Planilha de controle de notas fiscais ou usar um software?

Tempo de leitura: 5 minutos

Manter um controle adequado das notas fiscais, tanto de entrada como da saída, é fundamental para seu negócio.

O uso de livros, fichários e formulários impressos para isso, além de acumular um volume incrível de papel, é uma prática antiquada e pouco produtiva.

Na hora de procurar as informa√ß√Ķes que voc√™ precisa, tudo fica muito dif√≠cil e demorado de encontrar.

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Na NFE.io √© poss√≠vel se livrar dessas tarefas repetitivas atrav√©s de integra√ß√Ķes com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

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Além disso, erros de cálculo podem acontecer, o que vai prejudicar todo seu controle.

Uma alternativa a esse esquema é usar uma planilha de controle de notas fiscais no Excel ou no Google Planilhas.

Uma planilha de controle de notas fiscais de entrada e saída pode ser até um pouco trabalhosa de fazer no Excel ou em outro programa de planilhas que você escolher. Mas, com certeza, não é difícil executar essa montagem.

Nesse post, você vai ver como montar uma planilha de controle de notas fiscais e ficar a par das entradas e saídas do seu negócio.

Veja também: O que é, quando e como lançar uma nota fiscal de entrada?

Como montar uma planilha de controle de notas fiscais de entrada e saída

Se você não controlar adequadamente suas notas fiscais, poderá cometer alguns erros e até mesmo esquecer de cobrar seus clientes, já pensou nisso?

Se você não gera boletos de cobrança para todas notas fiscais que emite, recebe com cheques pré-datados ou depósitos bancários, por exemplo, é muito importante manter esse controle e ficar atento às datas de recebimento dos valores referentes a cada nota.

Mas essa √© apenas uma das muitas informa√ß√Ķes que uma planilha de controle de notas fiscais em Excel deve ter.

Veja a nossa sugest√£o do que deve haver em cada coluna da planilha:

  • N√ļmero da nota fiscal
  • Data de emiss√£o da nota fiscal
  • Valor da nota
  • CNPJ ou CPF de quem recebe a nota
  • Nome da empresa ou pessoa f√≠sica que recebe a nota
  • Discrimina√ß√£o da mercadoria ou servi√ßo
  • Unidade utilizada (podem ser quilos, caixas, litros, metros, garrafas etc.)
  • Quantidade do que foi entregue
  • Endere√ßo da entrega
  • Dados de contato (telefone e e-mail)
  • Data de vencimento

Como você viu, é uma quantidade muito grande de campos a serem preenchidos manualmente, o que pode até gerar erros.

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Al√©m disso, uma nota que cont√©m mais de uma mercadoria ou servi√ßo fica dif√≠cil de ser discriminada em uma planilha, o que pode gerar confus√£o ou inclus√£o incorreta de informa√ß√Ķes.

E mais: você tem um backup dessas planilhas? Como saber se a planilha que você está utilizando está realmente atualizada?

Esses s√£o alguns dos problemas de controlar tarefas com e-mails e planilhas.

A consulta aos dados é lenta e pouco confiável.

√Č por isso que recomendamos que no lugar de usar uma planilha de controle de notas fiscais de entrada e sa√≠da, voc√™ empregue um software para isso e tenha muito mais garantias de estar fazendo o controle adequado.

Saiba mais: Você sabe como fazer controle de notas fiscais? Confira 7 dicas que vão te ajudar no dia a dia de seu negócio

Software de controle e emiss√£o de notas fiscais

N√£o seria bem mais f√°cil, assim que emite cada uma das suas notas fiscais (em um software cheio de funcionalidades adicionais), j√° contar com todos esses dados organizados de forma confi√°vel e f√°cil de pesquisar?

Que tal poder usar um painel de controle como este?

Planilha de controle de notas fiscais

As coisas n√£o parecem muito mais pr√°ticas e organizadas?

Ao usar um gerenciador de nota fiscal eletr√īnica em sue neg√≥cio, como o NFE.io voc√™ contar√° com diversas outras vantagens, que v√£o facilitar sua vida e dar mais produtividade ao seu neg√≥cio:

  • Banco de dados com todos os clientes cadastrados, n√£o precisa digitar toda vez que emitir uma nota fiscal
  • Agilidade na busca de informa√ß√Ķes sobre cada cliente
  • C√°lculo autom√°tico do valor dos impostos
  • Envio dos e-mails para clientes com os arquivos XML e HTML
  • Criar categorias de pesquisa para diferentes tipos de notas fiscais
  • Emiss√£o de notas fiscais de diferentes CNPJs no mesmo sistema
  • Uso de uma √ļnica interface para emitir notas fiscais de diferentes munic√≠pios
  • Se o sistema da prefeitura estiver fora do ar o NFE.io tenta reemitir a nota at√© ele voltar a funcionar
  • Garantia de armazenamento seguro de todas as suas notas fiscais, como exigido pela lei

Como voc√™ viu, contar com um sistema automatizado de gerenciamento de notas fiscais eletr√īnicas √© muito mais pr√°tico e seguro para sua empresa.

Nada de planilhas confusas e dados desatualizados: voc√™ ter√° acesso a todas as informa√ß√Ķes que precisa em poucos segundos, com alguns cliques de seu mouse.

E tem mais uma vantagem: o NFE.io oferece desconto na emiss√£o de seu certificado digital!

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Est√° cansado de emitir as notas fiscais da sua empresa uma por uma?

Sabemos que é um processo muito chato e repetitivo. Você não precisa mais gastar tempo com isso, sabia ?

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