção das mercadorias na Alfândega, de investigações e de multas com valor mínimo de R$ 500 ou 1% do valor aduaneiro.
Dados errados da NCM geralmente retornam da Sefaz com a informação “rejeição 778: informado NCM inexistente”. Nesse caso, dois cenários são possíveis: o código informado realmente não consta na tabela ou houve um erro no ambiente de autenticação da nota.
Para o primeiro, é necessário localizar o código identificador correto e reemitir a nota. Já no segundo, você deve entrar em contato com a Sefaz e informar o ocorrido, pois é necessário fazer uma carta de correção.
Também é possível que não exista uma NCM que identifique seu produto. Quando este cenário ocorre, o código deve ser formado por oito dígitos 0 (00000000), conforme informado no Manual de Orientação do Contribuinte — versão 6.00.
É possível corrigir uma NCM após a emissão da nota fiscal?
Existe a possibilidade de corrigir o NCM após a emissão da nota fiscal, mas o procedimento depende do tipo de erro e do status da nota.
Se a nota ainda não foi autorizada, você pode corrigir diretamente no sistema emissor e reenviar. Após a autorização, o caminho mais comum é o cancelamento da nota dentro do prazo legal, geralmente 24 horas, e a emissão de uma nova com as informações corrigidas.
Em alguns casos, quando o erro não afeta valores, é possível registrar uma carta de correção eletrônica (CC-e). No entanto, o documento não pode alterar o produto, apenas ajustar detalhes como o código fiscal.
Onde encontrar o NCM na nota fiscal?
O NCM está localizado nos dados do produto dentro da nota fiscal eletrônica (NF-e), especificamente no campo chamado “código NCM”. Para saber onde fica o NCM na nota fiscal, vale entender que o código aparece junto com outras informações do item, como:
- descrição;
- CFOP;
- quantidade;
- valor unitário;
- tributos aplicáveis.
Para notas fiscais de produto emitidas em PDF, o código pode ser visualizado na seção de detalhamento, geralmente ao lado da descrição ou dos impostos.
Se você tiver dúvidas sobre onde encontrar o NCM, também pode verificar o arquivo XML da NF-e. Nesse caso, o código aparece dentro da tag <NCM>, o que facilita a automação da verificação via sistemas integrados ou plataformas que fazem leitura automática desses dados.
Além de saber onde localizar, é importante entender que é necessário informar o NCM em todos os itens da nota, mesmo quando os produtos forem semelhantes. A omissão ou repetição indevida pode gerar inconsistência nos dados fiscais e aumentar o risco de penalidades.
Cada item precisa conter seu respectivo código NCM para que os tributos sejam calculados corretamente e a empresa permaneça em conformidade com as exigências da Receita Federal e da Sefaz. Logo, uma mesma nota pode ter mais de um dos códigos.
Qual a diferença entre classificação fiscal e NCM?
Ao saber o que é NCM na nota fiscal, você percebe que não existe diferença entre esse código e a classificação fiscal. Ambos são conceitos que se referem ao sistema usado para categorizar mercadorias com base em sua natureza, características e função.
O objetivo é facilitar o processo de tributação, o controle aduaneiro e a coleta de estatísticas comerciais.
Para diferenciar os termos, podemos dizer que a classificação fiscal está relacionada a um conceito mais amplo de categorização de mercadorias. Já a NCM é uma nomenclatura específica adotada pelos países do Mercosul.
A NCM muda de acordo com o estado ou cidade?
O NCM não muda conforme o estado ou a cidade, pois esse é um código unificado em todo o território nacional, baseado no Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias, adotado internacionalmente.
Essa padronização garante que a classificação dos produtos seja a mesma em qualquer operação, independentemente da localização da empresa ou do cliente. O que pode variar entre estados é a alíquota de impostos como o ICMS, mas o NCM em si permanece igual.
Como ter o NCM na nota fiscal de forma automática?
Como você viu neste artigo ao descobrir o que é NCM na nota fiscal, esse é um campo obrigatório e padronizado para produtos e serviços diversos. Se você quiser ter ainda mais agilidade na hora de emiti-la, é só usar a NFE.io para automatizar seus processos.
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O sistema também permite administrar vários CNPJs simultaneamente, bem como consultar sistemas como Receita Federal, Correios, entre diversas outras funções. E você ainda terá o NCM na nota fiscal de forma automática.
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Gostei muito. Obrigado pela aula!