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Planilha de controle de notas fiscais ou usar um software?

Veja como criar uma planilha de controle de notas fiscais de entrada e saída e as vantagens de usar um software de controle.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Manter um controle adequado das notas fiscais, tanto de entrada como da saída, é fundamental para seu negócio.

O uso de livros, fichários e formulários impressos para isso, além de acumular um volume incrível de papel, é uma prática antiquada e pouco produtiva.

Na hora de procurar as informações que você precisa, tudo fica muito difícil e demorado de encontrar.

Além disso, erros de cálculo podem acontecer, o que vai prejudicar todo seu controle.

Uma alternativa a esse esquema é usar uma planilha de controle de notas fiscais no Excel ou no Google Planilhas.

Uma planilha de controle de notas fiscais de entrada e saída pode ser até um pouco trabalhosa de fazer no Excel ou em outro programa de planilhas que você escolher. Mas, com certeza, não é difícil executar essa montagem.

Nesse post, você vai ver como montar uma planilha de controle de notas fiscais e ficar a par das entradas e saídas do seu negócio.

Veja também: O que é, quando e como lançar uma nota fiscal de entrada?

Como montar uma planilha de controle de notas fiscais de entrada e saída

Se você não controlar adequadamente suas notas fiscais, poderá cometer alguns erros e até mesmo esquecer de cobrar seus clientes, já pensou nisso?

Se você não gera boletos de cobrança para todas notas fiscais que emite, recebe com cheques pré-datados ou depósitos bancários, por exemplo, é muito importante manter esse controle e ficar atento às datas de recebimento dos valores referentes a cada nota.

Mas essa é apenas uma das muitas informações que uma planilha de controle de notas fiscais em Excel deve ter.

Veja a nossa sugestão do que deve haver em cada coluna da planilha:

  • Número da nota fiscal
  • Data de emissão da nota fiscal
  • Valor da nota
  • CNPJ ou CPF de quem recebe a nota
  • Nome da empresa ou pessoa física que recebe a nota
  • Discriminação da mercadoria ou serviço
  • Unidade utilizada (podem ser quilos, caixas, litros, metros, garrafas etc.)
  • Quantidade do que foi entregue
  • Endereço da entrega
  • Dados de contato (telefone e e-mail)
  • Data de vencimento

Como você viu, é uma quantidade muito grande de campos a serem preenchidos manualmente, o que pode até gerar erros.

Além disso, uma nota que contém mais de uma mercadoria ou serviço fica difícil de ser discriminada em uma planilha, o que pode gerar confusão ou inclusão incorreta de informações.

E mais: você tem um backup dessas planilhas? Como saber se a planilha que você está utilizando está realmente atualizada?

Esses são alguns dos problemas de controlar tarefas com e-mails e planilhas.

A consulta aos dados é lenta e pouco confiável.

É por isso que recomendamos que no lugar de usar uma planilha de controle de notas fiscais de entrada e saída, você empregue um software para isso e tenha muito mais garantias de estar fazendo o controle adequado.

Saiba mais: Você sabe como fazer controle de notas fiscais? Confira 7 dicas que vão te ajudar no dia a dia de seu negócio

Software de controle e emissão de notas fiscais

Não seria bem mais fácil, assim que emite cada uma das suas notas fiscais (em um software cheio de funcionalidades adicionais), já contar com todos esses dados organizados de forma confiável e fácil de pesquisar?

Que tal poder usar um painel de controle como este?

Planilha de controle de notas fiscais

As coisas não parecem muito mais práticas e organizadas?

Ao usar um gerenciador de nota fiscal eletrônica em sue negócio, como o NFe.io você contará com diversas outras vantagens, que vão facilitar sua vida e dar mais produtividade ao seu negócio:

  • Banco de dados com todos os clientes cadastrados, não precisa digitar toda vez que emitir uma nota fiscal
  • Agilidade na busca de informações sobre cada cliente
  • Cálculo automático do valor dos impostos
  • Envio dos e-mails para clientes com os arquivos XML e HTML
  • Criar categorias de pesquisa para diferentes tipos de notas fiscais
  • Emissão de notas fiscais de diferentes CNPJs no mesmo sistema
  • Uso de uma única interface para emitir notas fiscais de diferentes municípios
  • Se o sistema da prefeitura estiver fora do ar o NFe.io tenta reemitir a nota até ele voltar a funcionar
  • Garantia de armazenamento seguro de todas as suas notas fiscais, como exigido pela lei

Como você viu, contar com um sistema automatizado de gerenciamento de notas fiscais eletrônicas é muito mais prático e seguro para sua empresa.

Nada de planilhas confusas e dados desatualizados: você terá acesso a todas as informações que precisa em poucos segundos, com alguns cliques de seu mouse.

E tem mais uma vantagem: o NFe.io oferece desconto na emissão de seu certificado digital!

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Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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