Já se perguntou como cancelar a nota fiscal eletrônica (NF-e), uma vez que ela foi emitida? Embora pareça difícil, fazer o cancelamento é bem simples, bastando ter alguns cuidados para evitar problemas com o fisco, como o prazo.
Se você quer saber como cancelar uma nota fiscal corretamente, veio ao lugar certo. Neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber para cancelar o documento sem errar. Confira!
Quais são os pré-requisitos para cancelar a nota fiscal?
O cancelamento da nota fiscal só pode ocorrer dentro do período de 24 horas depois da autorização da Secretaria da Fazenda do estado. Portanto, se a NF foi emitida e autorizada pela SEFAZ às 14h do dia 28, só poderá ser cancelada até às 13h59 do dia 29.
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Passado esse período, o procedimento não pode mais acontecer. Por outro lado, ainda pode-se recorrer à SEFAZ munido de uma justificativa para que seja feito o cancelamento da nota fiscal em questão.
Além do prazo, há outros dois critérios que precisam ser observados antes do cancelamento da nota fiscal eletrônica.
Um deles é que a mercadoria que está sendo comercializada não pode ter saído do estabelecimento de origem. Se ela já foi encaminhada ao cliente, a nota fiscal não pode ser mais cancelada.
Outro ponto é que o destinatário não poderá confirmar a ciência da NF-e emitida, caso contrário, o cancelamento não poderá se concretizar.
Quando é necessário cancelar uma nota fiscal eletrônica? 4 exemplos
A nota fiscal pode ser cancelada quando há alguma falha no processo de emissão, verificado após o envio e a validação do documento para a Secretaria da Fazenda. Dentre os principais motivos ligados ao cancelamento da NF, estão:
- preenchimento incorreto de dados;
- cálculo errado dos tributos;
- emissão feita em data incorreta;
- desistência de uma das partes.
Siga conosco para conhecer mais detalhes sobre cada situação.
1. Preenchimento incorreto de dados
A maior demanda por cancelamento de notas vem do preenchimento incorreto de dados, incluindo: quantidade de produtos, valores, descontos e afins.
Há também outros erros relacionados ao preenchimento dos códigos, como CST, CFOP, CEST e NCM.
O preenchimento incorreto desses dados fará com que seja necessário o cancelamento do documento fiscal.
2. Cálculo errado dos tributos
O cálculo inadequado dos impostos também é bastante comum. Nesse sentido, se você calculou um valor errado na nota, não há outro caminho a não ser cancelar o documento fiscal.
Até porque nenhuma empresa vai aceitar um pagamento adicional por conta do imposto indevido. E isso até mesmo afetará seu fluxo de caixa.
3. Emissão feita em data incorreta
Outro erro comum é a emissão feita em data errada. Por exemplo, a empresa emitiu uma nota no dia 31 de julho, mas poderia emiti-la no dia 1 de agosto para ganhar mais prazo com os tributos.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Quando esse tipo de erro acontece, é possível cancelar a nota e emiti-la no dia seguinte, desde que a mercadoria ainda não tenha sido enviada para o cliente.
4. Desistência de uma das partes
Em algumas situações, o comprador pode desistir do pedido, seja por conta de um atraso ou por qualquer motivo. Caso a empresa já tenha emitido a nota fiscal, ela pode ser cancelada por essa razão.
Mesmo na questão de desistência de uma das partes, é necessário que o cancelamento seja feito dentro do prazo de 24 horas.
Leia mais detalhes: 5 erros na emissão de notas fiscais
Como cancelar a nota fiscal eletrônica já emitida? 10 passos
Abaixo, separamos o passo a passo para cancelar a NF-e no próprio aplicativo da SEFAZ, acessível pelo site gratuitamente. Por sinal, o processo pode ser feito em outros emissores, de modo semelhante. Confira!
Passo a passo para cancelar a nota fiscal eletrônica
Para cancelar uma nota fiscal eletrônica, é necessário ter a DANFE em mãos, pois você terá que informar alguns dados. Depois, basta seguir esses 10 passos:
- acesse o site da SEFAZ;
- clique em “Gerenciar Emissão”;
- em remetente, escolha o tipo (entre CPF e CNPJ);
- insira o número do documento correspondente;
- coloque o número da nota fiscal ou os dígitos da Chave de Acesso da DANFE;
- preencha o captcha (escreva no campo de texto as letras exibidas na tela);
- vá em “Consultar”;
- a nota fiscal que você deseja cancelar será aberta na tela;
- no menu, selecione a opção “Cancelar”, que fica no topo da página;
- clique no botão e confirme o cancelamento da nota fiscal eletrônica.
Pronto. A nota fiscal será cancelada, bastando esperar alguns minutos até que a SEFAZ confirme o cancelamento. Assim feito, a NF não terá mais validade.
E lembre-se: mesmo sendo cancelada, a nota precisa compor o livro fiscal da sua empresa, assim como o arquivo que é enviado por meio do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED fiscal.
Veja outras dicas sobre NF em nosso blog:
Como cancelar uma nota fiscal depois de 24 horas?
Conforme dissemos neste artigo, o cancelamento de uma nota fiscal só pode acontecer dentro das primeiras 24 horas. Passado esse período, a solicitação não pode ser mais feita dentro do emissor.
O que fazer, então? Nessa situação, é preciso recorrer à SEFAZ, estando sujeito a penalidades e alguns procedimentos específicos que variam de acordo com cada estado.
Em alguns estados, como São Paulo, é permitido o cancelamento da nota com a penalidade de uma multa que equivale a 1,5% do valor total da transação que foi cancelada.
Outras localidades, como o Distrito Federal, não permitem o cancelamento após 24 horas. Nessas situações, é obrigatório pagar os tributos devidos ou recorrer a outros meios que veremos a seguir.
O que fazer quando não é possível cancelar uma nota fiscal?
Quando não for mais possível cancelar uma nota fiscal, você pode recorrer a dois caminhos. O primeiro é emitir uma carta de correção eletrônica, enquanto o segundo é fazer um pedido de anulação da nota. Cada caso é usado em uma ocasião diferente.
A carta de correção pode ser usada em várias situações, mas tem algumas limitações, sendo que ela não pode ser emitida quando:
- os dados que precisam ser corrigidos interferem na base de cálculo dos tributos;
- o erro envolve dados substanciais do remetente ou destinatário;
- a data da emissão do documento fiscal está errada.
Assim como o cancelamento, esse procedimento está sujeito à autorização por parte da Secretaria da Fazenda Estadual.
Se o erro da NF não for passível de carta de correção e o prazo para o cancelamento já estiver esgotado, é pertinente solicitar a anulação do documento emitido.
Nesse caso o emissor deve emitir uma nota de devolução por parte do destinatário e arcar com as sanções previstas em leis, além das específicas para cada estado. É crucial, portanto, consultar as regras previstas.
Como aprimorar a gestão das notas fiscais eletrônicas?
Até aqui, ficou claro que o cancelamento da nota fiscal deve ser feito apenas em algumas situações, segundo regras pré-estabelecidas, certo?
Para evitar aborrecimentos, a melhor maneira de ter segurança e tranquilidade ao gerenciar suas notas fiscais é contando com um sistema específico para isso, como o NFE.io.
Esse sistema já faz o cálculo dos impostos, gera os arquivos XML e HTML, conta com painéis de gestão que trazem dados sobre suas vendas e até possibilita o desconto na hora de emitir o certificado digital.
A propósito, fica mais fácil acompanhar se o prazo para o cancelamento da NF já estourou ou ainda não.
Quer saber mais detalhes? Então, conheça nosso gerenciador de notas fiscais eletrônicas e surpreenda-se!
