Como preencher nota fiscal de prestação de serviço sem erros?

Para saber como preencher a nota fiscal de prestação de serviço, você precisa aprender todos os passos, como credenciar a empresa na prefeitura, depois acessar o sistema, escolher a sua categoria de emissor de nota fiscal e, por fim, emitir a nota fiscal.

Se você é um prestador de serviço, significa que paga o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN). Portanto, você precisa saber como preencher a NFS-e.

Não importa se sua empresa está ou não no Simples Nacional, ou qualquer outro regime tributário. Ao incluir o ISSQN em seus tributos, sua empresa já pode usar a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) para registrar os trabalhos comercializados no negócio.

Neste post, você verá diversas dicas de como fazer a nota fiscal de prestação de serviços, principais erros e como consultar no sistema. Aproveite!

O que é nota fiscal eletrônica de prestação de serviço?

A nota fiscal de serviço eletrônica é um documento que comprova a prestação de serviço de uma pessoa jurídica para outra. A Receita Federal gera e guarda a nota no Ambiente Nacional, por meio da prefeitura da cidade ou de agência credenciada.

Acontece que a NFS-e não é obrigatória no Brasil, portanto, cada prefeitura tem autonomia para gerar ou não o documento.

De carona com a falta de obrigatoriedade e baixa demanda, pode acontecer de nenhuma empresa se credenciar no município com este fim. Confira em sua cidade. Entretanto, como alternativa, há softwares e sistemas online habilitados para oferecer este serviço.

Cada um tem suas particularidades e recursos. Alguns, inclusive, fazem controle de notas e o empresário consegue acompanhar documentos que entraram e saíram durante um período.

Contar com um sistema eletrônico de emissão é muito importante para não perder tempo com burocracias e focar o seu negócio. Isso porque o Banco Mundial divulgou que as empresas brasileiras gastam por volta de 1.500 horas por ano para lidar com a burocracia fiscal.

Que tal conhecer uma solução automatizada para sua empresa economizar tempo? Confira: Qual o melhor sistema emissor de nota fiscal? Como escolher?

Quanto custa emitir NFS-e?

Para saber quanto custa emitir NFS-e em sua cidade, consulte o portal da prefeitura ou o sistema contratado. A maioria dos municípios oferece a emissão da nota fiscal eletrônica de prestação de serviço sem custo, principalmente para MEIs e pequenas empresas. Algumas cidades, porém, cobram taxas para pacotes com número elevado de emissões mensais.

Fique atento: o uso de softwares privados para emissão de NFS-e pode gerar custos adicionais, mas oferece mais funcionalidades para gestão e automação.

Se você procura maneiras de diminuir gastos, além de um bom software de emissão de notas, existem outras formas de atingir esse objetivo. Veja: Redução de custos operacionais: dicas para uma boa gestão!

Quem precisa emitir nota fiscal de prestação de serviço?

A legislação exige que toda empresa ou profissional autônomo que presta serviços a outras empresas emita nota fiscal eletrônica de prestação de serviço.

O MEI também precisa emitir a NFS-e quando atende pessoas jurídicas ou quando o cliente pessoa física solicita o documento.

A obrigatoriedade se estende a empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Quem não emite corre o risco de multas e outras penalidades fiscais, como impedimento de emissão de certidões negativas e bloqueio da inscrição no CNPJ ou inscrição estadual.

Qual o prazo para emissão de nota fiscal de serviço?

O prazo para emissão de nota fiscal de serviço varia conforme a legislação municipal, mas geralmente o documento deve ser emitido até o quinto dia útil do mês seguinte à prestação do serviço ou imediatamente após a conclusão do serviço, conforme exigência local.

Consulte sempre a legislação do seu município para evitar atrasos e autuações.

Armazenamento e validade jurídica das notas fiscais

O arquivo XML da nota fiscal eletrônica de prestação de serviço apresenta validade jurídica e tanto o emitente quanto o tomador precisam armazená-los por pelo menos cinco anos.

Guardar apenas o DANFE (Documento Auxiliar da NFS-e) em PDF não substitui a obrigação legal de manter o XML. O não cumprimento do prazo de guarda pode resultar em penalidades e dificulta a comprovação de operações em fiscalizações futuras.

Quais as diferenças entre NFS-e (nota fiscal de serviço) x NF-e (nota fiscal de produto)?

Antes de entender como preencher a nota fiscal de prestação de serviço, vale lembrar que existem diferenças entre a NFS-e (nota fiscal de serviço) e a NF-e (nota fiscal de produto). Embora pareçam semelhantes, têm funções e emissores distintos. Entenda:

• a NFS-e tem como objetivo mencionar, listar ou citar os serviços prestados;
• a NF-e tem a função de registrar suas mercadorias vendidas e os itens vendidos;
• a Sefaz (Secretaria da Fazenda – órgão estadual) emite a NF-e;
• a prefeitura (órgão municipal) ou órgãos credenciados pelo município emitem a NFS-e.

Como preencher nota fiscal de prestação de serviço?

Por lei, a empresa é obrigada a emitir o documento sempre que for prestar um serviço para outra empresa.

Ainda é permitido emitir notas fiscais de serviço manualmente no Brasil, mas com restrições conforme a legislação de cada município.

A Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) é de competência municipal, ou seja, cada prefeitura define as regras para emissão. Muitas cidades brasileiras já exigem a adoção da nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e) como obrigatória, especialmente para empresas (Pessoa Jurídica).

Em municípios menores ou com menor digitalização, a emissão manual ainda é aceita, principalmente por:

• profissionais autônomos;
• MEIs (Microempreendedores Individuais);
• casos específicos autorizados pela prefeitura.

Emissão manual: o que é?

A nota fiscal manual usa talões impressos, como blocos ou formulários contínuos, com autorização da prefeitura. Antes da impressão, a Secretaria de Finanças do município concede o visto necessário para esses talões.

A seguir, apresentamos um passo a passo baseado na lógica de preenchimento para notas fiscais de serviço por meio de prefeituras.

Caso o preenchimento seja feito em um software, lembre-se de que cada programa poderá oferecer um layout específico.

Neste caso, siga as orientações do próprio software.

1º Passo: credenciamento

Vá à prefeitura para preencher o formulário de credenciamento.

Em seguida, será emitido um protocolo que permite ao empresário comparecer à prefeitura munido de documentação pessoal, como:

• protocolo de solicitação de credenciamento para obtenção da senha de acesso;
• CPF original;
• documento de identidade com foto (RG);
• comprovante de inscrição  e identificação da empresa.

A prefeitura irá analisar o formulário e a documentação.

Se aprovados, o órgão municipal  desbloqueará a senha do empresário e enviará um e-mail informando o acesso liberado ao sistema responsável por gerar as notas fiscais de serviço.

2º Passo: acesso ao sistema

Entre no site da prefeitura e faça login inserindo a senha desbloqueada e o CPF/CNPJ.

3º Passo: escolha a categoria de emissão da NFS-e

É hora de preencher uma das quatro categorias de serviço: tomador de serviços, atividade, dedução e detalhamento.

Explicamos abaixo sobre cada uma delas.

• Tomador de serviços – escolha o método de emissão: intermediação (cite o CNPJ da empresa intermediadora) ou substituição (cite o CNPJ do tomador com o número da nota de substituição);
• Atividades: procure e escolha o campo de atividade correspondente ao serviço prestado por sua empresa; deve ser o mesmo cadastrado na prefeitura;
• Dedução: se houver dedução, este preenchimento é feito durante o cadastro das notas fiscais relacionadas às características da nota;
• Detalhamento: descreva os itens do serviço, um a um.

4º Passo: clique em “Enviar” ou “Transmitir”

Após o envio, você pode encaminhar a nota fiscal por e-mail ao destinatário. O sistema também envia automaticamente uma notificação confirmando a conclusão da transmissão.

O vídeo a seguir mostra um passo a passo de como emitir a nota fiscal de serviço em São Paulo:

Quais são as obrigações acessórias relacionadas à emissão de notas fiscais de serviços?

Ao emitir uma nota fiscal eletrônica de prestação de serviço, o prestador assume obrigações acessórias além do próprio documento fiscal:

• entrega de declarações específicas, como a Declaração de Serviços (DS) em alguns municípios;
• escrituração e manutenção de livros fiscais digitais, como o Livro de Registro de Serviços Prestados;
• envio de arquivos digitais ao Fisco, como o SPED Fiscal e EFD-Reinf, conforme o regime tributário da empresa;
• registro detalhado das operações e movimentações financeiras.

O correto cumprimento dessas obrigações garante transparência, facilita auditorias e evita multas.

Sabemos que a vida de empresário é cheia de desafios — por isso, sugerimos a leitura desse artigo: Tudo sobre calendário tributário, obrigações e prazos para ajudar contadores

Passo a passo: como consultar NFS-e?

Para consultar a nota fiscal de prestação de serviço, acesse o portal da prefeitura ou o sistema nacional e siga este passo a passo:

1. Acesse o portal correto: entre no site da prefeitura do município onde a NFS-e foi emitida ou use o sistema nacional, caso sua cidade faça parte da plataforma nacional;
2. Localize a área de consulta: no portal, encontre a opção “Consultar NFS-e”, “Consulta de Nota Fiscal de Serviço” ou nome semelhante. Essa função costuma aparecer em destaque na página inicial ou no menu de serviços eletrônicos;
3. Informe os dados solicitados:
   a. Número da nota fiscal eletrônica de prestação de serviço;
   b. CNPJ do prestador ou do tomador do serviço;
   c. Código de verificação, se necessário.
4. Realize a consulta: depois de inserir as informações, clique em “Consultar” ou “Buscar”. O sistema mostra os dados da nota fiscal, exibe o DANFE (Documento Auxiliar da NFS-e) e libera o arquivo XML para download;
5. Salve os documentos: baixe o XML e o DANFE da nota fiscal eletrônica de prestação de serviço. Guarde esses arquivos para manter o controle fiscal e comprovar a regularidade da operação.

O acesso ao XML e ao DANFE permite comprovar a regularidade da operação e facilita a gestão fiscal.

O sistema armazena as notas fiscais de serviço eletrônico no cadastro, de modo que a empresa pode consultar os documentos ou cancelar alguma nota fiscal já enviada.

Tratamento de cancelamentos e correções de notas fiscais

Erros podem ocorrer na emissão da nota fiscal eletrônica de prestação de serviço. Nesse caso, existem dois caminhos principais: cancelamento ou carta de correção.

Veja, a seguir, como agir em cada um desses casos.

Como cancelar nota fiscal de prestação de serviço?

É possível cancelar a NFS-e pelo sistema da prefeitura ou pelo portal nacional, geralmente em um prazo de até cinco dias úteis após a emissão. 

O prestador deve justificar o motivo, como erro de digitação, serviço não prestado ou emissão em duplicidade. Após o cancelamento, o sistema invalida o documento e libera o número para uso futuro.

Carta de correção para nota fiscal de prestação de serviço

Quando o erro não afeta valores de impostos, destinatário, data de emissão ou outros campos críticos, a carta de correção para nota fiscal de prestação de serviço permite ajustar informações como descrição do serviço, dados complementares ou pequenos detalhes cadastrais.

O prestador gera a carta de correção no sistema de emissão, detalha o erro e anexa o documento à nota original. Vale lembrar que a carta de correção não altera o XML original, apenas complementa as informações.

Quais são as penalidades por emissão incorreta ou não emissão de notas fiscais?

Emitir a nota fiscal eletrônica de prestação de serviço com erros ou deixar de emitir o documento pode resultar em multas que variam de 10% a 100% do valor da nota.

Além das multas, o Fisco pode autuar, impor restrições legais, bloqueios de inscrição municipal e até processos judiciais contra a empresa, em casos mais graves. Por isso, manter a conformidade fiscal evita prejuízos e protege a reputação do negócio.

Quais os 7 erros mais comuns na emissão da NFS-e e como evitá-los?

A seguir, veja os erros mais comuns ao preencher uma nota fiscal de prestação de serviço e dicas para evitar problemas:

Como preencher NFS-e com softwares?

A nota fiscal eletrônica de prestação de serviço representa mais do que uma obrigação legal, pois traz segurança ao negócio, facilita a gestão financeira e garante a credibilidade junto a clientes e órgãos fiscais.

Ao entender como preencher nota fiscal de prestação de serviço, cumprir as obrigações acessórias, corrigir erros rapidamente e armazenar os documentos corretamente, sua empresa reduz riscos e aproveita todos os benefícios da conformidade fiscal.

Vale lembrar que softwares de gestão de notas fiscais agilizam todo esse processo. Cada um oferece planos mensais, que englobam uma determinada quantidade de notas emitidas no mês.

Portanto, se você busca automatizar processos, reduzir erros e garantir a tranquilidade na emissão de NFS-e, procure soluções especializadas em gestão fiscal.

Conheça o NFE.io, o sistema de gerenciamento de notas fiscais que, além de todas essas vantagens, conta com diversas consultas a dados de empresas e dá desconto na emissão do certificado digital.

Chega de perder tempo com burocracia contábil e de cometer erros que trazem multas. Automatize a gestão de suas notas fiscais e foque a administração do seu negócio!

Veja mais: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io!